Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

Предварительное рассмотрение документов и направление их на исполнение

Движение документов зависит от количества инстанций прохождения документов (структурных подразделений и должностных лиц) и делопроизводственных операций, которые выполняются с документами до передачи их на исполнение.

Количество инстанций определяется структурой организации, распределением обязанностей между руководством, степенью самостоятельности структурных подразделений, технологией регистрации и общей организации делопроизводства. В небольших организациях документ передается исполнителю практически сразу после рассмотрения руководителем. Естественно, достаточно быстро попадают к исполнителю и документы, адресованные ему или его структурному подразделению. Но основная масса входящих документов адресована руководству или организации (без указания должностного лица). Такие документы обязательно должны пройти рассмотрение руководителем и только после этого передаются на исполнение. В крупных организациях с многоступенчатой организационной структурой сроки прохождения документов от момента получения до передачи исполнителю занимают 1—2 дня.

После первичной обработки документов служба ДОУ обязана передать руководителю (руководству) организации поступившие документы. Неквалифицированная служба ДОУ просто передает руководителю все полученные документы и забирает их после того, как он просмотрел всю папку. Руководитель при этом тратит значительное время на просмотр поступивших документов, из которых какая-то часть не требует решения, т.е. может быть передана на исполнение, минуя этап рассмотрения руководителем.

Предварительное рассмотрение проводится после первичной обработки документов и их регистрации и значительно ускоряет движение документов. Эта операция позволяет определить, какие документы должны передаваться на рассмотрение руководства, а какие могут быть переданы непосредственно в структурные подразделения и ответственным исполнителям. Одной из задач, которые при этом решаются, является освобождение руководителя от излишнего потока второстепенной информации. Предварительное рассмотрение поручается секретарям (помощникам) руководителя, начальнику или ведущим специалистам службы ДОУ. Требования к этим сотрудникам — высокая квалификация, достаточный стаж работы в данной организации, знание распределения обязанностей между руководителями структурных подразделений и должностными лицами организации, а также доверие к ним руководителя. Поскольку для решения вопроса об исполнении документа следует оценить его содержание, работник, выполняющий предварительное рассмотрение документа, должен иметь четкие представления о положении дел в организации, наиболее оперативных вопросах, функциях структурных подразделений, функциях и специализации отдельных сотрудников.

В инструкции по делопроизводству рекомендуется предусмотреть проведение службой делопроизводства предварительного рассмотрения документов в целях выделения из всего массива поступившей корреспонденции документов, требующих обязательного рассмотрения руководством. Документы, поступившие в федеральный орган исполнительной власти по вопросам, не требующим рассмотрения руководством, направляются службой делопроизводства непосредственно в структурные подразделения. Методическими рекомендациями по разработке инструкций по делопроизводству установлено, что основанием для принятия решения в ходе предварительного рассмотрения является содержание документа, а не адресование документа соответствующему должностному лицу.

Предварительное рассмотрение состоит в просмотре всех поступивших на имя руководства документов и отборе тех из них, которые безусловно должны быть доложены руководителю. Состав таких документов, а также вопросов и направлений деятельности может быть составлен лицом, проводящим предварительное рассмотрение документов, по согласованию с руководителем. Отобранные документы передаются (или докладываются) руководителю для просмотра и вынесения резолюции.

Правилами делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти предварительное рассмотрение документов определено как обязательная операция по обработке поступивших документов[1]. Результатом предварительного рассмотрения должно быть направление документа руководителю федерального органа исполнительной власти или заместителям руководителя в соответствии с установленным в федеральном органе исполнительной власти распределением обязанностей между руководителем, его заместителями и иными должностными лицами для вынесения указания по исполнению документа.

Резолюция должна быть краткой, содержать указание на исполнение, срок исполнения (если он не указан в документе), подпись и дату2.

Обязательное требование — адресность резолюции. В зависимости от количества исполнителей по документу в ней указывается одна или несколько фамилий, первой обычно ставится фамилия ответственного исполнителя (иногда подчеркивается).

Резолюция должна содержать четкую формулировку ожидаемых действий по исполнению документа или по организации работы. По сути, это распорядительный документ и требования к нему те же: кто делает, что делает, когда делает. Резолюция должна быть исчерпывающей, что позволяет предотвратить повторные обращения исполнителя к руководителю за разъяснениями. Не рекомендуется использование общих и неконкретных фраз: «Подумать», «Переговорите с ...», «Зайдите ко мне...». Резолюция, состоящая только из фамилии исполнителя, подписи руководителя и даты, уместна в тех случаях, когда документ является типовым и процедуры его исполнения хорошо разработаны.

Резолюция пишется на подлиннике первой страницы поступившего документа, ниже адресата, от руки. Допускается (однако считается менее целесообразным) составление резолюции на отдельных листках, которые затем подкалывают к документу, — при движении документа есть возможность потерять этот листок, при хранении возникает дополнительная операция по ее подшивке. В федеральных органах исполнительной власти поручения, содержащиеся в письменной резолюции руководителя федерального органа исполнительной власти, оформляются на бланке для резолюций[2].

Для федеральных органов исполнительной власти установлено, что в соответствии с указаниями по исполнению подлинник документа направляется руководителю структурного подразделения — ответственному исполнителю, соисполнителям направляются копии документов. Изготовление копий документов для рассылки исполнителям является функцией службы делопроизводства. Передача документов между структурными подразделениями федерального органа исполнительной власти осуществляется через службу делопроизводства2.

Часть поступивших документов после предварительного рассмотрения службой документационного обеспечения управления или помощником руководителя передается, минуя руководителя, на следующий уровень управленческой структуры; таким образом, документы попадают к исполнителю уже в день их поступления. Документы, предназначенные нескольким структурным подразделениям или исполнителям, передаются им поочередно или одновременно в копиях.

Все документы передаются исполнителям только после их регистрации.

  • [1] См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060. См.: ГОСТ Р 6.30—2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М., 2003. С. 8.
  • [2] См.: Типовой регламент внутренней организации федеральных органов исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 28.07.2005 № 452 // СЗ РФ. 2005. №31. Ст. 3233. См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-Д К).
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >
 

Популярные страницы