ВЫБОР ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ ДЛЯ РАБОТЫ С ЭЛЕКТРОННЫМИ ДОКУМЕНТАМИ

Придя к необходимости внедрения электронного документооборота в организации, следует выбрать его конкретную систему -программное и аппаратное обеспечение решения этой задачи. Надо отметить, что технические средства (компьютеры, их периферийное оборудование, устройства связи) являются более унифицированными. Поэтому в большинстве случаев ведется выбор программных продуктов, количество и разнообразие которых в первый момент подавляет.

Для различных типов организаций критерии выбора используемых системы документооборота будут различными. Для малых и средних организаций, размещающихся в пределах одного офиса, главными критериями будут максимальное соответствие функционала решения потребностям предприятия и цена. Для средних и крупных компаний, работающих в условиях территориальной распределенности, на передний план выходят опыт промышленной эксплуатации решения; тиражируемость; поддержка территориальной распределенности; наличие методологии внедрения; комплексность предоставляемых поставщиком услуг по внедрению; уровень сопровождения системы. Для крупных компаний и корпораций, кроме перечисленных критериев, важны: архитектура решения с точки зрения поддержки корпоративного режима использования; место поставщика решения на рынке и его надежность; наличие планов развития решения; масштабируемость решения; наличие у поставщица ресурсов, достаточных для обеспечения индивидуального подхода к решению задач корпорации.

Для принятия решения о внедрении той или иной системы автоматизации документооборота чрезвычайно важно иметь какие-либо статистические данные, характеризующие выгоду и сроки окупаемости подобных проектов. К сожалению, сегодня привести такую статистику довольно трудно. Дело в том, что экономический эффект от внедрения электронного документооборота является косвенным. Такие показатели, как снижение непродуктивных затрат персонала на поиск, подготовку, согласование документов, увеличение скорости распространения информации, снижение риска неисполнения важных распорядительных документов, могут быть выражены в часах, помноженных на среднечасовую заработную плату сотрудника. Но как оценить в рамках той или иной организации для конкретного рабочего места количество этих сэкономленных часов? Экономия материальных средств за счет расходных материалов в результате уменьшения бумажного документооборота оценивается, как правило, в 30 %. При этом совершенно очевидно, что максимальный эффект от внедрения системы достигается только при условии привлечения к работе с системой электронного документооборота наибольшего числа сотрудников различных категорий, участвующих в документообороте организации.

Но, сосредоточиваясь на экономичности, надо помнить, что самые недорогие программные продукты имеют существенный недостаток - стандартность. Часто сложный делопроизводственный процесс не может быть реализован с помощью подобного продукта именно из-за ограниченности предусмотренного в нем типового набора функций. С другой стороны, основной набор операционных возможностей, которыми располагает большинство систем, действительно является типовым и особым разнообразием не отличается, поэтому специалисты советуют потребителям при выборе внедряемого решения ориентироваться не столько на объявленное разработчиками наличие тех или иных функций, сколько на используемый ими подход к реализации этих функций.

Другая проблема выбора - стоит ли использовать узкоспециализированные системы для решения конкретных задач или смотреть в будущее и строить эти системы с учетом перспективного расширения их функционала и завтрашней максимальной эффективности. Хорошо написанная система должна быть легко масштабируемой - функционировать как на одном рабочем месте делопроизводителя, так и в более широких пределах, независимо от объема и сложности информационных потоков. Универсальная система должна быть исходно рассчитана на работу в рамках и небольшого отдела, например канцелярии, и всей организации при усложненной схеме информационных потоков. Поэтому обеспечение возможности развертывания и расширения функций недорогих продуктов уже стало тенденцией в среде разработчиков, а особым признанием ныне пользуются те разработчики, кто вместе с практикой создания стандартизованных программ приобрел и опыт нестандартных внедрений.

И все же основным классификационным признаком, позволяющим выделить те или иные решения, является широта охватываемых задач. По этому признаку информационно-программные средства автоматизации учреждений по работе с документами делятся на следующие категории:

• • функциональные интегрированные пакеты офисной автоматизации;
• • системы для организации групповой работы;
• • системы управления электронными документами;
• • средства управления документооборотом.

Такая классификация справедлива только в некоторой степени -четкого разделения на перечисленные категории сейчас не наблюдается. Отдельные программы и пакеты по своим функциям очень сильно взаимно переплелись.

Функциональные интегрированные пакеты офисной автоматизации. Безусловно, эффективнее даже простые документы создавать непосредственно на ПК с использованием широкого арсенала программных средств, обеспечивающих удобный и высокоэффективный сервис. Тем более этот сервис важен при создании сложных документов, предназначенных для последующего тиражирования.

Составление сложных документов требует исполнения процедур набора текста, редактирования, корректуры, подготовки иллюстраций, макетирования и верстки страниц, печати. Для этого используется следующее программное обеспечение: текстовые редакторы -Лексикон, Muiti Edit, Word Perfect, Word; художественные редакторы - Page Maker, Water Mark Professional; издательские системы - Ventura Publisher, Corel Draw, Frame Maker; редакторы изображений - Water Mark Professional, Photo Styler, Photo Shop и многие другие программные продукты.

Часто источниками материалов для документов служат системы сканирования изображений, факсы, электронная почта, электронные таблицы, графики, чертежи и т. и. Для работы с этими источниками нужно специальное программное обеспечение, в том числе программные средства, импортирующие исходные материалы в другие программы. Например, кроме программы, управляющей работой сканера, часто нужна программа оптического распознавания символов (Optical Character Recognition). После сканирования и ввода документа в ПК его графический образ «переводится» в текст, затем следует исправление ошибок распознавания. Примером такой программы является FineReader, распознающая текст и передающая его в текстовой редактор для дальнейшей работы с ним.

Система хранения электронных документов должна обеспечить эффективное хранение и актуализацию документов во внешней памяти ЭВМ, а также их эффективный поиск и конфиденциальный доступ к ним. Хранилищем специальным образом организованной информации, в том числе электронных документов, во внешней памяти ПК являются базы данных. Для их создания и обслуживания предназначены системы управления базами данных.

Выполнение самой разнообразной работы над документами на одном рабочем месте привело к необходимости создания не отдельных программ, а их комплексов, или, как еще говорят, пакетов программ. Главное, что связывает программы в пакеты, - это совместимость форматов представления различной информации, т. е. возможность передачи информации из одной программы в другую. Хотя стандарта для офисных пакетов не существует, есть некоторые обязательные элементы, присутствующие во всех них без исключения. Это текстовый редактор, редактор электронных таблиц, почтовый клиент/средство для работы в Интернете.

Безусловным лидером среди офисных пакетов в России является Microsoft Office, установленный практически на каждом компьютере.

Microsoft Office - офисный пакет приложений, созданных корпорацией «Microsoft» для операционных систем Microsoft Windows и Apple Mac OS X. Это многофункциональный и мощный инструмент, использование которого значительно облегчает стандартный офисный документооборот. Microsoft Office поставляется в нескольких редакциях. Отличия редакций в составе пакета и цене. К основным компонентам пакета относятся следующее:

• Microsoft Office Word - текстовый процессор. Позволяет подготавливать документы различной сложности. Наиболее распростра-

ненным остается двоичный формат файлов Microsoft с расширением .doc. Продукт занимает ведущее положение на рынке текстовых процессоров, и его форматы используются как стандарт в документообороте большинства предприятий.

• • Microsoft Office Excel- табличный процессор. Поддерживает все необходимые функции для создания электронных таблиц любой сложности.
• • Microsoft Office Outlook - персональный коммуникатор. В него входят календарь, планировщик задач, записки, менеджер электронной почты, адресная книга. Поддерживается совместная сетевая работа.
• • Microsoft Office PowerPoint - приложение для подготовки презентаций.
• • Microsoft Office Access - приложение для управления базами данных.
• • Microsoft Office InfoPath - приложение сбора данных и управления ими.
• • Microsoft Office Communicator — обеспечивает возможность общения посредством простого обмена мгновенными сообщениями, а также проведения голосовой и видеобеседы.
• • Microsoft Office Publisher- приложение для подготовки публикаций.
• • Microsoft Office Visio - приложение для работы с бизнес-диаграммами и техническими диаграммами.
• • Microsoft Office Project - управление проектами.
• • Microsoft Queiy - просмотр и отбор информации из баз данных.
• • Microsoft Office OneNote - приложение для записи заметок и управления ими.
• • Microsoft Office Groove - приложение для поддержки совместной работы.
• • Microsoft Office Picture Manager - работа с рисунками.

Используя программные средства Microsoft Office, можно обеспечить:

• • обработку входящей и исходящей информации;
• • создание и редактирование электронных документов;
• • сбор и анализ данных (например, отчетности) с наглядным представлением результатов в виде графиков, диаграмм и пр.;
• • хранение электронных документов в базах данных с удобным поиском и доступом;
• • маршрутизацию и рассылку электронных документов по электронной почте и факсимильной связи;
• • функции диспетчеризации прохождения документов и электронного секретаря;
• • удобное форматирование и распечатку электронных документов и

др.

OpenOffice.org - пример другого распространенного пакета офисных приложений. OpenOffice.org - это свободный продукт, работающий под всеми основными операционными системами. Функциональные возможности его подобны MS Office.

В состав OpenOffice входят следующие компоненты.

• • Writer - текстовый процессор и редактор HTML.
• • Calc - электронные таблицы.
• • Draw - графический редактор.
• • Impress - система презентаций.
• • Base - база данных.
• • Math - редактор формул.

Использование OpenOffice.org не требует никаких лицензионных отчислений. Интерфейс легко запоминается, особенно пользователям Microsoft Office.

OpenOffice.org позволяет хранить данные в открытом формате OpenDocument Format (ODF), в пакет также включены модули для импорта и экспорта документов в наиболее распространенные форматы, включая форматы MS Office. Иными словами, это пакет совместим с Microsoft Office - Вы можете без проблем загружать документы MS-Office (Word, Excel, Powerpoint), редактировать их и сохранять как в оригинальном формате, так и в формате OpenOffice.org.

Существуют и другие интегрированные пакеты офисной автоматизации, однако широко применяются в России только названные, так как остальные не русифицированы.

Системы для организации групповой работы. Все эти программы входят в наиболее интенсивно развивающуюся область программного обеспечения, ориентированного на рабочие группы - так называемые groupware-продукты (groupware - программное обеспечение для реализации совместной работы с электронными документами многих пользователей).

Система групповой работы с документами подразумевает совокупность технических и программных компонентов, обеспечивающих возможность синхронной или асинхронной работы группы пользователей с одним источником информации. При такой организации работы документ или приложение базы данных находится в области, доступной для всех пользователей. При этом их обычно размещают на файловом сервере. Если все пользователи имеют доступ к каталогу на файловом сервере, где размещается файл, все они могут работать с ним. Пользователь может обращаться к файлу на сервере и открывать приложение для внесения добавлений, изменений и просмотра данных.

Данные продукты позволяют в режиме реального времени наблюдать за всеми происходящими в системе электронного документооборота предприятия событиями - за подготовкой, согласованием, утверждением документов, обсуждением хода работ и т. п. Любая новая информация по документу (факт визирования или утверждения документа, поступление платежа, замечание или вопрос по документу, загрузка новой версии документа и т. п.) сразу отображается на экранах пользователей, имеющих право просмотра данного документа.

С помощью этих продуктов можно организовывать дискуссионные группы между пользователями, в режиме реального времени обсуждать ход проектов или бизнес-процессов, и эти обсуждения будут сохранены вместе с карточкой документа и доступны только пользователям, имеющим право на просмотр. Можно обмениваться персональными сообщениями между пользователями, в карточке документа или проекта создавать напоминания о будущих событиях, например о предстоящих совещаниях и встречах.

Данные продукты позволяют экономить время, человеческие и материальные ресурсы. В результате появляется возможность для выполнения работ более качественно, с меньшими денежными затратами и в более короткие сроки.

Однако надо иметь в виду, что в больших организациях, когда одновременно базой данных пользуется большое число пользователей, требуются довольно мощные сервера и надежное программное обеспечение, которые бы обеспечивали корректную работу. Покупка такого оборудования и программного обеспечения являются довольно затратными.

Приведем примеры систем данного класса.

Интегрированная система Team Office - полная офисная открытая информационная система, обеспечивающая пользователям доступ к электронным документам, оперативную связь между собой и удобную рабочую среду. Она поддерживает работу со многими текстовыми процессорами, системами деловой графики, табличными процессорами, системами управления базами данных; имеет программы, организующие свою обширную библиотеку (Team Library), электронную почту (Team Mail), систему телеконференций и доску объявлений (Team Forum), где можно тиражировать информацию, электронный еженедельник (Team Calendar) для планирования различных мероприятий, электронный координатор деловых процедур и маршрутизатор информации между пользователями (Team Flow) и многое другое.

Следующим примером является система Lotus Notes. Она представляет собой платформу типа клиент-сервер, служащую для разработки и размещения прикладных программ группового обеспечения.

Система Lotus Notes позволяет пользователям получать, отслеживать, совместно использовать и создавать информацию, предназначенную для документов. Эта информация может поступать в различных форматах, таких как тексты, изображения, видео и звук, и от различных источников, таких как компьютерные прикладные системы, оперативные системы или системы деловых линий (Line of Business Systems), сканеры или факс-аппараты. Пользователям система Lotus Notes обеспечивает доступ к сети через любой применяемый ими графический пользовательский интерфейс (Windows, Mac, OS/2, Unix).

Основными достоинствами системы Lotus Notes являются следующие:

• 1. Единый, постоянный пользовательский интерфейс для обращения ко всем другим пользователям, сетевым ресурсам и информации.
• 2. Гибкость при обработке сложных документов, содержащих данные различного рода от таких источников, как компьютерные приложения, новостные каналы (news feeds), сканированные изображения и структурированные реляционные системы.
• 3. Среда быстрой разработки прикладных программ для рабочих групп.
• 4. Развитая система защиты доступом к информации на всех уровнях, вплоть до уровня отдельного документа.
• 5. Применение тиражирования для предоставления всем пользователям доступа к свежей информации, располагающейся в любом подразделении предприятия, в его филиалах, у удаленных пользователей, а также у заказчиков и поставщиков.
• 6. Открытость, заключающаяся в поддержке множества сетевых и компьютерных операционных систем, компьютерных приложений, внешних источников данных, систем передачи сообщений и прикладных программных интерфейсов API.
• 7. Масштабируемость - возможность поддерживать организации любого размера, от рабочей группы из двух пользователей до корпоративной сети с десятками тысяч пользователей.
• 8. Полная интеграция набора разнообразных элементов клиентских и серверных программных модулей (среда пользователя, распределенная обработка документов, передача сообщений, защита и среда разработки), необходимая для создания технологии бизнес-процесса заказчика на множестве платформ.

База документов Notes представляет собой средство хранения объектов, при помощи которого пользователи могут вызывать, отслеживать, хранить и преобразовывать информацию в своей сети. Она может совместно эксплуатироваться пользователями, присоединенными к одной и той же сети.

Сложные документы, составляющие базу данных, создаются и обновляются при помощи бланков Notes Forms и редактора WYSIWYG, который позволяет пользователю вводить и редактировать текст или применять неделимые объекты системы Notes.

Средства управления электронными документами. В любом учреждении рано или поздно становится актуальным вопрос наведения порядка в информационных потоках. Определяющим фактором является время, требуемое для поиска необходимого документа или для подборки материалов.

Стержнем любой системы управления электронными документами является архив, где документы находятся в процессе работы над ними и где они остаются до тех пор, пока содержащаяся в них информация представляет интерес.

Под электронным архивом понимается совокупность аппаратно-программных средств и технологий для создания хранилища электронных документов и обеспечения доступа к ним из систем управления электронными документами.

Приведем примеры систем управления документами.

Система управления документами DOCS OPEN (компания PC DOCS Inc.) позволяет организовать электронный архив на предприятии. Система предназначена для хранения, поиска и обработки информации, хранящейся в распределенной гетерогенной среде на накопителях различной природы.

Система построена по современной архитектуре «клиент-сервер». DOCS Open имеет минимум два сервера: сервер библиотеки, который хранит карточки документов, и сервер документов, хранящий сами документы; оба сервера могут с успехом функционировать на одной машине. Дополнительно в системе есть сервер полнотекстового индекса. В качестве сервера библиотек может использоваться любой промышленный SQL Server. Система управления базами данных должна отвечать двум требованиям: уметь работать с ANSI SQL и иметь ODBC-драйвер. Сервер документов может строиться на основе любой сетевой операционной системы. Основное внимание фирма уделяет поддержке Novell NetWare и Windows NT.

Хранение документов можно оценивать по следующим критериям.

• • Схемы хранения документов в DOCS Open основаны на сетевой файловой системе и иерархической системе управления хранением файлов.
• • Документы хранятся в файлах, которые размещаются на файловом сервере.
• • Предусмотрена возможность полуавтоматического удаления редко используемых документов.
• • Документы редактируются непосредственно по месту хранения.
• • Классификация документов строится на основе атрибутов, хранящихся в базе данных, и полнотекстовых индексах документов.
• • Каждый документ в системе DOCS Open снабжается учетной карточкой.
• • DOCS Open снабжен средствами полнотекстовой индексации. Эти средства позволяют находить документы по содержанию документа.

Поисковые возможности DOCS Open основаны на интерфейсе запроса по образцу QBE (Query By Example). Для того чтобы найти документ, необходимо заполнить предполагаемую карточку документа. В ответ система выдает список документов, соответствующих введенным данным.

DOCS Open поддерживает распределенную обработку документов. При редактировании документ видоизменяется прямо по месту своего хранения. DOCS Open позволяет редактировать с временным копированием документов на локальный диск.

Наиболее сильной стороной DOCS Open является возможность ведения распределенных и удаленных архивов информации.

DOCS Open обладает развитыми средствами защиты документов. Система может определять права доступа к карточке документа и к самому телу документа.

Другим примером системы управления электронными документами является продукт Excalibur EFS фирмы Excalibur Technologies Согр. Серверное программное обеспечение данной системы функционирует в среде операционной системы Unix, а клиентские рабочие места могут работать под MS Windows. В качестве базы данных учетных карточек могут применяться СУБД Oracle, Informix, Sybase и Ingres. Пакет базируется на оригинальной технологии адаптивного распознавания образов APRP и реализован с помощью механизма нейронных сетей. Эта технология исключает необходимость выбирать вручную ключевые слова и дает возможность нечеткого поиска любого слова в документе. Нечеткий поиск сокращает до минимума влияние ошибок распознавания символов, ошибок набора на клавиатуре при вводе данных, а также ошибок правописания в запросах поиска.

Пакет Excalibur EFS предоставляет пользователю и другие режимы поиска информации:

• • нечеткий поиск по названиям документов;
• • ассоциативный поиск по всему тексту с заданными синонимами;
• • прямой доступ к файлам по пиктограммам;
• • запросы в стиле обычной базы данных;
• • поиск по ключевым словам в полном тексте, именах и названиях;
• • логический поиск по всему тексту.

Система имеет русский интерфейс и позволяет работать с русским текстом.

Комплексные системы электронного документооборота. В

настоящее время развитие информационных технологий привело к появлению методов и средств, обеспечивающих интегрированные решения по автоматизации офиса, позволяющие не только автоматизировать ручные операции и поиск документов, но и автоматически передавать и отслеживать перемещение документов, контролировать выполнение поручений, связанных с документами.

При создании подобных систем используют технологию Workflow. Термин «workflow» дословно означает «поток работ». Это технология, основана на процессном подходе к управлению организацией. Workflow - это автоматизация бизнес-процесса, при которой документы, информация или задания передаются для выполнения необходимых действий от одного участника к другому в соответствии с набором процедурных правил. Иными словами, Workflow позволяет, наряду с информацией, фиксировать процесс, включая правила, управляющие его выполнением (графики, приоритеты, маршруты, авторизация, уровень секретности и роль каждого участника процесса). Система Workflow обязана поддерживать все компоненты процесса документооборота и их различные взаимосвязи (ролевые, информационные, временные, маршрутные и т. д.).

Системы Workflow могут:

• • автоматически генерировать предупреждения в случае замедления процесса и точно указывать место, где он застопорился или замедлился;
• • точно отражать состояние процесса, позволяя справочному центру предоставлять клиентам точную информацию о состоянии обслуживающего их процесса;
• • предоставлять статистику не только по каждой функции, участвующей в процессе, но и по объединенной совокупности результатов, отражающих эффективность предприятия с точки зрения клиентов;
• • предоставлять результаты стоимостного анализа по типам процессов и вносить конкретный вклад в непрерывное совершенствование процессов.

Среди комплексных систем автоматизации документооборота остановимся на трех примерах. Представленные ниже системы созданы российскими разработчиками и поэтому максимально учитывают особенности ведения дел на наших отечественных предприятиях.

Система OPTIMA-WorkFlow является разработкой московской компании OPTIMA. Этот программный продукт применяется для создания полнофункциональной системы электронного документооборота в организации. Система предназначена для управления процессами создания, обработки, тиражирования, хранения документов и иных информационных объектов, а также для организации и автоматизированного выполнения основных процедур современного делопроизводства.

Основная концепция автоматизации документооборота, примененная в системе OPTIMA-WorkFlow, состоит в том, что управлению и планированию подлежат, в первую очередь, технологические процессы (потоки работ) в ходе которых создаются и обрабатываются документы. Система передает документ от исполнителя к исполнителю, как «эстафету», перекладывая его с одного «виртуального» рабочего стола на другой, сохраняя все версии документа с принятыми резолюциями и регистрируя все этапы движения документа.

Система позволяет описать правила, регламенты обработки и исполнения документов, и обеспечивать сквозной контроль фактических результатов, выявляя отклонения от графика работы с документом и прогнозируя дальнейший ход событий.

Она применяется для автоматизации полного цикла обработки потоков документов в любых организациях: органах государственной и местной власти, министерствах, ведомствах, банках, предприятиях энергетики и нефтегазовой отрасли.

Наиболее часто используется для следующих задач:

• • регистрация и контроль исполнения входящих документов, учет исходящих документов;
• • автоматизация обработки обращений и ведения личного приема граждан;
• • обработка и контроль исполнения нормативных и распорядительных документов;
• • подготовка, согласование, регистрация и публикация приказов, актов и постановлений;
• • согласование, учет и контроль соблюдения договорных обязательств;
• • любые внутренние документы: служебные записки, различные заявки и запросы;
• • автоматизация сканирования, распознавания и регистрации бумажных документов.

Основные достоинства системы состоят в следующем:

• • полнофункциональная маршрутизация и визуальные средства описания сценариев движения документов;
• • заочное голосование по вопросам и совместная работа над документами;
• • электронно-цифровая подпись и шифрование документов сертифицированными средствами;
• • контроль выполнения работ и контроль исполнения поручений;
• • динамическая модификация визуальными средствами формы и содержания учетных данных и процедуры регистрации;
• • полноценный механизм контроля версий;
• • создание любых форм отчетности и «полное присоединение» разработанного макета отчета к системе;
• • работа в распределенных корпоративных сетях, удаленный доступ мобильных пользователей через веб-интерфейс;
• • интерфейс и функции рабочего места пользователя могут быть настроены в соответствии с должностными обязанностями, правами и функциональной ролью пользователя в системе.

OPTIMA-WorkFlow гарантирует сохранность всех документов и данных, избавляя от необходимости создавать собственные копии секретных и ценных данных. Весь процесс движения документов отслеживается и фиксируется в журналах с указанием времени и имени исполнителя. Встроена функция оповещений ответственных лиц о возникновении исключительных ситуаций. Система хранит все версии документа, позволяя быстро восстановить «историю процесса». Реализованы настраиваемые механизмы поиска документов и их версий по контексту содержания документа, по значениям или интервалам значений любых регистрационных атрибутов.

OPTIMA-WorkFlow обеспечивает повышенную степень защиты данных от несанкционированного доступа за счет применения четырехуровневой системы определения прав доступа, основанной на ролевом принципе. Использование систем криптографической защиты информации позволяет использовать систему OPTIMA-WorkFlow для работы с конфиденциальной и секретной информацией.

Пользователь получает значительные выгоды при минимальных капиталовложениях, поскольку OPTIMA-WorkFlow составляет единую систему с уже имеющимися пакетами Microsoft и легко осваивается пользователями, так как имеет знакомый и интуитивно понятный интерфейс. Система не предъявляет завышенных требований к информационной инфраструктуре компании, обязательным условием является наличие локальной вычислительной сети под управлением операционной системы Vindows и промышленной системы управления базами данных уровня предприятия. Система ОРТ1МА-?огкБ1о? взаимодействует со всеми стандартными ХУтёошБ-приложениями.

Система «Дело 1» (АО «Электронные офисные системы») обеспечивает удобную организацию работы с документами и полный контроль за их перемещением и исполнением в любой организации, имеющей локальную вычислительную сеть, в частности предоставляет следующие возможности:

• • регистрацию электронных документов, на которые заводятся электронные карточки;
• • пересылку электронных документов и их электронных карточек на рабочие места исполнителей;
• • накопление документов в почтовых ящиках исполнителей; контроль перемещения и исполнения документов с оперативным получением соответствующей информации;
• • ведение списков пользователей, классификаторов документов, видов их доставки, файлов, используемых в документообороте.

Система поддерживает работу с текстовыми, рукописными, графическими документами, факсами, телефонограммами, телевизионными изображениями и др.

Примером другой системы электронного документооборота является программа «1С: Электронный документооборот». Программа позволяет разработать шаблоны документов и установить правила их заполнения пользователями, формализовать жизненные циклы документов, установить маршрутные схемы прохождения документов, контролировать работу исполнителей и выполнение ими временных графиков, обеспечить конфиденциальное хранение и обработку документов на рабочем месте, автоматизировать большую часть рутинных операций при составлении документов, отправлять и принимать документы, вести хранилище документов и обрабатывать их. Документы хранятся в машине в папках, имеющих древовидную структуру. Система поиска позволяет формировать простые и сложные запросы и сохранять результаты поиска на период работы. Большинство операций выполняется автоматически: автоприемка, автоконтроль. Система поддерживает несколько списков документов: «на контроле», «пришедшие», «несохраненные» и др.

Кроме рассмотренных, нельзя не отметить продукты, которые явно не относятся ни к одной категории систем электронизации делопроизводства, но очень широко применяются в автоматизации офисных работ. Речь идет о проектах, связанных с разработкой и распространением справочно-правовых систем. Наиболее известна своей маркетинговой политикой фирма «Консультант-Плюс». Постоянно совершенствуются продукты фирмы «Гарант-Сервис», настраиваемые на потребности различных групп потребителей. Система «Кодекс» стала популярной у дистрибьюторов различных регионов. Имеется еще более десятка фирм, продающих на рынке свои базы данных правовой информации. Развитие этого сектора рынка было обеспечено доступностью официальной информации и наличием потребительской среды, вынужденной постоянно следить за изменениями законов и норм в России. Пользуется спросом информация о предприятиях, продуктах и услугах. Активно работают в этом секторе компании «YA-2». «АСУ-ИМПУЛЬС», «ИНФОРМСИСТЕМА» (ее продукт, содержащий более 100 тыс. записей, выведен в Интернет для бесплатного доступа), «НОРМА», «ЛАРИКС» и др.