Письменная аргументация в деловом общении.

Официально-деловой стиль — характерная черта официально-деловых отношений. Деловая речь обслуживает сферу права, государственной и международной политики, деловых переговоров. В целом язык делового общения делят в соответствии со сферами его применения: 1) на собственно официально-деловой, или, иначе, канцелярский; 2) юридический (язык законов и указов); 3) дипломатический. Остановимся подробнее на официально-деловом стиле.

Официально-деловой стиль функционирует в довольно жестких формах документов, являющихся неотъемлемой частью делового общения. Для деловых документов характерен высокий уровень стандартизации (установления единых норм и требований) и унификации, т. е. приведения к единообразию используемых средств языка. Примерами могут служить стандартные формы договоров, соглашений, заявлений.

Деловые тексты имеют общие черты с научными текстами: от них также требуется точность и однозначность формулировок, логичность и последовательность изложения, непротиворечивость и аргументированность текста в целом.

Схема аргументации в деловой речи выстраивается следующим образом: вначале необходимо осознание (пишущим) возникшей деловой ситуации. Затем в соответствии с данной ситуацией выбираются жанр и форма делового документа (заявление, докладная записка, служебная записка, письмо — для служебных документов; закон, постановление, правило, решение, договор — для юридических документов; соглашение, коммюнике, обращение — для дипломатических документов). Ситуацией, жанром и формой определяется содержательное наполнение документа.

Интересно отметить следующее: если в научной речи однозначность необходима, то в деловой речи неоднозначность недопустима. Многие исследователи отмечают, что так называемые канцеляризмы, профессиональные идиомы, речевые клише выполняют в деловой письменной речи ту же функцию, что термины в научной речи, т. е. являются средством четкого обозначения и логического определения предмета (ситуации), вписывают его в определенную систему речевого общения. Выразительность, богатство языка, его эмоциональная окрашенность — это черты, не свойственные официальноделовому стилю.

Деловой текст также предполагает своего рода диалог с читателем. Но читателя интересует не сам по себе диалог, а та информация, которую содержит документ. Информация в документе выстраивается по схеме: ситуация — развитие ситуации — вопрос — ответ. Это означает, что сначала адресат получает информацию о некоторой ситуации и ее развитии, в связи с чем у него возникает вопрос, на который документ должен дать ответ. Это вводная часть документа, формулирующая проблему. Затем следует главный уровень (основная часть) документа — ответ на поставленный вопрос (тезис) и изложение аргументов, обосновывающих основную идею (тезис) документа. При этом может использоваться один из известных способов аргументирования — дедукция или индукция. В качестве «поддержки» основных доводов приводятся вспомогательные аргументы.

Вот, например, как, согласно Б. Минто, представлены основные принципы составления деловых документов в бизнес-школе Гарварда.

Наиболее легко воспринимается текст, в котором сначала представлены общие, более абстрактные суждения, а потом уже второстепенные, которые поддерживают главные. Таким образом, идеальная структура документа складывается в форме пирамиды, где идеи взаимосвязаны и вертикально (т. е. утверждение любого уровня обобщает идеи одной группы, расположенные ниже), и горизонтально (т. е. идеи одного уровня представляют собой в совокупности один логический аргумент). Читающий может легко воспринимать идеи, структурированные таким образом, начиная с вершины пирамиды и спускаясь постепенно вниз. Основные утверждения вызывают у него неосознанный вопрос, ответ на который приводится уровнем ниже. Этот «диалог» продолжается до тех пор, пока читающему не будут сообщены все идеи, которые хотел донести до него автор.

Главная идея должна вытекать из других, расположенных уровнем ниже. Идеи одного уровня должны быть однотипными — это должны быть либо причины (первая, вторая, третья), либо рекомендации, либо изменения, которые надо внести. Но документ должен также содержать «предысторию» — фактический материал, исходя из которого читатель может понять ситуацию и те проблемы, которые возникли (у него появляется вопрос, ответ на который и его обоснование приводятся в основной — логической — части документа).

Пример служебной записки на согласование платежей.

Ситуация: «У нас есть проблема».

Развитие ситуации: «Решение проблемы будет стоить столько-то».

Тезис автора документа: «Необходимо согласиться на расходование данной суммы».

Аргументы: 1) решение проблемы не терпит отлагательства; 2) это лучшее решение из всех возможных (ссылка на исследование других вариантов); 3) эти меры гарантируют также ряд других преимуществ; 4) данные меры выгодны с финансовой точки зрения.

Это пример документа, построенного дедуктивно: тезис, выдвинутый в начале, подкрепляется аргументами, которые, в свою очередь, являются посылками, позволяющими получить этот тезис в качестве вывода («Следовательно, мы должны согласиться на данные расходы»).

Структуру служебной переписки как разновидность вопросно-ответной ситуации можно представить следующим образом: автор записки формулирует проблему и способ ее решения, в результате чего у адресата возникает вопрос: «Должен ли я дать согласие на эти расходы?» (Нужно ли соглашаться на такое решение?) Поэтому следующие пункты служебной записки должны содержать собственно тезис (ответ) и аргументы (формулировку и обоснование необходимости именно такого решения).

Приведем в заключение схемы трех типов умозаключений, применяемых в процессе анализа ситуаций и поиска решений. Здесь к уже известным методам дедукции и индукции добавляется метод абдукции. Суть абдукции, введенной в науку американским логиком Ч. Пирсом, состоит в поиске абдуктивной гипотезы, объясняющей некоторую закономерность.

Дедукция.

Правило: Если мы слишком сильно повысим цену, продажи снизятся. (Если А, то В.) (А —> В.)

Событие: Мы повысили цену слишком сильно. (А)

Результат: Поэтому продажи снизятся. (В — неизбежно.)

Индукция.

Событие: Мы повысили цену. (А)

Результат: Продажи снизились. (В)

Правило: Возможно, причиной того, что снизились продажи, стало слишком сильное повышение цены. (Если А, то, возможно, В.) (А —> 0 В)

Абдукция.

Результат: Продажи снизились. (В)

Правило: Зачастую продажи снижаются из-за слишком высокой цены. (Если А, то В.) (А —> В)

Событие: Необходимо проверить, действительно ли цена слишком высока. (Возможно, что А.) (0 А.)

Подводя итоги, выделим следующие основные принципы составления делового документа:

  • 1) документ должен содержать вводную часть, описывающую возникшую ситуацию. Вводная часть должна содержать уже известный адресату материал (напоминать, а не информировать). Вводная часть должна содержать недоговоренность, вызывать у адресата вопрос (Что нужно сделать? Почему? Как это изменить?);
  • 2) главный уровень документа — это логическая часть, включающая тезис (ответ на вопрос, возникающий в результате прочтения вводной части); аргументы — обоснования данного тезиса и способ демонстрации следования — дедуктивный или индуктивный.

Главный уровень структурируется:

  • — по вертикали: от тезиса (общей идеи) — к аргументам (идеям низшего уровня);
  • — по горизонтали: на каждом уровне должны быть представлены однотипные аргументы, объединенные либо дедуктивно (главная идея, второстепенная идея, заключение), либо хронологически (первый, второй, третий), либо структурно (Москва, Санкт-Петербург, Самара), либо по значимости (первый по значимости, второй и т. д.).

При выборе способа демонстрации чаще предпочтение отдается индукции, при которой вывод (тезис) делается на основе выделения общего признака, присущего приведенным однотипным аргументам. Дедуктивная аргументация в деловых документах выглядит более громоздкой, так как требует неоднократного обращения к уже упомянутым фактам.

Ситуация: Покупка склада на улице И.

Дедуктивная аргументация. 1. Мы используем три критерия для оценки склада (А, Б, В). 2. Выбранное нами здание соответствует этим трем критериям (А, Б, В). 3. Следовательно, стоит купить это здание.

Индуктивная аргументация. Решено купить склад на улице Н, так как здание соответствует нашим трем критериям: недалеко расположено, площадь более 5000 кв. м, стоимость 1 кв. м менее 100 долл.;

  • 3) при оценке аргументации следует убедиться:
    • — что все аргументы (основание пирамиды) взаимосвязаны;
    • — ни один важный аргумент не упущен из виду;
    • — если между аргументами не прослеживается никакой последовательности (дедуктивной, хронологической, структурной, по степени значимости), значит, плохо продумана логическая взаимосвязь идей;
    • — каждый аргумент сформулирован как можно более кратко, нет пустых утверждений;
    • — утверждения в рамках одной группы взаимно исключают друг друга, а взятые вместе — исчерпывающе характеризуют предмет;
  • 4) при анализе проблемы усложняется вводная часть. Прежде чем подойти к формулировке вопроса (и соответствующего ответа), надо проделать ряд дополнительных шагов: определение проблемы — структурирование процесса анализа — проведение анализа (поиск решения) — построение пирамиды рассуждений.

Проблема — это расхождение между желаниями и реальностью. Для ее решения необходимо определить причины расхождения и необходимые для его устранения меры. Наличие проблемы предполагает наличие в ситуации события, нарушающего равновесие. Может быть два варианта выхода из этой ситуации: текущий результат и желаемый результат.

Событие, нарушающее равновесие, — это некоторое изменение во внешней среде или внутри структуры.

Определение проблемы — это поиск ответов на следующие вопросы: Что происходит? Что нас не устраивает? Что мы хотели бы получить вместо этого?

Структурирование проблемы включает, помимо указанных трех, также вопросы: Что можно предпринять? Что следует предпринять?

Анализ проблемы также включает несколько этапов: сбор информации — описание полученных данных — обобщение данных — рекомендации.

В случае если не известны причины, приведшие к нежелательному результату, применяется метод научной абдукции, состоящий в выдвижении и проверке гипотез в целях получения однозначного ответа.

Все указанные этапы — от определения проблемы до выработки рекомендаций и построения пирамиды рассуждения (обосновывающего данные рекомендации) — являются необходимыми элементами деловой письменной аргументации. Как мы видим, процедура составления делового текста включает, помимо собственно обоснования тезиса (решения), многочисленные вопросно-ответные методики, позволяющие уточнить и конкретизировать задачи данного этапа.

Несколько полезных советов, облегчающих построение письменной аргументации:

  • — с точки зрения психологии человек не может удержать в кратковременной памяти более семи предметов (плюс-минус два): некоторые могут запомнить девять, другие — только пять. Для облегчения запоминания следует разбить их на логические группы и построить классификацию в форме пирамиды (например, «фрукты: яблоки, апельсины, виноград»). Эта же закономерность используется при выдвижении аргументов и выстраивании их в логической последовательности;
  • — мышление человека, осваивая тот или иной фрагмент мира, идет «снизу вверх». Представление мысли, напротив, лучше начать с вывода, результата, т. е. в направлении «сверху вниз». Такой дедуктивный способ представления аргументации является наиболее легким для восприятия;
  • — несмотря на известную стандартизированность официально-деловой речи, не следует бояться простого в изложении и ясного языка. Например, Б. Минто рекомендует представить, что вы рассказываете о проблеме другу, и начать так: «У одной компании было три склада, с которых она дистрибутировала по всей стране хозяйственные товары...» Учитывая, что мы способны удерживать в памяти лишь небольшое количество слов, запоминание информации в виде образов очень полезно. Образное мышление позволяет усваивать информацию в больших объемах и воспринимать ее как живые впечатления, что помогает ей удерживаться в памяти.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >