НАЗНАЧЕНИЕ ДОКУМЕНТА (ФУНКЦИИ)

Центральный вопрос при изучении документа — выявление причин, вынуждающих человека фиксировать информацию, т.е. создавать документ.

Решение этого вопроса напрямую связано с функциями документа (слово «функция» происходит от латинского/ипсйо — «исполнение, обязанность, назначение, роль»). Для того чтобы разобраться в функциях, т.е. назначении документа, учитывая, что он может преследовать несколько целей, использоваться для решения многих задач, попробуем применить метод абстрагирования, выделить и рассмотреть в отдельности каждую функцию документа.

Прежде всего отметим социальную сущность документа, его социальный характер (социальный от латинского яос1аН$ — «общественный, связанный с жизнью и отношением людей в обществе»).

Документ создается человеком и для человека, что сразу подчеркивает его социальную природу. Никакое сообщество не может существовать без информационных связей. Документ закрепляет эти социальные связи, все процессы, происходящие в обществе. Конкретный документ целенаправленно создается в определенной социальной среде, которую он и отражает; следовательно, он выполняет социальную функцию. Возникнув как продукт определенных социальных отношений, отдельные виды документов в то же время сами начинают активно воздействовать на эти социальные отношения. Такую роль прежде всего играют конституции, которые устанавливают порядок взаимоотношения в государстве, другие законодательные акты, различные уставы, положения, правила, инструкции; договоры, организующие взаимоотношение как отдельных граждан, гражданина и государства, так и государства с государством. В этих случаях социальная функция документа выступает особенно ярко. Такие документы сами начинают способствовать развитию человечества, например мирные договоры, международные соглашения, декларации.

Любой документ носит социальный характер — эта его особенность не всегда выделяется как функция, а чаше лишь подчеркивается как обязательное свойство.

Главное свойство документа — закреплять и нести информацию — составляет его информационную функцию. Она присуща любому документу с момента его создания. Собственно, для того чтобы информацию закрепить, и был создан документ. Более точно эту функцию можно назвать функцией закрепления (запечатления) информации. Все, что не закреплено любым способом документирования (записано, сфотографировано, зарисовано, сделана фонозапись и т.д.), бесследно исчезает, забывается человечеством. Создав документ, человек исключил возможность исчезновения события, факта. «Остановись, мгновенье» — словосочетание, которым обычно пользуются, создавая фотографию, имеет более широкий смысл. Любой способ запечатления информации, т.е. создания документа, оставляет событие в истории человечества.

Закрепленная информация может быть передана в пространстве, и эта способность документа выделяется в присущую всем документам коммуникативную функцию. С помощью коммуникативной функции документа осуществляются все информационные связи общества — от вышестоящих инстанций к нижестоящим (т.е. от управляющих к управляемым) и наоборот — от нижестоящих к вышестоящим (т.е. от подчиненных к руководящим), между равными инстанциями, между отдельными физическими лицами. Именно коммуникативная функция документа заставляет человечество постоянно искать способы наиболее быстрой ее реализации: гонец, фельдъегерская тройка, телеграф (телеграмма), телефон (телефонограмма), радио (радиограмма), факс, электронная почта.

Научно-техническая революция расширяет коммуникативные функции документа, дает возможность их реализовать в стремительно сокращающемся временном интервале.

Но, закрепив информацию, документ позволяет сохранить и передать ее не только в пространстве, но и во времени, т.е. воспользоваться этой информацией через годы, десятилетия и даже века. Эта способность документа выделяется в функцию сохранения информации. После своего создания документ может быть использован единожды или востребован неоднократно в текущей деятельности, и лишь очень небольшая часть документов в силу ценности закрепленной и сохраненной в них информации бережно сохраннее ется человеком постоянно, и для ее хранения создаются специальные архивы. На основе собранной в архивах ретроспективной информации восстанавливаются события, она позволяет проследить историю вопроса. В этом случае документ выполняет функцию исторического источника. Функцию может выполнить любой сохраненный документ в случае обращения к нему как к свидетелю прошлого.

Рядом исследователей выделяется как самостоятельная культурная функция документа, выполнение которой рассматривает документ как средство передачи культурных традиций, сложившихся в обществе и сохраненных им. Любой документ отражает степень языковой культуры, уровень образованности его автора и общества в целом, развитие технической мысли, появление новых способов документирования и передачи информации и даже нравственно-моральную атмосферу эпохи.

Все перечисленные ранее функции можно отнести к общим. Эти функции документ имеет независимо от воли создавшего его человека. Они как бы закладываются в момент создания документа, запечатления информации. Создавая документ, человек преследует более конкретные задачи, которые он решает с его помощью. Эти целенаправленные функции документа, для выполнения которых он и был составлен, называются частными.

Для сферы управления на первое место выходит управленческая функция документа. Подавляющая часть документов создается именно в сфере управления, и в этом случае составляются документы для выполнения управленческой функции. С помощью документов организуется работа (организационные документы: уставы, положения, инструкции, правила и т.д.), разрабатываются и доводятся до исполнителей решения (распорядительные документы: приказы, постановления, решения, распоряжения и т.д.), подтверждаются факты, идет обмен информацией о состоянии дел (отчетные, плановые, первичные учетные документы, информационносправочные документы: акты, справки, докладные и объяснительные записки, телеграммы и телефонограммы). Во всех тех случаях, когда документ создается как инструмент управления, он выполняет управленческую функцию. Но как только информация такого документа принята к сведению, учтена, использована и надобность в ней в текущей работе отпала, управленческая функция документа исчерпана.

К документам, созданным для выполнения управленческих функций, предъявляются особые требования объективности, достоверности, полноты информации и, конечно, своевременности получения информации. Как гласит поговорка, «кто владеет информацией, тот владеет ситуацией, тот и король». Именно документы, выполняющие управленческую функцию, т.е. циркулирующие в системах управления, являются объектом унификации и стандартизации. Для их создания и обработки внедряются средства автоматизации и механизации. Выполнив управленческую функцию, документы выбывают из оперативной работы и переходят в стадию хранения.

Одними из наиболее ранних, востребованных функций документа, ради которых документ стал создаваться, были правовая функция и функция учета.

Правовая функция заключается в установлении и закреплении правовых норм и правоотношений в обществе (например, свод законов царя Хаммурапи (XVIII в. до н.э.)). К документам, выполняющим правовую функцию, относятся правовые акты органов власти и управления: законы, указы, постановления и др., акты судебных, прокурорских, нотариальных, арбитражных учреждений и организаций; акты, которые создаются в других учреждениях, организациях, предприятиях, фирмах и влекут за собой определенные юридические последствия; договоры: международные, межгосударственные, между организациями, между отдельными лицами и организациями (например, трудовые) и между частными лицами. К таким документам относятся документы, удостоверяющие личность (паспорта, удостоверения), дипломы об образовании, различные справки, а также оправдательные финансовые документы. При разработке подобных документов их правовая функция самая главная, для ее реализации они и создавались, и оформляются они с особой тщательностью, учитывая их юридическую значимость. Но практически и все другие документы в определенных случаях могут выполнить эту функцию, выступив доказательством какого-либо факта, события, явления.

Не менее древней является учетная функция. Человек с древнейших времен хотел учесть количество населения в государстве (княжестве) для обложения налогами, размеры принадлежащей ему земли, количество скота, имеющегося урожая, денег и т.д. Документы, выполняющие эту функцию, обычно содержат систематизированные количественные данные, выраженные в цифрах. К ним относятся все первичные учетные документы, в том числе бухгалтерские, различные регистрационные журналы и другие формы. Эти документы сегодня почти все представлены унифицированными формами, многие из которых разработаны и утверждены финансовыми органами и органами статистики.

Таким образом, рассмотрев основные функции, выполняемые документом, мы видим, что любой документ всегда полифункцио-нален. Он одновременно выполняет несколько функций. Одни из них — общие, присущие любому документу в момент создания. Другими функциями документ наделяется при создании и, выполнив эту функцию, ее утрачивает, продолжая выполнять общие функции.

Изучение функций документа имеет не только научное, но и большое практическое значение.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

  • 1. Каковы достоинства пиктографического письма?
  • 2. В чем заключаются недостатки пиктографического письма?
  • 3. Чем вызвано распространение пиктографического письма в наши дни?
  • 4. Каковы достоинства логографического письма?
  • 5. В чем заключаются недостатки логографического письма?
  • 6. Когда была изобретена пишущая машина? Что изменилось в документировании с началом применения пишущих машин?
  • 7. Кто и когда сделал первый фотоснимок?
  • 8. В чем состоит особенность фотодокумента и в чем заключается его преимущество перед текстовым документированием?
  • 9. Перечислите общие функции документа.
  • 10. Перечислите частные функции документа.
  • 11. Какую роль играет управленческая функция документа?
  • 12. В чем назначение правовой и учетной функций документа?
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >