СОСТАВЛЕНИЕ ПРЕЗЕНТАЦИОННЫХ ТЕКСТОВ

Презентационная речь

Презентация (лат. ртеяеМаНо) — общественное представление чего-либо нового, недавно появившегося или созданного, например организации, проекта, продукта, персоны, аудитории. Так, презентация фирмы может проводиться:

• • по случаю открытия или создания фирмы;
• • для демонстрации новых достижений и результатов работы компании, представления ее нового лица;
• • при выходе на новые рынки, например презентация фирмы в стране создания филиала, подразделения или представительства и пр.

Сегодня презентация — это оригинальный жанр, призванный отобразить индивидуальный имидж представляемого объекта. Презентация имеет рекламный характер. Письменная может быть представлена в виде текста (рекламные листовки, письма или буклеты). Устная презентация представляет собой мероприятия с приемом гостей, выступления организаторов (нередко сопровождаемые слайдами, таблицами, демонстрацией товаров) и неофициальную часть (свободное общение собравшихся). Иногда презентации устраиваются в форме пресс-конференций с приглашением большого количества журналистов. Выступление организаторов или пресс-конференция представляют собой официальную часть презентации, к неофициальной относятся выступления артистов, фуршет или банкет.

Презентационная речь — неотъемлемая часть события. Как всякое публичное выступление она строится по определенным принципам:

• 1. Принцип краткости. Обычно презентационная речь составляется с расчетом на 10—15-минутное выступление, при условии раскрытия основной темы выступления.
• 2. Принцип последовательности. Все микротемы выступления должны быть подчинены основной теме, а все части — взаимосвязаны и взаимообусловлены.
• 3. Принцип целенаправленности. Выступление должно быть подчинено ясной логике, которую должны осознавать не только выступающий, но и слушатели, и выстраиваться по следующей цепочке: проблема —»тема —»тезис —> аргументы.

Тезис — это основное положение выступления, аргументы — доказательства, приводимые в поддержку тезиса.

• 4. Принцип усмения. Речевое воздействие должно усиливаться от начала к концу выступления. Это может быть достигнуто расположением материала по значимости, усилением эмоционального накала изложения при помощи словесных и интонационных средств.
• 5. Принцип результативности. Выступление должно содержать некоторый предлагаемый слушателям вывод, призыв к действию, рекомендации. Вывод или призыв необходимо сформулировать в емкой, запоминающейся словесной формуле.

Изложенные принципы построения публичного выступления должны быть реализованы в структуре композиции выступления.

Структура публичного выступления чаще всего представляет собой традиционную трехчастную композицию: вступление, основная часть, заключение.

Во вступлении, в свою очередь, выделяют:

• • введение или зачин (обращение к аудитории и сообщение цели собрания) и завязку (объяснение цели сообщения);
• • основную часть (сведения о предприятии, презентуемом товаре: статус, общая направленность, специфика деятельности предприятия, указание на потребителя, характер доступности, местонахождение и т.п.);
• • заключение (может включать напоминание о цели собрания, обобщение сказанного и призыв к сотрудничеству).

Важнейшим условием успеха является условие, при котором

структура (логика) выступления должна быть прозрачной, понятной для слушателя. Таким образом, слушатель (в данном случае коллективный слушатель) является не пассивным, а активным участником коммуникации.

Активизация внимания слушателя достигается:

• 1. Выделением структуры выступления с помощью когезивных средств: начну с...; теперь о...; и наконец о... в заключение отмечу, что...; Позвольте мне начать с истории возникновения нашего предприятия...; Если позволите, я начну с проекта создания нашей инвестиционной компании; Теперь позвольте рассказать о реализации наших планов; В заключение позвольте выразить надежду...', Позвольте в завершение выразить уверенность...
• 2. Диалогизацией монолога, причем форма диалога может быть открытой и скрытой. Открытый диалог представляет собой вопросно-ответную систему общения с аудиторией (менее характерен для этого жанра публичной речи). Чаще используются скрытые формы диалога: вопросы самому себе, скрытые и косвенные вопросы: Как вы уже, наверное, знаете...', Что можно сказать о популярности новых видов связи — за ними будущее, они стремительно завоевывают рынок коммуникации.
• 3. Авансированием, которое представляет собой затягивание сообщения важной или интересной мысли, идеи, некоторых подробностей, которые наверняка интересуют слушателей. В этом случае выступающий сначала упоминает о том или ином факте, а затем говорит: Но об этом несколько позже...; Об этом подробнее я расскажу потом...; Остановимся на этом попозже...
• 4. Акцентировкой существенно важной информации, например изменением темпа, ритма речи, паузами, интонацией. При монотонном, бесстрастном изложении показатели внимания значительно ухудшаются.

Во время публичного выступления можно использовать так называемую «вокальную спираль» — постепенное увеличение громкости и темпераментности изложения к концу речи.

• 5. Демонстрацией образцов изделий, товаров, буклетов. Обычно на презентациях гостям вручают небольшие сувениры: буклеты, открытки, образцы товара в рекламных целях.
• 6. Использованием тропов — особых стилистических средств, создающих образность и придающих тексту особую выразительность.
• 7. Использованием юмора. В торжественных речах юмор использовать не принято, однако небольшие вкрапления шутливых замечаний не повредят общему настрою и помогут привлечь внимание и симпатии аудитории к оратору.

Необходимо помнить, что смысловые акценты следует расставлять в зависимости ог того, что является основной целью презентации, не уходя в сторону от основной идеи:

• • формирование у потенциальных клиентов потребности в презентуемом новшестве (товаре, услуге, технологии и др.);
• • формирование у потенциальных потребителей нового товара (услуги) начального уровня знаний о его основных свойствах и характеристиках;
• • оказание квалифицированной помощи потребителю в оценке свойств предмета презентации и окончательном выборе;
• • формирование потребности у потенциальных покупателей в приобретении именно презентуемого товара у представляющей его фирмы;
• • стимулирование сбыта товаров или потребления услуг предприятия, проводящего презентацию, за счет привлечения новых клиентов;
• • формирование у поставщиков, подрядчиков, оптовых покупателей и других фирм-контрагентов образа надежного партнера по бизнесу;
• • увеличение числа и изменение качественного состава деловых партнеров фирмы;
• • развитие конструктивного сотрудничества по различным вопросам с органами местного самоуправления и общественностью;
• • формирование у различных категорий общественности положительного имиджа фирмы.

Составляя текст речи, нужно помнить, что вторая половина речи кажется слушателям вдвое длиннее первой. Как правило, последние 10 минут торжественной речи длятся в три раза дольше, чем первые десять. Поэтому вторую половину выступления нужно делать более живой, разнообразной и легко воспринимаемой, независимо оттого, сколько длится выступление.

Главная цель презентации — расширение рынка сбыта продукции, услуг благодаря привлечению внимания к фирме, торговой марке, товару. Второй задачей является расширение деловых связей, упрочение уже существующих контактов. Помимо прагматических целей презентации устраиваются для создания праздничного настроения, которое достигается оптимистичным, приподнятым гоном общения, комплиментами аудитории: Для меня большая честь обратиться к такому блестящему собранию...; Поскольку здесь собрались профессионалы, я могу не останавливаться на деталях...', Можно завершить выступление пожеланием слушателям хорошо провести оставшуюся часть вечера (церемонии).

Зачастую используют несколько из перечисленных целей одновременно.

Взаимодействие с аудиторией настолько важно, что нельзя терять контроль за ходом презентации и целиком полагаться на подготовленный текст. Необходимо постоянно следить за ситуацией и не давать ей выходить из-под контроля.

Наилучшим подходом к планированию, считают специалисты, являются открытые вопросы, например: Кто будет присутствовать на моей презентации? Каков будет ожидаемый исход? Когда мне следует начать презентацию и когда закончить? Где я смогу собрать ма-

териал для моей презентации ? Как именно начать подготовку? Почему эту презентацию следует провести ?

Речь на презентации — часто используемый инструмент убеждения, ее навыки востребованы в деятельности политика, депутата, торгового представителя, менеджера, руководителя. Как правило, она состоит из четырех функционально различных частей, у каждой из которых свои задачи и средства.

• 1. Вступление. Сначала необходимо представиться, сказать, как долго будет длиться презентация. Сообщить, когда можно будет задавать вопросы: во время презентации или по окончании. Далее представить тему презентации. Установить доверительные отношения с участниками.
• 2. Основная часть. Обрисовать ситуацию, перечислить возможные средства ее улучшения и предложить свой способ решения проблемы. Для этого призвать к соответствующим решениям и действиям, показав преимущества своего предложения и достижимость результата.
• 3. Заключение. Резюмировать свое предложение и его преимущества, обращаясь к участникам уже как к понимающим идею в целом.
• 4. Ответы на вопросы. Снять возражения и недопонимание, раскрыть некоторые детали, связав их по возможности с преимуществами своего предложения. Еще раз призвать к предложенным действиям.