Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

ОРГАНИЗАЦИЯ ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ

Исполненные документы хранятся в делопроизводстве не менее трех лет, после чего должны быть переданы на хранение в архив организации.

При этом следует иметь в ввиду, что в архив передаются только дела с постоянным или длительным сроком хранения (свыше 10 лет). Завершенные дела с временными сроками хранения (до 10 лет) хранятся в структурном подразделении в течение всего срока, указанного в номенклатуре. Электронные документы после их исполнения подлежат хранению в установленном порядке в федеральном органе исполнительной власти в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе1. Затем после проведения экспертизы ценности документов, выполнения в пределах всей организации всего цикла работ по передаче документов в архив и составления акта о выделении документов с истекшими сроками хранения они уничтожаются. Произвольное уничтожение документов не допускается.

Дела постоянного и временного (свыше 10 лет) сроков хранения хранятся по месту их формирования в течение двух или более лет для справочной работы, после чего передаются в архив организации. Дела с меньшими сроками хранения также могут передаваться в архив организации по распоряжению ее руководителя.

Конкретное место хранения дел определяется самой организаци-

и

ей.

Если документационное обеспечение в организации централизованно (а это возможно только в небольших организациях), то дела формируются и хранятся либо в службе ДОУ, либо в секретариате; эти подразделения и несут ответственность за правильное формирование и сохранность дел. В небольших организациях, где служба ДОУ не создавалась, за хранение дел отвечает секретарь руководителя.

Если делопроизводство ведется в децентрализованной форме, то и хранение осуществляется каждым крупным структурным подразделением.

Наиболее распространенной формой организации работы с документами является смешанная, при этом дела хранятся и в структурных подразделениях, и в службе ДОУ организации. В любом случае организация хранения осуществляется лицами, ответственными за делопроизводство, а при наличии в организации архива — и под его контролем. Если в структурном подразделении нет работника, ответственного за делопроизводство (например, секретаря отдела, делопроизводителя), формирование и хранение дел возлагаются на одного из сотрудников отдела.

И в структурных подразделениях, и у секретаря должна быть обеспечена сохранность дел, их защита от пыли и воздействия солнечного света. Поэтому дела желательно хранить не на открытых стеллажах, а в запирающихся шкафах или сейфах.

Чтобы обеспечить быстрый поиск нужных дел и документов, дела располагаются на полках вертикально в той последовательности, в которой они располагаются в номенклатуре дел (см. разд. 6.3). На корешке каждого дела указывается его индекс по номенклатуре, например 01-01, 01-02 и т.д. Номенклатура дел должна быть прикреплена на внутренней стороне дверцы шкафа или рядом со стеллажами, на которых хранятся дела.

В течение года для работы могут понадобиться документы, уже включенные в дело. При изъятии документа из сформированного дела должностное лицо, ответственное за формирование дел, обязано вложить на его место лист-заместитель.

В листе-заместителе указываются данные о выданном документе (номер, дата, от кого поступил, по какому вопросу и т.п.), дата выдачи и должность и фамилия сотрудника, которому документ выдан (рис. 1).

После окончания делопроизводственного года допускается выдавать во временное пользование только дело целиком.

На выдаваемое во временное пользование дело также принято заполнять карту-заместитель, где указываются данные о деле: наименование структурного подразделения; индекс выданного дела; дата выдачи; должность и фамилия сотрудника, которому дело выдано; дата его возвращения. Также предусматриваются графы для росписи в получении и приеме после возвращения документов. Карта-заместитель помещается на месте выданного дела (рис. 2).

Срок, на который выдаются дела сотруднику данной организации, не может превышать одного месяца. После истечения указанного срока дело должно быть возвращено на место его хранения.

ЛИСТ-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Документ № от

, поступивший (или отправленный)

(наименование корреспондента (адресата))

По вопросу

Выдан (когда)

(кому)

Выдал

Получил

Рис. 1. Лист-заместитель

КАРТА-ЗАМЕСТИТЕЛЬ

Дело № 2008 г.

Структурное подразделение

Дата

выдачи

Количество

листов

Кому

выдано

Расписка

получателя

Дата

возврата

Расписка о приеме

1

2

3

4

5

6

Рис. 2. Карта-заместитель

Дела могут быть выданы и в другие организации. В этом случае дела выдаются на основании их письменных запросов с разрешения руководителя той организации, где дело сформировано и находится на хранении.

Правоохранительные и надзорные органы (например, прокуратура) могут потребовать выдать им отдельные документы из законченных дел. В этом случае предъявляется постановление соответствующего органа, изъятие документов оформляется актом об изъятии подлинника документа (или дел) и списка изъятых документов (дел). Организация имеет право снять копии с изъятых подлинных документов1.

См.: Уголовно-процессуальный кодекс РФ от 22.11.2001 № 52.4.1. Ст. 25; Инструкция Министерства финансов РСФСР от 26.07.1991 № 16/176 «О порядке изъятия должностным лицом государственной налоговой инспекции документов, свидетельствующих о сокрытии (занижении) прибыли (дохода) или сокрытии иных объектов от налогообложения у предприятий, учреждений, организаций и граждан» // Бюллетень нормативных актов министерств и ведомств. 1992. № 1.

После того как работа с документом (документами) закончена, т.е. он исполнен, подготовлен ответный документ или выполнены какие-то действия, документы принято систематизировать и помещать в дело. С этого момента начинается этап хранения документов.

Согласно официальному определению «делом (первичным комплексом) считается совокупность документов, относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенная в отдельную обложку» (регистратор или скоросшиватель)[1]. В работе любого подразделения и каждой организации встает вопрос о количестве дел, которые необходимо завести в делопроизводстве.

Объективный ответ на этот вопрос можно получить с помощью номенклатуры дел.

  • [1] ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 4 См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >
 

Популярные страницы