Официально-деловой стиль

Знание этого стиля крайне необходимо специалистам, осуществляющим первичную обработку информации и оказывающим рефе-рентские услуги, ибо официально-деловой стиль русского литературного языка обслуживает административно-правовую деятельность, документально фиксирует государственную, общественную, политическую, экономическую жизнь, регулирует деловые отношения между государством и организациями, государством и гражданином, гражданами между собой и государствами между собой.

Т. Овчинникова^[1] характеризует круг обязанностей референта и особенности его работы так:

«Особенностями труда референтов являются:

В области знании и умений:

• • изучение большого объема информации;
• • целенаправленное и максимальное ее использование.

В области общения:

• • наличие специфических умений по контактированию с большим количеством людей;
• • частое и неизбежное общение с руководителями, имеющими, как правило, сложный характер.

Следовательно, в деятельности секретарей-референтов наблюдаются составляющие труда как активных, так и пассивных интеллектуальных работников, а также творческих личностей и лиц, осуществляющих первичную обработку информации».

Официально-деловой стиль используется в документах разных жанров, сопровождающих типовые ситуации официально-деловых отношений, с которыми чаще всего приходится иметь дело референту. От него, также как и от научного, требуется точность и однозначность формулировок, четкость, ясность, логичность и лаконизм изложения, он характеризуется высоким уровнем стандартизации языковых средств.

Официально-деловой стиль используется в служебных документах, тексты которых формализованы, трафаретны, лишены эмоционально-экспрессивной оценки событий и фактов, — в документах констатирующих (справка, характеристика, отчет и др.) и предписывающих (закон, приказ, инструкция, постановление и др.).

Поскольку официально-деловой текст должен содержать точные и однозначные формулировки, быть четким, ясным, логичным и лаконичным, он характеризуется высоким уровнем стандартизации языковых средств, использованием клишированных формул и терминов. Процесс стандартизации охватывает не только лексику, но также морфологию и синтаксис деловой речи. Использование готовых формул, клише, характеризующих стандартные ситуации, существенно повышает информативность деловых бумаг, значительно упрощает и ускоряет работу с ними.

Официально-деловой текст стилистически однороден, в нем используются исключительно нейтральные и книжные элементы. Примеры:

Слушали: Прошение Преосвященного епископа Серпуховского, викария Московской епархии Илиана, на имя Патриарха следующего содержания: «Почтительно прошу Вас и Священный Синод уволить меня на покой по состоянию здоровья с предоставлением, если это возможно, места для служения в Московской или Калужской епархии».

Постановили: Преосвященного епископа Серпуховского, викария Московской епархии Илиана согласно прошению уволить на покой.

* * *

Глубокоуважаемый господин Петров!

Сожалеем о том, что до сих пор нами не получен ответ на наш запрос № 40156 от 18 декабря с. г. Уведомляем Вас, что, не получив в срок Ваши материалы, мы не сможем приступить к работе по выполнению Вашего заказа.

Разновидностями официально-делового стиля являются канцелярско-деловой, дипломатический и юридический стили.

Пример канцелярско-делового текста:

Справка выдана Жигалкиной Татьяне Анатольевне в том, что она проживает по адресу: пос. Черкизово Московской области, ул. Главная, 99. Справка дана для предъявления по месту требования.

Пример дипломатического текста:

Отдел культуры посольства Австрии просит Вас пожаловать на дружеский коктейль по случаю торжественного открытия Австрийской библиотеки в Москве.

В дипломатических текстах предпочтение отдается торжественным словам, высоким этикетным формулам вежливости, которые присущи международному государственному общению и подчеркивают особую значимость документа:

Высокие Договаривающиеся Стороны, убежденные в том, что их решение будет содействовать упрочению мира и безопасности в Европе и во всем мире, отмечая, что ранее существенные или согласованные меры создали благоприятные условия для новых важных шагов в направлении дальнейшего развития и укрепления их взаимоотношений, желая в договорной форме выразить свою решимость к улучшению и расширению сотрудничества между ними, включая область экономического соглашения, а также научно-технических и культурных связей, в интересах обоих государств, договорились о нижеследующем...

В тексте много специфических словосочетаний, характерных для официально-делового стиля, трафаретов и штампов: содействовать, упрочению мира, в направлении дальнейшего развития, создать благоприятные условия, выразить в договорной форме и т. п., но в то же время при всей стереотипности подчеркнута особая значимость договора, в основе которого высокие цели.

Также закреплены готовые языковые формулы и в дипломатической переписке: Свидетельствуем свое почтение... Имеем честь сообщить Вам, глубокоуважаемый господин Посол... Примите уверения в моем высоком уважении...

В каждой стране есть свои, национальные, особенности и требования, на которые редактору следует обращать внимание, так как они оказывают воздействие на составление дипломатических текстов.

В законодательных документах используется лексика и фразеология гражданского и уголовного права.

Пример юридического текста:

Каждый человек должен обладать всеми правами и всеми свободами, провозглашенными настоящей Декларацией, без какого бы то ни было различия, как-то: в отношении расы, цвета кожи, пола, языка, религии, политических или иных убеждений, национального или социального происхождения, имущественного, сословного или иного положения.

Согласно еще одной классификации существуют официально-документальный и обиходно-деловой стили, что предопределяет разные подходы к редактированию текстов. Если в постановлении, приказе или справке вольности недопустимы, то частное официальное письмо (например, письмо, направленное давнему деловому партнеру) или протокол собрания трудового коллектива менее стереотипизиро-ванны.

Пример официально-документального текста:

Указ Президента Российской Федерации «О награждении государственными наградами Российской Федерации работников органов прокуратуры».

За большой вклад в укрепление законности и многолетнюю добросовестную работу в органах прокуратуры наградить: ОРДЕНОМ ПОЧЕТА

ЛИНКЕВИЧА Геннадия Станиславовича — Коломенского городского прокурора Московской области.

Примеры обиходно-делового текста:

Доверенность

Я, Степанова Нина Александровна (паспорт: сер. 45 03, № 336337, выдан 47 отделением милиции г. Москвы), доверяю моей дочери Степановой Ольге Петровне оформление документов на приватизацию квартиры в связи с тем, что я нахожусь в длительной заграничной командировке.

* * *

Производство на челябинском электрометаллургическом комбинате приостановлено. Предприятие лишилось возможности закупать сырье и доставлять его по железной дороге. Банки, обслуживающие комбинат — Промстройбанк, Инкомбанк, Челиндбанк, отказывают в прохождении платежей. Комбинату не удалось также оплатить счета через Сбербанк. Кризис банковской системы не позволяет получить и 26 млн рублей на зарплату рабочим.

Лексические особенности официально-делового стиля:

1) стандартизация языка, частая повторяемость клише, трафаретов и штампов в стандартных ситуациях, причем стандартные языковые формулы нельзя заменить синонимичными, так как они сами по себе стремятся к абсолютной полноте выражения, которая предотвращает другое толкование.

Пример:

В ответ на Ваш запрос (заказ, предложение, просьбу, письмо, приглашение) с сожалением сообщаем (вынуждены сообщить), что... Настоящим напоминаем (просим, сообщаем, подтверждаем, гарантируем, еще раз напоминаем), что...

Просим срочно подтвердить наш заказ (прислать ваши предложения, телеграфировать о вашем согласии, сообщить нам о вашем решении);

• 2) использование канцеляризмов, редко встречающихся вне официально-делового стиля (правоспособный, квартиронаниматель, усыновитель, входящий/исходящий документ и др.);
• 3) ограниченный лексический диапазон, практически исключающий речевые средства, которые могут нарушить нейтральность изложения, в том числе:
  • • стилистически окрашенную лексику;
  • • разговорную лексику;
  • • просторечную лексику;
  • • устаревшую лексику;
  • • диалектизмы;
  • • фразеологизмы;
  • • неологизмы;
  • • жаргонизмы;
  • • эмоционально-экспрессивную лексику;
• 4) предопределенность вариантов лексической сочетаемости слов: услуги всегда предлагаются, товары — поставляются, письма — составляются и направляются, документация — разрабатывается, переговоры — проводятся и т. д.

Морфологические особенности официально-делового стиля:

• 1) широкое использование конструкций с отыменными предлогами, мотивирующими действия: в целях экономии, расширения, в связи с уходом, отпуском;
• 2) употребление отглагольных существительных для называния действий: во исполнение, во избежание, на основании.

Синтаксические особенности официально-делового стиля:

1) использование преимущественно повествовательных, а не вопросительных или восклицательных предложений:

Результаты работы комиссии можно признать удовлетворительными;

2) употребление главным образом двусоставных предложений:

Я, Ханина Ирина Владимировна, родилась в 1960 году в г. Мичуринске Тамбовской области.

Из односоставных употребляются только безличные (Ситуацию, сложившуюся в цехе № 3, следует изменить) и определенно-личные (Во исполнение постановления приказываю наградить...);

3) применение в основном простых предложений:

Ваш вопрос будет решен завтра.

Из сложных предложений наиболее распространены бессоюзные (Секретарю необходимо дотошно вникать в технику дела: все тщательно проверить, уточнить, исправить, дополнить и отдать на подпись руководителю) и сложно-подчиненные с придаточными изъяснительными (Нужно, чтобы секретари-референты осознали важность и значимость своей работы), определительными (Требования, которые вы выдвигаете, для нас неприемлемы), условными (Если вы пришлете нам письменный запрос, мы готовы приступить к работе над проектом), причины (Поскольку счет до сих пор не оплачен, отгрузка товара приостанавливается) и цели (Чтобы ваш товар пользовался спросом, необходима тщательно продуманная рекламная кампания), а также сложные конструкции (Собраны соответствующие материалы, что позволяет...);

• 4) использование распространенных предложений с большим количеством однородных членов (Наша фирма оказывает услуги по страхованию, проектированию, эксплуатации, перевозке, обслуживанию и ремонту оргтехники, мебели для офисов и фирменной рабочей одежды);
• 5) активное использование причастных и деепричастных оборотов (Акт, выданный на руки А. Синицыной, считать недействительным; Рассмотрев предложение токаря Налетова, совет предприятия постановляет...);
• 6) употребление страдательных конструкций (Советом предприятия было принято решение; В ходе инвентаризации было установлено...).

Необходимость официально-делового стиля вызвана стремлением к емкости, к обобщению типовых ситуаций официально-деловых отношений.

Умение ориентироваться в функциональных стилях русского литературного языка и жанрах каждого стиля поможет референту не только в редактировании, но и в написании деловых бумаг. Особое внимание, разумеется, надо обратить на официально-деловой стиль, отличающийся консервативностью и устойчивостью. В нем очень медленно происходят языковые изменения, и референт должен, редактируя, иметь всегда под рукой модели синтаксических конструкций, которые наиболее употребительны в деловой переписке для выражения просьбы, пожелания, согласия, отказа, мотивировки и т. д. Канцелярский язык, стандартные языковые формулы и термины — это необходимость, которая позволяет предотвратить неточность, неправильное толкование, их нельзя заменить синонимами. Но это в том случае, если речь идет об официальных документах. Для информационных писем, рекламных текстов, пресс-релизов, обзоров словарь богаче и гораздо шире, и наряду с официально-деловым в них используются публицистический и литературно-художественный стили.

• [1] Овчинникова Т.И. Сскретарь-рсфсрент — работа творческая // Секретарское дело. 2006. № 8. С. 38-39.