Создание и модификация экранной формы с помощью мастера

Форма — это объект Microsoft Access, который можно использовать для разных целей: для ввода данных в таблицу, для открытия других форм и отчетов, как специальное окно для выбора и предварительного просмотра и печати нужного отчета.

Формы позволяют сфокусировать внимание пользователя на отдельных записях, преодолеть однообразие строк и столбцов таблицы, предоставить доступ к макросам и модулям VBA и, что наиболее важно, просматривать и редактировать данные одновременно из нескольких таблиц.

Формы создаются аналогично прочим объектам базы данных. Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма.

  • 1. В окне базы данных выберите объект Формы —> Создать.
  • 2. В диалоговом окне Новая форма выберите нужного мастера (рис. 8.14). Описание мастера появляется в левой части диалогового окна. [1] [2]
Выбор мастера форм

Рис. 8.14. Выбор мастера форм

кает необходимость в настройке формы, преобразовании ее элементов, изменении размеров и заголовков полей. Эту работу можно проделать в режиме конструктора, изменив положение и размеры полей, добавив рисунки и элементы управления.

Добавление элемента управления к форме или отчету выполняется по следующему алгоритму:

1. Откройте форму в режиме конструктора формы.

Автоформа в столбец в режиме Формы

Рис. 8.15. Автоформа в столбец в режиме Формы

2. На Панели элементов выберите нужный элемент управления и нарисуйте новый элемент в окне формы путем перетаскивания указателя мыши. Описание наиболее употребляемых элементов управления приведено в табл. 8.1.

Чтобы изменить положение или размер элемента управления, нужно выделить его и перетащить указатель мыши, установленный в области элемента или на его границе соответственно.

3. Чтобы вывести на экран список свойств элемента управления (рис. 8.17), выберите команду Свойства из контекстного меню элемента.

Таблица 8.1. Описание элементов управления

Элемент

управления

Название

Назначение

Ал

Надпись

Элемент управления, предназначенный для вывода описательного текста (заголовков, пояснений и т. д.)

аб

Поле

Используется для отображения, ввода, изменения данных, вывода результата вычислений

?

Группа переключателей

Используется для размещения набора флажков, переключателей или выключателей, представляющих альтернативные значения

Окончание табл. 8.1

Элемент

управления

Название

Назначение

®

Переключатель

Используется как элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. Когда пользователь выбирает переключатель, присоединенный к логическому полю, Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл

Флажок

Элемент управления, в котором отображаются значения логического поля из базовой таблицы, запроса или инструкции SQL. При установке или снятии флажка, присоединенного к логическому полю, Access отображает значение в базовой таблице в формате, который определяется значением свойства поля Формат поля: Да/Нет, Истина/Ложь или Вкл/Выкл

т

Список

Создает список, допускающий прокрутку

Ш

Поле со списком

Составной элемент управления, объединяющий поле и раскрывающийся список (см. рис. 8.19). Источником строк для списка или поля со списком может служить список фиксированных значений (это удобно, если список меняется редко), а также таблица или запрос (удобно при частом обновлении списка)

В

Кнопка

Используется для выполнения поиска, печати, применения фильтра и т. д. Пользователь имеет возможность создать кнопку самостоятельно или с помощью мастера. Мастер выводит приглашение ввести необходимые сведения и создает кнопку на основе ответов пользователя

т

Разрыв страницы

Используется для начала нового экрана в форме

Набор вкладок

Используется для создания формы, содержащей несколько вкладок

т

Подчиненная

форма/отчет

Используется для вывода в форме или отчете данных из нескольких таблиц

Можно преобразовать имеющиеся элементы управления, например, преобразовать поле Код товара в поле со списком (рис. 8.16).

Элемент формы Поле со списком

Рис. 8.16. Элемент формы Поле со списком

Для этого выполните необходимые действия:

  • 1. Откройте форму в режиме конструктора.
  • 2. Из контекстного меню поля Код товара выберите пункт Преобразовать элемент в, подпункт Поле со списком.
  • 3. Активизируйте пункт Свойства из контекстного меню этого элемента (рис. 8.17). [3]

& Поле со списком: КодТов

1 КодТов

а

1

Макет | Данные | События | Другие

Все

Имя........................

КодТов

?

Данные .....................

КодТов

?

Формат поля.................

Число десятичных знаков.......

Авто

Маска ввода.................

Тип источника строк...........

Таблица или запрос

Источник строк...............

Товары

Число столбцов...............

2

Заглавия столбцов.............

Нет

Ширина столбцов..............

1 см; 5 см|

Присоединенный столбец........

1

Число строк списка............

8

Ширина списка...............

Авто

Текст строки состояния.........

Ограничиться списком..........

Нет

Автоподстановка .............

Л а

?

Рис. 8.17. Изменение свойств элемента управления

  • [1] Выберите имя таблицы или запроса, содержащих данные, на основе которых будет создана форма, и нажмите кнопку ОК. При использовании мастера форм источник данных для формы следует указывать в диалоговом окне мастера.
  • [2] Если на шаге 3 были выбраны Мастер форм, Диаграмма или Сводная таблица, то при создании формы следуйте инструкциям, выводимым в диалоговых окнах соответствующего мастера. При выборе элементов Автоформа: в столбец, Автоформа: ленточная или Автоформа: табличная форма создается автоматически. Как правило, созданная с помощью мастера форма (рис. 8.15) неудобна для использования. Чтобы вводить с ее помощью данные в таблицы, нужно помнить коды товаров, персонала и т. д. Возни-
  • [3] Измените отдельные свойства, например: Источник строк спрТовары Число столбцов 2 Ширина столбцов 1см; 4см Ширина списка 5см (сумма значений ширины столбцов)