Как создавать алгоритмы

Каждый эффективный способ действия, которому тренер обучает сотрудников организации в формате тренинга, должен быть представлен в виде алгоритма.

Алгоритмическое представление необходимо с двух точек зрения: во-первых, с точки зрения реальной работы сотрудника: легче применить то, что четко описано, легче действовать, когда каждый следующий шаг четко понятен и четко определен; во-вторых, с точки зрения обучения: гораздо легче освоить тот или иной способ действия, если он представлен в виде четкого, детально прописанного алгоритма.

Кроме того, гораздо легче оценивать и измерять деятельность сотрудников, если основу такой оценки или измерения составляют четкие критерии оценки: наличие или отсутствие того или иного алгоритма действий в работе сотрудника, качество воспроизведения алгоритма, т.е. насколько действия сотрудника соответствуют алгоритму.

Создание алгоритмов эффективных способов выполнения рабочих операций начинается еще на этапе предтренинговой диагностики. Проводящий ее сотрудник должен выявить основные операции, которые совершают будущие участники тренинга в своей работе. Каждая операция должна быть детально рассмотрена шаг за шагом. Конечно, в процессе предтренинговой диагностики выполняемые сотрудниками операции будут представляться нестабильными, вариативными, сильно различающимися от сотрудника к сотруднику. Поэтому проводящий предтренинговую диагностику сотрудник (тренер) должен, с одной стороны, описать каждую операцию и ее структуру, а с другой стороны, обобщить, выявить главное. Невыполнение или неполное выполнение каждой из этих задач приводит к потере ценной информации.

Выявленные и детально описанные способы действий сотрудников, совершаемые ими для решения рабочих задач, подробно анализируются на предмет их оптимальности, эффективности. Прежде всего обращается внимание на наличие лишних шагов, ненужных повторов. Затем анализируются результативность и эффективность каждого шага совершаемой сотрудником операции.

При таком подходе уже предтренинговая диагностика (анализ операций) становится источником эффективных способов действий, представленных в виде четких, детальных, хорошо структурированных алгоритмов. Таким образом можно выделить первый способ создания алгоритмов, т.е. его создание на основе анализа совершаемых сотрудниками рабочих операций. Первый способ создания алгоритма может быть представлен в следующем виде:

  • 1) выявить все рабочие операции, совершаемые сотрудниками для выполнения их должностных обязанностей;
  • 2) выявить все шаги каждой операции;
  • 3) выявить все альтернативы, участки выбора, проявляющиеся в процессе совершения каждой операции;
  • 4) проанализировать каждый полученный алгоритм на его оптимальность, рациональность, наличие лишних шагов и ненужных повторов;
  • 5) проанализировать каждый выявленный шаг каждого полученного алгоритма на его оптимальность, рациональность, эффективность;
  • 6) создать новые алгоритмы, в которых исключены и/или исправлены все ошибки.

Вариантом этого способа создания алгоритмов эффективных способов выполнения должностных обязанностей является анализ операций, совершаемых высокорезультативными сотрудниками. Ход работы при этом будет практически неотличимым от рассмотренного. Основное требование при создании алгоритмов способом анализа операций высокорезультативного сотрудника — отделить те способы выполнения операций, которые можно перенять и сделать универсальными, распространить на всех остальных сотрудников, от способов, которые в той или иной степени обусловлены специфическими личностными особенностями высокорезультативного сотрудника и в силу этого не могут быть универсализированы.

Последний способ создания алгоритмов — это их создание на основе и в процессе работы с источниками. При такой работе необходимо постоянно задавать себе вопрос, насколько то, что вы создаете на основе источника, применимо в реальной работе ваших будущих тренируемых. При этом созданные алгоритмы должны быть проверены путем попытки их осуществления. Это необходимо, поскольку алгоритм, прописанный на бумаге, может распадаться при попытке его воспроизведения в реальных действиях. Этим путем можно выявлять лишние и нерациональные ходы, уточнять и специфицировать алгоритм, над разработкой которого трудится тренер.

Описание каждого алгоритма должно быть осуществлено в двух видах: во-первых, в виде четких, конкретных, хорошо структурированных вербальных описаний каждого шага алгоритма, это последовательное — сукцессивное описание алгоритма; во-вторых, в виде блок-схемы, представляющей собой симультанное описания алгоритма. При этом именно блок-схема станет на первых порах инструментом работы сотрудника, облегчающим применение эффективных способов действий в реальной работе.

Совмещать эти два типа описания алгоритма на одном носителе не рекомендуется, поскольку это приводит к потере преимуществ как первого, так и второго способа описания.

В создании алгоритмов должны участвовать специалисты подразделения, в котором проводится анализ операций, руководитель подразделения и другие связанные с проблемой или зоной роста сотрудники компании.

В процессе создания описаний алгоритмов должны использоваться понятные всем создателям алгоритма и пользователям алгоритма (участникам тренинга) язык, знаки, символы и обозначения. Если наблюдаются разночтения и расхождение в понимании одних и тех же составляющих описания разными участниками работы, то необходимо провести специальные мероприятия (совещания, дискуссии, модерации, фасилитации), направленные на создание корпоративного языка описания алгоритмов и вообще действий сотрудников.

Конечно, каждый алгоритм должен быть описан в одном и том же корпоративном стиле, с использованием одного и того же тезауруса знаков и символов, на одном и том же языке. Такое единообразие — необходимое требование к описаниям алгоритмов, соблюдение которого не только обеспечивает лучшее исполнение, но и оптимизирует управление деятельностью сотрудников.

В заключение подчеркнем, что описания алгоритмов работы сотрудников должны иметь статус внутреннего корпоративного документа, правила, стандарта работы. При этом подробные описания алгоритмов работы могут быть оформлены в виде приложений к должностной инструкции. Каждый пользователь алгоритма должен подписать документ, подтверждающий его понимание алгоритма, и обязательство действовать в соответствии с этим алгоритмом.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >