Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Журналистика arrow Журналистика и редактирование

Жанры и стилистика делового текста

Официально-деловой стиль, как и все стили литературного языка, реализуется в собственной системе жанров, которые сопровождают типовые ситуации официально-деловых отношений и подчинены установленным правилам и ограничениям.

Основные виды управленческих документов — организационные, распорядительные и информационно-справочные.

К организационным относятся: устав, штатное расписание, должностная инструкция, правила внутреннего трудового распорядка и т. д. Распорядительные документы — это приказ, распоряжение, указание, инструкция. Информационно-справочные — это протокол, акт, докладная и объяснительная записки, справка, заявление, анкета, характеристика и др.

Надо хорошо знать общие правила оформления документов.

Текст документа печатают через полтора интервала. Через один интервал можно печатать тексты документов формата А5. Тексты, которые готовятся к изданию типографским способом, печатают через два интервала. Первую строку каждого абзаца печатают, отступив пять знаков от границы левого поля.

Документы со сроком хранения до 3 лет можно печатать на обеих сторонах листа.

В документах объемом две и более страниц вторая и последующая должны быть пронумерованы.

Текст организационно-распорядительного документа излагают от третьего или от первого лица (Министерство считает возможным...; В соответствии с решением... приказываю...).

Составные элементы даты приводят в одной строке в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. Допускается пропуск двух первых цифр обозначения года при однозначном толковании даты. Так, дату 23 августа 1998 г. следует записать следующим образом: 23.08.1998 или 23.08.98.

Унифицированы требования к языку и стилю документов, к оформлению цифровых данных. Для обозначения одного и того же понятия не стоит применять различные термины, а также иностранные слова и термины при наличии равнозначных слов и терминов в русском языке.

В официальных текстах не допускается разнобой в написании имен, географических названий, терминов, наименований лиц, должностей, учреждений и т. д. Так, если однажды фамилия была написана с двумя инициалами, например Иванов В.В. или В.В. Иванов, то она и в дальнейшем должна писаться так же. Нельзя в одном случае писать «завод “Красный богатырь”», а в другом — «з-д “Красный богатырь”», а в третьем — «з-д “Кр. богатырь”» (хотя сокращение «з-д» правомерно и в иных случаях вполне уместно).

Все сокращения слов в документах должны быть общепринятыми, например:

1) названия единиц измерения (при цифрах):

метр — м; сантиметр — см; миллиметр — мм; тонна — т; центнер — ц; гектар — га; килограмм — кг; грамм — г; год — г.; атмосфера — атм; час — ч; минута — м; секунда — с; ампер — А;

2) наименования должностей и званий (при фамилии):

заведующий — зав.; академик — акад.; заместитель — зам.;

член-корреспондент — чл.-кор.; исполняющий обязанности — и. о.; профессор — проф.; помощник — пом.; инженер — инж.;

3) другие обозначения:

область — обл. (при названии); район — р-н (при названии); город — г. (при названии); село — с. (при названии); деревня — д. (при названии); век, века — в., вв. (при цифрах); год, годы — г., гг. (при цифрах); миллиард — млрд; миллион — млн; тысяча — тыс.; рубль — р. (руб.); копейка — к. (коп.); товарищ — т., тов. (при фамилии); железнодорожный — ж.-д.; сельскохозяйственный — с.-х.; то есть — т. е.; другой (другие) — др.; и так далее — и т. д.; и тому подобное — и т. п.; прочее — пр.; смотри — см.; таблица — табл, (при цифрах); часть — ч. (при цифрах); глава — гл. (при цифрах); пункт — п. (при цифрах); страница — с. (при цифрах).

Официально узаконено множество сокращенных наименований учреждений, организаций, предприятий. Некоторые из них настолько утвердились, что стали самостоятельными словами. Сокращенные наименования учреждений могут быть образованы:

1) по первым буквам полного наименования — МГУ (Московский государственный университет), ДЕЗ (дирекция единого заказчика);

2) по слоговому принципу — Минздрав (Министерство здравоохранения);

3) смешанным способом — ВНИИСтройдормаш (Всесоюзный научно-исследовательский институт строительного и дорожного машиностроения).

Сокращенная запись слов полностью отвечает стремлению уместить максимальное количество информации в минимальном объеме текста. При использовании всевозможных сокращений следует соблюдать ряд условий:

• сокращенные написания должны быть понятны читателю. Так как документ, в котором специалист употребил слово в сокращенном виде (письмо, отчет, проект и т. д.) может быть предназначен для очень широкого круга лиц, редактор должен либо заменить такое сокращение полным написанием, либо расшифровать его в скобках;

• сокращение не должно оказаться в таком контексте, в котором его можно понять двояко. Например, слово «товарищ» принято записывать как «т.» в середине предложения и как «Тов.» в начале предложения, так как в этом случае «Т.» может быть понятно как инициал (передать т. Иванову; Тов. Иванову обеспечить...);

• редактор должен учитывать и то, что насыщенность текста сокращенными написаниями «снижает» официальный тон документа;

• вмешательство редактора необходимо и в тех случаях, когда автор служебного документа, стремясь к экономии времени и места, или сокращает такие слова и словосочетания, которые не принято сокращать (вместо «обязательство» пишет «обяз.», вместо «командировка» — «команд.»), или сокращает слово так, что его нельзя понять точно («об-о» вместо «обязательство»);

• написание сокращений должно быть унифицировано. Недопустимо в одном тексте писать слово «район» и «р.» или «р-н». Для уточнения подобных вариантных написаний необходимо использовать «Новый словарь сокращений русского языка» (М., 1995 или другие более поздние издания);

• нельзя сокращать обозначения единиц физических величин, а также слов «миллиард», «миллион», «тысяча» и т. п., «рубль», «копейка», если они употребляются без цифр и не в таблицах. Исключение составляют единицы физических величин в расшифровках буквенных обозначений, входящих в формулы;

• недопустимо использовать в тексте математический знак «минус» перед отрицательными значениями величин; его следует заменять словом «минус». Нельзя употреблять знаки номера и процентов без цифр.

Копии отправленных писем следует оставлять в архиве и помнить, что писать от руки можно только корреспонденции личного характера.

Деловое письмо оформляют на собственном фирменном бланке, который состоит из эмблемы фирмы, ее полного названия, почтового (телеграфного адреса), телефона, банковских реквизитов.

По возможности желательно использовать свой фирменный конверт. На нем дублируются реквизиты, указанные на бланке.

Кроме документов для внутреннего пользования, есть большая группа документов для внешнего пользования: деловые (официальные, коммерческие) письма, с помощью которых организации и учреждения устанавливают и поддерживают контакты, обмениваются информацией, уточняют детали намечающихся встреч, переговоров, заявляют претензии и т. д. Существует много видов писем: письмо-сообщение, письмо-приглашение, письмо-благодарность, письмо-подтверждение, сопроводительное письмо и др.

Большинство из них унифицированы, для многих видов документов разработаны стандарты. Создана Единая государственная система документации (ЕГСД), изданы ГОСТы на управленческие документы, унифицированные системы документации (УСД).

В последнее время развитие бизнеса и коммерции привело к созданию новых типов деловых текстов, среди них рекламные и информационные письма, резюме, письма-представления.

К ним относится и пресс-релиз — информация (краткая или развернутая), бесплатно распространяемая организациями, фирмами.

В основе такой информации — новость, не любая, а особая, которая может заинтересовать прессу. Чаще всего референту приходится писать пресс-релиз, реже — редактировать. Чтобы привлечь внимание журналистов, кроме актуальности нужны убедительные доказательства, факты, подчеркивающие интерес к теме; их можно включить на этапе редактирования.

Авторы учебного пособия «Русский язык и культура речи» Л.А. Введенская, Л.Г. Павлова, Е.Ю. Камаева, говоря о новых тенденциях в практике русского делового письма, наряду с трудовым договором и трудовым соглашением рассматривают такие официальные отношения, как контракт, прайс-лист (перечень видов товаров, услуг и т. д. с указанием их цены или расценок на них), презентацию (в деловом письме — жанр рекламного текста, письмо-презентация), чартер (договор об аренде судна (самолета) в рамках конкретного срока), оферту — коммерческое предложение и др.

Не все они стандартизированы, поэтому требуют литературного редактирования.

Приведенный ниже рекламный текст, предоставленный в распоряжение газеты, потребовал серьезной правки:

Всех интересует вопрос: Как же продлить жизнь и остановить процесс старения? Им задаются и ученые всего мира. Ответ неоднозначен. В журнале «Pro Здоровье» можно узнать мнение многих генетиков про гены красоты и старости.

Текст теряет свою информативность в таком варианте, мешают повторы, есть некоторые излишества. Слово «остановить» не точно характеризует ситуацию, скорее всего подойдет слово «затормозить». Есть и фактический недочет: не указан год, месяц или хотя бы номер журнала. Без этих данных реклама теряет смысл.

Исправленный вариант:

Всех, в том числе и ученых, интересует вопрос: как же продлить жизнь и затормозить процесс старения. Ответ неоднозначен. Читайте в журнале «Pro Здоровье» (февраль 2007 г.) мнение генетиков про гены красоты и здоровья.

Каждый жанр требует своего подхода к редактированию. И начиная работать с текстом, редактор должен четко представлять, какие требования предъявляются к данному виду документа. Также надо внимательно следить за всеми изменениями, происходящими в системе унификации и стандартизации управленческой и деловой документации, чтобы учесть их в своей практике и быть на уровне современных требований.

Нередко в практике международного делового общения принято обмениваться поздравительными, рекомендательными письмами, письмами-приглашениями, которые носят личный характер.

Полезную информацию об этом можно получить из различных справочников, учебных пособий , в которых излагаются основные правила составления писем, контрактов и бизнес-планов на русском и английском языках, а также объяснены важнейшие коммерческие термины и понятия, применяемые в официальной переписке с иностранными фирмами и зарубежными партнерами.

Редактор должен знать, что так же, как и во всем литературном языке, в деловом стиле слово должно употребляться в точном значении, не допускающем синонимической замены, с учетом его стилистической окраски и сочетаемости.

Если письмо написано на официальном бланке, то и стиль письма должен быть официальным.

Обращение традиционное: Уважаемый г-н Дэвис! Уважаемая г-жа Величкова! Уважаемый доктор Франк!

В некоторых странах (Австрия, Швейцария) можно написать без фамилии: Уважаемый г-н доктор!

После вступительного обращения чаще ставится запятая, в российской практике принято ставить восклицательный знак.

Обращение на «ты» в официальной переписке не принято, даже если вы хорошо знакомы с адресатом и обычно обращаетесь к нему дружески на «ты».

Заканчивая письмо, следует употребить комплиментарную фразу (Искреннее Ваш; Примите мои наилучшие пожелания; С искренним уважением).

При необходимости сообщить что-то дополнительное внизу следует поставить P.S., что означает «постскриптум», и дописать 2—3 фразы, после которых поставить подпись. [1]

Так как служебные отношения регламентированы, то в деловых документах широко используются устойчивые языковые формулы, стандартные, шаблонные обороты, отражающие стандартное содержание деловых бумаг. Ниже приводим некоторые общеупотребительные формулы:

Мотивировка:

Ввиду необходимости открыть филиал (ускорить сдачу в эксплуатацию, в связи с невыполнением обязательств)...

В целях (размещения срочного заказа, усиления контроля, расширения сферы деятельности)...

В связи с проведением (трудностями, новыми условиями, обращением, тяжелым положением)...

В соответствии с поставленной задачей (нашими договоренностями, планом, разъяснениями, приказом, таким-то письмом, протоколом и др.)...

В порядке оказания услуг (помощи, поддержки и др.)...

На основании принятого решения (приказа, подписанного соглашения)...

Руководство поддерживает (одобряет просьбу, не возражает против приглашения)...

Председатель согласен (готов рассмотреть, считает целесообразным)...

Присланное Вами предложение не может быть принято по следующим причинам:...

Инспектор не может согласиться (отклоняет, не может принять, не считает возможным)...

Благодарность:

Мы будем весьма признательны, если Вы...

Управление банка благодарит Вас за...

Заранее благодарим Вас за...

Извещение, напоминание:

Извещаем Вас о...

С сожалением сообщаем, что не можем разрешить (выслать, передать, установить, предоставить и др.)...

Ставим Вас в известность, что (Ваше письмо получено, рассмотрено, предложение принято, рекомендации включены и др.).

Напоминаем Вам о...

Позвольте напомнить, что...

Выражение просьбы, требования, отказа:

Администрация завода обращается с просьбой о...

Убедительно просим (выражаем просьбу) прислать копию приказа...

Дирекция школы выражает пожелание...

Налоговая инспекция требует неукоснительного выполнения распоряжения о... (требует, чтобы распоряжение было выполнено неукоснительно).

Ваша просьба отклонена (не может быть принята) в связи с тем, что...

Канцелярский язык содержит огромное количество словосочетаний и клишированных форм, которые закрепляются как эталон за тем или иным жанром.

Например, в тексте приказа каждый пункт начинается с указания адресата в дательном падеже — «кому», а затем предписания — «что исполнить»; в ответе на письмо-просьбу — «Ссылаясь на Ваше письмо от...», «В ответ на Ваш запрос от...»; типовая фраза письма-претензии — «В противном случае дело будет передано в арбитражный суд».

В письме-подтверждении в ключевом предложении используются слова «подтверждаем получение», «посылаем подтверждение», «в подтверждение нашего согласия», «с удовлетворением подтверждаем» и др.

Для гарантийного письма характерны как стандартные выражения со словом «гарантия» (гарантируем; гарантируем, что...), так и без него, но в подчеркнуто юридическом стиле, что подтверждает выполнение оплаты: «Наш расчетный счет...».

В каждом деловом тексте большое значение имеют клише, штампы или трафареты, канцеляризмы, профессионализмы и слова с неопределенным стертым значением. Редактору необходимо уметь правильно ими пользоваться, понимать их смысл и назначение.

Слова «клише» и «штамп» пришли в лингвистику из техники и полиграфии, где штампом называется форма для серийного изготовления различных предметов из заготовок путем давления или чеканкой, а клише — это рельефное изображение на металле, дереве, пластмассе или линолеуме для полиграфического воспроизведения иллюстраций, чертежей, фотографий. В технике и полиграфии штампы и клише ускоряют и облегчают производство.

В лингвистике к этим словам, особенно к слову «штамп», отношение двоякое, чаше всего оно вызывает неодобрительную реакцию. Штамп, речевой штамп, штампованный язык — все это негативные характеристики, и тот, кто говорит или пишет, неумеренно и неуместно используя штампы, вызывает в обществе неодобрение. Именно из-за неумеренного использования в речи эти слова и потеряли выразительность.

Штамп в языке — это слово или словосочетание, которое в сознании говорящих утвердилось как устойчивая или часто используемая форма. Тот же смысл вкладывается и в термин «клише». Штампованные выражения являются стилистической ошибкой, так как представляют собой избитые выражения с потускневшим лексическим значением и стертой экспрессивностью. Однако штампы и клише во многих случаях облегчают поиск речевых средств, они экономичны и в некоторых случаях необходимы, хотя увлекаться ими не всегда полезно. Проникновение их в текст художественного произведения воспринимается как «стилистически-бюрократический сор», уродующий язык, и можно принять их использование лишь как художественный прием в пародии и других сатирических жанрах. Было бы несправедливо отрицать их вообще, так как есть области, где потребность в них очень велика, потому что они обеспечивают точность и однотипность выражения мысли.

В деловой речи без готовых оборотов типа «принять меры», «в целях улучшения», «необходимо подчеркнуть», «как было указано выше» и т. п. обойтись невозможно. Редактору, работающему с деловыми текстами, надо хорошо разбираться в штампах и знать, за каким документом закреплено то или иное словосочетание, воспринимать их как полезное речевое явление в тех случаях, когда они применяются по назначению.

Л. Успенский характеризует их как обороты речи или словечки, бывшие когда-то новенькими и блестящими, как только что выпушенная монета, а затем повторенные сто тысяч раз и ставшие захватанными, как стертые пятки1.

Успенский Л.В. Слово о словах. Почему не иначе? Л.: Детлит, 1971.

Слова «языковой штамп» чаше всего употребляют как синоним языковой безграмотности, всегда подчеркивая их отрицательное влияние на письменную речь. Однако стоит еше раз заметить, что в официально-деловых и научных текстах они не только имеют право на существование, но и абсолютно необходимы для обозначения одинаковых явлений, которые изучаются разными науками, или для описания типовых ситуаций в деловой сфере. Отражая повторяющиеся явления действительности, они экономят усилия, время и мыслительную энергию, облегчают процесс коммуникации и удобны как для пишущего, так и для читающего.

То же самое можно отнести и к канцеляризмам, из-за которых нередко нарушается чистота речи в художественном тексте.

Канцеляризмы — это слова или выражения типа «по факту», «порядка восьми, шести», «в обязательном порядке», «в рамках работы», «в этом направлении», которые являются стандартом официально-делового стиля. В управленческой документации утвердились канцелярские слова типа «заслушать», «завизировать», «надлежащий», «нижеподписавшийся», «вышеуказанный». Использование канцеляризмов в несвойственной им функции, например в разговорно-бытовом или в стиле массовой коммуникации, представляет собой негативное явление и относится к разряду стилистических ошибок. Они по сравнению с другими пластами речи довольно устойчивы. Но язык — явление живое, развивающееся, и деловая сфера в этом смысле не является исключением, здесь также, отмечены тенденции к вытеснению некоторых слов и к возникновению новых.

Редактор должен различать термины и профессионализмы, которые также относятся к специальной лексике и применяются в науке, технике, искусстве как слова, выражающие понятия этих сфер.

Термины — узаконенные названия каких-либо специальных понятий в области науки, техники, искусства, а профессионализмы выступают обычно как просторечные эквиваленты соответствующих по значению терминов, поэтому характер их применения ограничен узкопрофессиональной средой. Хотя некоторые ученые и считают, что профессионализм — это синоним понятия «термин», редактор должен различать сферы их применения и вводить в деловой текст лишь при особой необходимости. Причем определение термина, его смысл надо знать точно, не полагаясь на контекст. Что же касается профессионализмов, то лучше использовать вместо них нейтральные или книжные слова.

Надо различать термины узкоспециальные, научные и общепонятные, вошедшие в литературный язык, например пунктуация, лексика, кибернетика и др.

Редактируя тексты узкой специальной направленности, надо использовать специальные и терминологические словари, например: «Астрономический словарь», «Гимнастическая терминология», «Словарь музыкальных терминов» и др.

Профессионализмы имеют специфический характер: руль в речи шоферов — баранка, опечатка в речи газетчиков — ляп, синхрофазотрон в речи физиков — кастрюля. Профессионализмы отличаются образностью, экспрессивностью, поэтому они легко переходят в просторечие, а также в разговорную речь литературного языка.

В художественной литературе термины и профессионализмы являются хорошим изобразительным средством, но и там редактору нужно проверять и уточнять все значения слов.

Учитывая большую степень унификации деловых текстов, можно решить, что работа по их редактированию должна сводиться только к тому, чтобы «подогнать» текст под трафарет. Но при этом надо учесть, что стиль официальных текстов с течением времени меняется, некоторые слова устаревают (при сем, каковой, вместо «при этом», «какой»), а другие из сегодняшней эпохи — неприменимы в исторических описаниях.

Л.К. Чуковская, ссылаясь на следующий текст: «В 1103 г. на предложение Владимира Мономаха организовать поход против половцев... киевский князь Святослав Изяславович высказался против... он аргументировал свой отказ указанием на то...», делает вывод: «Но ведь князья, которые «аргументируют» и «высказываются против», — это уже не князья XII века, эти слова взяты из речи сегодняшних людей. Так несовпадение стиля и содержания — даже в скромной деловой прозе — жестоко мстит мысли» [27, с. 125—126].

Из этих примеров становится ясно, что редактирование требует глубоких знаний во многих областях.

А.В. Западов советовал начинающему редактору: «Прежде чем начать исправлять рукопись, нужно научиться ее читать. Редактор должен обладать искусством профессионального чтения, уметь сопоставлять прочитанные страницы, усвоить систему литературно-критического мышления, развить в себе умение понимать достоинства рукописи, а также улавливать смысловые, фактические и стилистические ошибки в тексте, чтобы их устранять» [12, с. 5].

  • [1] Головач Л.С. Оформление документов. СПб.: Питер, 2003; Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. 2-е изд. СПб.: Питер. 2005; Ка-новская М.Б. Деловой этикет для успешных людей. М.: ACT; СПб.: Сова, 2005; Мильчин А.Э. Издательский словарь-справочник. М.: Юрист, 1998 идр.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
РЕЗЮМЕ ПОХОЖИЕ СТАТЬИ
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Строительство
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Поиск