ВОПРОСНИК ОБСЛЕДОВАНИЯ КОМПАНИЙ ДЛЯ ОПРЕДЕЛЕНИЯ УРОВНЯ ЗРЕЛОСТИ УПРАВЛЕНИЯ ПОРТФЕЛЕМ ПРОЕКТОВ

Методологическая справка

Управление портфелем проектов - это совокупность организационных и формализованных оценочных процедур, связанных с формированием комплекса проектов, называемого портфелем, которые в целом мог ли бы наиболее эффективным способом обеспечить достижение целей компании, решить задачи не только ее текущего, но и будущего благосостояния, обеспечить реализацию принятых стратегий. Когда речь идет об управлении портфелем проектов, то имеется в виду наличие постоянно-действующего органа (портфельного офиса, совета, комитета, группы), образованного из менеджеров, принимающих стратегические решения, формирующего и регулярно пересматривающего состав портфеля проектов. Предполагается также применение количественных и качественных методов оценки и отбора проектов, согласования мнений экспертов, установленных процедур инициации проектов, их закрытия, подготовки соответствующих отчетов и проведения мониторинга портфеля. В целом это позволяет включить в разработку «правильные», то есть стратегически выверенные и наиболее ценные проекты, общее количество и состав которых увязаны с наличием необходимых ресурсов.

Успешное управление портфелем предполагает также постановку процессов управления отдельными проектами. Начальными этапами такой работы является создание офиса управления проектами, разработка стандарта предприятия по управлению проектами. В данном случае речь о «правильной» разработке уже принятых проектов.

Цель данного обследования - выявить степень востребованности и использования российскими компаниями портфельных методов управления, основные причины недостаточного их применения, определить пути более широкого распространения портфельной методологии на практике

Обобщенные результаты данного исследования будут доведены до компаний, принимавших в нем участие.

Просьба отметить правильный ответ:

• 1. Насколько Вы знакомы ли с понятиями «портфель проектов» и «управление портфелем проектов»
• ? совсем не знаком (а);
• ? что-то слышал (а);
• ? знаю в общих чертах;
• ? имею хорошее представление;
• ? занимаюсь этим вопросом в компании.
• 2. Считаете ли Вы, что внедрение системы управления портфелем проектов позволит более эффективно распределять ресурсы Вашей компании, исключить дублирование и избавляться от неэффективных проектов (с учетом реальных внутренних и внешних условий ее деятельности)? Оцените эту эффективность в баллах:
  • ? 1 - практически не повлияет на эффективность распределения ресурсов;
  • ? 2 - окажет слабое влияние;
  • ? 3 - влияние будет заметно;
  • ? 4 - влияние проявится весьма отчетливо;
  • ? 5 - может быть достигнута очень высокая степень оптимальности распределения ресурсов.
• 3. Считаете ли Вы, что внедрение системы управления портфелем проектов позволит реально увеличить прибыль компании?
• ? 1 - практически не повлияет на увеличение прибыли;
• ? 2 - увеличение прибыли будет очень незначительным;
• ? 3 - увеличение прибыли будет заметным;
• ? 4 - увеличение прибыли будет ощутимым в целом по компании;
• ? 5 - позволит достигнуть высокого роста прибыли.
• 4. Определен ли на уровне внутреннего стандарта бизнес-процесс «управление портфелем проектов?
• ? да;
• ? нет.
• 5. Если бизнес-процесс «управление портфелем проектов» не определен на уровне внутреннего стандарта, употребляется ли в компании сам термин «портфель проектов»?
• ? практически не употребляется;
• ? употребляется редко;
• ? употребляется часто.
• 6. Считаете ли Вы целесообразным применение методологии и технологий управления портфелем проектов в Вашей компании исходя из фактических условий ее функционирования?
• ? да;
• ? нет.
• 7. Понимается ли в Вашей компании проект как временное начинание (имеющее начало и завершение), нацеленное на получение уникального результата, имеющее самостоятельной бюджет, отделенное от текущих операций?
• ? да;
• ? нет .
• 8. Рассматривается ли в Вашей компании портфель проектов как их единая совокупность, в целом обеспечивающая достижение целей компании и ее будущее благосостояние?
• ? да;
• ? нет.
• 9. Как Вы оцениваете степень фактической интеграции процессов стратегического планирования и формирования проектов в Вашей компании?
• ? 1 - интеграция полностью отсутствует;
• ? 2 - очень незначительная;
• ? 3 - заметная;
• ? 4 - высокая;
• ? 5 - очень сильная.
• 10. Существует ли установленный процесс авторизации портфеля проектов (утверждение состава проектов портфеля, доведение этой информации до акционеров и других заинтересованных лиц)
• ? да;
• ? нет.
• 11. Существует ли в Вашей компании корпоративный стандарт по управлению портфелем проектов?
• ? да;
• ? нет.
• 12. Существует ли утвержденный порядок и фактическое составление отчетности по портфелю проектов?
• ? да;
• ? нет.
• 13. Используется ли специальное программное обеспечение по управлению отдельными проектами, например, Microsoft Project или какое-то другое?
• ? да;
• ? нет.
• 14. Используется ли специальное программное обеспечение по управлению портфелем проектов, например, Microsoft Project Portfolio Server или какое-то другое?
• ? да;
• ? нет.
• 15. Имеется ли в компании портфельный менеджер (менеджер, ответственный за формирование портфеля проектов), как правило, входящий в состав высшего руководства компании?
• ? да;
• ? нет.
• 16. Определены ли процедуры отказа от ранее начатых проектов при появлении новых обстоятельств ведения бизнеса?
• ? да;
• ? нет.
• 17. Осуществляется ли регулярная оценка системы управления портфелем проектов по заранее установленным критериям эффективности?
• ? да;
• ? нет.
• 18. Есть ли в компании установленный порядок инициации проектов?
• ? да;
• ? нет.
• 19. Если такой порядок есть, считаете ли Вы его удовлетворительным?
• ? да;
• ? нет.
• 20. Определены ли внутренним стандартом категории (типы, классы) проектов, которые может разрабатывать компания (выделены отдельные группы проектов, например, проекты повышения качества продукции, производительности труда, снижения материалоемкости, разработки новых продуктов и т.д.)?
• ? да;
• ? нет.
• 21. Существуют ли в компании официально установленные стандартные процедуры оценки проектов (посредством расчета финансовых показателей, балльных экспертных оценок и д.р.)
• ? да;
• ? нет.
• 22.Определены ли стандартные процедуры селекции (отбора) проектов?
• ? да;
• ? нет.
• 23. Существует ли в компании процедура установления приоритетов проектов?
• ? да;
• ? нет.
• 24. Осуществляется ли балансирование портфеля проектов (определение соответствия фактической структуры распределения инвестиций по проектам портфеля структуре целей и стратегий компании)
• ? да;
• ? нет.
• 25. Существует ли установленная процедура закрытия проектов?
• ? да;
• ? нет.
• 26. Определены ли и продекларированы цели компании?
• ? да;
• ? нет.
• 27. Определены ли цели компании с помощью количественных показателей?
• ? да;
• ? нет.
• 28. Если цели определены, то на какой максимальный период?
• ? один год;
• ? 3 года;
• ? 5 лет;
• ? свыше 5 лет.
• 29. В какой мере, по Вашему мнению, проекты связаны с целями вашей компании? Оцените эту связь в баллах:
  • ? практически нет связи;
  • ? связь очень слабая;
  • ? связь целей и проекта заметна;
  • ? связь целей и проектов очевидна;
  • ? очень высокая связь).
• 30. Распространены ли случаи дублирования проектов в вашей компании?
• ? дублирование отсутствует полностью;
• ? иногда встречается;
• ? часто встречается.
• 31. Существует ли в компании орган (группа, совет, офис), ответственный за формирование портфеля проектов, функционирующий на регулярной основе?
• ? да;
• ? нет.
• 32. Считаете ли Вы, что компании нужен орган (группа, совет, офис), ответственный за формирование портфеля проектов, функционирующий на регулярной основе. Оцените в баллах целесообразность создания такого органа:
  • ? 1 - такой орган не нужен;
  • ? 2 - его создание может принести не очень значительную пользу;
  • ? 3 - такой орган необходим для упорядочения деятельности;
  • ? 4 - польза будет ощутима;
  • ? 5 - создание жизненно необходимо.
• 33. Если такой орган существует, то имеет ли он постоянный штат?
• ? да;
• ? нет.
• 34. Существует ли утвержденный регламент работы органа управления портфелем проектов?
• ? да;
• ? нет.
• 35. Существует ли установленная периодичность заседаний органа управления портфелем проектов?
• ? Еженедельно;
• ? один раз в месяц;
• ? один раз в квартал;
• ? один раз за полугодие;
• ? один раз в год.
• 36. Существует ли в компании офис (отдел, группа или подразделение с другим названием) управления проектами?
• ? Да;
• ? нет.
• 37. Если в компании существует офис управления проектами, то какие задачи он решает в части управления портфелем разрабатываемых проектов?
• ? решает задачи управления портфелем проектов;
• ? контролирует график выполнения проектов и портфеля в целом;
• ? контролирует исполнение бюджета проектов и портфеля;
• ? занимается оперативным распределением ресурсов;
• ? решает другие задачи (указать какие).
• 38. Позволили ли завершенные за последние годы проекты на деле заметно усилить конкурентные преимущества компании и упрочить ее долгосрочное положение на рынке?
• ? да;
• ? нет.
• 39. Какие факторы, по Вашему мнению, препятствуют использованию и распространению технологий управления портфелем проектов в Вашей компании? Оцените их значимость в баллах (1- отсутствие влияния, 5 -сильное влияние).
• а) отсутствие необходимой управленческой культуры;
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• б) отсутствие владения методами и процедурами управления портфелем проектов;
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• в) отсутствие необходимого программного обеспечения;
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• г) портфельная технология не вписывается в действующий порядок взаимодействия с окружающей средой (контакты с заказчиками, банками, акционерами и т.д.);
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• д) портфельная технология противоречит действующей практике принятия решений в компании;
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• е) отсутствие реальной рыночной конкуренции;
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• ж) отсутствие специалистов необходимой квалификации;
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• з) использование формализованных проектных технологий приведет к ухудшению ситуации в области реализации проектов и инвестиционных процедур;
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• и) полностью устраивает действующий в компании порядок;
• ? 1 ? 2 ? 3 ? 4 ? 5
• к) другое (указать).
• 40. Как Вы оцениваете среднесрочные (на ближайшие 2-3 года) перспективы развития Вашей компании (примерная экспертная оценка, темпы прироста (падения) в сопоставимых ценах):
  • ? под вопросом дальнейшее существование компании;
  • ? падение продаж до 5% в год;
  • ? падение продаж от 5% до 10% в год;
  • ? падение продаж от 10% до 30% в год;
  • ? падение продаж свыше 30% в год;
  • ? прирост продаж.
• 41. Предполагается ли в ближайшее время существенное обновление выпускаемой продукции:
  • ? Не предполагается;
  • ? Незначительное;
  • ? Средними темпами;
  • ? Темпами выше средних.
• 42. Как Вы оцениваете в целом существующую в компании линейку продуктов:
  • ? 1 - сильно устаревшие;
  • ? 2 - частично устаревшие;
  • ? 3- средний уровень конкурентоспособности;
  • ? 4 - высокий уровень конкурентоспособности;
  • ? 5 - очень высокий уровень конкурентоспособности.
• 43. Как Вы оцениваете существующие в компании технологические процессы:
  • ? 1 - сильно устаревшие;
  • ? 2 - частично устаревшие;
  • ? 3 - средний уровень конкурентоспособности;
  • ? 4 - высокий уровень конкурентоспособности;
  • ? 5 - очень высокий уровень конкурентоспособности).
• 44. В какой степени компанию устраивает ее положение на рынке:
  • ? 1 - совершенно не устраивает;
  • ? 2 - в значительной степени не устраивает;
  • ? 3 - удовлетворительно, но нужно серьезно улучшать;
  • ? 4 - в целом хорошее положение, возможно незначительное улучшение;
  • ? 5 - полностью устраивает).
• 45.Отказалась ли компания в условиях криза вследствие финансовых затруднений от ранее запланированных проектов?
• ? практически не отказалась;
• ? отказалась.
• 46. Если произошел отказ от проектов, то каков его приблизительный масштаб (примерно, от какого количества проектов пришлось отказаться % к общей стоимости существовавшего непосредственно до кризиса портфеля проектов?
• ? доЮ;
• ? 10-30;
• ? 30-50;
• ? 50-75;
• ? Свыше 75.
• 47. Считаете ли, что количество проектов, от которых компании пришлось отказаться в условиях кризиса, было бы меньше, если бы в компании существовала эффективная система управления портфелем проектов?
• ? нет, не считаю;
• ? да, в незначительной степени;
• ? да, в значительной степени.

Спасибо за ответы, а теперь, несколько слов о Вас и Вашей компании.

• 1. Укажите Вашу позицию в компании:
  • ? первый руководитель компании;
  • ? заместитель руководителя;
  • ? руководитель бизнес единицы (филиала);
  • ? руководитель отдела (департамента, управления);
  • ? специалист.
• 2. Ваш возраст
• ? до 30 лет;
• ? 30-40 лет;
• ? 40-50 лет;
• ? Свыше 50 лет.
• 3. Численность работающих в компании
• ? до 100 чел.;
• ? 100-200 чел.;
• ? 200-500 чел.;
• ? 500-1000 чел.;
• ? 1000-2000 чел.;
• ? Свыше 2000 чел..
• 4. К какой категории относится компания:
  • ? Малая;
  • ? Средняя;
  • ? Крупная.
• 5. Какой деятельностью занимается компания:
  • а) производство:
    • ? Товары для населения;
    • ? Средства производства;
  • б) услуги:
    • ? Услуги для населения;
    • ? Услуги для юридических лиц.