Критерии выбора приоритетов

Основные вопросы здесь звучат так:

  • • Чем руководствоваться при выборе самых важных решений из многих вариантов?
  • • Как выбрать оптимальный вариант?

Ниже приводится ряд простейших рекомендаций.

Прежде всего следует руководствоваться здравым смыслом, опытом, интуицией, прецедентами. Они основные помощники, особенно при принятии решений по стандартным ситуациям. Для нестандартных ситуаций требуются различные приемы. В качестве критериев оценки вариантов выступают конкретизация и детализация тех общих критериев, о которых упоминалось в параграфе 14.1.

После выбора критериев можно воспользоваться матрицей для принятия решений (табл. 14.1).

Таблица 14.1

Матрица для принятия решений

Варианты

Кри

терии

Значимость

критерия

Оценка варианта по данному критерию

Значимость, умноженная на оценку

Сумма

произведений по данному варианту

Вариант А

№ 1 №2 №3

Вариант Б

№ 1 №2 №3

Определяем относительную значимость каждого выбранного критерия (например, по пятибалльной шкале), выставляем каждому варианту оценку по каждому критерию (также по пятибалльной шкале). Затем для каждого критерия перемножаем значимость и оценку. Для каждого варианта находим сумму произведений и выбираем вариант, которому соответствует наибольшая сумма произведений.

Не исключается такой механизм выбора, как принятие частного решения, которое позволит начать работу. Возможно, по мере развития ситуации принятие окончательного решения облегчится.

Если перечисленные выше методы не помогают, следует воспользоваться «правилом наименьшего худшего», т.е. выбрать лучшее решение из имеющихся плохих.

Принцип Парето как основа принятия решений о приоритетах. Этот принцип в общем виде гласит, что внутри данной группы или множества отдельные малые части обнаруживают намного большую значимость, чем это соответствует их относительному удельному весу в этой группе.

Принцип, сформулированный итальянским экономистом Вияъ-фредо Парето (1848—1923), неоднократно получал подтверждение на практике в самых различных сферах. Так, американские инженеры, применив принцип Парето при инвентаризации, обнаружили, что 20% запасов обычно составляют 80% стоимости обследуемого инвентаря. Концентрация контроля именно на этих «жизненно важных» элементах привела к таким результатам, которые по экономии произведенных затрат намного превосходили до сих пор применявшиеся методы инвентаризации.

Другие примеры из предпринимательской практики подтверждают:

  • • 20% клиентов (товаров) дают 80% оборота или прибыли, а 80% клиентов (товаров) приносят 20% оборота или прибыли;
  • • 20% ошибок обуславливают 80% потерь, а 80% ошибок обуславливают 20% потерь;
  • • 20% исходных продуктов определяют 80% стоимости готового изделия, а 80% исходных продуктов определяют 20% стоимости готового изделия.

Поэтому принцип Парето называют также соотношением «80:20».

Перенесение этой закономерности на рабочую ситуацию руководителя означает, что в процессе работы за первые 20% расходуемого времени (затраты) достигается 80% результатов (выпуск продукции). Остальные 80% затраченного времени приносят лишь 20% общего итога.

На нижеприведенной схеме поясняется этот «железный» принцип временного менеджмента (табл. 14.2).

Таблица 14.2

Временной принцип Парето

Затраты

Выпуск

  • 80% затраченного времени (многочисленные «второстепенные» проблемы)
  • 20% затраченного времени (немногие «жизненно важные» проблемы)
  • 20% итогового результата
  • 80% итогового результата

Таким образом, сначала — немногие «жизненно важные» проблемы, а уже потом — многочисленные «второстепенные».

Вывод напрашивается один: вначале думать, принимать взвешенное, осмысленное решение о приоритетности задач, а уже потом браться за дело, не шарахаясь из стороны в сторону и не хватаясь одновременно за все дела сразу. Срочные дела следует либо делать, либо передоверять их исполнение другим, но тоже немедленно, не затягивая с их решением. Те дела, которые могут подождать, должны быть не просто отложены в сторону, но следует установить время, конкретное и точное, когда они будут сделаны, и соответствующий пункт об этом должен быть записан в вашем плане.

Последовательное применение принципа Парето конкретизируется, если все задачи проанализировать в соответствии с их долей и итоговым результатом и затем распределить по категориям важности «АБВ».

Итак, как же определять жизненно важные проблемы?

Выявление приоритетов с помощью анализа АБВ. Техника анализа АБВ исходит из практики управления. Речь идет о том, что доли в процентах более важных и менее важных дел в их общем количестве остаются в целом неизменными. С помощью букв А, Б, В отдельные задачи подразделяются на три класса в соответствии с их значимостью с точки зрения достижения профессиональных и личных целей. Многие руководители уже работают по этому принципу, и к важнейшим задачам они приступают в первую очередь.

Анализ АБВ основывается на следующих закономерностях (рис. 14.3):

  • • важнейшие задачи (категория А) составляют примерно 15% от общего количества всех задач и дел, которыми занят руководитель. Собственная значимость этих задач (в смысле вклада в достижение цели) составляет примерно 65%;
  • • на важные задачи (категория Б) приходится в среднем 20% общего числа и также 20% значимости задач и дел руководителя;
  • • менее важные и несущественные задачи (категория В) составляют 65% общего числа задач, но имеют незначительную долю — порядка 15% в общей «стоимости» всех дел, которые должен выполнить менеджер.

Удельный вес в значимости

65% 20% 15%

Удельный вес в общем количестве задач (времени) Рис. 14.3. Приоритеты АБВ-анализа (I)

Согласно выводам анализа АБВ, рекомендуется за самые важные, т.е. приносящие наибольший результат, дела (категории А) браться в первую очередь, чтобы с помощью немногих действий обеспечить большую часть общего эффекта. На следующие по значимости задачи (категории Б) приходится также существенная часть совокупного результата, тогда как выполнение относительно большого числа, но менее важных задач (категории В) в целом дает небольшой итог.

Следующий график (рис. 14.4) поясняет эти выводы.

Значимость задач

(в % от совокупного итога)

Приоритеты АБВ-анализа (II)

Рис. 14.4. Приоритеты АБВ-анализа (II)

Источник: Pareto Vilfredo. Cours d’Economie Politique: Nouvelle ?dition par

J.-H.Bousquet et J. Busino, Librairie Dros, Jeneva, 1964. Pp. 299, 345.

Анализ задач по методу АБВ можно осуществлять следующим образом.

1. Составьте список всех предстоящих в соответствующем периоде времени (декада, день и т.д.) задач, для чего можно использовать следующий формуляр (табл. 14.3).

Таблица 14.3

Лист учета задач и контроля за их выполнением (для анализа АБВ)

Дата

Приоритетность

Задача,

дело

Кому

поручено

Начало

Окончание

Приме

чание

А

Б

В

  • 2. Систематизируйте задачи по их важности, установите очередность дел в соответствии с их значением для вашей деятельности. При этом не забывайте о том, что срочность принципиально не имеет ничего общего с важностью или значимостью соответствующей задачи.
  • 3. Пронумеруйте свои задачи.
  • 4. Оцените их в соответствии с категориями А, Б, В:
    • • первые 15% всех задач, относящихся к категории А (очень важные, имеющие наибольшую значимость для выполнения ваших функций), не подлежат перепоручению;
    • • последующие 20% задач составляют категорию Б (важные, существенные), они могут быть перепоручены для исполнения другим лицам.
    • • остальные 65% всех задач относятся к категории В (менее важные, незначительные) и в любом случае должны быть перепоручены.
  • 5. Перепроверьте, исходя из первоочередности задач категории А, свой временной план на соответствие значению задач выделенного вами бюджета времени:
    • • 65% запланированного времени (около 3 часов) — задачи А;
    • • 20% запланированного времени (около 1 часа) — задачи Б;
    • • 15% запланированного времени (около 45 мин) — задачи В.
  • 6. Произведите соответствующие корректировки. Ориентируя свой временной план на задачи А, вы тем самым автоматически обеспечиваете то, что на менее важные, но поглощающие время задачи В выделяется столько времени, сколько соответствует их значению.
  • 7. Оцените задачи Б и В с точки зрения возможности их делегирования. Обратите внимание, что задачи категории В не являются в принципе ненужными, излишними. Речь идет о том, что наряду с задачами А и Б существует множество предварительных работ, побочных задач и рутинных дел, которые также должны быть выполнены.

Принятие решений о приоритетах, равно как и процесс установления целей, — весьма индивидуальное дело, поскольку все оценки ситуации в конечном итоге субъективные.

Критерии приоритетности затрат времени (дел, задач) — задачи А. Данные критерии могут облегчить процесс принятия решений при планировании и выявлении задач категории А:

  • • Благодаря выполнению каких задач я в наибольшей степени приближаюсь к воплощению моих главных целей (перспективных, года, месяца, недели, дня)?
  • • Могу ли я за счет выполнения какой-то одной-единственной задачи решить сразу несколько других?
  • • Благодаря выполнению каких задач я могу внести максимальный вклад в достижение общих целей моего предприятия, отдела, рабочей группы и т.д.?
  • • Выполнение каких задач принесет мне наибольшую пользу (в краткосрочном и в долгосрочном плане), наибольшее денежное вознаграждение?
  • • Невыполнение каких задач может иметь самые негативные последствия?

Установление приоритетов деятельности — основное правило эффективной техники личной работы менеджера. Отдавайте себе отчет в том, что вы не все можете и не все должны сделать, устанавливайте приоритеты и начинайте с важнейших дел.

Реализация решений на основе принципа Эйзенхауэра. Вместо того чтобы иметь время для действительно важных вещей, мы зачастую тратим свою энергию на срочные, но менее значимые дела. Редко случается, что важную задачу требуется выполнить сегодня или на этой неделе, тогда как срочную задачу, как правило, стремятся выполнить немедленно. Предложенное американским генералом Дуайтом Эйзенхауэром (1890—1969) правило является простым вспомогательным средством, особенно для тех случаев, когда надо быстро принять решение относительно того, какой задаче отдать предпочтение. Согласно этому правилу (рис. 14.5), приоритеты устанавливаются по таким критериям, как срочность и важность дела.

Задачи Б

Установить срок выполнения (или поручить)

Задачи А

Выполнять лично без промедления

ш

Задачи В

Поручить

Срочность

?

В а ж н о с т ь

Рис. 14.5. Схема принятия решений на основе принципа Эйзенхауэра

Источник: Зайверт Л. Ваше время в ваших руках. Советы деловым людям,

как эффективно использовать рабочее время: Пер. с нем. М.: Интер-эксперт: ИНФРА-М, 1995.

В зависимости от степени срочности и важности задачи различаются четыре возможности их оценки и (в итоге) выполнения:

  • срочные / важные дела. За них следует приниматься немедленно и самому их выполнять;
  • срочные / менее важные дела. Здесь существует опасность попасть под «тиранию» спешности и в результате целиком отдаться решению конкретной задачи потому, что она срочная. Если же она, однако, является не столь важной, то она должна быть в любом случае делегирована, поскольку для ее выполнения не требуется каких-либо особых качеств;
  • менее срочные / важные дела. Их не надо выполнять срочно, они, как правило, могут подождать. Поэтому следует перепроверить степень важности и попробовать задачи этого типа полностью или частично поручить своим сотрудникам. Наряду с тем что вы себя разгружаете, вы можете способствовать повышению мотивации в работе и квалификации своих подчиненных, доверяя им ответственные дела;
  • менее срочные / менее важные дела. Очень часто дела этой категории оседают на письменном столе, и без того заваленном бумагами. Если вы вдруг начинаете заниматься ими, забывая о задачах первой категории, то не следует жаловаться на перегрузку. Даже ваши подчиненные не должны приниматься за задачи этой группы;
  • задачи несущественные и несрочные. От них следует воздерживаться. Наберитесь немного мужества, чтобы чаще прибегать к корзине для бумаг (объект «К» на схеме).
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >