ЭЛЕКТРОНИЗАЦИЯ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Безусловно, традиционный документооборот в своей бумажной форме более привычен, а потому и живуч, несмотря на весь набор свойственных ему чрезвычайно существенных недостатков. Бумажные документы отличаются длительностью сроков подготовки, согласования и утверждения; они занимают много места при хранении и требуют массу времени для обработки и поиска; процесс их движения и использования на разных этапах жизненного цикла очень трудно отслеживать; организация контроля их исполнения оказывается достаточно сложной и, как правило, малопродуктивной. С учетом этих и целого ряда других минусов традиционного документооборота его неэффективность и убыточность с каждым днем становятся все более очевидными.

Вместе с тем бизнес, вне зависимости от его масштабов, подвержен процессу обрастания документами: по мере его развития объем обязательных и необходимых бумаг возрастает экспоненциально. На рутинную работу с ними тратится до 60 % драгоценного времени руководства и персонала компаний. Специалисты корпорации «Хегох» подсчитали, что с поиском нужных документов так или иначе связаны 30 % перемещений сотрудников по офису, причем в общей сложности эти процедуры отнимают у них около одного месяца в год, а 15 % бумаг безвозвратно теряются. На согласование документов направлены 60-70 % совокупных усилий работников непроизводственной сферы, но, несмотря на это, 20-30 % предусмотренных распорядительными документами заданий и поставленных в них задач вообще не выполняются и не решаются. Кроме того, общеизвестно, что для организации коллективной работы с бумажным документом необходимы его многократное копирование, доставка в различные структурные подразделения, проведение специальных совещаний, согласований, что занимает немалое количество часов.

По оценкам американских специалистов, в компьютерные базы данных за 30 лет их существования занесено всего 10-15 % информационных ресурсов организаций. Основной их массив хранится в традиционном виде в архивах. В США, несмотря на интенсивное использование Интернета, 85 % документооборота остается бумажным. И это с учетом того, что 75 % административных функций и 73 % почтовых операций осуществляется в этой стране по Интернету.

Вывод о поистине гигантской сумме, в которую обходится экономике бумажная документация, вполне очевиден. Безусловно, будущее за электронным документооборотом. По экспертным оценкам, электронизация делопроизводства в компании способствует росту производительности труда сотрудников на 25-50 %, а время обработки одного документа сокращается более чем на 75 %.

Билл Гейтс привел данные об экономической эффективности пересмотра системы документирования в корпорации «Microsoft». В области маркетинга вместо 114 бумажных документов используют 9 электронных. Ликвидация 350 тыс. письменных отчетов о продажах принесла экономию в 40 миллионов долларов в год.

Электронизация документооборота развивается очень динамично и оценивается как одна из самых быстрорастущих отечественных отраслей информационных технологий. По данным экспертов, в течение ближайших лет он будет увеличиваться на 70 % в год. Несмотря на такие темпы роста переход в «светлое электронное будущее» будет достаточно длительным процессом, в ходе которого некоторое время будут мирно сосуществовать и бумажные носители информации, и их электронные версии. Поэтому системы поддержки электронного делопроизводства вырастут из существующих систем работы с бумагами и не будут разрабатываться и внедряться «с нуля».

Что же такое электронное делопроизводство и документооборот и как мы сравниваем их с традиционными методами работы?

Прежде всего выделим главное - электронный образ документа невозможно потрогать, на нем нельзя поставить печать и привычно передать из рук в руки. Вместе с тем у электронного документа (файла) гораздо легче определяются (фиксируются) их универсальные функции, не зависящие от конкретного содержания. На этом и строятся технологии унифицированного делопроизводства и интегрального управления документами, организация коллективной работы с ними и системной автоматизации деловых процедур.

Документы обрабатываются и хранятся в компьютере, пересылаются с помощью компьютера, общение с коллегами по организации ведется тоже с помощью компьютера. Основой автоматизации работы офиса является единое информационное пространство, представляющее собой универсальную базу данных, содержащую всю оперативную и накопленную (за время функционирования системы) информацию о деятельности предприятия, информацию о сотрудниках, продукции, партнерах, клиентах и др. При этом Вас не окружают шкафы с грудой бумаг, печатные машинки, курьеры. Вы находитесь в «виртуальном кабинете», сидя перед монитором.

В «виртуальном кабинете» реализуется идея «единого окна», одного места приема и регистрации документов независимо от состава и количества рассматривающих их инстанций. При этом исключаются потеря документов и проблема их аврального, но длительного поиска.

Сетевые технологии, помимо оперативности поиска и использования документов в организации, втрое сокращают потребность в бумаге и расходных материалах, на 80 % уменьшают нужду в архивных хранилищах. Отпадает необходимость распечатки документов там, где с ними достаточно ознакомиться визуально на мониторе персонального компьютера.

Не нужна знакомая по «докомпьютерной» жизни масса копий, раскладывание их по заранее заготовленным конвертам, которые предстояло заклеить, снабдить адресами, а затем передать в почтовое отделение и терпеливо ждать их доставки адресатам. Интегральная система управления документами, помимо функций канцеляриста, делает многое, что раньше не представлялось возможным. Например, связки между документами, поиск их по ключевым словам и другим признакам, групповая работа над ними, фиксация поступления в один адрес противоречащих команд-указаний.

На авансцену делового общения уверенно выходят планетарный Интернет и корпоративный Интранет. Несколько нажатий на клавиши, и сообщение мгновенно доставляется на компьютер адресата, каким бы далеким он ни был. Происходят технологическое сжатие делового пространства и времени передачи сообщения.

Движение документов в учреждении осуществляется в виде до-кументопотоков, циркулирующих между пунктами переработки информации (руководители, специалисты) и пунктами технической обработки документов (регистрация, копирование и тиражирование, прием, отправка, формирование дел и т. д.). Современные автоматизированные системы работы с документами могут регламентировать, какие из них, кому и в какой последовательности должны поступать -электронные документы перемещаются между сотрудниками компании в соответствии со сценариями бизнес-процессов. В этом смысле привычное понятие «делопроизводство» вытесняется более емким -«документооборот».

Если начинался процесс электронизации делопроизводства с канцелярии, то сейчас стоит задача автоматизации как минимум всего предприятия, всех его структурных подразделений, а еще лучше -деятельности каждого сотрудника, работающего с документами. Если прежде речь шла об учете и контроле прохождения бумаг между подразделениями, то сейчас организуется коллективная работа с электронными документами всего персонала.

Административный работник перестает быть эксклюзивным персонифицированным носителем технологической, кадровой и управленческой информации. Благодаря интеллектуальным технологиям на порядок повышается уровень информированности руководства и степень эффективности его действий, снижается влияние на деловую жизнь настроения, интриг закулисья.

Корпоративная прозрачность движения документов оставляет чиновнику меньше оснований для апломба, самоуправства, выпячивания должностного «Я», суживает поле психологического давления на людей, вымогательства и коррупции. Занесенный в базу данных документ, по которому не принято решения, сам «сигналит» о неполадках в работе офиса. Если же предпринятые действия субъективны, об этом узнает значительный круг вышестоящих лиц и коллег, могущих дать им содержательную и правовую оценку, а служащего, нарушившего деловую этику, поправить либо отстранить от работы. Иными словами, традиционно диктаторская «власть стола» уступает место гораздо более демократичной «власти файла».

Рост реального интереса к электронному документообороту в России стимулируется принятием Федерального закона «Об электронной цифровой подписи» и Федеральной целевой программой «Электронная Россия», накоплением российскими предприятиями программно-аппаратных средств, коммуникационных мощностей и опыта их применения.

При всех перечисленных качествах электронного документооборота едва ли не единственным их изъяном, на который упорно продолжают ссылаться сторонники «бумаготворчества», является опасность возникновения каких-либо критичных сбоев в компьютерных системах и сетях. Однако если такая опасность действительно существует, она может быть сведена к минимуму тщательным соблюдением общепринятых правил информационной безопасности, в частности резервным копированием данных и установкой барьеров на пути к несанкционированному с ними обращению.

Развитие информационных технологий в сфере делопроизводства имеет и другие отрицательные стороны: замена носителей, программ, способов доставки в определенной степени препятствует стабильности делопроизводственных процессов в управлении, усложняет задачи сохранности документов и использования имеющихся документальных массивов. Возникают проблемы, касающиеся юридической силы документов.

В России пока не существует стандарта, регламентирующего требования к системам электронного документооборота, хотя планы его создания вынашиваются уже давно и работа в этом направлении с различной степенью результативности ведется сразу несколькими организациями. Развитие законодательно-нормативной базы не успевает ни за электронными документами, ни за системами электронного документооборота. К сожалению, практически нет каких-либо рекомендаций общенационального уровня, способствующих их эффективному внедрению в организациях. В результате возникают ситуации, когда из-за слабой проработки правовых и организационных вопросов возможности закупаемых систем используются лишь частично.

Однако самая серьезная и болезненная проблема внедрения систем электронного документооборота в деловую практику связана все же с «человеческим фактором»: как заставить людей перестроиться и дисциплинированно работать в изменяемых этими системами условиях? В реальной жизни очень трудно найти прецеденты того, что человек, научившись использовать преимущества электронного документооборота, был бы недоволен переходом от традиционного «бумаготворчества» к электронному. Но поскольку электронный документооборот - дело новое и ранее в большинстве организаций подобными вещами никто никогда не занимался, приходится ломать формировавшиеся годами привычки.

Проведя развернутое рассмотрение плюсов и минусов внедрения систем электронного делопроизводства и документооборота, попробуем выделить их еще раз в сжатой форме.

Документационное обеспечение управления, формировавшееся в течение столетий, позволяет организовать деловые процессы таким образом, чтобы избежать:

  • • неконтролируемого движения управленческой информации;
  • • потерь управленческих решений при устном руководстве;
  • • незащищенности конфиденциальной информации;
  • • отсутствия информации о состоянии вопроса.

Но при достижении определенной критической массы управленческих документов операции, связанные с обработкой и доставкой документов, начинают тормозить жизнедеятельность организации. К числу факторов, снижающих эффективность документационного управления, следует отнести:

  • • продолжительность операций, связанных с обработкой и доставкой документов;
  • • длительное время поиска необходимой информации для принятия решения или исполнения;
  • • потери и повторное создание документов;
  • • невозможность организации требуемого контроля и самоконтроля;
  • • объективно длительные типовые процедуры (обсуждения, рассмотрения, согласования, утверждения).

Все это приводит к снижению эффективности процессов управления и деятельности организации в целом. Цель перехода с бумажного документооборота на электронный - преодоление этих проблем, в частности:

  • • повышение скорости прохождения управленческой информации, принятия управленческих решений и их качества;
  • • формирование единого информационного пространства организации;
  • • увеличение продуктивности работы сотрудников, рабочих групп и организации в целом;
  • • усиление и персонализация контроля над деятельностью сотрудников, повышение исполнительской дисциплины.

Выполнение перечисленных задач достигается за счет обеспечения следующих возможностей:

  • • использование информационных технологий для организации учета и хранения документов;
  • • поиск документов по произвольным критериям;
  • • управление доступом к документам;
  • • совместная подготовка документов в территориально распределенной среде;
  • • обеспечение процедуры согласования документов;
  • • управление очередями электронных документов;
  • • автоматизация контроля исполнения.

Однако существует множество факторов, снижающих эффективность использования систем электронного документооборота, в частности:

  • • нечеткое представление целей внедрения и разочарование в полученных результатах;
  • • отсутствие «электронных регламентов»;
  • • неприятие сотрудниками изменений, способствующих обеспечению прозрачности их работы;
  • • незаинтересованность руководителей в изменении культуры работы с документами;
  • • недостаточная квалификация персонала, привлекаемого к участию в электронном документообороте;
  • • недоверие к электронному документообороту, приводящее к бумажному дублированию документации;
  • • несоответствие выбранного решения целям и масштабам организации.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >