Создание простого запроса на выборку с помощью мастера

Запрос — это объект Microsoft Access, с помощью которого из базы данных извлекаются записи, отвечающие заданным условиям. Запрос можно создать с помощью мастера или самостоятельно.

Мастер запросов автоматически выполняет основные действия в зависимости от ответов пользователя на поставленные вопросы. Во втором случае следует в режиме конструктора выбрать таблицы или запросы, содержащие нужные данные, и заполнить бланк запроса. Запрос можно также создать на основе обычного фильтра, фильтра по выделенному фрагменту или фильтра для поля. Для этого нужно сохранить фильтр как запрос.

Изменения структуры запроса, а также задание параметров включения данных в результирующую таблицу производятся в режиме конструктора.

Самый распространенный тип запросов — запросы на выборку. Они содержат в себе данные из одной или нескольких таблиц или запросов, а также результаты расчетов, выполненных со значениями полей: сумма, средние значения для всех записей или определенных групп записей, максимальное и минимальное значение в поле и т. д.

Для создания запрос на выборку с помощью мастера нужно выполнить следующие действия:

• 1. В окне Базы данных выбрать объект Запросы и нажать кнопку Создать.
• 2. В диалоговом окне Новый запрос (рис. 8.6) выбрать мастера Простой запрос.
• 3. В диалоговом окне Создание простых запросов (рис. 8.7) в списке Таблицы/запросы, содержащем все таблицы и запросы текущей базы данных, указать имя таблицы или запроса, на котором должен быть основан новый запрос.
• 4. Выбрать поля, которые должны включаться в запрос.

Для переноса поля из списка Доступные поля в Выбранные поля следует сделать на нем двойной щелчок, или выделить его и нажать кнопку с одним символом больше (>).

Перенос из списка Доступные поля в Выбранные поля всех данных, осуществляется нажатием кнопки с двойным символом много больше (>>).

т Формы и Отчеты Страницы 22 Макросы Модули

Конструктор

Простой запрос Перекрестный запрос Повторяющиеся записи Записи без подчиненных

Самостоятельное создание нового запроса.

База_зпр : база данных (формат Ассе$5 2002 - 2003)

ТТ51

ЬззСтфыть Конструктор ^Создать X -о ‘V

С.-С.-

&-ь-

0-0-

Объекты

13 Таблицы

Создание запроса в режиме конструктора Создание запроса с помощью мастера

Запросы

Новый запрос

Г руппы

'?Ы Избранное

ОК

Отмена

Рис. 8.6. Окно для работы с запросами в базах данных

Рис. 8.7. Выбор полей в запрос базы данных

Если в списке Выбранные поля окажется лишнее поле, то для его удаления необходимо выполнить на этом поле двойной щелчок или, выделив его, нажать кнопку с символом меньше (<). Наконец, если нужно выбрать поля заново, нажмите кнопку с двойным символом много меньше (<<).

• 5. Если необходимо, укажите дополнительные таблицы или запрос, а затем выберите из них поля, которые должны быть использованы. Повторять аналогичные действия до тех пор, пока не будут выбраны все необходимые поля. После завершения выбора нажать кнопку Далее.
• 6. Выбрать вид отчета: подробный или итоговый (рис. 8.8).

Подробный — в запросе будет выводится каждое поле каждой записи.

Итоговый — запрос, в котором выводятся результаты статистических расчетов, например среднего или суммы значений различных полей из одной или нескольких таблиц.

Создание простых запросов

Выберите подробный или итоговый отчет:

0 подробный (вывод каждого поля каждой записи) «1 итоговый

І ИТОГИ,.;

Какие итоговые значения необходимо вычислить?

ОК

Отмена

Подсчет числа записей в Продажи

Отмена

< Назад Далее >

Г отово

Рис. 8.8. Создание итоговых запросов

Строго говоря, итоговые запросы не образуют самостоятельный тип запросов, скорее, это запросы на выборку с расширенными функциональными возможностями.

• 6. В окне Итоги активизировать название той операции, посредством которой будут подсчитаны итоговые значения.
• 7. В последнем диалоговом окне пользователю предлагается выбор выполнить запрос или просмотреть его структуру в режиме конструктора.

Если полученный запрос не соответствует требованиям, можно снова обратиться к мастеру или внести изменения в запрос в режиме Конструктора.