Прием и первичная обработка входящих документов

Операции по приему документов обычно проводят централизованно. В крупных организациях прием документов осуществляется службой документационного обеспечения управления (экспедициями или специально выделенным сотрудником). В организациях и фирмах, которые не создают свою службу делопроизводства, прием и обработка документов проводятся секретарем.

Централизация этих операций позволяет быстрее доставлять документы исполнителям, механизировать первоначальную обработку документов и сократить ее сроки, вести учет затрат на обработку документов, учет объема документооборота. Современные способы доставки документов разнообразны. Они могут быть получены по почте, телеграфу, электронной почте, через факсимильную связь или доставлены курьером. Передача документов с помощью факсимильной связи или электронной почты значительно сокращает время поступления информации, упрощает ее обработку. Задача службы ДОУ — организовать движение документов, поступивших как по почте, так и другим средствами связи, их первичную обработку, координировать их движение.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти установлено, что электронные документы создаются, обрабатываются и хранятся в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти. Для подписания электронных документов федерального органа исполнительной власти используются электронные цифровые подписи. Используемые средства электронной цифровой подписи должны быть сертифицированы в установленном порядке^[1]. Прием и отправка электронных документов осуществляются службой делопроизводства.

При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи.

Правила первичной обработки документов, поступивших по почте, сводятся к следующему.

Прежде всего проверяется правильность адресования и доставки документов. Ошибочно доставленная документация возвращается на почту для пересылки адресату. Заказная почта и телеграммы принимаются под расписку с указанием даты и времени приема.

Проверяется целостность упаковки, сохранность печатей. После вскрытия конвертов проверяется комплектность и сохранность вложений. При обнаружении повреждений конвертов, отсутствии документов, приложений к ним или отдельных страниц документа, несоответствия документов и приложений об этом сообщают отправителю. Если документы получены по факсу, проверяется общее количество страниц, его соответствие количеству страниц, указанному на документе. В случае каких-либо несоответствий или плохого качества переданного текста об этом незамедлительно сообщается отправителю.

Инструкция по делопроизводству должна содержать порядок действий в случае обнаружения некомплектности документа, повреждения документа или конверта (упаковки), наличия на конверте (упаковке) отметки о конфиденциальности, а также пометок «Лично», «Срочно», «Оперативно» и др.^[2] Например, составление акта в трех экземплярах при обнаружении отсутствия документов или приложений к ним (один акт остается в службе делопроизводства, второй приобщается к поступившему документу, третий направляется отправителю документа).

Все конверты поступивших по почте документов вскрываются. Исключение составляют конверты с надписью «Лично»: они должны без вскрытия передаваться непосредственно адресату. Однако если количество таких поступлений достаточно большое, документы должны учитываться при первичной обработке. В этом случае дата и учетный номер проставляются на конвертах.

Конверты уничтожаются, за исключением случаев, когда только по конверту возможно определить адрес отправителя, а также подтвердить факт времени отправки и получения документа.

На поступивших документах проставляется штамп об их получении, где указывается наименование организации, дата поступления, порядковый учетный номер документа. Обычно в штампе предусмотрено место для последующего проставления входящего регистрационного индекса. Отметка о поступлении позволяет учитывать поступившие в организацию документы. Документы, полученные по факсу, имеют дату получения. Однако на них также должна быть проставлена отметка о получении с очередными учетными номерами.

При первичной обработке поступивших документов их сортируют на подлежащие и не подлежащие регистрации (в приложении к инструкции по делопроизводству целесообразно привести перечень документов, не подлежащих регистрации).

Полученные документы сортируют по адресатам. Обычно документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию (службу делопроизводства) для подготовки к рассмотрению и регистрации. Туда же поступают документы, направленные в адрес организации (без указания фамилии должностного лица). Документы, адресованные структурным подразделениям, передаются по назначению непосредственно в структурное подразделение, минуя руководство.

Для федеральных органов исполнительной власти установлен порядок передачи на рассмотрение руководителя, а также направления в структурные подразделения и ответственным исполнителям поступивших электронных документов. При получении электронных документов служба делопроизводства осуществляет проверку подлинности электронной цифровой подписи¹.

Таким образом, обработка документов при их поступлении в организацию позволяет выделить первичные потоки документов: в адрес руководства организации, руководства структурных подразделений, исполнителей.

Инструкция по делопроизводству должна установить сроки обработки документов и передачи их на участок регистрации или в структурные подразделения в случае поступления документов в рабочее и нерабочее время. Например, для федеральных органов исполнительной власти документы, поступившие в рабочее время, проходят первичную обработку и передаются на регистрацию в день поступления, при поступлении в нерабочее время — на следующий рабочий день; документы, поступившие с отметками «Срочно», «Оперативно» и др., передаются на регистрацию незамедлительно^{[2] [4]}.

• [1] См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
• [2] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
• [3] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
• [4] См.: Там же.