Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Педагогика arrow Заведующие кафедрами университетов России: ступени роста

Планирование личной работы

Своевременное принятие правильных решений - главная задача руководителя. Неправильное решение может дорого стоить вузу, иметь непоправимые последствия. Также дорого может стоить пусть и хорошее, но несвоевременно принятое решение. Поэтому важно, чтобы технология принятия решений была хорошо известна руководителю. Для этого ему необходимо знать технику, факторы эффективности, методы и принципы принятия решений.

Все принимаемые решения имеют свои особенности. Можно выделить следующие:

- правовая особенность управленческого решения является результатом волевого акта заведующего кафедрой, декана, ректора, т.е. результатом проявления его воли с учетом имеющегося у него права распоряжаться материальными и трудовыми ресурсами для достижения постав-

ленных перед коллективом целей. Наряду с этим правовые особенности характеризуются и ответственностью, которую несут не только коллектив за своевременное и качественное выполнение решения, но и вузовский руководитель за своевременное принятие управленческого решения;

  • - к социальным особенностям управленческих решений относится то, что они затрагивают интересы людей, принимаются людьми, даже и в том случае, когда при выработке решений используется ЭВМ;
  • - психологическая особенность управленческого решения представляет собой результат мыслительной деятельности человека, поэтому его качество во многом зависит от опыта человека, его знаний, глубины мышления.

Решениями заведующего кафедрой устанавливается расстановка преподавателей и сотрудников по рабочим местам, должностям; формируются цели их деятельности, сроки выполнения и виды работ; регламентируются функции, права, ответственность подчиненных.

Менеджмент в вузе связан с постоянно меняющимися условиями внешней среды. Это заставляет заведующих кафедрами применять новые организационно-управленческие технологии в процессе своей деятельности, в том числе в управлении учебным процессом, научной и методической работой, в работе с персоналом. Внедряемые технологии связаны как с руководством подразделениями, так и с личной организацией.

Учитывая сложность процесса управления кафедрой, огромное количество функций, которые должен выполнять руководитель, целесообразно в работе применять специальный еженедельник, дневник личного времени заведующего кафедрой.

Еженедельник позволяет существенно совершенствовать технику личной работы, определяет систему и планы личной деятельности заведующего кафедрой: на год, месяцы и недели календарного года.

Дневник личного времени должен содержать достаточно страниц для того, чтобы в течение года руководитель мог планировать встречи с подчиненными, сотрудниками и т.д., а также делать соответствующие пометки о результатах подобных мероприятий.

Кроме того, в еженедельнике предусмотрена возможность фиксирования телефонных переговоров, деловых встреч, новых идей, служебных командировок и т.д.

В основной части еженедельника могут быть представлены:

  • • резюме;
  • • профиль года - одна-три наиболее важные задачи года;
  • • тематический список наиболее важных дел на год и на месяцы;
  • • график служебных командировок;
  • • формы для записи перспективных идей, новаций.

Справочная информация еженедельника дается в приложениях и

включает:

  • • личные данные руководителя;
  • • важнейшие телефонные номера;
  • • дни рождения друзей, родных и ответственных лиц;
  • • таблицу биоритмов;
  • • программу «Здоровье», календари и др.

Учитывая то, что деятельность вузовского управленца и его подчиненных по сути своей творческая, инициативная, еженедельник может содержать специальную форму, где необходимо записывать перспективные предложения, которые приходят как в голову самого руководителя, так и те, с которыми к нему приходят сотрудники вуза, его коллеги и т.д. Данная информация указывается в основной части - в форме для записи перспективных идей, новаций.

В предложенном еженедельнике руководитель найдет удобные формы для планирования своих важнейших дел: распорядок рабочей недели, разделы для записи деловых встреч, телефонных переговоров и т.д.

Рекомендуется начинать разработку с плана-графика основных дел на год и на месяцы (см. рис. 6.1). Здесь главное - расписать задачи по срокам. В основном это будут сроки начала и окончания определенных работ.

Для этого необходимо: составить перечень наиболее важных работ года, затем установить сроки их начала и окончания, ежемесячно просматривать «тематический» список дел, стараясь перенести дело из «тематического» списка в календарный план.

Главное требование к такому перечню - его полнота. Во внимание должно быть принято все, что только можно учесть и предвидеть, на что потребуется время. Практический прием, который можно рекомендовать - деление каждой планируемой работы на элементы: чем детальнее это будет сделано, тем легче себе представить затраты времени на ее выполнение.

После того как определен бюджет времени и уточнены его затраты на планируемые дела, необходимо сопоставить эти данные. Прежде всего, оценивается их суммарное взаимоотношение. Оно сразу может выявить несоответствие между объемом планируемых дел и реальными возможностями их выполнения. Ясно, что если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел. Если же они соответствуют друг другу, то такое сопоставление для проверки можно продолжить и узнать, насколько реально выделено необходимое для работы время в те или иные конкретные периоды.

В конечном итоге получится уточненный перечень планируемых дел и ряд практических соображений по поводу последовательности выполнения.

Подготовка перспективного плана - это еще не конец работы. Для того чтобы перейти к конкретным текущим планам на каждый день, нужно решить, как наиболее целесообразно построить свою работу: какое время вы в состоянии выделить на те или иные дела, в какой последовательности их следует выполнять, каким образом распределять время в пределах рабочего дня.

Оперативное планирование работы осуществляется, как правило, не более чем на текущую неделю (рис. 6.2). В основном это планы «на сегодня», «на завтра». Они служат эффективным инструментом в борьбе с текучкой в том случае, если строятся на основе годовых, месячных планов и согласуются с так называемыми графиками работ дня, недели.

Существует практика составления рабочих графиков дня, недели, реже - месяца. Эти графики дисциплинируют не только труд самого руководителя, но и подчиненного ему коллектива.

Известна практика распределения дней недели по рассматриваемым вопросам, которые являются объектом повышенного внимания руководителя. Так, например, понедельник - акцент на проблемы кафедры, вторник - проблемы факультета, среда - внешние связи, четверг - проблемы университета, пятница - научная деятельность, суббота - довузовская работа со школьниками, воскресенье - семья.

В деятельности руководителей вузов значительное место занимают также и внешние контакты: встречи с работодателями, контакты с кол-легами-руководителями аналогичных и других вузов и пр., которые необходимо учитывать в планировании дел на день.

При планировании рабочего дня руководителю целесообразно учитывать следующие этапы:

  • - Подготовительная работа. Она включает краткий просмотр документов, с которыми предстоит работать ректору, уточнение своих задач с секретарем, корректировку плана работы на этот день.
  • - Работа с документами - изучение документов, которые пришли на имя ректора (проректора) из сторонних организаций, а также от заведующих кафедр и деканатов, работа с этими и другими документами, передача подготовленных писем в печать, нужные телефонные звонки и пр.
  • - Работа с персоналом. Охватывает: совещания рабочих групп по выработке каких-то идей и решений, индивидуальные беседы с подчиненными руководителями, преподавателями и УВП, выход на рабочие места и многое другое.
  • - Индивидуальная работа с посетителями (работодатели, родители, преподаватели, сотрудники служб вуза, студенты, аспиранты и др.), со студентами, аспирантами.
  • - Вопросы, касающиеся своих научных интересов (работа над научными программами, грантами и т.д.).
  • - Подготовка к учебным занятиям. Ее лучше осуществлять в домашних условиях. На работе же можно еще раз взглянуть на конспект, подготовить слайды или компьютерную презентацию, посмотреть посещаемость занятий студентами и т.п.
  • - И, наконец, заключительная работа. В этот период подводятся итоги дня, отмечается в дневнике личной работы ректора, что сделано, а что - нет, продумывается работа и готовится план на следующий день, даются поручения секретарю, берутся с собой домой, если это очень нужно, некоторые документы.

Профиль года (месяца)

ТЕМАТИЧЕСКИЙ СПИСОК ВАЖНЕЙШИХ ДЕЛ 1 •_

ЗАВЕДУЮЩЕГО КАФЕДРОЙ НА_ГОД (МЕСЯЦ) 2--

Управление кафедрой

Преподавательская деятельность

Внешние контакты

Семья и дом

Здоровье

Перспективные (проблемные) вопросы

Учебная и

методи

ческая

работа

Научная работа

Культурно-воспитательная работа

Внебюд

жетная

деятель

ность

Учебная работа

Научная работа

Рис. 6.1. Тематический список важнейших дел заведующего кафедрой на год

РАСПОРЯДОК НЕДЕЛИ ЗАВЕДУЮЩЕГО КАФЕДРОЙ

  • 1.
  • 2.
  • 3.

НЕДЕЛЯ №_ с_по_20_ г. _

НЕДЕЛЯ СЕМЕСТРА №_нечетная месяц

четная

ПРОФИЛЬ

дня

Основные задачи недели

?^^Дни недели ЧасьГ""-'---^^

Понедельник

« »

Вторник

« »

Среда

« »

Четверг

« »

Пятница

« »

Суббота

« »

Воскресенье

« »

7.00-8.00

Кафедра

Лично

8.00-9.00

Учебно-методическая работа

9.00-10.00

10.00-11.00

11.00-12.00

12.00-13.00

Научная работа и подготовка кадров высшей квалификации

13.00-14.00

14.00-15.00

15.00-16.00

16.00-17.00

17.00-18.00

18.00-19.00

Кульгурно-воспитательиая работа

19.00-20.00

20.00-21.00

21.00-22.00

Внешние связи и внебюджетная деятель-

ность

ГЛАВНЫЕ

ДЕЛА

дня

Семья, дом

Здоровье

БИОРИТМЫ

НЕДЕЛИ

Ф Э И

Ф Э И

Ф э И

Ф Э И

Ф Э

И

Ф Э И

Ф Э И

САМООЦЕНКА НЕДЕЛИ

САМООЦЕН КА ДНЯ

Рис. 6.2. Распорядок рабочей недели заведующего кафедрой

Все виды работ рекомендуется заносить в ежедневный рабочий план заведующего кафедрой.

Режим дня и рабочий план дня создают в жизненном укладе руководителя определенный ритм, позволяют выработать устойчивые положительные привычки, сократить затраты времени на вхождение в работу, выбор того, чем заняться и т.п. Режим и рабочий план дня должны не только соблюдаться, но и уточняться, улучшаться, превращаясь постепенно в постоянные нормы жизненного уклада руководителя вуза.

Установление определенного регламента, четкого распорядка рабочего времени способствует организации времени руководителя. Практика составления рабочих графиков дня и недели, а иногда и месяца дисциплинирует труд не только самого руководителя, но и руководимого им коллектива. Для выполнения постоянных обязательных видов работ руководитель намечает определенное время дня и определенные дни недели. Например, ежедневно планируются в определенное время: обход рабочих мест, оперативное совещание с УВП, работа с документами и

др.

Руководители вуза чаще всего живут своей работой. Мысли о работе сопровождают их повсюду, им трудно отвлечься от них. Если они находят в своей работе удовлетворение, то оно дает новые импульсы работоспособности. Чтобы сохранить творческую активность, руководители должны жить и работать в атмосфере доброжелательности. Доброта, доверие, дух творчества в вузе - все это способствует стабильному состоянию любого из руководителей, не напрягает их нервную систему.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >
 

Популярные страницы