Типовые организационные структуры службы делопроизводства

Структура в системе органов управления рассматривается, во-первых, как устойчивая связь, т.е. взаимодействие элементов управления, во-вторых, как схема распределения общего объема функций органа управления между структурными подразделениями и их взаимодействие.

Структура службы ДОУ определяет состав ее внутренних подразделений, их взаимодействие, характер подчинения.

В практике работы федеральных органов исполнительной власти, органов местного самоуправления, современных учреждений и организаций создаются разнообразные по наименованиям и внутренней структуре службы делопроизводства. Наиболее типовыми являются наименования: управление делами, канцелярия, общий отдел и секретариат.

Исторически сложилось, что каждое наименование службы делопроизводства устанавливалось в соответствии с принадлежностью организаций и учреждений к определенным группам и уровням управления.

УП РАВЛЕНИЕ ДЕЛАМИ создается в федеральных органах власти как структурное подразделение, сочетающее выполнение работы с документами (делопроизводство) и организацию контроля и координации документационного обеспечения в центральном аппарате и сети подчиненных организаций. Управления делами имеют следующий типовой состав структурных подразделений:

  • • секретариат (в составе которого приемная министра, его секретариат, приемные и секретариаты заместителей министра, секретариат коллегии, протокольное бюро);
  • • инспекция (структурное подразделение) при министре, выполняющая функции контроля за исполнением поручений Президента РФ, Председателя Правительства, Федерального Собрания, Государственной Думы, документов, поступающих из Правительства, распорядительных документов органов власти, приказов министра;
  • • канцелярия, в состав которой включаются бюро правительственной переписки, бюро учета и регистрации документов, экспедиция, машинописное бюро или компьютерный центр обработки текстов документов, копировально-множительное бюро, телетайпная, отдел писем (жалоб), центральный архив.

Экспедиция — специализированный участок, осуществляющий прием и отправку поступающей по почте и курьерской связи корреспонденции. Экспедиция выполняет:

  • • прием поступающих документов, их сортировку и распределение по структурным подразделениям;
  • • доставку документов в структурные подразделения;
  • • обработку, упаковку и отправку отправляемых документов;
  • • количественный учет поступающих и отправляемых документов. Подразделение по учету и регистрации документов создается для

обеспечения следующих операций:

  • • регистрация входящих, исходящих и внутренних документов;
  • • формирование и ведение базы данных (справочно-информационного массива) по документам;
  • • контроль за оформлением и составлением исходящих и внутренних документов с точки зрения визирования, согласования, соответствия принятым правилам, юридической силы документов и т.д.;
  • • справочно-информационная работа (поиск сведений о документах, поиск документов, выдача документов из дел во временное пользование).

Группа контроля (может носить название: бюро, отдел, инспекция) выполняет следующие функции:

  • • организация и ведение контроля за сроками исполнения документов;
  • • контроль за ходом исполнения документов в структурных подразделениях;
  • • анализ исполнительской дисциплины;
  • • информирование руководства о ходе выполнения документов и поручений.

Это типовой набор структурных подразделений. На практике в министерствах и ведомствах в составе управления делами создают в дополнение к перечисленному группу приказов, первый отдел (отдел защиты информации), хозяйственные и финансовые подразделения.

Группа писем (бюро жалоб, отдел обращений населения и т.п.) создается в составе службы ДОУ, если организация (учреждение) получает большое количество обращений граждан. Это подразделение выполняет:

  • • прием и учет предложений, заявлений и жалоб граждан;
  • • подготовку обращений к рассмотрению руководством;
  • • контроль за сроками подготовки ответных документов в структурных подразделениях учреждения или сторонних организациях;
  • • извещение заявителей о результатах рассмотрения их обращений;
  • • формирование и хранение дел с документами по обращениям;
  • • анализ и обобщение результатов рассмотрения документов в организации и причин обращения;
  • • организацию приема граждан по личным вопросам руководством организации.

Группа изготовления документов не имеет в настоящее время устойчивого названия. Ранее эти службы носили название «Машинописное бюро». В настоящее время их называют «Центры подготовки документов», «Компьютерный набор» и др. Как правило, в этих специализированных участках службы ДОУ выполняют следующие работы:

  • • перепечатка документов с черновиков;
  • • считка и правка текстов документов;
  • • учет выполняемой работы.

Копировально-множительные бюро создаются там, где выполняются работы, связанные с рассылкой большого количества нормативной или распорядительной документации. Такие бюро выполняют:

  • • копирование текстов;
  • • тиражирование текстов документов (инструкций, приказов, постановлений, решений, распоряжений, методических указаний и иных внутренних документов организации);
  • • тиражирование рекламной продукции, буклетов, брошюр.

Архив организации (ведомственный архив) осуществляет следующие функции:

  • • организация архивного хранения документов;
  • • экспертиза ценности документов;
  • • оказание структурным подразделениям методической помощи при оформлении документов для сдачи в архив;
  • • прием от структурных подразделений обработанных и подготовленных к хранению дел;
  • • учет, систематизация, хранение и организация использования документов;
  • • контроль за соблюдением правил формирования, хранения и использования дел в структурных подразделениях;
  • • ведение справочной работы по архивным документам;
  • • подготовка дел к передаче на государственное хранение. КАНЦЕЛЯРИЯ создается на предприятиях, в организациях, высших учебных заведениях как структурное подразделение, выполняющее документационное обеспечение управленческой структуры. Это самое распространенное наименование делопроизводственной службы. В составе канцелярии обычно создаются подразделения (отдел, сектор, группа) по приему и обработке поступающих и отправляемых документов, по учету и регистрации документов, по контролю за сроками исполнения документов, по работе с обращениями граждан, по созданию документов (машбюро, компьютерный центр), копировально-множительное бюро, архив.

ОБЩИЙ ОТДЕЛ чаще всего является службой по работе с документами в местных органах самоуправления (администрации городов, мэрии, префектуры, муниципалитеты). В структуре общего отдела наряду с подразделениями по регистрации, доставке, хранению документов создается протокольный отдел, группа писем, приемная.

Протокольная группа (отдел) выполняет следующие функции:

  • • подготовка проектов нормативных правовых актов и распорядительных документов руководства органа местного управления;
  • • проверка их юридической силы;
  • • редактирование, оформление, выпуск и рассылка;
  • • формирование и хранение дел.

СЕКРЕТАРИАТЫ выполняют всю работу с документами в небольших учреждениях и организациях, не имеющих внутренней организационной структуры. Такие службы имеют немногочисленный состав работников и сочетают выполнение документационного обеспечения деятельности руководителя (руководства) организации и всех технологических операций делопроизводства. Секретариат может включать приемную руководителя организации (его секретариат), приемные и секретариаты заместителей руководителя. При наличии в структуре организации постоянно действующего коллегиального органа (например, коллегии, совета и др.) в состав секретариата включают секретаря коллегии и протокольное бюро (отдел, группу). В составе секретариата обычно работают помощник руководителя, секретарь-референт, технические секретари. Секретариат выполняет следующие типовые функции:

  • • предварительное рассмотрение и подготовка к докладу руководителю поступающих на его имя документов;
  • • организация и документационное обслуживание совещаний, проводимых руководителем. Обычно в секретариатах сосредоточено и документирование деятельности коллегиальных органов управления (составление проектов планов заседаний, подготовка материалов к заседанию, ведение и оформление протоколов, подготовка проектов решений и контроль за исполнением принятых решений);
  • • подготовка по указанию руководителя проектов отдельных документов и их согласование с функциональными структурными подразделениями организации;
  • • бездокументное обслуживание руководителей (организационно-техническое обеспечение, подготовка командировок, телефонное обслуживание, прием посетителей, организация работы приемной, сервисные функции и т.п.);
  • • может создаваться в учреждениях, имеющих в своей структуре постоянно действующий коллегиальный орган как структурное подразделение, ответственное за документирование его деятельности. Выполняет следующие функции:
  • — разработка планов работы коллегиального органа;
  • — организация заседаний коллегиального органа (включая рассылку повестки дня, проектов рассматриваемых документов);
  • — техническое и сервисное обслуживание заседания (рабочие места, исправность демонстрационной техники, микрофонов, диктофонов, пакет документов для участников заседаний и др.);
  • — документирование заседания (стенограмма или диктофонная запись) и подготовка протокола.

Секретариат может создаваться с целью обеспечения распорядительной деятельности руководителя. В этом случае выполняются функции:

  • • подготовки проектов нормативно-распорядительных документов (редактирование, оформление и выпуск) руководства, их согласование со структурными подразделениями;
  • • анализ информации (справок, докладов и др.) структурных подразделений по отдельным вопросам, связанным с распорядительной деятельностью руководства;
  • • регистрация и рассылка принятых документов по управляемым объектам;
  • • организация хранения и справочно-информационной работы по распорядительным документам.

Многочисленны организации, в которых нерационально создание специального структурного подразделения по работе с документами, так как невелик объем документооборота. Такие организации обычно поручают всю работу по делопроизводству СЕКРЕТАРЮ. При этом следует отличать секретаря руководителя от секретаря организации. Обязанности личного секретаря связаны с обеспечением деятельности руководителя, помощью в работе с документами. Секретари выполняют разнообразные функции от набора текста до составления документов по поручению своего руководителя, сбора и обработки информации и др. В их обязанности входит и так называемое бездокументное обслуживание руководителя — телефон, работа в приемной, командировки руководителя, расписание его работы, сервисные функции, подготовка и документирование совещаний и заседаний и др. Личный секретарь зачастую не в состоянии выполнять функции документационного обеспечения даже небольшой организации. Поэтому, решая вопросы организации службы ДОУ, следует определиться с функциональными обязанностями секретаря. Возможно, рациональнее создать службу ДОУ с названием «Секретариат», в составе которого будут работать и секретарь руководителя, и секретарь организации (фирмы).

В структурных подразделениях крупных учреждений и организаций делопроизводственные функции закрепляют за одним из работников этого подразделения на условиях совместительства. Например, ведение делопроизводства в структурных подразделениях федерального органа исполнительной власти осуществляется работником, назначенным приказом руководителя и совмещающим выполнение делопроизводственных обязанностей с функциональными обязанностями[1].

Более рационально можно организовать работу по делопроизводству, если в структурном подразделении будет специально выделенный работник - СЕКРЕТАРЬ СТРУКТУРНОГО ПОДРАЗДЕЛЕНИЯ.

Следует отметить, что каждое наименование делопроизводственной службы предполагает определенную организационную структуру-

Действующие нормативные правовые документы не содержат положений по закреплению наименований службы, ее структуры и функций. Например, согласно п. 29 Типового регламента внутренней организации федерального органа исполнительной власти организация и ведение делопроизводства осуществляются структурным подразделением, на которое возложены функции по ведению делопроизводства, а также лицами, ответственными за ведение делопроизводства в других структурных подразделениях2. Таким образом, наименование и структуру делопроизводственной службы орган федеральной исполнительной власти определяет самостоятельно.

  • [1] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К). См.: Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 // СЗ РФ. 2005. №31. Ст. 3233.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >