Маршрут документа

Процесс обмена корреспонденцией весьма динамичен, хотя, на первый взгляд, движение документа заключается лишь в том, что он передается из одного учреждения в другое. Для сотрудника, работающего с документной информацией, важно понимать это движение внутри организации.

Маршрут документа — условный путь, который документ проходит в учреждении (на предприятии, в фирме) с момента его создания (получения) до завершения исполнения (отправки).

Перемещаясь по маршруту, документ имеет «остановки», во время которых с ним совершают определенные делопроизводственные операции. Это не означает, однако, что один и тот же вид документа имеет один и тот же маршрут. Рассмотрим наиболее общие этапы прохождения документа.

  • 1. Поступление. Существуют три способа поступления документа в учреждение:
  • 1) по каналам связи (почта, телетайп, Интернет и т.д.);
  • 2) с помощью курьера;
  • 3) от посетителя лично.

После поступления в учреждение документы проходят предварительную обработку, которая заключается в определении правильности их доставки. Затем все конверты вскрывают, за исключением тех, на которых имеется отметка «Лично». Определив правильность и полноту вложений (на основании реквизитов документа, о которых уже говорилось), документы передают на рассмотрение. Конверты прикладывают к документу только в случаях, если:

  • • дата почтового штемпеля рассматривается как доказательство своевременности (несвоевременности) получения документа адресатом;
  • • документ направляется общественным организациям, находящимся в учреждении. Например, конверты, адресованные профсоюзной организации, ученому совету, садоводческому товариществу и т.д., могут вскрыть только сотрудники этих организаций;
  • • на документе имеется отметка «Лично» или «Конфиденциально», а на конверте этих отметок нет.

В нижней части документа справа проставляется (вручную или при помощи штампа) отметка о поступлении, фиксирующая факт его приема. В отметке указываются дата получения, присвоенный входящий номер (индекс), а иногда и сокращенное название учреждения, в которое поступил документ. Например:

ООО «Интеллект-сервис» Дата 03.01.2017 Вх. № 002

Дата и время поступления документов, полученных по факсу или электронной почте, фиксируются автоматически.

С момента фиксации даты поступления документ считается находящимся в работе учреждения и переходит на рассмотрение.

2. Рассмотрение — это определение специалистом или руководителем характера исполнения документа.

Специалист может определить, какие документы направить на исполнение, минуя руководителя (практически не менее 10% входящих документов можно сразу передавать на исполнение в соответствующие подразделения учреждения, а в крупных зарубежных фирмах объем таких документов может составлять до 70%). Подобные решения зависят не столько от информации, содержащейся в тексте, сколько от квалификации специалиста и четкости управленческой структуры учреждения.

Более распространен, особенно в российской управленческой практике, вариант, когда характер исполнения определяет руководитель, а не специалист, внося резолюцию на бланке между адресованием и текстом. Если этого места недостаточно, то резолюция может располагаться в любом свободном месте на фирменном бланке, за исключением полей и самого текста.

В резолюции указывается, кому, что, в какой срок следует сделать. В конце резолюции проставляются дата и подпись, расшифровка которой не требуется. Например:

проф. А/1ексееву А.Л. Подготовить отчет до 10.02.2016

05.01.2016 (подпись)

Проставление линейки не предусмотрено стандартом, однако руководитель часто отделяет ею свои указания от подписи.

Согласно исследованиям чтение поступающей корреспонденции и определение характера исполнения занимает 12—30% рабочего времени руководителя. Нередко руководители крупных управленческих структур вынуждены ежедневно прочитывать до 300 страниц текста, хотя могут воспринимать практически не более 30 страниц. Этим и объясняется большой процент формальных резолюций, если недостаточно квалифицированный секретарь-референт всю поступившую документацию направляет на рассмотрение руководителя.

3. Регистрация. После определения характера исполнения документ следует зарегистрировать, если он подлежит регистрации (некоторые виды документов, например рекламные проспекты, пригласительные билеты, программы конференций, письма, имеющие отметку «Лично», извещения и другие, регистрировать не принято).

Регистрация — это фиксирование кратких данных о документе на материальном носителе (в журнале, на карточке или в памяти компьютера), необходимое в целях обеспечения сохранности как самого документа, так и содержащейся в его тексте информации. Регистрация облегчает поиск, учет и контроль документа в дальнейшем. В стандарте не указано, какую информацию о документе следует отражать при регистрации. На практике фиксируются:

  • • автор документа;
  • • дата и индекс входящего (исходящего) документа;
  • • дата и индекс, присвоенные документу при получении;
  • • заголовок (краткое содержание) документа;
  • • резолюция;
  • • отметка об исполнении;
  • • отметка о контроле;
  • • отметка о направлении документа на хранение.

Наиболее удобной и оперативной в смысле поиска, учета и контроля считается карточная система регистрации документов, особенно при большом объеме документооборота. Однако журнальная форма регистрации имеет неоспоримое преимущество перед карточной или компьютерной системой: только журнал позволяет обеспечить сохранность документа. Поэтому отдельные виды документов (документы об образовании, гражданские паспорта, трудовые книжки и пр.) регистрируют только в журналах независимо от объема документооборота.

Регистрация осуществляется по принципу однократности, т.е. документ не должен вновь регистрироваться, попадая в то или иное структурное подразделение.

4. Исполнение — сбор и обработка необходимой информации, составление текста документа на бланке, согласование, подписание, утверждение, подготовка к отправке адресату.

Принципы составления документа были рассмотрены выше.

  • 5. Ведение дел. После завершения исполнения документы подшиваются в дела. Дело — совокупность документов, помещенных в папку по определенному признаку и с соблюдением установленных требований. Формирование дел может производиться по следующим признакам:
    • • названия видов документов (например, деловая переписка, приказы, акты, договоры);
    • • корреспонденты (например, переписка с какой-то фирмой);
    • • вопросы (например, поставка какой-либо группы продукции, повышение квалификации сотрудников);
    • • регионы (например, переписка с поставщиками из Курской области).

Что касается сформированного дела, то принято соблюдать следующие требования:

  • • в дело помещают только исполненные документы;
  • • документы, касающиеся одного вопроса, должны находиться в одном деле;
  • • в дело подшивают подлинники документов (в крайнем случае заверенные копии); другие экземпляры документа, в том числе черновики, в дело не подшиваются;
  • • документы разных сроков хранения (например, постоянного и временного) формируются в разные дела;
  • • в дело формируют документы одного года, за исключением дел, переходящих на другой год;
  • • помещенные в дело документы должны быть правильно оформлены, т.е. иметь все необходимые реквизиты;
  • • в дело не должны подшиваться документы, подлежащие возврату;
  • • дело не должно превышать 250 страниц.

Внутри дела документы могут располагаться в хронологической последовательности, по номерам либо по алфавиту — в зависимости от того, какой из признаков является определяющим. Так, деловую переписку принято подшивать в дело по датам поступления, квитанции — по номерам, приказы — по номерам и датам, а обращения граждан — по первой букве фамилии.

Правильное формирование дел не только обеспечивает сохранность документов, но и способствует оперативному поиску необходимой информации.

6. Отправка. При отправке проверяется соответствие заполненного документа рекомендациям стандарта. Если есть ссылка на приложение, следует проверить, действительно ли приложены указанные документы в полном объеме и количестве экземпляров.

Непосредственно перед отправкой на бланке проставляют дату и исходящий номер (индекс). Все документы, направленные в адрес одного и того же учреждения, должны быть вложены в один конверт.

  • 7. Контроль исполнения — обеспечение исполнения документов по существу и в соответствующие сроки. Суть исполнения определяется текстом и (или) резолюцией руководителя. Сроки устанавливаются:
    • • нормативными актами (типовые сроки исполнения);
    • • учреждением-автором (содержатся в тексте документа);
    • • резолюцией (определяются руководителем).

При отсутствии всех этих вариантов документ должен быть исполнен в течение 10 дней.

Изменить сроки исполнения документа может только тот, кто их установил, снять документ с контроля — только тот, кто поставил его на контроль.

Контроль исполнения документов начинается с момента их регистрации и завершается после полного окончания работ, определенных текстом документа и резолюцией руководителя.

Стандартом предусмотрен реквизит «Отметка о контроле», обязательный для всех документов, подлежащих контролю исполнения. На левом поле этих документов, на уровне заголовка к тексту, цветным фломастером проставляется буква К.

Контроль исполнения заключается в регулярной проверке хода исполнения. По результатам проверки проводится анализ исполнения, который доводится до сведения руководителя. Степень регулярности проверок может быть различной: например, задания последующих месяцев текущего года проверяются не реже одного раза в месяц, а задания текущего месяца — каждые 10 дней и за 5 дней до истечения текущего срока.

Четкий контроль исполнения документов, более того — контроль исполнения управленческих решений в целом, играет неоценимую роль, способствуя эффективной работе любой организации, фирмы, компании. Контроль должен выполняться высококвалифицированным специалистом, например референтом с высшим образованием.

После изучения маршрута документа можно дать рекомендации относительно требуемого профессионального и образовательного уровня, который необходим сотруднику на том или ином этапе. Так, на этапах приема, регистрации и отправки документов достаточна квалификация секретаря офиса, на этапах рассмотрения, исполнения и контроля документа необходима квалификация секретаря-референта либо помощника руководителя.

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >