ПРЕДИСЛОВИЕ

Документационное обеспечение управления (делопроизводство) представляет собой отрасль деятельности, обеспечивающую составление и оформление официальных служебных документов, их обработку и хранение.

Документы регулируют управленческую деятельность в любой организации независимо от направления ее деятельности и организационно-правовой формы. В документах отражаются и фиксируются все стадии управленческого процесса. Поэтому от того, насколько правильно они составлены и как организована работа с ними, во многом зависит своевременность и правильность принятия управленческих решений.

Организация документационного обеспечения управления — достаточно трудоемкий процесс, требующий специальных знаний. Только четкий, основанный на правовых нормах порядок работы с документами позволяет избежать многих конфликтных ситуаций в деятельности учреждений, организаций и предприятий.

Документ — это сложное понятие, в котором выделяют информационную сущность документа, способы его создания и материальный носитель. В первой главе раскрываются способы документирования в их историческом развитии, а также функции документов, соответствующие их назначению, в том числе и в сфере управления.

Во второй главе дана характеристика законодательных и нормативных правовых актов Российской Федерации, которые составляют в настоящее время правовую основу документирования управленческой деятельности и организации работы с документами. Кроме того, работы по документационному обеспечению управления как в государственных, так и в организациях иных форм собственности должны проводиться в соответствии с действующими нормативно-методическими документами межотраслевого действия, которые определяют порядок составления и оформления документов и организацию работы с ними.

В деятельности любого аппарата управления используются документы, которые входят в унифицированную систему организационно-распорядительной документации. Требования к составу, текстам и элементам оформления организационно-распорядительных документов установлены рядом нормативно-методических документов, в частности ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» и

з

Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Особенности составления и оформления наиболее часто встречающихся в управленческой практике видов документов раскрываются в третьей главе.

Документационное обеспечение управления в любой организации осуществляется специальным структурным подразделением или службой, которые создаются для организации, координации, контроля и выполнения типовых операций по получению, обработке и хранению документов.

Отдельная глава учебника содержит описание технологии документационного обеспечения управления. В ней рассмотрены правила документооборота, регистрации и контроля за сроками исполнения документов.

Документация, создаваемая в любой организации, необходима для решения конкретных управленческих вопросов, соответствующих направлениям деятельности. Организация активно использует документы в течение двух—трех лет. Для эффективной работы документы необходимо систематизировать, сформировать в дела и организовать их хранение таким образом, чтобы можно было их использовать в справочных целях.

Существующие правила хранения предполагают обязанность каждой организации проводить экспертизу ценности документов для отбора их с целью дальнейшего хранения и уничтожения тех документов, которые утратили практическую значимость. Подготовка документов к передаче в архив относится к наиболее регламентированным операциям делопроизводства. Ответственность организаций разных организационно-правовых форм за сохранность документов в Российской Федерации установлена законодательно. Поэтому упорядочение документов является важной задачей документационного обеспечения управления. Эти вопросы вошли в седьмую главу учебного пособия.

Учебное пособие предназначено для студентов, обучающихся по направлениям «Управление», «Экономика», Юриспруденция», так как документационное обеспечение входит в профессиональную деятельность этих специалистов.