Реализация сквозного внутреннего контроля в системе бухгалтерского учета

В предыдущем параграфе мы определили, что система бухгалтерского учета выступает одновременно объектом и субъектом контроля, т.е., с одной стороны, СБУ является информационной основой для контроля, в нее поступает информация, которая интерпретируется и выводится в определенном виде, пригодном для дальнейшего использования менеджментом. С другой стороны, сама система учета нуждается в контроле качества формируемой информации.

Вся информация так или иначе проходит через бухгалтерскую службу, будь то прием на работу сотрудников, осуществление набора студентов или приобретение оборудования. Связь бухгалтерской службы с другими структурными подразделениями образовательного учреждения приведена на рис. 2.2.1.

Отдел кадров

-?

Учебная часть

-?

Бухгалтер-

с кая служба

Юрист

-?

Ч

ч

?_

Менеджмент

Рис. 2.2.1. Информационные потоки, проходящие через систему учета

Таким образом, бухгалтерская служба выступает центральным звеном в системе внутреннего контроля. По мнению автора, можно выделить три направления контроля со стороны бухгалтерской службы:

  • 1) контроль за входящей информацией (или контроль за информацией, формируемой в других структурных подразделениях);
  • 2) контроль за обработкой поступившей в СБУ информации (или самоконтроль системы учета);
  • 3) контроль за выводимой информацией (или контроль за правильностью составления и представления бухгалтерской отчетности).

Первое направление предполагает установление тесного взаимодействия бухгалтерской службы с другими структурными подразделениями учреждения. В табл. 2.2.1 представлены направления осуществления контрольных действий со стороны бухгалтерской службы по отношению к другим структурным подразделениям учреждения.

Направления контроля со стороны бухгалтерской службы в отношении других структурных подразделений учреждения

Табл. 2.2.1

Объект

контроля

Контрольные и иные мероприятия

Примечание

1

2

3

1. Отдел кадров

1.Правильность и своевременность составления приказов по личному составу

При начислении зарплаты бухгалтером по учету расчетов по оплате труда проверяются данные о начале работы, об увольнении, об уходе в отпуск (а при учебных отпусках проверяется законность оплаты такого отпуска, наличия справок с места учебы), о больничных и т.д.

2. Правильность составления приказов о направлении в служебные командировки

При выдаче под отчет сумм на командировочные расходы бухгалтером по расчетам с контрагентами проверяются сроки командировки, а также за счет каких средств (бюджетных или внебюджетных) оплачиваются командировочные

3. Правильность и своевременность составления дополнительных соглашений к трудовым договорам

Контролируется бухгалтером по учету расчетов по оплате труда возможное повышение коэффициентов за выслугу лет, при совмещении должностей и др. в целях правильности начисления заработной платы

4. Правильность и своевременность составления приказов по иным производственным вопросам

Например, при назначении каких-либо наград, при переносе праздничных дней, при объявлении выговора, о назначении комиссий и т.д. контролируется бухгалтером по учету расчетов по оплате труда в целях правильности начисления заработной платы

5. Правильность и своевременность составления приказов о премировании

Контролируется бухгалтером по учету расчетов по оплате труда при начислении зарплаты

6. Правильность составления статистической и иной отчетности

Главным бухгалтером и бухгалтером по учету расчетов по оплате труда проверяется объективность данных, подаваемых в органы статистики и пенсионный фонд О СОСТОЯНИИ и движении кадров

2. Учебная часть

1. Правильность и своевременность представления данных по педагогической нагрузке

Бухгалтером по учету расчетов по оплате труда проверяются данные о педагогических часах в целях правильности начисления заработной платы

2. Правильность и своевременность представления данных о движении контингента обучающихся

Бухгалтером по учету расчетов с обучающимися проверяется движение контингента обучающихся в целях правильности начисления стипендий и иных выплат

3. Правильность составления приказов о назначении академических стипендий, социальных стипендий, социальной поддержки обучающихся

Бухгалтером по учету расчетов с обучающимися осуществляется проверка законности назначения стипендий и иных форм социальной поддержки обучающихся; проверка наличия всех оправдательных документов, необходимых для начисления стипендий и иных форм социальной поддержки

4. Правильность составления приказов о студентах из числа детей-сирот и детей, оставшихся без попечения родителей

Бухгалтером по учету расчетов с обучающимися осуществляется проверка законности признания студентов сиротами, проверка наличия всех оправдательных документов, необходимых для признания студента сиротой

3. Юрист

1. Правомерность применения норм законодательства о государственных закупках

Главным бухгалтером, экономистом, бухгалтером по учету расчетов с контрагентами осуществляется проверка аукционной и конкурсной документации, котировочных заявок с целью принятия решения О целесообразности и законности производимых расходов

4. Экономист

1. Проверка правильности оформления заключаемых договоров с поставщиками и заказчиками

Главным бухгалтером и бухгалтером по учету расчетов с контрагентами осуществляется проверка договорных условий: сроков поставки, сроков оплаты, возможность предоплаты, а также за счет каких средств (бюджетных или внебюджетных) будут произведены расходы по договору

5. Административно-хозяйственная часть

1. Правильность составления товарных накладных, счетов-фактур

Бухгалтером по учету материальных ценностей и основных средств и бухгалтером по учету расчетов с контрагентами осуществляется проверка заполнения всех реквизитов товарно-транспортных накладных, счетов-фактур, наличия необходимых подписей с целью целесообразности принятия документа к учету

2. Правильность и своевременность составления документов об отпуске товарноматериальных ценностей, отчетов заведующего складом

Бухгалтером по учету материальных запасов и основных средств осуществляется проверка правильности заполнения отчетов заведующего складом,наличия необходимых подписей

6. Производственные

мастерские

1. Правильность и своевременность

составления актов о

выпуске продукции, дефектных ведомостей

И т.д.

Главным бухгалтером и бухгалтером по учету предпринимательской деятельности осуществляется формальная проверка документов с целью законности принятия к учету

Таким образом, практически любая информация, формируемая во всех структурных подразделениях учреждения, так или иначе проходит через систему бухгалтерского учета.

Следующий этап контроля - самоконтроль системы бухгалтерского учета. Помимо того что система бухгалтерского контроля контролирует потоки информации, формируемые в других подразделениях учреждения, она контролирует еще и сама себя. Такой контроль заключается в проверке правильности внесения информации в систему бухгалтерского учета, правильности отражения хозяйственных операций на счетах учета, а также в соблюдении требований учетной политики и иных внутренних документов, регламентирующих порядок ведения учета в учреждении. Можно выделить следующие направления самоконтроля системы бухгалтерского учета (табл. 2.2.2).

Методы и приемы самоконтроля системы бухгалтерского учета

Таблица 2.2.2

Направления

самоконтроля

Контрольные

мероприятия

От вет ст ее н и ы е лица

1

2

3

1. Контроль за правильностью внесения информации в систему

бухгалтерского учета

1. Проверка наличия всех необходимых оправдательных документов

Каждый работник

бухгалтерской

службы

2. Разделение обязанностей между работниками бухгалтерской службы по вводу той или иной информации

Главный бухгалтер

3. Арифметическая и логическая проверка правильности ввода данных

Каждый работник

бухгалтерской

службы

4. Проверка правильности составления первичных документов

Каждый работник

бухгалтерской

службы

5. Проверка правильности формирования бухгалтерских проводок

Каждый работник

бухгалтерской

службы

6. Проверка соблюдения принципов и методов ведения бухгалтерского учета, закрепленных в учетной политике

Каждый работник

бухгалтерской

службы

2. Контроль за правильностью отражения операций на счетах синтетического и аналитического учета

1. Проверка равенства остатков по синтетическим

и аналитическим счетам

Каждый работник

бухгалтерской

службы

2. Сверка расчетов с дебиторами и кредиторами

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами

3. Сопоставление банковских выписок с кассовыми операциями

Бухгалтер по учету расчетов с контрагентами

4. Сверка данных, отраженных в журналах операций, с данными, отраженными в главной книге

Каждый работник бухгалтерской службы

3. Контроль за автоматизированными базами данных

1. Ограничение доступа к автоматизированным информационным системам, использование системы паролей для входа в информационную систему

Главный бухгалтер, организует системный администратор

2. Систематическое сохранение копий баз данных с целью предупреждения утраты данных

Организует

системный

администратор

3. Контроль за правильностью формирования информации в программе

Каждый работник бухгалтерской службы

4. Использование мощных источников питания для

предупреждения потери информации и т.д.

Организует

системный

администратор

По мнению автора, важным элементом организации внутреннего контроля в системе бухгалтерского учета является учетная политика учреждения. Более того, учетная политика является важнейшим элементом не только внутреннего контроля в системе бухгалтерского учета, но и системы внутреннего экономического контроля в целом. Основное предназначение учетной политики - документально зафиксировать порядок ведения бухгалтерского учета в учреждении. Разрабатывая данный документ, учреждение выбирает способы ведения учета, которые позволят минимизировать расходы.

Учетная политика выступает своеобразным инструментом снижения рисков в системе бухгалтерского учета. Она представляет собой локальный нормативный документ, в котором отражаются принципы ведения бухгалтерского учета, методы учета отдельных операций, и составляется автономным учреждением исходя из своей структуры, отрасли и иных особенностей. При формировании учетной политики необходимо исходить из следующих правил.

Учетная политика утверждается лицом, ответственным за организацию и состояние бухгалтерского учета в учреждении.

Учетная политика применяется последовательно от одного отчетного периода к другому.

Изменения в учетную политику вносятся при изменениях в законодательных правовых актах, регулирующих вопросы ведения бухгалтерского учета, при существенном изменении условий деятельности учреждения, а также при разработке новых способов ведения бухгалтерского учета.

Изменения в учетную политику должны вноситься в начале финансового года с целью обеспечения сопоставимости данных бухгалтерского учета.

При принятии решения о внесении изменений в учетную политику на следующий финансовый год, данное решение должно быть изложено в пояснительной записке к годовой отчетности.

В учетной политике должны быть раскрыты только те методы и способы ведения учета, по которым законодательством предусмотрено несколько вариантов.

Учетная политика должна состоять из двух разделов: организационно-правового и методологического. Информация, которая должна быть раскрыта в учетной политике автономного учреждения, представлена в табл. 2.2.3.

Таблица 2.2.3

Содержание организационно-правового и методологического разделов

учетной политики автономного учреждения

Организационно-правовой раздел

Методологический раздел

1

2

Нормативное регулирование бухгалтерского учета в автономном учреждении

Порядок учета субсидий на выполнение государственного (муниципального) задания

Перечень должностных лиц, ответственных за подписание первичных документов

Порядок учета доходов от приносящей доход деятельности и прочих доходов

Программный продукт, используемый для ведения бухгалтерского учета

Бухгалтерский учет основных средств

Первичные документы, разработанные учреждением для учета отдельных хозяйственных операций

Бухгалтерский учет материальнопроизводственных запасов

График документооборота

Калькулирование себестоимости образовательных услуг

Рабочий план счетов

Порядок учета расходов будущих периодов

Порядок и сроки проведения инвентаризации имущества и финансовых обязательств

Сроки выдачи денежных средств под отчет, перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства под отчет на хозяйственные нужды

Порядок организации внутреннего контроля

Организация учета в филиале (при наличии филиала)

Нормативные акты, регулирующие порядок ведения бухгалтерского учета в автономном учреждении, представлены в Приложении 9.

Все хозяйственные операции учреждения отражаются на счетах бухгалтерского учета, предусмотренных рабочим планом счетов. Все счета в рабочем плане счетов автономного учреждения сгруппированы по своему экономическому содержанию в целях обеспечения достоверности данных в пять разделов:

  • 1) нефинансовые активы;
  • 2) финансовые активы;
  • 3) обязательства;
  • 4) финансовый результат;
  • 5) санкционирование расходов.

Рабочий план счетов автономного учреждения составляется на основании Плана счетов бухгалтерского учета автономных учреждений, утвержденного приказом Минфина РФ от 23.12.2010 г. № 183н. В рабочем плане счетов указываются синтетические и аналитические счета, используемые учреждением для ведения бухгалтерского учета.

Структура номера счета бухгалтерского учета государственных (муниципальных) учреждений состоит из 26 разрядов. При формировании рабочего плана счетов автономного образовательного учреждения используется 9 разрядов (с 18 по 26).

В 18-м разряде указывается вид финансового обеспечения по следующим кодам:

  • 2 - собственные доходы учреждения (приносящая доход деятельность);
  • 3 - средства во временном распоряжении;
  • 4 - субсидии на выполнение государственного (муниципального) задания;
  • 5 - субсидии на иные цели;
  • 6 - бюджетные инвестиции.

С помощью данных кодов осуществляется раздельный учет и контроль по видам доходов учреждения.

В 19-23-м разрядах указывается синтетический код счета.

В 24-26-м разрядах указывается аналитический код поступлений и выбытий объектов учета. Указанные коды соответствуют данным по поступлениям и выбытиям, утвержденным планом финансовохозяйственной деятельности учреждения. По своей сути данные коды соответствуют кодам операций сектора государственного управления (КОСГУ), поэтому при их формировании применяются нормы Указаний о порядке применения бюджетной классификации. Применение КОСГУ позволит осуществлять контроль за использованием денежных средств в соответствии с пунктами Плана финансово-хозяйственной деятельности, т.е. позволит обеспечить целевое расходование субсидии, выделенной на выполнение государственного задания.

Учреждение вправе с учетом положений Инструкции по применению Плана счетов автономных учреждений при составлении рабочего плана счетов вводить дополнительные аналитические коды счетов.

Дополнительная детализация счета может быть произведена путем введения дополнительных кодов в структуру счета: коды могут быть добавлены в 22-й и 23-й разряды номера счета при условии, что они содержат нулевые значения, либо путем добавления к счету дополнительного кода (субконто). Причем некоторые бухгалтерские программы позволяют вводить несколько уровней аналитических кодов (субконто), которые могут иметь не только цифровые, но и буквенные значения. То есть детализация счета рабочего плана счетов может быть разной в зависимости от отраслевой специфики учреждения, его технических и иных возможностей.

Таким образом, рабочий план счетов является одним из видов осуществления контроля в системе бухгалтерского учета, поскольку способствует комплексному накоплению информации в системе бухгалтерского учета и позволяет отслеживать исполнение статей основного документа, регламентирующего финансовую деятельность автономного учреждения, - Плана финансово-хозяйственной деятельности.

В соответствии с пунктом 1 статьи 9 Федерального закона от 21.11.1996 г. № 129-ФЗ все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами. Эти документы служат первичными учетными документами, на основании которых ведется бухгалтерский учет. В учреждении могут применяться как унифицированные формы первичной документации, утвержденные приказом Минфина РФ от 15.12.2010 г. № 173н «Об утверждении форм первичных учетных документов и регистров бухгалтерского учета, применяемых органами государственной власти (государственными органами), органами местного самоуправления, органами управления государственными внебюджетными фондами, государственными академиями наук, государственными (муниципальными) учреждениями и Методических указаний по их применению», так и первичные документы, разработанные учреждением самостоятельно. При разработке учреждением своих форм первичной документации необходимо соблюсти обязательные реквизиты, которые должны присутствовать в документе:

  • — наименование документа;
  • — дата составления документа;
  • — наименование учреждения;
  • — содержание хозяйственной операции;
  • — измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
  • — наименование и должности лиц, ответственных за совершение операции и правильность ее оформления;
  • — подписи указанных лиц и их расшифровки.

В учреждении должен быть утвержден Перечень должностных лиц, ответственных за подписание денежных документов. Как правило, ответственными за подписание денежных документов являются руководитель учреждения и главный бухгалтер. Такой Перечень целесообразно закрепить в качестве приложения к учетной политике.

Данные первичных документов систематизируются в хронологическом порядке путем отражения на бухгалтерских счетах и отражения в регистрах бухгалтерского учета. Первичные документы и регистры бухгалтерского учета оформляются на бумажных и электронных носителях. Хранение учетных данных осуществляется согласно правилам организации государственного архивного дела.

В обязательном порядке в учреждении должен быть разработан и утвержден график документооборота, который составляется в соответствии с Положением о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденным приказом Минфина СССР от 29.07.1983 г. № 105. Этот график представляет собой схему или перечень работ с указанием всех исполнителей и сроков выполнения этих работ. Отсутствие в учреждении утвержденного графика документооборота не влияет на формирование отчетных данных, однако свидетельствует о недостаточной эффективности системы внутреннего контроля учреждения.

В качестве приложений к учетной политике в целях контроля за деятельностью учреждении целесообразно утвердить Положение о расчетах с подотчетными лицами и Положение о служебных командировках (Приложения 11, 12).

Денежные средства под отчет могут выдаваться только работникам учреждения, список сотрудников, которым могут выдаваться денежные средства под отчет на хозяйственные расходы, должен быть утвержден руководителем учреждения.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они выданы (если срок не утвержден, то в течение трех дней со дня выдачи денег из кассы), или со дня возвращения их из командировки, предъявить в бухгалтерию предприятия отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним, остаток денежных средств вернуть в кассу учреждения.

Если возникает необходимость выдать деньги сотруднику, которого нет в списке подотчетных лиц, то в этом случае необходимо составить отдельный приказ, указать в нем фамилию и должность сотрудника, срок, на который ему выданы деньги, дату, не позднее которой он должен сдать авансовый отчет в бухгалтерию организации.

Каждого сотрудника, чья фамилия включена в перечень подотчетных лиц, необходимо под расписку ознакомить с приказом, а при необходимости разъяснить правила, которые он должен соблюдать, получая наличные и отчитываясь за них.

Порядок выдачи денежных средств под отчет и отчетность за выданный аванс должны быть предусмотрены в Положении о расчете с подотчетными лицами.

В Положении о служебных командировках должен быть определен порядок отправления работников и обучающихся образовательного учреждения в командировки, размеры суточных, порядок признания командировочных расходов, а также сроки и порядок отчета лиц, направленных в командировку.

Одним из основных методов внутреннего контроля выступает инвентаризация. Инвентаризация позволяет получить полное представление об имуществе и обязательствах учреждения. Порядок проведения инвентаризации и оформления ее результатов установлен Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденными приказом Минфина РФ от 13.06.1995 г. №49.

Инвентаризация проводится в обязательном порядке перед составлением годовой бухгалтерской отчетности, а также в случаях, установленных законодательством (смена материально ответственных лиц, установление фактов хищений, стихийные бедствия и т.д.).

На наш взгляд, в учреждении должно быть разработано Положение о проведении инвентаризации имущества и финансовых обязательств и утверждено в качестве приложения к учетной политике.

Помимо этого в учетной политике должен быть определен порядок подготовки отчетности. Отчетность в автономном учреждении составляется в соответствии с Инструкцией о порядке составления, представления годовой, квартальной бухгалтерской отчетности государственных (муниципальных) бюджетных и автономных учреждений, утвержденной приказом Минфина РФ от 25 марга 2011 г. № ЗЗн.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >