ИНФОРМАЦИОННОЕ, ТЕХНИЧЕСКОЕ, НОРМАТИВНОМЕТОДИЧЕСКОЕ, ДОКУМЕНТАЦИОННОЕ И ПРАВОВОЕ ОБЕСПЕЧЕНИЕ СИСТЕМЫ УПРАВЛЕНИЯ ЧЕЛОВЕЧЕСКИМИ РЕСУРСАМИ В ОРГАНИЗАЦИИ

§104 Информационное и техническое обеспечение системы управления человеческими ресурсами

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объему, размещению и формам организации информации, циркулирующей в системе управления при ее функционировании. Она включает оперативную информацию, нормативно-справочную информацию, классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

Информационное обеспечение системы управления персоналом можно подразделить на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное включает систему классификации и кодирования информации; системы управленческой документации; систему организации, хранения, внесения изменений в документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машинных носителях, программное обеспечение.

Тенденция перехода от проблемно-ориентированной базы данных к информационно-ориентированной нашла свое выражение в процессах и результатах разработки банков данных. Банк данных строится из баз данных, каждая из которых представляет собой совокупность данных организованных по определенным правилам. В базе данных накапливается и обновляется информация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ориентирован при решении многих задач управления. В этой связи открывается принципиально новая возможность использования ЭВМ несколькими пользователями, которые совместно разрабатывают и используют программы, обобщают получаемые результаты.

Накопленный опыт внедрения автоматизированных систем по кадрам показывает, что разработка информационного обеспечения основывается на ряде принципов, к числу которых относятся:

  • • единство состава информационной системы;
  • • системность и совместимость информации по уровням управления;
  • • унификация и структуризация форм обмена персональной информацией;
  • • однородность ввода информации при многократном ее использовании.

При выборе технических средств следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования; производительность при выполнении технологических операций; надежность работы; совместимость работы оборудования различных типов, в том числе персональных компьютеров; стоимость оборудования; состав и количество обслуживающего персонала; площадь, требуемую для размещения оборудования и оргтехники.

Для чего необходимо создание банков данных о человеческих ресурсах организации и системе управления ими?

  • • Для тотального контроля за сотрудниками организации (см. § 106).
  • • Для шантажа сотрудников (см. § 107).
  • • Для понижения степени уверенности сотрудников и усиления их зависимости от руководства (см. § 108).
  • • Для перевода скрытых знаний (известных только сотруднику) в явные (см. § 109).

§105 Нормативно-методическое и документационное обеспечение системы управления человеческими ресурсами

Нормативно-методическое обеспечение системы управления персоналом— это совокупность документов организационного, технического, технико-экономического и экономического характера, а также нормативно-справочные материалы. Нормативно-методическое обеспечение состоит в организации разработки и применения методических документов, а также ведении нормативного хозяйства в системе управления персоналом. К нормативно-справочным документам относятся нормы времени на выполнение управленческих процедур, технологические карты управленческих процедур, оперограммы и др. Документы организационного, организационно-распорядительного и организационно-методического характера регламентируют задачи, функции, права, обязанности подразделений и отдельных работников системы управления персоналом; содержат методы и правила выполнения работ по управлению персоналом. К ним относятся законодательные акты по вопросам труда и кадров, указы Президента РФ, постановления и распоряжения Правительства РФ по вопросам труда, оплаты и охраны труда, занятости, руководящие документы (положения, инструкции, методические указания), приказы, положения и правила, издаваемые руководителем организации (правила внутреннего трудового распорядка, коллективный договор, положение о подразделении, должностная инструкция, штатное расписание). Документы технического, технико-экономического и экономического характера содержат правила, нормы, требования, регламентирующие стандарты всех категорий и видов. Примеры— кадровый раздел бизнес-плана, отчет о численности работников организации.

Важнейшим организационным документом является коллективный договор— соглашение, заключаемое трудовым коллективом с администрацией по урегулированию их взаимоотношений в процессе хозяйственной деятельности на срок от одного до трех лет. В коллективный договор могут включаться вопросы оплаты, обучения, рабочего времени и времени отдыха, охраны труда и др.

Для разработки ряда организационных документов может использоваться квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Справочник включает квалификационные характеристики должностей, каждая из которых имеет следующие разделы: «Должностные обязанности» — функции, которые могут быть полностью или частично поручены работнику, занимающему данную должность; «Должен знать»— требования, предъявляемые к работнику в отношении специальных знаний, знания законодательства, средств и методов выполнения должностных обязанностей; «Требования к квалификации» — определенный уровень и профиль специальной подготовки работника, его образования, требуемый статус работы.

Для характеристики рабочих должностей, тарификации работ, присвоения квалификационных разрядов рабочим, составления программ подготовки и повышения квалификации рабочих используется такой нормативный документ, как Единый тарифноквалификационный справочник работ и профессий рабочих (ЕТКС). Тарифно-квалификационные характеристики профессий рабочих даются по разрядам и состоят из разделов: «Характеристика работы» — перечень трудовых навыков, необходимых для получения соответствующего выполняемой работе разряда; «Должен уметь» — минимум специальных знаний и навыков, требующихся для работы по данному разряду; «Примеры работы» — перечень наиболее типичных для данной профессии и данного тарифного разряда работ.

Положение о подразделении содержит следующие разделы:

  • • общие положения — кому подчиняется данное подразделение, степень его самостоятельности, какими нормативными документами оно руководствуется в своей деятельности;
  • • задачи подразделения;
  • • функции подразделения;
  • • взаимоотношения подразделения с другими звеньями организации с указанием информации, документации, получаемой и передаваемой данным подразделением, от кого и кому, сроки и периодичность;
  • • права подразделения;
  • • ответственность подразделения.

Совокупность должностей служащих находит отражение в штатном расписании — документе, утверждаемом руководителем организации и содержащем сведения о численности работников соответствующих категорий (штатных единицах) по каждой должности, наименованиях должностей, должностных окладах и надбавках к ним.

К видам документов, также используемых в практике служб управления персоналом, относятся документы, подтверждающие трудовую деятельность работника (трудовая книжка, трудовой договор, справки о трудовой деятельности, копии приказов о приеме и увольнении сотрудников); информационно-расчетные документы (личная карточка работника, штатное расписание, график отпусков, табель учета рабочего времени, график сменности, личные дела); официальная внутренняя служебная переписка; журналы (книги) учета и регистрации документов. В отличие от распорядительных документов, которые идут по управленческой «лесенке» сверху вниз (от руководителя, издающего, например, приказ о приеме на работу, к сотруднику, который зачисляется на основании этого приказа), информационнорасчетные документы движутся в обратном направлении: от работника к руководителю отдела и затем к руководителю организации. Так, при составлении графика отпусков начальник структурного подразделения спрашивает у каждого работника о времени желаемого отдыха. Затем он обобщает все пожелания сотрудников и передает в отдел кадров для составления графика отпусков, который утверждает руководитель организации. Официальная внутренняя служебная переписка используется для документального оформления всех кадровых решений и официального обмена мнениями между должностными лицами организации (в том числе по кадровым вопросам). Журналы (книги) учета и регистрации документов ведутся для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), помогающему работодателю в трудовых спорах с сотрудниками (включая бывших).

Неверно. Тотальный контроль не способствует развитию внутренней мотивации сотрудников и неизбежно ведет к ухудшению социально-психологического климата в коллективе.

§107

Опять ошибка. Шантаж — инструмент управления, но это плохое управление.

§108

И такое использование информации в целях манипулирования и подчинения сотрудников возможно. Но где здесь польза организации? Ваш ответ неверен.

§109

Вы ответили правильно.

К какому виду документов относится трудовая книжка?

  • • Распорядительные документы (см. §111).
  • • Локальные нормативные правовые акты (см. § 112).
  • • Документы, подтверждающие трудовую деятельность сотрудников (см. §113).

§110 Правовое обеспечение системы управления персоналом

Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на органы и объекты управления персоналом (табл. 2).

Таблица 2

Состав регламентов управленческого труда персонала в производственно-хозяйственных системах

Элементы

системы

управления

Вид регламента

Основное содержание регламента

Функции

Схема функциональных взаимосвязей подразделений аппарата управления

Устанавливает степень участия подразделений организации в выполнении управленческих функций

Функциональная матрица разделения труда в подразделениях аппарата управления

Устанавливает степень участия отдельных исполнителей внутри подразделений предприятия в выполнении управленческих функций

Коэффициент централизации функций управления (Кцф)

Характеризует распределение работ по выполнению функций между уровнями управления:

Элементы

системы

управления

Вид регламента

Основное содержание регламента

Т(Ч)

К"* = Т(Ч)1+Т<Ч)-

где Т(Ч)зу — трудоемкость (численность) работ по функции, выполняемой работниками главного управления; Т(Ч)Ц — трудоемкость (численность) работ по функции на уровне отдела

Коэффициент специализации функций управления (Ксф)

Характеризует распределение работ по выполнению функций между разными подразделениями на одном уровне управления:

Т(Ч)

К, = 1 7с+Т(Ч)„

сФ Т(Ч) 4 /0 9

где Т(Ч)С — трудоемкость (чис-ленность) работ по функции, выполняемых в специализирован-ном подразделении; Т(Ч)„ — трудоемкость (численность) общего объема работ по функции

Оргструктура

Типовые структуры аппарата управления

Определяют состав и количество подразделений аппарата управления, их взаимосвязь и подчиненность для каждой группы предприятий

Нормативы численности управленческого персонала

Количественные значения различных категорий работников управления

Нормы управляемости

Рациональное число работников, закрепленных за одним руководителем на разных уровнях управления

Нормы обслуживания

Определяет рациональное число рабочих и служащих, закрепленных за одним работником сферы управления

Процессы

Сводная карта процедур

Определяет полный перечень процедур по функциям (подфункциям) управления

Структура трудоемкости процедур

Определяет трудоемкость выполнения процедур по функциям или операций по процедурам в зависимости от заданной степени детализации

Элементы

системы

управления

Вид регламента

Основное содержание регламента

Процессы

Оперограмма процесса

Устанавливает последовательность выполнения операций по заданной процедуре с указанием конкретных исполнителей

Органограмма процесса

Устанавливает распределение полномочий между органами управления в процессе выполнения определенной функции (процедуры)

Документограмма процесса

Устанавливает маршрут прохождения определенного документа через звенья управления с указанием сроков и характера выполняемой работы

Коэффициент нормирования процессов управления (П„)

Определяет уровень нормируемости управленческих работ:

п..

Пот’

где Пнт — трудоемкость норми-руемых управленческих работ, чел./ч; Пот — общая трудоем-кость управленческих работ, чел./ч

Коэффициент параллельности процессов управления (Ппар)

Определяет уровень организации управленческих процессов:

п =п*

пар j-r ,

1Апос

где Пф — фактическая продол-жительность выполнения управ-ленческих работ; Ппос — про-должительность выполнения управленческих работ при последовательном их выполнении

Коэффициент регламентации процессов управления (Прег)

Определяет уровень регламентации управленческих процессов:

п = Пр"

per ,

А Апоп

где Прп — трудоемкость регламентированных процедур(one-раций); Поп — общая трудоем-кость процедур (операций)

Элементы

системы

управления

Вид регламента

Основное содержание регламента

Информация

Схема информационных потоков

Устанавливает рациональные связи между источниками и приемниками информации и пути ее циркулирования

Схема документооборота в системе управления

Устанавливает перечень входных и выходных документов, источник поступления и адресат, периодичность составления документов для отдельных подразделений системы управления

Коэффициент прямоточное™ документопотока (Кпд)

Определяет рациональность маршрута движения документов:

к - Дк пд Дф ’

где Дк — кратчайший путь движения документа определенного вида; Дф — фактический путь движения документа

Коэффициент эффективного использования информации (К,)

1г _ Дри

,_д ’

^ВХ

где Нри — количество докумен-тов, используемых при выполнении управленческих работ;

Нвх — количество входных документов

Коэффициент стандартизации управленческой документации (Кс)

к _нст

Кс_Н ’

Ноб

где Нет — количество стандартизированных видов документов;

Н0г> — общее количество видов документов

Кадры

Штатное расписание

Содержит перечень структурных подразделений аппарата управления, наименование и количество должностей в них, размеры должностных окладов

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и служащих

Содержит основные квалификационные требования к знаниям, образованию и стажу работы управленческого персонала

Элементы

системы

управления

Вид регламента

Основное содержание регламента

Техника

Перечень комплекса технических средств

Содержит перечень средств обработки, размножения и передачи информации, средств оргтехники с указанием их основных характеристик

План размещения и планировки подразделений системы управления

Определяет рациональные формы размещения офиса, планировку рабочих мест внутри структурных подразделений

Методы

ГОСТы, ОСТы, стп

Устанавливают единые нормы, правила, требования к управленческой деятельности

Устав организации

Определяет состав, структуру, компетенцию, порядок деятельности конкретной организации

Положение о производственном объединении (организации)

Устанавливает основные права, обязанности, формы, порядок деятельности и ответственности организации и его должностных лиц

Положение о структурных подразделениях

Устанавливает основные права, обязанности, формы, порядок, деятельности, ответственность и структуру подразделения

Должностные инструкции

Содержит характеристику состава и содержания работ отдельного работника, его права и ответственность

Методические указания по разработке плана совершенствования управления

Содержит рекомендации по разработке мероприятий по совершенствованию систем управления в производственнохозяйственных системах

Распорядок дня руководителя или специалиста

Устанавливает распорядок рабочего дня

Необходимо установление правовых норм централизованного или локального характера. Пример акта централизованного регулирования — трудовой кодекс. В условиях рыночных отношений сфера локального регулирования неуклонно расширяется. К таким актам относятся приказы руководителя по кадровым вопросам (по приему, увольнению, переводам), положения о подразделениях и т.д.

Основные задачи юридического отдела в области правового обеспечения управления персоналом:

  • • разработка проектов нормативных актов организации;
  • • правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управления персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;
  • • организация систематизированного учета и хранения законодательных и нормативных актов, поступающих в организацию и издаваемых ею;
  • • информирование подразделений о действующем законодательстве о труде;
  • • разъяснение действующего законодательства и порядка его применения.

В систему нормативных актов о труде входят генеральные, отраслевые, региональные соглашения, коллективные договора и др.

Правовые акты ненормативного характера — распоряжения и указания, которые могут издавать руководители службы управления персоналом по вопросам объявления дисциплинарного взыскания, поощрения работников, техники безопасности, отпусков, прекращение трудового договора.

§111

Неправильно. Распорядительный документ отражает управленческое решение в отношении конкретного сотрудника. Трудовая книжка документ учетного характера. Перейдите к § 105.

§112

Опять неверно. Сравните трудовую книжку и, например, положение о кадровой службе или должностную инструкцию менеджера по обучению персонала как локальные нормативные акты. Где в трудовой книжке Вы найдете фиксацию обязанностей, ответственности, связей с другими подразделениями? Вопрос риторический. Перейдите к § 105.

§113

Ответ правильный.

КОНТРОЛЬНЫЕ ТЕСТЫ

  • 1. Трудовая книжка — это:
    • - один из документов, подтверждающих трудовую деятельность работника
    • (см. §113);
    • - распорядительный документ и локальный правовой акт одновременно
    • (см. § 111, 112).
  • 2. Банки данных и знаний о человеческих ресурсах организации и системе

управления ими необходимы для:

- перехода от управления информацией к управлению знаниями в сфере

человеческих ресурсов (см. § 109);

-тотального контроля и давления на сотрудников (см. § 106-108).
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >