Составление текстов корреспонденции Деловые письма

Деловые (или, как их принято называть, служебные) письма — это обобщенное название различных по содержанию документов, которые являются средством общения между учреждениями, частными лицами в процессе социальной, управленческой и производственной деятельности.

В зависимости от содержания деловые письма могут быть сопроводительными, информационными, гарантийными, рекламационными, арбитражными и др., содержать запрос, напоминание, подтверждение, извещение, приглашение и т.д.

Письма, направляемые вышестоящими учреждениями подведомственным предприятиям и организациям, — это, как правило, приказания, распоряжения, вопросы, разъяснения, информационные сообщения. Письма, направляемые в вышестоящие учреждения, — это чаще всего отчеты, запросы, ответы, пояснения, предложения. Деловые письма составляются только на фирменных бланках.

Текст делового письма, как правило, содержит один вопрос и состоит из двух частей:

  • 1) изложение фактов, послуживших основанием для составления документа;
  • 2) выводы, просьбы, предложения.

Порядок следования частей текста может изменяться. Например, если по рассматриваемому вопросу принято положительное решение, то текст обычно начинают с выводов. Текст письма, посвященного очевидным или оговоренным заранее вопросам, может содержать одну часть.

Разновидности деловых писем обусловлены содержанием и языковой формулой. Так, для предоставления гарантии требуется написание гарантийного письма, напоминание о чем-то потребует создания письма-напоминания, предупреждение о возможных ответных шагах — письма-предупреждения и т.д. Иногда деловое письмо может быть многоаспектным, т.е. содержать и гарантию, и напоминание, и предупреждение.

Языковая формула — это устойчивое словосочетание, выражающее вид, характер той или иной управленческой, производственной или просто профессиональной функции. Например, языковой формулой гарантийного письма будет выражение «гарантируется», «оплату гарантируем» и т.п., языковой формулой письма-напоминания — «напоминаем». Языковая формула позволяет определить разновидность письма, а следовательно, цель его использования и приемы работы с ним.

Следует отметить особую специфику общения в интернет-пространстве, которая характеризуется определенным выбором лексических, грамматических и стилистических средств языка. Введение элементов устной речи в письменную при переписке в этой сфере привело к слиянию двух форм и к образованию так называемого языка интернет-коммуникации, который несет в себе черты как устной, так и письменной форм речи, преобразуя их в одну особую форму языка Интернета.

Рассмотрим разновидности деловых писем.

Сопроводительное письмо подтверждает факт отправки приложенных к нему документов. Сопроводительное письмо, копия которого остается в деле текущего хранения, используется как средство контроля исполнения документа и его сохранности.

Составление сопроводительных писем оправдано лишь в тех случаях, когда они содержат какую-либо дополнительную информацию к приложенным документам или когда прилагаемые документы составлены на нескольких листах или в нескольких экземплярах.

Пример текста сопроводительного письма:

Направляем составленный на основе согласованного проекта договор об аренде помещении под Центр бытовых услуг.

Просим подписать, заверить печатью и выслать 1 (один) экземпляр в наш адрес.

Приложение: на 8л. в 3 экз.

Директор (подпись) Л.П. Петров

Гарантийное письмо составляется с целью обеспечения гарантии выполнения тех или иных обещаний, даваемых как организациям, так и отдельным лицам.

Гарантировать можно оплату труда за выполненную работу, сроки выполнения, качество выполнения, получение жилплощади, предоставление работы по специальности и т.д.

Гарантийное письмо, как правило, состоит из двух частей:

  • 1) выражение просьбы;
  • 2) подтверждение гарантии (иногда письмо содержит только подтверждение гарантии).

Письма, связанные с выполнением каких-то финансовых операций (например, оплаты за выполнение работ или предоставление услуг), кроме руководителя организации обязательно подписывает распорядитель финансов (бухгалтер, старший бухгалтер, главный бухгалтер — в зависимости от наличия той или иной должности в штате организации). На всех гарантийных обязательствах должна быть проставлена основная печать организации: гербовая, если организация относится к государственной системе, и круглая с наименованием организации, если последняя относится к негосударственной системе.

Пример текста гарантийного письма:

Просим произвести текущий ремонт помещений Центра бытовых услуг.

Оплату гарантируем в соответствии с утвержденной сметой.

Наш расчетный счет № в_отделении банка.

Приложение: смета на 3 л. в 2 экз.

Директор (подпись) А. П. Петров Гл. бухгалтер (подпись) О.Н. Иванова

Следует помнить, что гарантийное письмо выполняет повышенную правовую функцию, поэтому текст должен быть изложен предельно четко и ясно.

Письмо-приглашение предлагает адресату (организации или конкретному лицу) принять участие в каком-либо мероприятии. Минимальная информация, содержащаяся в этом письме, — сообщение о характере мероприятия, сроках проведения, месте проведения и условиях участия.

Пример текста письма-приглашения:

Приглашаем Вас принять участие в работе международной конференции «Региональные проблемы организации социальной работы и подготовки социальных работников», которая состоится в актовом зале Российского нового университета 7—11 сентября 2015 года.

Тезисы доклада объемом 1—2 страницы через 1,5 интервала

должны быть получены нами не позднее 1 июня 2015 года, в противном случае доклад не будет включен в программу конференции.

Рассмотрение обращении граждан — одна из важнейших функций большинства государственных органов, общественных организаций и ответственных должностных лиц.

Обращения граждан можно разделить на четыре основные группы: предложения, заявления, жалобы и запросы.

Предложение — одна из форм участия гражданина в управлении государством, продиктованного желанием улучшить производство, экономику, управление, социально-культурную сферу.

Заявление — форма выражения гражданами своих прав. Заявления составляются при уходе в очередной отпуск, получении жилья, поступлении в институт, оформлении пенсии и др.

Жалоба — форма выражения несогласия гражданина с действиями организации и должностных лиц.

Запрос — обращение в организацию, содержащее просьбу разъяснить положение законодательства, сообщить о наличии вакансий и т.д.

Отнесение обращения граждан к той или иной группе определяется, конечно, не на основании заголовка, проставленного неискушенным в специальной терминологии автором, а после внимательного ознакомления с содержанием письма специально подготовленным работником. От этого зависят и методика, и сроки рассмотрения этого обращения, и структура ответного текста.

Наибольшую трудность представляет составление ответа на жалобу гражданина: повод для написания жалобы может быть самым непредсказуемым, но ответ во всех случаях должен быть объективным и по существу.

Текст ответного документа состоит из трех частей:

  • 1) ссылка на содержание письма заявителя;
  • 2) ход рассмотрения вопросов;
  • 3) результат рассмотрения.

Начинать текст рекомендуется с формы обращения, соответствующей этикету, а заканчивать (при наличии определенной вины администрации в причинении материального или морального ущерба гражданину) — принесением извинений.

Служебная записка. Поскольку внутри учреждения не принято обмениваться письмами, их роль исполняют служебные (докладные) записки — документ, адресованный руководителю и содержащий изложение какого-либо вопроса с выводами, просьбой или предложениями.

Формуляр-образец служебной записки включает следующие реквизиты: наименование структурного подразделения, в котором работает автор документа; адресат; название вида документа; дата; заголовок к тексту; текст; отметка о приложении (если оно имеется); подписание.

Текст служебной записки состоит из трех частей:

  • 1) введение, в котором указываются причины написания документа (нередко, особенно в небольших по объему текстах, может отсутствовать);
  • 2) основная часть, т.е. изложение сути вопроса, которому посвящен документ;
  • 3) заключение, т.е. выводы или предложения.

Приведем пример служебной записки:

Директору фирмы Гурьянову М.М.

Служебная записка

23.02.2016

О выполнении приказа от 08.01.2016 № 2

Согласно приказу по фирме от 08.01.2016 № 2 мне была поручена разработка «Положения о порядке предоставления информации о деятельности фирмы» до 10.02.2016.

В целях выполнения данного поручения мною была составлена анкета, по ответам на вопросы которой предполагается провести анализ информационных потоков фирмы. Однако руководители отделов отказываются заполнить анкету, ссылаясь на трудности сбора фактического материала. Это ставит под угрозу срыва выполнение приказа в предусмотренные сроки.

На основании вышеизложенного прошу Вас:

  • 1. Издать распоряжение об обязательности заполнения анкеты руководителями отделов в недельный срок.
  • 2. Продлить разработку Положения еще на 1 месяц.

Референт (подпись) Я.А. Колпина

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >