Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

ФОРМИРОВАНИЕ ДЕЛ

Исполненные документы помещаются в папки (скоросшиватели, регистраторы), т.е. формируются в дела. Формирование дел — это группирование исполненных документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и систематизация документов внутри дела1.

Дело — совокупность документов (или документ), относящихся к одному вопросу или участку деятельности, помещенных в отдельную обложку[1].

В организации работы с документами формированию дел должно уделяться самое пристальное внимание и службой ДОУ (ответственным должностным лицом за работу с документами), и руководителями структурных подразделений. От того, насколько соблюдаются правила распределения документов, с которыми закончена работа, в дела, зависит не только поиск нужных для работы документов, но и их сохранность.

В начале календарного года на каждое дело, внесенное в номенклатуру дел, заводится отдельная папка (папка-скоросшиватель или папка-регистратор), на корешке которой помещается индекс дела по номенклатуре. Папки устанавливаются на стеллажах (или в шкафах) в соответствии с порядком систематизации дел в номенклатуре. Работа по формированию дел ведется в течение всего календарного года, по мере окончания работы с тем или иным документом он помещается в соответствующую папку. Дело считается заведенным с момента появления в папке первого исполненного документа.

Формирование дел поручается обычно тем же работникам, которые отвечают за хранение дел. При централизованном ведении делопроизводства дела формируются и хранятся в службе документационного обеспечения управления. Это характерно для небольших организаций, в которых за делопроизводство отвечает, как правило, один работник, например секретарь руководителя. В крупных организациях (при децентрализованном ведении делопроизводства) дела формируются и в службе ДОУ, и в структурных подразделениях по месту создания или исполнения документов. Важные внутренние документы (уставы, положения и др.), приказы, распоряжения, переписка руководителей всегда формируются и хранятся в службе ДОУ (секретариате руководства, канцелярии).

Дела формируются в соответствии с номенклатурой дел, а также с соблюдением принципов систематизации документов и их распределения (группировки) на дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения, в том числе на дела по личному составу, и на дела временного (до 10 лет включительно) хранения2.

При формировании дел, в которые входят различные документы, должны соблюдаться установленные правила[2]:

  • • в дело помещаются документы, которые по своему содержанию соответствуют заголовку дела;
  • • документы постоянного и временного хранения группируются в отдельные дела;
  • • в дело включается по одному экземпляру каждого документа. При этом запрещается группировать в дела черновики и дублетные экземпляры документов (за исключением особо ценных), а также документы, подлежащие возврату;
  • • приложения и дополнительные материалы, независимо от даты их утверждения или составления, присоединяются к документам, к которым они относятся. Однако приложения, имеющие большой объем, группируются в самостоятельное дело, о чем в документе делается отметка;
  • • в дело группируются документы одного календарного года. Исключение составляют:
  • — переходящие дела (содержат документы по вопросам, решение которых переносится на следующий календарный год);
  • — личные дела (формируются в течение всего периода работы работника в организации);
  • — дела с документами выборных органов и их постоянных комиссий (формируются за период их созыва);
  • — дела с документами учебных заведений (формируются за учебный год);
  • — дела с документами театров, характеризующими сценическую деятельность (формируются за театральный сезон), и др.

В дела должны помещаться только исполненные документы, неисполненные запрещается подшивать в папку. Контроль за своевременным исполнением документов осуществляют обычно руководители структурных подразделений. Они принимают от исполнителей документы, проставляют на них отметку об исполнении и передают секретарю подразделения для подшивки. В некоторых организациях инструкцией по делопроизводству право списания документов в дело закреплено за самими исполнителями.

Дела, по которым распределяются документы, должны точно соответствовать номенклатуре дел. Если в течение года появляются новые документы, не предусмотренные номенклатурой дел, из них формируют самостоятельное дело. Заголовок нового дела вносят в номенклатуру под резервным номером.

Быстрота поиска необходимой документной информации зависит и от правильной систематизации документов.

Документы внутри дела должны располагаться в определенном порядке так, чтобы по своему содержанию они последовательно освещали те или иные вопросы.

Для разных видов документов установлены свои правила систематизации.

Распорядительные документы (приказы, распоряжения и т.п.) формируют в дела по видам и по хронологии с относящимися к ним приложениями. Так, уставы, положения, инструкции, утвержденные распорядительными документами, являются приложениями к ним и группируются вместе с указанными документами. Если они утверждаются в качестве самостоятельных документов, то их помещают в отдельные дела.

В отдельные дела формируют приказы по основной деятельности и по личному составу.

В свою очередь, приказы по личному составу формируют в дела в соответствии с установленными сроками хранения. При больших объемах документов приказы по личному составу, касающиеся различных сторон трудовых отношений (прием на работу, увольнение и перемещение, командировки и т.д.), подшивают в отдельные дела.

Поручения вышестоящих организаций и документы по их исполнению группируются по направлениям деятельности организации.

Протоколы подшивают в дела в хронологическом порядке и по номерам.

Переписка группируется, как правило, за календарный год и систематизируется в хронологической последовательности, при этом документ-ответ помещается за документом-запросом. По хронологии располагают инициативные документы. Переписка может группироваться также за учебный год, период созыва выборных органов и т.д. в зависимости от специфики деятельности организации.

Утвержденные планы, отчеты, сметы, лимиты, титульные списки и другие группируются отдельно от их проектов. Годовые планы и отчеты отделяют от квартальных и месячных. Плановая и отчетная документация хранится в делах того года, к которому она относится по своему содержанию, независимо от времени составления или даты поступления. Например, план на 2006 год, составленный в 2005 году, должен быть помещен в дело 2006 года.

В отдельные дела помещают обращения граждан, располагая их в алфавитном порядке. Предложения и заявления граждан по вопросам работы организации и все документы по их рассмотрению группируют отдельно от заявлений граждан по личным вопросам.

Лицевые счета рабочих и служащих по заработной плате группируются в отдельные дела и располагаются по алфавиту фамилий.

В личных делах документы располагаются в хронологическом порядке по мере их поступления.

Соблюдение правил формирования и оформления дел в делопроизводстве позволяет осуществлять оперативный поиск документов, облегчают экспертизу их ценности и подготовку к последующему архивному хранению.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. Дайте определение номенклатуры дел. Какие задачи решает номенклатура дел в делопроизводстве организации?
  • 2. Назовите общие правила составления номенклатуры дел.
  • 3. Каков порядок заполнения граф номенклатуры дел?
  • 4. Какие требования предъявляются к заголовкам дел, содержащих разные виды документов?
  • 5. В каком порядке систематизируют заголовки дел в номенклатуре?
  • 6. Каковы правила оформления и удостоверения номенклатуры дел?
  • 7. Что понимается под «формированием дел»?
  • 8. Каков порядок систематизации документов внутри дела, которое содержит распорядительные документы? Протоколы? Переписку?
  • 9. Как определяются сроки хранения дел?
  • 10. Какие требования должны учитываться при хранении дел и их использовании?
  • 1

  • [1] См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 7.
  • [2] См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002; Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >
     

    Популярные страницы