Табличное согласование входов и выходов процессов между собой

Согласование входов и выходов процессов можно провести не только в виде графической схемы. Более того, табличное представление согласования входов и выходов может быть более информативным. Табличный способ согласования входов и выходов процесса позволяет провести простейшую регламентацию и представление процесса в виде заполненной таблицы, включающей перечень входов, выходов, функций регламентирующих документов и форм.

Очень часто в процесс входит несколько функций, которые регламентированы соответствующими документами, ответственность за их выполнение несут разные сотрудники. Пример самой простой табличной регламентации процесса приведен ниже.

Пример 2.3. В качестве примера рассмотрим деятельность коммерческого отдела торгово-закупочной компании, имеющей сеть филиалов и поставляющей товары для сетей магазинов. Процесс носит условное название «Процесс оптовой закупки и продаж товаров» и условный номер Процесс 05 (П 05). Заполненная таблица, описывающая деятельность процесса в упрощенном виде, приведена на рисунке 2.23.

Характеристика процесса:

Коммерческий отдел данной компании ведет поиск оптовых клиентов и поставщиков, ведет сбор и обобщение заявок потребителей, производит закупки товаров и организовывает доставку и растаможивание товаров, полученных из-за рубежа, ведет распределение закупленных товаров между отделами продаж внутри компании. Кроме того, коммерческий отдел данной компании, имея хорошо налаженные логистические схемы движения партий товаров из-за рубежа, оказывает услуги своим партнерам по бизнесу (розничным сетям) по доставке товаров, которые они закупают напрямую, не через данную компанию. Компания имеет несколько складов для хранения, перевалки товаров и комплектования заказов от торговых сетей и магазинов.

Заполнение таблицы ведется от выхода к входу. Сначала заполняются графы «Продукт (выход)» и «Потребитель (Процесс)». В графе «Продукт (выход)» указываются спецификация на данный выход или номер формы документа, если выходом является документ. В данном примере номера исходящих форм начинаются с цифр 05, что является признаком принадлежности форм к документам данного процесса, имеющего номер 05 по внутренней классификации. Соответственно, номера входящих форм начинаются с цифр принадлежности к документации процесса поставщика. Выполнение каждой функции или работы регламентировано соответствующей инструкцией. Номера инструкций приведены под названиями функций.

В очередной раз нам придется извиниться перед читателем за некоторые упрощения в примере: номерами форм и документов заполнены только две строки таблицы. Этого вполне достаточно для понимания принципа заполнения.

Теперь перейдем к рассмотрению содержания функций процесса. Численность сотрудников коммерческого отдела (КО) составляет 12 человек. При такой небольшой численности сотрудников начальник коммерческого отдела не ведет документированных планов для каждого сотрудника. Распределение сотрудников по товарным направлениям и взаимодействию со складской службой, грузоперевозчиками и таможней сложилось исторически и закреплено в их должностных инструкциях в достаточной для управления степени. Поэтому планирование деятельности по закупкам и продажам идет сверху от генерального директора без разбивки на каждого сотрудника. Последней строкой в таблице является отчетность владельца процесса перед вышестоящим руководством (Генеральный директор и Совет директоров). Функции контроля за ходом работ процесса, анализа хода процесса и управления процессом при отклонениях показателей процесса от номинальных границ в данной таблице не отражены, но должны быть внесены в должностную инструкцию владельца процесса (начальника коммерческого отдела). Будем считать, что начальник отдела внес все функции цикла P-D-C-A (Plan — Do — Check — Act) в соответствующие документы. Кроме того, для того чтобы деятельность процесса и деятельность владельца процесса могла быть проконтролирована со стороны вышестоящего руководства, в состав отчетности по процессу должны входить не только финансовые результаты деятельности по закупке и продажам, но и показа-

Процесс оптовой закупки и продаж товаров — Процесс 05 (Коммерческий отдел (КО))

Рис. 2.23. Таблица входов и выходов процесса, связанных с выполняемыми функциями

тели эффективности процесса — какой ценой (с какими затратами) получены данные результаты.