Автоматизация ввода данных в таблицах Excel

В Excel имеется несколько приемов, ускоряющих ввод данных. К ним относится заполнение одновременно нескольких листов, ввод данных из буфера, использование маркера автозаполнения и проч.

Заполнение нескольких рабочих листов

Удерживая клавишу Ctrl, выделить группу рабочих листов.

1. Ввести данные на один из них. Данные появятся в соответствующих ячейках каждого из выделенных рабочих листов.

Копирование данных

Способ 1. С помощью буфера временного хранения информации.

  • 1. Выделить ячейку, содержащую данные.
  • 2. Выбрать пункт меню Правка —» Копировать.
  • 3. Выделить ячейку, правее и ниже которой будет осуществляться вставка и выбрать пункт меню Правка —» Вставить.
  • 4. Можно осуществить операцию копирования сразу в несколько диапазонов: выделить с помощью кнопки Ctrl только левые верхние углы областей, в которые нужно поместить копии диапазона, или выделить ярлыки нескольких листов и выполнить команду Вставить на одном из них.

Способ 2. С помощью маркера заполнения.

  • 1. Выделить ячейку, содержащую исходные данные.
  • 2. Установить курсор в правый нижний угол ячейки так, чтобы он принял вид черного крестика — маркер заполнения.
  • 3. Не отпуская левую кнопку мыши, перетащить маркер заполнения так, чтобы заключить все заполняемые ячейки в широкую серую рамку.
  • 4. Отпустить кнопку мыши, диапазон будет заполнен скопированными данными, причем если копировалась формула, то в ячейках будет отображаться результат вычислений по этим формулам.

Вставка форматов, значений и преобразованных данных

Если требуется копировать только часть информации из ячеек, например, только формат или значения или заменить формулы их значениями, тем самым заморозив результаты, то используется

специальная вставка.

  • 1. Выделить ячейки, содержащие данные, предварительно сняв с них объединение.
  • 2. Поместить их в буфер обмена по команде Правка —» Копировать.
  • 3. Выделить ячейку в верхнем углу диапазона, куда следует скопировать данные.
  • 4. Выбрать пункт меню Правка —» Специальная вставка (рис. 7.6).

5. В диалоговом окне Специальная вставка выбрать нужную операцию (табл. 7.1).

Таблица 7.7. Выбор нужной операции

Параметры

Функции

Все

Копирует все исходное содержимое и характеристики

Формулы

Копирует только формулы

Значения

Копирует только значения и результаты формул

Форматы

Копирует только форматы ячеек

Без рамки

Копирует все, кроме любых рамок, выделенных в диапазоне

Сложить

Сложение данных в ячейках со значениями копируемых данных

Вычесть

Вычитание изданных в ячейках значений копируемых данных

Умножить

Умножение данных в ячейках на значения копируемых данных

Разделить

Деление данных в ячейках на значения копируемых данных

Нет

Замена данных в ячейках на копируемые данные

Транспони

ровать

Диапазон ячеек строки заменяется столбцами

Средство Автоввод (АВТ)

Если в столбце таблицы Excel содержится повторяющаяся информация, то ее можно ввести с клавиатуры один раз, а при заполнении следующих ячеек достаточно напечатать только первые символы, остальные символы АВТ введет самостоятельно. Если автоматически предложенный вариант вас не устроит, нужно продолжить ввод текста с клавиатуры. При этом символы предложенные АВТ исчезнут.

Если при вводе часть данных повторяется, а часть нет, то нужно ввести часть списка вручную, а затем использовать АВТ. Список АВТ содержит все слова из текущего столбца. Поэтому следующую ячейку можно заполнять, выбирая данные из этого списка:

  • 1. Щелкнуть правой кнопкой мыши по ячейке, когда указатель мыши имеет вид белого крестика.
  • 2. Используя пункт Выбрать из списка, ввести нужный вариант в ячейку щелчком мыши.

Средство Автозаполнение (АЗП)

АЗП используется для автоматизированного ввода различных последовательностей, определенных как список редактора Excel.

Алгоритм использования средства АЗП:

  • 1. Ввести один или несколько элементов списка (чисел или строк текста).
  • 2. Выделить заполненные ячейки.
  • 3. Установить указатель мыши в правый нижний угол выделенных ячеек. Когда он примет вид черного крестика — маркера заполнения, протащить его при нажатой левой кнопке мыши в нужном направлении: по строке или столбцу в пределах требуемого диапазона.
  • 4. При перетаскивании маркера каждая ячейка, в образовавшемся диапазоне, будет очерчена слабо выделенной рамкой. При движении мыши справа от ячейки будет отображаться ее значение.
  • 5. Отпустить кнопку мыши. При этом выделенный диапазон заполнится последовательностью данных.

Создание собственного списка АЗП

Стандартные последовательности АЗП можно просмотреть через пункт меню Сервис —» Параметры —»Списки (рис. 7.7).

Если в документе используются последовательности, которых нет в списке АЗП, то можно создать свой собственный список:

  • 1. Ввести список в таблицу с клавиатуры.
  • 2. Выделить ячейки, содержащие список.
  • 3. Выбрать пункт меню Сервис —» Параметры —» Список.
  • 4. В появившемся диалоговом окне (рис. 7.7), в поле Импорт списка из ячеек появится адрес выделенного диапазона. Нажать кнопку Импорт —» ОК.
  • 5. При последующем вводе списка достаточно ввести его первый элемент, а для ввода остальных элементов использовать перетаскивание маркера заполнения.
  • 6. Если требуется заполнить блок ячеек одним и тем же словом или числом, входящим в список АЗП, то при перетаскивании маркера заполнения нужно удерживать кнопку С1т1.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >