Работа исполнителя с документами

Ряд документов содержит указания, инструкции, просьбы по выполнению каких-либо действий. Их исполнением будет являться конкретная деятельность специалиста (проведение переговоров, консультации по вопросам, определенным поступившим документом, организация каких-либо мероприятий и т.д.). При решении вопроса по телефону, лично в ходе переговоров на поступившем документе делается отметка о произведенных действиях, например: «Проведены переговоры. 15.11.2010», «Разногласия согласованы, проект договора скорректирован, подписан 23.12.2010»; подобные записи заверяются личной подписью исполнителя.

Информация других документов требуется для ознакомления сотрудников с реальным положением дел, например с результатами решения каких-либо вопросов. Секретариат или канцелярия проводит ознакомление необходимого круга сотрудников с документом. На документе делается отметка, например: «Принято к сведению» или «Принято к руководству» — и подкалывается лист ознакомления определенного круга должностных лиц, до сведения которых было необходимо донести содержание документа.

Сводки, отчеты, заявки, информационные письма и другие документы, также не требующие письменного ответа, передаются специалистам функциональных подразделений, которые используют их в оперативной работе. Например, данные, содержащиеся в поступившем документе, сотрудник может включить в свой отчет. Наибольшее внимание уделяется документам, которые требуют ответа. Их исполнение заключается в подготовке ответного (исходящего) документа.

Исполнение документа предусматривает, прежде всего, сбор и обработку информации по вопросу. Проводится изучение норм и положений соответствующих правовых актов и нормативных документов, анализ информации ранее изданных документов и т.д. На этом этапе исполнитель нуждается в использовании информационно-поисковой системы по документам организации и самих документов, т.е. в рациональной системе хранения документов. После этого готовится проект будущего документа.

Если исполнение документа поручено нескольким сотрудникам, то ответственный исполнитель организует каждый этап работы над документом, имеет право давать задания соисполнителям и несет персональную ответственность за исполнение документа. Анализ собранной информации позволяет определить, достаточен ли ее объем и качество (достоверность, актуальность, объективность).

Исполнитель несет ответственность за полноту и достоверность собранной информации, за выбор рационального варианта управленческого (технического, юридического, финансового и др.) решения. Свои соображения по характеру исполнения документа исполнитель докладывает руководителю либо в устной, либо в письменной (представляя проект ответного документа) форме.

После получения согласия руководителя с проектом документа исполнитель обязан напечатать и оформить документ в соответствии с действующими правилами. Если проект документа проходит этап согласования, то эта работа также выполняется специалистом, подготовившим проект документа. В случаях когда документ проходит только визирование должностных лиц организации (руководителей структурных подразделений и специалистов), исполнитель несет ответственность за сбор виз и внесение (при необходимости) в проект документа замечаний. Согласование может быть организовано в виде рассылки необходимого количества экземпляров проекта документа для сбора замечаний и предложений — так называемое параллельное согласование.

Принципиальные изменения в процессах визирования могут происходить при наличии в организации локальной компьютерной сети. Такая сеть позволяет осуществлять обмен информацией между структурными подразделениями и отдельными автоматизированными рабочими местами. Документ может создаваться исполнителем в электронной форме и передаваться другим сотрудникам для редактирования, получения заключения, визирования.

При рассмотрении и согласовании электронных документов в системе электронного документооборота федерального органа исполнительной власти могут использоваться способы подтверждения действий с электронными документами, при которых электронная цифровая подпись не используется1.

Однако иногда требуется последовательное согласование в соответствии с функциями структурных подразделений, в этом случае на документе последовательно собираются визы всех должностных лиц. Ряд документов проходит внешнее согласование. Исполнитель обязан определить круг организаций, которые участвуют в согласовании, оформить на документе (или «Листе согласования») соответствующие грифы.

После получения на проекте документа всех виз, исполнитель передает документ на подпись руководителю. Документы передаются на подпись вместе с приложениями к ним. Исходящие документы подписываются руководством организации или руководителями структурных подразделений. Уровень подписания документов оказывает непосредственное влияние на движение исходящих документов: чем он выше, тем больше инстанций должен пройти документ. Поэтому целесообразно там, где возможно, предоставлять право подписи руководителям структурных подразделений в соответствии с их функциями.

После получения подписи (подписей) исполнитель передает документ на регистрацию, снимает его с контроля и передает на от-

См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

правку в службу делопроизводства. Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и при необходимости передает документ на тиражирование. В обязанности исполнителя входит и обеспечение адресования документа. Если адресат подготовленного документа является новым партнером, в службу делопроизводства передается, кроме документа, и адрес получателя (если он не указан на самом документе). На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель готовит список рассылки документа.

Поступивший документ, копию отправленного документа и его проект с визами согласования, список рассылки исполнитель подшивает в дело, сделав соответствующие отметки об исполнении. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе1.

В ряде организаций установлен порядок списания документов в дело с участием руководителя структурного подразделения, который одновременно и контролирует деятельность своих подчиненных.

По такой же схеме работает исполнитель и над инициативными документами, в числе которых — запросы, уведомления, гарантии, просьбы, заявки, информационные письма.

Электронные сообщения, посылаемые по электронной почте, исполняются аналогично документам на бумажных носителях.

Таким образом, обязанности исполнителя по подготовке документов складываются из следующих этапов:

  • • подготовка проекта документа;
  • • его оформление и согласование (визирование);
  • • подписание (утверждение), возможно заверение документа оттиском печати;
  • • регистрация;
  • • отправка из организации.

На движение исходящих документов оказывает влияние количество передач документов между структурными подразделениями, участвующими в подготовке документа, количество операций по согласованию и визированию. Таким образом, чем больше инстанций проходит документ, тем больше времени требуется на его подготовку.

Подготовка и оформление внутренних документов организуются так же, как и исходящих. На этапе исполнения маршруты их движения совпадают с входящим документопотоком. Например, докладные записки рассматриваются руководителем на общих основаниях.

См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.

Отличия имеются в подготовке распорядительных документов. Приказы по основной деятельности должны, как правило, согласовываться в юридическом отделе для проверки соответствия содержания документа действующему законодательству и ранее изданным документам по этому же вопросу. Согласование в службе ДОУ осуществляется для контроля за правильностью оформления этих документов. Проекты распорядительных документов готовят структурные подразделения, имеющие соответствующие поручения от руководителя, или те подразделения, в функции которых входит эта деятельность. Например, приказы по личному составу готовят службы кадров с соблюдением трудового законодательства, решения коллегиального органа — специальный аппарат (секретариат коллегии).

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >