Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Бухучет и аудит arrow Бухгалтерский учет в торговле и общественном питании

УЧЕТ ОБЯЗАТЕЛЬСТВ ПОДОТЧЕТНЫХ ЛИЦ

Организации торговли и общественного питания выдают наличные деньги под отчет на хозяйственные, командировочные, представительские расходы, для покупки товаров в других организациях или у физических лиц, а также на расходы отдельных подразделений хозяйственных организаций, в том числе филиалов, не состоящих на самостоятельном балансе и находящихся вне района деятельности организаций, в размерах и на сроки, определяемые руководителями организаций.

Работники организации, получающие денежные средства на указанные нужды, называются подотчетными лицами.

Дебиторская задолженность за подотчетными лицами начисляется по факту получения данными лицами авансовых подотчетных сумм и погашается при полном расчете по данным суммам. Выданные под отчет суммы должны расходоваться строго по назначению, передача их одним лицом другому запрещается. Выдача наличных денег под отчет производится при условии полного отчета подотчетного лица по ранее выданному ему авансу.

Для правильного отражения организацией расчетов с подотчетными лицами при осуществлении ими командировок необходимо учитывать:

• цель командировки;

• кто направляется в командировку;

• место командировки;

• срок командировки;

• какие расходы допускается нести работнику в служебной командировке;

• условия командировки за пределы России;

• порядок оформления командировки;

• порядок учета расходов по служебной командировке для целей налогообложения.

Цель командировки определяет ее классификацию и порядок распределения расходов, понесенных командированным работником. Исходя из этого, командировки можно подразделить на служебные и непроизводственные.

Служебная командировка (ст. 166 ТК РФ) — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Направление работника в командировку сопровождается выдачей командировочного удостоверения. За время нахождения в командировке работнику сохраняется место работы, должность и средний заработок по месту постоянной работы.

Расходы по командировкам учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы обслуживающих производств и хозяйств и заготовительно-складских расходов.

Под служебной командировкой, совершаемой в установленном порядке, понимаются также поездки работника, которые связаны:

• с покупкой материально-производственных запасов, расходы по которой учитываются в составе заготовительно-складских расходов и включаются в состав затрат по приобретению запасов;

• осуществлением работ капитального характера (выполнением функций заказчика и т.п.), расходы по которым учитываются в составе прочих капитальных затрат и включаются в инвентарную стоимость объекта строительства;

• подготовкой и повышением квалификации работников, расходы по которой учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье;

• участием в общих собраниях акционерных обществ, в которых организация имеет акции (вклады), расходы по которой относятся к служебным командировкам и учитываются в составе сметы на общехозяйственные расходы по одноименной статье;

• другими аналогичными нуждами.

Командировки, целью которых является деятельность, не связанная с производством, являются непроизводственными. Расходы по данным командировкам списываются за счет целевых источников, относятся на финансовые результаты (без учета в составе убытков при налогообложении). К таким командировкам относятся поездки работников, связанные с лечением, обслуживанием и передачей объектов непроизводственного назначения и т.п.

В служебные командировки направляются только работники организации. В случае направления в командировку работников других организаций и иных физических лиц такие командировки не признаются служебными и расходы по ним должны возвращаться другими организациями (как оказанные услуги) либо производиться организацией за счет чистой прибыли.

При заключении организацией с физическими лицами договоров гражданско-правового характера последние получают от организации денежные средства за выполненные для организации работы и оказанные услуги. Наряду с этим организация может согласно договору производить оплату данным лицам их расходов по найму жилого помещения и проезду к месту выполнения работ (услуг) и обратно. В этом случае расходы по выполнению работ (услуг) списываются организацией на себестоимость продукции (работ, услуг) по статье «Расходы на оплату труда». Расходы организации по возмещению данным лицам их расходов по найму помещений и проезду не являются командировочными и списываются на себестоимость по статье «Прочие расходы». При этом расходы по найму помещения и проезду возмещаются организацией согласно подтверждающим указанные расходы документам.

Срок командировки:

• в пределах России (согласно инструкции «О служебных командировках в пределах СССР» [73], применяющейся в части, не противоречащей ТК РФ, а также Положению об особенностях направления работников в служебные командировки, утвержденному постановлением Правительства Российской Федерации от 13.10.2008 г. № 749) — не может превышать 40 дней, не считая времени нахождения в пути;

• за рубежом продолжительность командировки ничем не регламентируется.

Если место командировки расположено недалеко от места работы и жительства работника и он может ежедневно возвращаться домой, то такая командировка может быть признана однодневной. Определение командировки как однодневной производится руководителем в приказе о командировке на основании данных о дальности расстояния, условий транспортного сообщения, характере выполняемого задания, а также необходимости создания для работника условий для отдыха.

Командировка за пределы Российской Федерации также может быть однодневной, если работник, выехавший за границу, возвращается в Россию в тот же день.

Состав затрат, включаемых в командировочные расходы, а также их размеры определяются руководителем организации. Для целей обложения налогом на прибыль командировочные расходы относятся к прочим расходам, связанным с производством и (или) реализацией (п. 12 ст. 264 гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ).

Подотчетные суммы на командировочные расходы выдаются на основании приказа руководителя или заявления подотчетного лица с разрешительной надписью руководителя. В этом документе указывается срок, на который выдаются подотчетные суммы. На основании приказа и с учетом действующих норм расходов в бухгалтерии составляется смета.

Данная смета утверждается, и на ее итог оформляется расходный кассовый ордер. Кассир выдает подотчетному лицу подотчетную сумму в качестве аванса. Если характер командировки предусматривает необходимость каких-либо дополнительных производственных расходов (телефонные переговоры, провоз багажа), руководитель организации до направления работника в командировку оформляет соответствующее распоряжение о возмещении указанных расходов.

В состав затрат по служебным командировкам включаются затраты:

• по найму жилого помещения;

• бронированию гостиничных номеров и авиабилетов;

• проезду к месту командировки и обратно к месту постоянной работы в размере стоимости проезда воздушным, железнодорожным и транспортом общего пользования (кроме такси);

• уплате страховых платежей по государственному обязательному страхованию пассажиров на транспорте;

• оплате сборов за предварительную продажу билетов (проездных документов);

• оплате расходов за пользование в поездах постельными принадлежностями;

• на проезд на аэродром или вокзал в местах отправления, назначения и пересадок (за исключением проезда на такси);

• оплату разовых проездных документов на городской транспорт при однодневных командировках;

• провоз багажа;

• суточные за время нахождения в командировке (при однодневных командировках в пределах Российской Федерации право работника на суточные определяет руководитель организации);

• расходы на оформление загранпаспортов и других выездных документов;

• по возмещению расходов на телефонные переговоры, если они связаны с производством и подтверждены соответствующими документами.

Наряду с указанными расходами в командировках, как правило, за пределы Росссийской Федерации, командированные работники могут пользоваться услугами переводчиков, а также по сопровождению, обеспечению транспортом в месте пребывания и т.д. Данные услуги должны оформляться отдельным документом с организацией, оказывающей их, и включаться в состав общехозяйственных расходов как оплата услуг сторонних организаций по управлению. При этом в штатном расписании организации не должно быть работников с указанными функциями.

По окончании служебной командировки подотчетное лицо обязано представить в организацию авансовый отчет в течение 10 календарных дней.

Оплата за пределы Российской Федерации имеет следующие особенности:

• иностранная валюта в форме суточных выделяется по нормам, установленным руководителем организации. При этом суточные выплачиваются в иностранной валюте за каждый день пребывания в командировке со дня пересечения границы при выезде, а за день пересечения границы при въезде — в рублях;

• оплата суточных за время нахождения на территории Российской Федерации производится в рублях. По однодневным командировкам суточные начисляются в размере 50% от нормы. Расчеты с подотчетным лицом отражаются в учете в рублях путем

пересчета иностранной валюты в рубли в установленном порядке с выявлением курсовой разницы.

При выдаче под отчет командированному работнику чеков в бухгалтерском учете делаются следующие записи:

Д-т 55 «Специальные счета в банках», К-т 52 «Валютные счета» — получены чеки в банке с оценкой в рублях по курсу ЦБ РФ на эту дату (средства переведены на спецсчет);

Д-т 55 «Специальные счета в банках» (сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»), К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (сч. 55 «Специальные счета в банках») — отражается курсовая разница на отчетную дату по средствам, обеспечивающим инвалютой чеки;

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — отражается сумма чека, выданного работнику под отчет;

Д-т 71 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»), К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами») — отражается курсовая разница на отчетную дату по авансу;

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» (сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами»), К-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы») — отражается курсовая разница на отчетную дату по расчетам;

Д-т 26 «Общехозяйственные расходы», К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отражается сумма командировочных расходов по представлении работником отчета об использованных чеках;

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», К-т 55 «Специальные счета в банках» — списываются денежные средства по предъявлении чеков к оплате (гостиницами, службами обеспечения билетами и т.д.);

Д-т 55 «Специальные счета в банках» (сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы»), К-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» (сч. 55 «Специальные счета в банках») — отражается курсовая разница на отчетную дату по средствам, обеспечивающим инвалютой чеки;

Д-т 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами», К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возврат работником неиспользованных чеков в кассу;

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы», К-т 55 «Специальные счета в банках» — продажа (возврат) организацией неиспользованных чеков банку;

Д-т 51 «Расчетные счета», Кт 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы» — отражается сумма в рублях, полученная от продажи;

Д-т 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-2 «Прочие расходы» (сч. 99 «Прибыли и убытки»), К-т 99 «Прибыли и убытки» (сч. 91 «Прочие доходы и расходы», субсчет 91-1 «Прочие доходы») — отражается финансовый результат от продажи.

При наличии у командированного работника задолженности по авансу, она может быть по согласованию с организацией погашена в соответствующей валюте или в рублях в сумме, исчисленной по курсу рубля к иностранной валюте на дату погашения задолженности (утверждения авансового отчета).

При этом в бухгалтерском учете на эти суммы делают запись:

Д-т 50 «Касса», К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

Наряду с командировочными расходами работники организации могут получать в кассе наличные денежные средства на хозяйственно-операционные расходы, на представительские нужды.

Под хозяйственно-операционными расходами понимаются расходы работников на покупку в установленных пределах товаров, включая оплату горюче-смазочных материалов, на оплату работ и услуг; при этом необходимо учитывать следующее:

• платежи наличными производятся в пределах лимита, установленного ЦБ РФ для расчетов наличными между юридическими лицами по одной сделке — 100 000 руб.;

• платежи должны вноситься в кассу организации-продавца;

• при покупке товаров у физических лиц сделки должны быть совершены в письменной форме и заверены нотариально, если это предусмотрено законодательством или соглашением сторон;

• при покупке у физического лица сделка оформляется договором купли-продажи, который содержит данные физического лица — продавца товаров;

• при покупке сельхозпродукции у населения составляется закупочный акт, который должен содержать обязательные реквизиты (паспортные данные, место жительства продавца, наименование продуктов и т.д.).

При этом в бухгалтерском учете делаются записи:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т 50 «Касса» — выданы денежные средства под отчет;

Д-т 10 «Материалы», 19 «НДС по приобретенным ценностям», 20 «Основное производство», 26 «Общехозяйственные расходы» и др., К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — оприходованы ценности или списаны расходы согласно утвержденному отчету и предъявленным приходным документам;

Д-т 10 «Материалы», 41 «Товары», К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — оприходованы ценности, купленные в торговых розничных организациях;

Д-т 50 «Касса», К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращен неиспользованный аванс;

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т 50 «Касса» — выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

Денежные средства могут быть также выданы работнику на представительские нужды, состав которых для целей налогообложения установлен ст. 264 гл. 25 «Налог на прибыль организаций» НК РФ.

В состав представительских расходов включаются затраты, связанные с проведением официального приема (завтрак, обед или другие аналогичные мероприятия) представителей (участников), их транспортным обеспечением, посещением культурно-зрелищных мероприятий, буфетным обслуживанием во время переговоров и мероприятий культурной программы, оплатой услуг переводчиков, не состоящих в штате организации.

Расходы командированных работников по оказанию представительских услуг включаются в себестоимость продукции (работ, услуг) по соответствующей статье общехозяйственных расходов. К представительским расходам не относятся расходы на организацию развлечений, отдыха, профилактики или лечения заболеваний. Представительские расходы включаются в состав прочих расходов в размере, не превышающем 4% от расходов организации на оплату труда за этот период. Каждая организация определяет при утверждении сметы общехозяйственных расходов состав представительских расходов и нормы. При превышении норм, установленных гл. 25 НК РФ, сумма превышения для целей налогообложения не включается в состав прочих расходов и, следовательно, увеличивает сумму налогооблагаемой прибыли.

При этом в бухгалтерском учете делают записи:

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т 50 «Касса» — выданы денежные средства под отчет на представительские расходы;

Д-т 19 «НДС по приобретенным ценностям», 26 «Общехозяйственные расходы», К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — отнесены представительские расходы, в том числе НДС по услугам;

Д-т 50 «Касса», К-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — возвращен в кассу неиспользованный аванс;

Д-т 71 «Расчеты с подотчетными лицами», К-т 50 «Касса» — выдано в счет перерасхода по авансовому отчету.

При превышении данных расходов над нормами сумма НДС, приходящаяся на перерасход, восстанавливается.

Лица, получившие наличные деньги под отчет, обязаны не позднее трех рабочих дней по истечении срока, на который они были выданы, или со дня возвращения из командировки предъявить в бухгалтерию организации авансовый отчет об израсходованных суммах и произвести окончательный расчет по ним. Если подотчетное лицо не представило авансовый отчет и оправдательные документы в установленный срок и не возвратило в кассу остатки неиспользованных сумм авансов, бухгалтерская служба вправе произвести удержания из сумм оплаты труда данного лица в погашение начисленной за ним дебиторской задолженности.

Для обобщения информации о расчетах с работниками организации по суммам, выданным им под отчет на административно-хозяйственные и операционные расходы, а также на служебные командировки, предназначен активно-пассивный счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По дебету счета 71 отражаются суммы денежных средств, выданных работникам под отчет (данной проводкой начисляется дебиторская задолженность за работником) или в счет компенсации произведенных расходов — в корреспонденции с кредитом счета 50 «Касса».

С кредита данного счета списываются:

• израсходованные суммы согласно отчету работника — в корреспонденции с дебетом счетов учета ценностей и затрат, в зависимости от направления расходования средств. Данной проводкой погашается (частично) дебиторская задолженность за подотчетным лицом;

• возвращенные в кассу остатки подотчетных сумм, не израсходованные работником, — в корреспонденции с дебетом счета 50 «Касса». Данной проводкой погашается дебиторская задолженность за подотчетным лицом;

• суммы, не возвращенные работниками в установленные сроки и подлежащие взысканию, — в корреспонденции с дебетом счета 94 «Недостачи и потери от порчи ценностей».

Счет 71 имеет развернутое сальдо. Дебетовая часть отражает сумму дебиторской задолженности за одними подотчетными лицами, кредитовая часть сальдо отражает суммы не возмещенного другим лицам перерасхода (кредиторская задолженность). Данные задолженности не могут быть взаимно погашены, так как относятся к разным лицам.

 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
РЕЗЮМЕ ПОХОЖИЕ СТАТЬИ
 
Предметы
Агропромышленность
Банковское дело
БЖД
Бухучет и аудит
География
Документоведение
Журналистика
Инвестирование
Информатика
История
Культурология
Литература
Логика
Логистика
Маркетинг
Математика, химия, физика
Медицина
Менеджмент
Строительство
Педагогика
Политология
Политэкономия
Право
Психология
Религиоведение
Риторика
Социология
Статистика
Страховое дело
Техника
Товароведение
Туризм
Философия
Финансы
Экология
Экономика
Этика и эстетика
Поиск