ИСПОЛЬЗОВАНИЕ СИСТЕМЫ СЧЕТОВ ПРИ ФОРМИРОВАНИИ БЮДЖЕТОВ И КОНТРОЛЕ ИХ ИСПОЛНЕНИЯ

Одним из важнейших индикаторов эффективности развития малого бизнеса является достаточность денежных оборотных средств.

Бюджеты поступлений и выплат денежных средств составляют в отдельной информационной базе, а данные для контроля за их исполнением берут из системы бухгалтерского учета. С учетом финансовых ограничений малых предприятий и невозможности привлекать дополнительные кадры для подготовки большого объема плановой и отчетной управленческой информации малым предприятиям рекомендуется встроить процедуру контроля за исполнением бюджетов поступлений и выплат в систему счетов бухгалтерского управленческого учета.

Как отмечалось в главе 1, идея объединения сметного учета и двойной бухгалтерской записи принадлежит Ф. Гюгли (константная бухгалтерия). Напомним, что сущность константной бухгалтерии Гюгли состояла в том, что камеральный учет объединялся с двойной бухгалтерской записью — счета назначения (администрации) со счетами исполнения посредством так называемых ликвидационных (расчетных) счетов, в результате чего учет велся в постоянной связи с бюджетом.

Из-за сложности и громоздкости предлагаемых записей данная теория не получила широкого применения в конце XIX — начале XX в. В настоящее время благодаря электронным технологиям обработки информации появилась возможность адаптировать эти идеи к современным условиям и реализовать их на практике.

Для целей подготовки данных об исполнении бюджетов поступлений и выплат в бухгалтерском управленческом учете следует адаптировать План счетов к нуждам бюджетирования. Для этого предлагается в рабочий план счетов управленческого учета ввести четыре дополнительных счета — два бюджетных счета:

  • • счет 92 «Бюджет поступлений» с аналитикой по видам поступлений;
  • • счет 93 «Бюджет выплат» с аналитикой по видам выплат;

и два промежуточных счета (увязывающих бюджетные счета (92,93) со счетами денежных средств (50,51):

  • • счет 17 «Активные обязательства» с аналитикой по контрагентам;
  • • счет 18 «Пассивные обязательства» с аналитикой по контрагентам.

По кредиту счета 92 «Бюджет поступлений» предлагается отражать

планируемые поступления согласно бюджету продаж (либо бюджету поступлений), по дебету счета 92 «Бюджет поступлений» — фактические поступления (выручку), т.е. поступления денежных средств через кассу, расчетный счет либо через счет взаиморасчетов.

В бюджетных счетах в зависимости от потребностей пользователя в информации могут быть предусмотрены разные аналитические срезы. Так, к бюджетному счету 92 «Бюджет поступлений», предназначенному для отражения плановых и фактических данных об исполнении бюджета поступлений денежных средств, могут быть открыты субсчета, соответствующие структуре статей конкретного бюджета. К каждому субсчету также могут быть открыты аналитические счета, например для наглядного отражения в учете того, какой вид деятельности или продукции (работы, услуги и др.) обеспечивает оптимальный денежный поток. На рис. 3.10 представлена рекомендуемая нами схема субсчетов первого и второго порядка к синтетическому счету 92 «Бюджет поступлений».

В зависимости от специфики бизнеса к субсчетам могут быть предусмотрены различные аналитические счета, например к субсчету 92-1-5 «Поступление выручки от розничной торговли» — аналитические разрезы поступлений по объектам торговли (торговым точкам) и группам или видам товаров, для субсчета 92-1-3 «Поступления выручки от оказанных услуг» — аналитика по видам услуг, заказчикам и заказам.

Счет 93 «Бюджет выплат», предназначенный для отражения плановых и фактических перечислений, может иметь аналитические срезы по видам деятельности, видам выплат (расходов), контрагентов и т.д. Примерная схема субсчетов и аналитических счетов к счету 93 представлена на рис. 3.11.

По дебету счета 93 «Бюджет выплат» отражаются запланированные выплаты в соответствии с бюджетом выплат (закупок и др.), по кредиту счета 93 «Бюджет выплат» — «исполненные» фактические выплаты.

Промежуточный (увязывающий) счет 17 «Активные обязательства» ведется с аналитикой по контрагентам. В роли контрагентов выступают покупатели, поставщики, сотрудники и др. По дебету счета 17 «Активные обязательства» в корреспонденции со счетом 92 «Бюджет поступлений» отражается в соответствии с бюджетом поступлений запланированная дебиторская задолженность покупателей и заказчиков. По кредиту счета 17 «Активные обязательства» отражается фактическое поступление денежных средств от покупателей и заказчиков, т.е. исполнение бюджета поступлений.

Субсчета первого и второго порядка, открываемые к синтетическому счету 92

Рис. 3.10. Субсчета первого и второго порядка, открываемые к синтетическому счету 92

«Бюджет поступлений»

Счет 18 «Пассивные обязательства» с аналитикой по контрагентам также является промежуточным (увязывающим) счетом, позволяющим увязывать бюджетные показатели выплат с фактическими выплатами. По кредиту счета 18 «Пассивные обязательства» отражается бюджетная кредиторская задолженность перед контрагентами в соответствии с бюджетом выплат в корреспонденции со счетом 93 «Бюджет выплат». Сальдо по счету 18 «Пассивные обязательства» показывает отклонение от бюджета выплат. По дебету счета 18 «Пассивные обязательства» отражается фактическое движение денежных средств в части оплаты расходов (по факту оплаты). На рис. 3.12 представлена общая схема связей между предлагаемыми счетами.

Субсчета первого и второго порядка, открываемые к синтетическому счету 93

Рис. 3.11. Субсчета первого и второго порядка, открываемые к синтетическому счету 93

«Бюджет выплат»

  • 92
  • 50

д

к

/

д

к

  • ?
  • ?

?

/

д

к

д

к

Активные обязательства

Касса

  • 68
  • 70
  • 76

18

К

Д

Д

К

Пассивные

обязательства

Расчетные

счета

  • — связи между бюджетными счетами (сч. 92, сч. 93) и счетами управленческого учета;
  • — связи между бюджетными (сч. 92, сч. 93) и промежуточными (сч. 17, сч. 18) счетами; связи между промежуточными счетами (сч. 17, сч. 18) и счетами денежных средств
  • (сч. 50, сч.51 и др.)

Рис. 3.12. Взаимосвязь между счетами, используемыми для отражения и контроля

денежных расчетов малого предприятия

При возникновении на малом предприятии операций по прекращению задолженности покупателей и заказчиков посредством взаиморасчетов предлагается в качестве увязывающего (промежуточного) ввести в рабочий план счетов счет 78 «Взаимные расчеты». Особенности применения этого счета на малых предприятиях, организующих учет бюджетных показателей, должны быть предусмотрены в учетной политике предприятия.

На рис 3.13 представлена схема связей между счетами с использованием счета 78 «Взаимные расчеты» (вместо счетов учета денежных средств — сч. 50, сч. 51 и др.).

90

  • 68
  • 70
  • 76

92

Д

К

Активные обязательства

Д

К

Пассивные

обязательства

Д

К

Взаимные

расчеты

Рис. 3.13. Предлагаемая схема взаимосвязи между бухгалтерскими счетами с использованием счета 78 «Взаимные расчеты»

Порядок отражения бюджетных и фактических поступлений и выплат денежных средств на примере данных ООО «Веркштатт» показан в табл. 3.11 и 3.12.

Таблица 3.11

Отражение бюджетных и фактических поступлений на счетах

бухгалтерского управленческого учета ООО «Веркштатт»

опера

ции

Содержание операции

Документ

Сумма,

руб.

Предлагаемая корреспонденция счетов

Дебет

Кредит

і

Отражена сумма планируемых поступлений от услуг (отражена сумма планируемой дебиторской задолженности)

Бюджет поступлений

29 000

17

92

2

а) отражена сумма фактически поступивших денежных средств

Приходный кассовый ордер (ПКО), выписка банка

24 338

50, 51

17

б) отражена выручка от оказания услуг

ПКО, выписка банка

24 338

92

90

3

Отражено отклонение фактических поступлений от бюджетных

Заключительные

обороты

4 662

92

17

На рис. 3.14 представлена схема учетных записей по отражению операций, приведенных в табл. 3.11, с использованием предлагаемых счетов: счета 92 «Бюджет поступлений» счета 17 «Активные обязательства».

Схема учетных записей по отражению бюджетных и фактических поступлений с использованием бюджетного (сч. 92) и увязывающего счетов (сч. 17)

Рис. 3.14. Схема учетных записей по отражению бюджетных и фактических поступлений с использованием бюджетного (сч. 92) и увязывающего счетов (сч. 17)

В табл. 3.12 на примере одной операции показан порядок отражения информации о планируемых выплатах, в соответствии с бюджетом выплат и их фактическим исполнением.

Таблица 3.12

Отражение бюджетных и фактических выплат на счетах бухгалтерского

управленческого учета ООО «Веркштатт»

опера

ции

Содержание операции

Документ

Сумма, руб.

Предлагаемая корреспонденция счетов

Дебет

Кредит

і

Отражена сумма планируемых выплат за фурнитуру поставщику (отражена сумма планируемой кредиторской задолженности)

Бюджет выплат

30 000

93

18

2

а) отражена сумма фактически выплаченных денежных средств

Расходный кассовый ордер (РКО), выписка банка

29 700

18

50,51

б) отражены фактические выплаты поставщику за фурнитуру

РКО, выписка банка

29 700

60

93

3

Отражено отклонение фактических выплат от бюджетных

Справка, заключительные обороты

300

93

18

Схема учетных записей по отражению выплат с использованием предлагаемых счетов: счета 93 «Бюджет выплат» и счета 18 «Пассивные обязательства» представлена на рис. 3.15.

Предлагаемые схемы учетных записей позволяют вести текущий контроль исполнения бюджетов поступлений и выплат в режиме реального времени, а также определять на любую дату величину отклонений между бюджетными и фактическими показателями.

По окончании периода путем сопоставления кредитовых и дебетовых оборотов бюджетных счетов определяется величина отклонений поступлений и выплат за период от бюджета. Затем окончательными проводками в корреспонденции с увязывающими счетами на величину отклонений бюджетные и увязывающие счета закрываются.

Схема учетных записей по отражению бюджетных и фактических выплат

Рис. 3.15. Схема учетных записей по отражению бюджетных и фактических выплат

с использованием бюджетных и увязывающих счетов

Рассмотрим на примере малого предприятия ООО «Веркштатт» учетные записи по отражению данных бюджета поступлений и фактического его исполнения. Для этого к бюджетному счету 92 «Бюджет поступлений» открыт субсчет 92-1 «Поступление выручки от продаж» с аналитикой по видам поступлений выручки.

В табл. 3.13 представлен утвержденный бюджет поступлений ООО «Веркштатт» на октябрь 20ХХ г., который формируется и утверждается до начала периода. Как видно из табл. 3.13, по бюджету поступлений на октябрь запланированы поступления выручки от оказанных услуг в сумме 250 000 руб.

Таблица 3.13

Бюджет поступлений денежных средств от услуг по пошиву текстильных изделий по индивидуальным заказам на октябрь 20ХХ г. ООО «Веркштатт»

Заказчик

Объем продаж, руб.

по плану

фактически

отклонение

характеристика, причины отклонений

Всего, в том числе по заказчикам:

250 000

ООО «Авени»

29 000

ООО «Мастерград»

19 000

ООО «Павильон-Арт»

126 000

Дизайнер Александрова Н.

3 500

Заказчик

Объем продаж, руб.

по плану

фактически

отклонение

характеристика, причины отклонений

Дизайнер Грудинская А.

18 000

Дизайнер Коростелева Е.

12 500

Дизайнер Марданова Б.

14 000

Дизайнер Шонина С.

12 000

Другие заказчики

В табл. 3.14 приведены бюджетные показатели (из бюджета поступлений — табл. 3.13) в системе счетов бухгалтерского учета: на счет 92 «Бюджет поступлений», субсчет 92- 1 «Поступление выручки от продаж» с аналитикой по видам выручки, на сч. 17 «Активные обязательства», субсчет «Заказчики» — дебиторская задолженность по каждому заказчику в соответствии с бюджетом поступлений. 1 октября учетными записями по дебету счета 17 «Активные обязательства», субсчет «Заказчики», и по кредиту счета 92 «Бюджет поступлений», субсчет «Поступление выручки от продаж», с аналитикой по видам выручки отражены ожидаемые суммы поступлений.

Таблица 3.14

Учетные записи, выполненные 1 октября 20ХХ г. и отражающие суммы планируемых поступлений в ООО «Веркштатт»

Дебет

Кредит

Сумма,

счет

субсчет, аналитический счет

счет

субсчет, аналитический счет

руб.

17

17-1, «Авени»

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

29 000

17

17-1, «Мастерград»

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

19 000

17

17-1, «Павильон-Арт»

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

126 000

17

17-1, Александрова Н.

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

3 500

17

17-1, Грудинская А.

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

18 000

17

17-1, Коростелева Е.

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

12 500

17

17-1, Марданова Б.

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

14 000

17

17-1, Шонина С.

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

12 000

17

17-1, Другие заказчики

92

92-1, «Поступление выручки от оказанных услуг»

16 000

Итого

250 000

В течение месяца произведена оплата заказов, которая представлена в хронологическом порядке в табл. 3.15 с отражением учетных записей по счетам денежных средств в корреспонденции с предлагаемым счетом 17 «Активные обязательства».

Таблица 3.15

Оплата заказов за октябрь 20ХХ г. в ООО «Веркштатт»

Дата

Заказчик

(аналитика]

Сумма,

руб.

Корреспонденция счетов

Дебет

Кредит

06.10

Александрова Н.

7 042,40

50

17-1

07.10

«Авени»

26 388,95

51

17-1

08.10

«Мастерград»

19 076,00

51

17-1

09.10

«Павильон-Арт»

29 700,00

51

17-1

09.10

Грудинская А.

12 556,10

50

17-1

12.10

Шонина С.

7 191,30

50

17-1

12.10

Другие заказчики

4 950,00

50

17-1

09.10

Коростелева Е.

10 721,40

50

17-1

14.10

«Павильон-Арт»

48 225,26

51

17-1

15.10

Другие заказчики

2 704,66

50

17-1

15.10

Другие заказчики

2 160,00

50

17-1

20.10

«Павильон-Арт»

48 715,60

51

17-1

22.10

Марданова Б.

14 747,00

50

17-1

26.10

Грудинская А.

5 550,00

50

17-1

Итого

239 728,67

В любой день периода при просмотре карточки счета 92 «Бюджет поступлений» (табл. 3.16) обороты по кредиту счета отражают плановые показатели за период, обороты по дебету счета — фактические поступления на определенную дату в периоде. Текущее сальдо (правая графа) показывает на каждую дату совершения операций отклонение фактических показателей от бюджетных.

Таблица 3.16

Карточка счета 92 «Бюджет поступлений», субсчет поступления денежных

средств от заказчиков за октябрь 20ХХ г. ООО «Веркштатт»

Дата

Операция

Дебет счета 92

Кредит счета 92

Текущее сальдо (кредитовое)

счет

сумма

счет

сумма

01.10

Отражена сумма поступлений от заказчиков по бюджету поступлений

17

250 000,00

250 000,00

06.10

Поступления от услуг по пошиву, Александрова Н.

90.1

7 042,40

249 957,60

Дата

Операция

Дебет счета 92

Кредит счета 92

Текущее сальдо (кредитовое)

счет

сумма

счет

сумма

07.10

Поступления от услуг по пошиву,

ООО «Авени»

26 388,95

216 568,65

08.10

Поступления от услуг по пошиву,

ООО «Мастерград»

19 076,00

197 492,65

09.10

Поступления от услуг по пошиву,

ООО «Павильон-Арт»

29 700,00

167 792,65

09.10

Поступления от услуг по пошиву,

Грудинская А.

12 556,10

155 236,55

12.10

Поступления от услуг по пошиву, Шонина С.

7 191,30

148 045,25

12.10

Поступления от услуг по пошиву, другие заказчики

4 950,00

143 095,25

09.10

Поступления от услуг по пошиву, Коростелева Е.

10 721,40

132 823,85

14.10

Поступления от услуг по пошиву,

ООО «Павильон-Арт»

48 225,26

84 598,59

15.10

Поступления от услуг по пошиву, другие заказчики

2 704,66

81 893,93

15.10

Поступления от услуг по пошиву, другие заказчики

2160,00

79 733,93

20.10

Поступления от услуг по пошиву,

ООО «Павильон-Арт»

48 715,60

31 018,33

22.10

Поступления от услуг по пошиву, Марданова Б.

14 747,00

16 271,33

26.10

Поступления от услуг по пошиву, Грудинская А.

5 550,00

-10 271,33

Кредитовое сальдо по счету 92 «Бюджет поступлений» на конец октября 20ХХ г. в сумме Ю 271,33 (табл. 3.16) сигнализирует о наличии отклонения от бюджета поступлений за месяц, т.е. за бюджетный период. По счету 17 (см. табл. 3.15) отражаются фактические денеж-

ные поступления в корреспонденции со счетами денежных расчетов. На конец октября 20ХХ г. сальдо по дебету счета 17 «Активные обязательства» показывает отклонение денежных поступлений от бюджета на ту же сумму По окончании периода заключительными проводками по дебету счета 92 «Бюджет поступлений» и кредиту счета 17 «Активные обязательства» на сумму отклонений фактических данных от плановых бюджетный (сч. 92) и увязывающий счет (сч.17) закрываются.

По окончании отчетного периода (месяца) бюджетные показатели сопоставляются с фактическими данными, рассчитывается величина отклонений в целом по предприятию и по каждому заказчику отдельно.

С помощью бухгалтерских программ, используя предлагаемые счета в рабочем плане счетов, можно формировать отчеты, в том числе произвольной формы, для разных отрезков времени в бухгалтерских программах (карточка счета, анализ счета, анализ счета по датам, анализ счета по субконто и т.п.). Кроме того, по данным этих отчетов можно построить необходимые графики и диаграммы.

Из изложенного следует, что предлагаемая методика учета и контроля за исполнением бюджетов на предприятиях малого бизнеса дает возможность оптимизировать процессы принятия управленческих решений и создать условия для максимальной эффективности использования ресурсов.

Для интеграции учетной и аналитической информации, а также выявления различных факторов, вызвавших отклонение фактических показателей деятельности малых предприятий от их бюджетных значений, разработана форма управленческого отчета. В предлагаемой форме отчета наглядно представлены не только бюджетные и фактические показатели, величины отклонений между ними, но также причины и характеристика этих отклонений (табл. 3.17).

Таблица 3.17

Отчет об исполнении бюджета поступлений выручки от услуг по пошиву текстильных изделий по индивидуальным заказам за октябрь 20ХХ г. по

ООО «Веркштатт»

Заказчик

Объем пост

/плений, руб.

Отклонение

по плану

фактически

величина

отклонения

характеристика отклонения и его причины

Всего:

250 000,00

239 728,67

-10 271,33

в том числе по заказчикам:

ООО «Авени»

29 000,00

26 388,95

-2 611,05

Нейтр/0 — разница за счет цены наполнителя

ООО «Мастерград»

19 000,00

19 076,00

76,00

Б/0

ООО «Павильон-Арт»

126 000,00

126 640,86

640,86

Б/0

Заказник

Объем пост

/плений, руб.

Отклонение

по плану

фактически

величина

отклонения

характеристика отклонения и его причины

Дизайнер Александрова Н.

3 500,00

7 042,40

3 542,00

Б/0

Дизайнер Грудинская А.

18 000,00

18106,10

106,10

Б/0

Дизайнер Коростелева Е.

12 500,00

10 721,40

-1 778,60

Н/0, в заказе уменьшен размер подушек

Дизайнер Марданова Б.

14 000,00

14 747,00

747,00

Б/0

Дизайнер Шонина С.

12 000,00

7 191,30

-4 808,70

Н/0 — часть заказа перенесена заказчиком на следующий месяц из-за задержки

поставки ткани

Прочие заказчики

16 000,00

9 814,66

-6 185,34

Н/0 — срыв двух заказов из-за трех дней прогула (с 11-го по 13-е) исполнителя

Обозначения: Нейтр/О — нейтральное отклонение, не влияющее на финансовый результат;

Б/О — благоприятное отклонение, положительно влияющее на финансовый результат;

Н/О — неблагоприятное отклонение, отрицательно влияющее на финансовый результат.

Подача итоговой информации в едином формате не только удобна для восприятия, но и наиболее полно отражает результаты работы, выполняемой в процессе бюджетирования, показывает влияние разнообразных причин на величину показателей и дает возможность руководству малого предприятия корректировать управленческие решения по бюджетам поступлений и выплат без привлечения дополнительной информации.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >