Исследование параметров зрелости на основе использования методики экспресс-анализа управления портфелем проектов и обследования российских компаний

АНАЛИЗ РАСПРЕДЕЛЕНИЯ ОБСЛЕДОВАННЫХ ПРЕДПРИЯТИЙ ПО УРОВНЮ ЗРЕЛОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ

Предложенная выше методика использована для оценки уровня зрелости управления портфелями проектов в обследованных компаниях.

Обобщенное распределение обследованных предприятий показано в табл.5 Л. Как видно из таблицы более четверти предприятий не могут претендовать на получение даже I -го уровня зрелости, и им присвоен нулевой уровень. Весьма существенна (более трети) доля предприятий с первым уровнем зрелости, то есть находящихся на зачаточной стадии развития проектно-портфельных процессов. В совокупности с предприятиями нулевой зрелости - это более 60% обследованных предприятий.

Около пятой части предприятий имеют 2-й уровень, когда можно говорить о проведении заметной работы по постановке портфельного управления. Предприятия третьего уровня составили около 10% обследованной их совокупности. Эта группа представляет в целом развитые в рассматриваемом отношении предприятия. Предприятия 4-5-го уровней зрелости составляют 8,6% выборки. Последние имеют отлаженные процессы портфельного управления по всем составляющим, а также организационные структуры по их реализации.

Таблица 5.1.

Распределение обследованных предприятий по уровню зрелости управления портфелем проектов

Средние баллы по уровням зрелости показаны в табл.5.2.

Как видно из этой таблицы средний балл растет с 4,19 в нулевой группе до 21,03 балла в пятой группе. Превышение предельных границ шкалы средним баллом объясняется особенностями используемой методики расчета уровня зрелости. Имеется в виду, что кумулятивных принцип, используемый в методике, не позволяет компании получить более высокую ступень зрелости при недостаточном развитии предшествующих функциональных направлений.

Таблица 5.2.

Среднее значение суммарного балла по уровням зрелости управления

портфелем проектов

В табл. 5.3. показано распределение обследованных предприятий по сумме баллов по уровням зрелости. Как видно из данной таблицы наибольший разброс по сумме баллов имеют предприятия, относящиеся к группе с нулевым уровнем зрелости. Причиной такого разброса также является упомянутый кумулятивный принцип.

Таблица 5.3.

Распределение обследованных предприятий по сумме баллов в разрезе

уровней зрелости

Рассмотрим количественные значения и характеристики оценки по группам зрелости.

Нулевой уровень зрелости

Как уже отмечалось, более четверти обследованных предприятий имеют нулевой уровень зрелости в соответствии с использованной в данном обследовании методикой. Это значит, что на этих предприятиях:

• • отсутствует признание необходимости применения проектнопортфельного подхода для достижения целей компании
• • проект не рассматривается как начинание, отделенное от текущих операций
• • портфель проектов не рассматривается как целостная субстанция
• • отсутствуют документально утверждённые цели и стратегии
• • отсутствуют попытки интегрировать процессы стратегического планирования и управления портфелем проектов

Бывают ситуации, когда компания характеризуется отсутствием вышеприведенных позиций, но у нее имеются отдельные процессы управления портфелем проектов либо некоторые позиции более высокого уровня. В этом случае уровень зрелости имеет обозначения 0+, 0++, 0+++, о чем уже говорилось выше. Например, на одном из обследованных предприятий (условно предприятие N1) сумма баллов по позиции «Предпосылки проектно-портфельного управления» составила 0,5775. В том числе «Признание необходимости применения проектно-портфельного подхода для достижения целей компании» 0,5775, «Понимание сущности проекта, отделение проектов от текущих операций» - 0, «Понимание портфеля проектов как целостной сущности» - 0. Позиция «Признание необходимости применения проектно-портфельного подхода для достижения целей компании» является составной и складывается из трех: осознание того, что внедрение системы управлений портфелем проектов позволит более эффективно распределять ресурсы компании; уверенности, что внедрение системы управления портфелем проектов позволит реально увеличить прибыль компании; целесообразности применение методологии и технологий управления портфелем проектов в компании исходя из фактических условий ее функционирования. Компания N считает, управление портфелем позволит повысить эффективность распределения ресурсов на заметном уровне (0,5 балла), но увеличение прибыли от этого мероприятия будет очень незаметным (0,25 балла) и при всем этом высказывается мнение о целесообразности внедрения управления портфелем (1 балл). Каждая из этих позиций имеет весовой коэффициент 0,333 (равная значимость), что в итоге дает 0,5775 балла оценки фактора предпосылок проектно-портфельного управлений. Но в компании отсутствует понимание проекта, как начинания, отделенного от текущих операций (0 баллов), а также портфеля как целостной субстанции (0 баллов). То есть данная компания осознает необходимость, но еще не до конца понимает, о чем же по существу идет речь. Поэтому общая оценка по фактору «Предпосылки проектнопортфельного управления» оказывается равной (0,5775 +0+0)=0,5775. Максимальное возможное значение 3 балла (с учетом округлений при взвешивании 2, 99). В методике принято, что первый уровень зрелости присваивается при общей сумме баллов по данному фактору, равной половине и выше от максимально возможного, 1,5. Таким образом, данной компании присваивается нулевой уровень зрелости.

Бывают ситуации, когда компания имеет нулевой уровень зрелости, но у нее имеются отдельные процессы управления портфелем проектов либо некоторые позиции более высокого уровня. Поскольку в методике оценки зрелости управления портфелем проектов, как было отмечено выше, принят кумулятивный принцип нарастания уровня зрелости, и факторы упорядочены с точки зрений влияния на портфель проектов, невозможно перейти к более высокому уровню зрелости «перепрыгнув» через какую-то группу факторов. Но этот момент должен быть учтен и он учитывается через введение промежуточных уровней зрелости: 0+, 0++, 0+++. Например, на рассматриваемом

предприятии N имеется 4 из 6 возможных процессов управления портфелем, а также специальное компьютерное обеспечение. В итоге ему присвоен уровень зрелости 0++.

Первый уровень зрелости

В этой группе оказываются предприятия, которые осуществили начальные усилия по созданию предпосылок проектно-портфельного управления.

Согласно положениям рассмотренной выше методики оценки зрелости УПП для присвоения первого уровня компания должна набрать по группе факторов «Предпосылки проектно-портфельного управления» 1,5 и выше баллов и по интеграции стратегического планирования с УПП - 1 балл и выше. В данную группу входят компании, в которых сделана попытка постановки стратегического планирования и его интеграции с УПП. Последнее означает, что в компании имеются документально утверждённые цели и стратегии, а также интеграция процессов стратегического планирования и управления портфелем проектов. Максимальная сумма баллов по этой позиции равна 2. Если сумма баллов по стратегическому управлению меньше единицы, то предприятие остается в группе с первым уровнем зрелости, и переход в следующую группу не производится, даже если по следующим группам факторов имеются основания для начисления баллов (например, в наличии имеются процессы управления портфелем проектов).

В эту группу также попадают предприятия, частично имеющие процессы управления портфелем проектов, но кумулятивно не набирающие 5 баллов. Например, рассмотрим компанию, условно называемую «АА». Данная компания суммарно по предпосылкам проектно-портфельного управления и интеграции стратегического планирования с УПП имеет 3,83 балла, в том числе по предпосылкам проектно-портфельного управления 2,33 и по интеграции стратегического планирования и управления проектами 1,5. То есть оно твердо попадает в первую группу зрелости. Для перехода в следующую группу предприятие должно набрать не менее 3,5 баллов по функциональному направлению «Проектно-портфельное планирование». Но из семи процессов по данному направлению это предприятие имеет только один. Это значит, что данное предприятие во вторую группу перейти не может. Но на предприятии в сформированы процессы (3 из 4) функционального направления «Развитие и результативность проектно-портфельного управления». Поэтому ему присвоен уровень зрелости 1+, говорящий о том, что компания имеет определенные возможности для перехода на второй уровень зрелости при дальнейшем совершенствовании работы в рассматриваемой области.

Второй уровень зрелости

Для получения второго уровня зрелости компания должна иметь в наличии процессы управления портфелем проектов (3-я группа факторов). Но следующие по возможности прироста кумулятивного балла факторы в данной группе представлены недостаточно для перехода в следующую группу. Например, на предприятии X общая сумма балов, включая вклад третьей группы факторов, равна 8,87. Но на предприятии отсутствует стандарт по управлению портфелем проектов, использование программного обеспечения по управлению проектами и портфелями проектов. Это не позволяет ему перейти в третью группу.

Третий уровень зрелости

Данный уровень характеризуется наличием утверждённого порядка и фактического составления отчётности и стандарта по портфелем проектов. Как видно из табл. 5.2. средний уровень баллов по данной группе 17,9. По отдельным компаниям величина балла колеблется от 12 до 20. Например, компания «К» набрала по первым четырем группам показателей 12,45 балла. Это значит, что данная компания имеет в полном объеме предпосылки проектно-портфельного управления (4,45), процессы (6), отчетность (2). Но информационно-техническое обеспечение проектно-портфельного управления в данной компании отсутствует (0). Это делает невозможным переход данного предприятия в четвертую группу. Но в то же время на предприятии имеется хорошее организационное обеспечение и результативность. Общая оценка 3+.

Четвертый уровень зрелости

Средний балл по обследованным предприятиям четвертого уровня зрелости 20,02. Как правило, таким предприятиям не хватает совсем немногих элементов для перехода в пятую группу по уровню зрелости. Например, на предприятии «СЬ» отсутствует система критериев оценки эффективности функционирования управления портфелем проектов (совокупный балл 19,91). На предприятии «СТ» отсутствует утвержденный регламент работы портфельного офиса (совокупный балл 20,99).

Пятый уровень зрелости

Предприятия данной группы имеют положительные решения по всем рассматриваемым критериям, средний балл по данной группе

21,03. Например, компании «Эв» (телекоммуникационная отрасль) общий балл равен 21,99.