НОРМАТИВНО-МЕТОДИЧЕСКОЕ РЕГУЛИРОВАНИЕ ДОКУМЕНТАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ УПРАВЛЕНИЯ

Нормативно-методическое регулирование документационного обеспечения управления (ДОУ) разрабатывается на основе действующего законодательства и содержит в основном методику выполнения тех или иных операций ДОУ. Основным разработчиком нормативно-методической основы современного документационного обеспечения является Росархив. Это ведомство в течение полувека выполняло функцию методического руководства делопроизводством.

Первым нормативно-правовым и методическим документом, которым надо воспользоваться при организации документационного обеспечения управленческой деятельности, являются «Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти».

15 июня 2009 г. подписано постановление Правительства РФ № 477 «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». Правила вступили в силу 2 июля 2009 г.

Правила разработаны в соответствии с Планом мероприятий по реализации концепции формирования в Российской Федерации электронного правительства до 2010 г.

Разработчиком Правил выступил ВНИИДАД.

В постановлении Правительства, утверждающем Правила, прежде всего следует обратить внимание на первый абзац, который указывает на то, что постановление является развитием ст. 11 Федерального закона от 27.07.2006 № 149 «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

Самое главное положение «Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» дано в п. 1. В нем указано, что «Правила устанавливают единый порядок делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти». В соответствии с п. 3 Правил «федеральный орган исполнительной власти на основе настоящих Правил с учетом условий и специфики своей деятельности разрабатывает инструкцию по делопроизводству, утверждаемую руководителем федерального органа исполнительной власти по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела».

С выходом Правил федеральные органы исполнительной власти проводят работу по корректировке своих инструкций по делопроизводству.

Правила начинаются с определения понятий (разд. 1). Все они, за исключением понятия «служба делопроизводства», есть в разработанном тем же ВНИИДАД ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Но каждое понятие в правилах подчеркивает применение его в делопроизводстве именно федеральных органов исполнительной власти.

Раздел III посвящен созданию документов в федеральном органе исполнительной власти.

В Правилах называются 24 реквизита, которые могут встретиться при оформлении документов в федеральных органах исполнительной власти, но сами требования к оформлению реквизитов в Правилах не прописываются.

Раздел IV Правил описывает требования к организации документооборота. В нем даны лишь общие положения.

Методика обработки документов в Правилах также не дана, она будет указываться в инструкциях по делопроизводству организаций.

Общий порядок текущего хранения документов, обработка и сдача их в архив даются в разделе V «Документальный фонд федерального органа исполнительной власти». Этот раздел интересен тем, что возлагает на федеральный орган исполнительной власти, формирующий свой документальный фонд из образующихся в процессе его деятельности документов, «разработку и утверждение по согласованию с федеральным органом исполнительной власти в области архивного дела перечня документов, образующихся в процессе его деятельности, а также в процессе деятельности подведомственных ему организаций, с указанием сроков хранения». Это очень важный пункт, так как на сегодняшний день далеко не все федеральные органы исполнительной власти имеют свои перечни, что затрудняет в организациях установление сроков хранения документов при разработке номенклатур дел и проведение экспертизы ценности документов.

Требования к номенклатуре дел в Правилах даны общие, без детализации, также изложено хранение дел в структурных подразделе-

ниях и подготовка дел к сдаче в архив в федеральном органе исполнительной власти.

Принципиально новым является раздел VI «Особенности работы с электронными документами в федеральном органе исполнительной власти». Рассмотрено подписание, согласование электронных документов, их регистрация, учет и хранение. Именно этот раздел Правил направлен на организацию ведения электронного документооборота и перехода к электронному правительству.

Как приложение в Правилах дан перечень сведений о документах, используемых в целях учета и поиска документов в системах электронного документооборота в федеральных органах исполнительной власти.

Таким образом, на основании Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ, федеральные органы исполнительной власти и вслед за ними подведомственные им учреждения проводят работу по внесению поправок в уже разработанные инструкции по делопроизводству в соответствии с требованиями Правил, и прежде всего с учетом обязательного внедрения систем электронного делопроизводства.

В п. 4 постановления Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 Федеральному архивному агентству предписывалось утвердить «Методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти». Они были разработаны и утверждены приказом Росархива от 23.12.2009 № 76.

Учитывая, что Правила очень кратки, каждая организация, строящая у себя современное документационное обеспечение управленческой деятельности, должна иметь и методические рекомендации по разработке инструкций по делопроизводству. Применение Методических рекомендаций будет способствовать созданию единой методической основы ведения делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти.

В специальный раздел Методических рекомендаций выносятся особенности работы с электронными документами; следовательно, такой раздел должен быть в инструкции по делопроизводству любой организации.

Методические рекомендации касаются всех этапов и видов работ с документами и, безусловно, должны использоваться всеми работниками служб ДОУ независимо от правовой и организационной формы их организации.

Методика и технология хранения документов в делопроизводстве в архиве также разработаны архивными органами. В 2002 г. Росархив подготовил нормативный документ, устанавливающий нормы и технологию работы архива организации. Пересмотр Основных правил работы архивов организаций был необходим, во-первых, в связи с

зз

изменениями правовых основ архивного дела в РФ, а во-вторых, по причине практически повсеместного внедрения в документирование новых информационных технологий, а также ввиду того, что возникла масса организаций различных организационно-правовых форм. Основные правила работы архивов организаций содержат целый ряд разделов, направленных на регламентацию хранения документов в делопроизводстве организаций. Среди них:

• ? требования к номенклатурам дел, их виды, порядок составления, согласования, утверждения, заполнения, ведения и хранения;
• • правила формирования дел в делопроизводстве;
• • организация и порядок проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве;
• • подготовка дел к передаче в архив: оформление дел (нумерация, подшивка, оформление обложки и т.д.), составление и оформление описей, передача дел в архив;
• • порядок выделения документов к уничтожению;
• • оформление уничтожения документов с истекшими сроками хранения;
• • порядок передачи дел из делопроизводства в архив.

В Основные правила работы архивов организаций внесены новые положения, связанные с экспертизой ценности документов. Помимо управленческой документации (в основном на бумажных носителях), в Правила включены нормативно-методические основы экспертизы ценности электронных документов.

Основные правила работы архивов организаций содержат формы ряда документов (номенклатура дел, опись, обложка дела, лист-заверитель и др.), которые используются для хранения документов в делопроизводстве организации, а также их учета и передачи в архив. Эти формы унифицированы, содержат порядок создания, утверждения, согласования и являются обязательными при создании конкретной системы документационного обеспечения управления.

Вторая часть Правил содержит методику работы с документами в архиве организации.

Существенное значение в вопросах организации хранения документов имеют сроки хранения. Основными нормативными документами, на основе которых определяются сроки хранения документов, являются перечни с указанием сроков хранения. Различают типовые и ведомственные перечни. Типовые перечни разрабатываются и утверждаются Росархивом, они являются нормативным документом общего действия. Перечни устанавливают сроки хранения документов, возникающих в результате документирования однотипных функций (например, таких как организация системы управления, планирование деятельности, финансирование деятельности, учет и отчетность, информационное обслуживание, кадровое обеспечение и др.). Новый «Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения» утвержден приказом Министерства культуры РФ от 25.08.2010 № 558.

Ведомственные перечни создаются по инициативе отдельных ведомств, в основном в тех случаях, когда ведомственная система документации содержит большое количество специфичных документов. При наличии ведомственного перечня делопроизводственные и архивные службы используют его в своей работе. Ведомственные перечни разрабатываются на основе типового перечня.

Организации, не имеющие ведомственных перечней, при определении сроков хранения своих документов пользуются типовым перечнем.

Существующие требования к составу управленческой документации, к правилам их подготовки и оформления закреплены в разработках Госстандарта России, отражающих результаты унификации и стандартизации управленческой документации.

Унификация и стандартизация документов являются основными методами совершенствования содержания и формы документа, проводятся в нашей стране с конца 1960-х гг.

Параллельно с работами по унификации и стандартизации проводится работа по классификации и кодированию технико-экономической и социальной информации. К настоящему времени создана система общероссийских классификаторов, каждый из которых является языком формализованного описания данных, используемых в процессах управления. При внедрении в организации автоматизированных систем обработки документов необходимо иметь представление о роли, назначении и использовании Общероссийских классификаторов технико-экономической и социальной информации. В соответствии со ст. 15 Федерального закона от 27.12.2002 № 184-ФЗ «О техническом регулировании» общероссийские классификаторы являются нормативными документами, распределяющими техникоэкономическую и социальную информацию в соответствии с ее классификацией (классами, группами, видами и др.). Классификаторы являются обязательными при создании государственных информационных систем и информационных ресурсов и межведомственном обмене информацией.

Для организации ДОУ особое значение имеет Общероссийский классификатор управленческой документации (ОК 011-93), утвержденный постановлением Госстандарта России от 30.12.1993 № 229 (ОКУД), который представляет собой официальную номенклатуру унифицированных систем документации и унифицированных форм документов. Классификатор содержит наименование видов документов и их коды, которые являются идентификаторами форм документов и обязательно проставляются на бланках и в формах документов.

В службе ДОУ обязательно должен быть комплект государственных стандартов, относящихся к работе с документами.

Почти всем без исключения работникам управленческого аппарата и прежде всего работникам службы ДОУ, приходится печатать и оформлять документы. Оформление документов всегда должно быть безупречным, и именно служба ДОУ отвечает за правильность оформления документа, представляемого на подпись руководителю. Главным подспорьем при оформлении документов служит государственный стандарт ГОСТ Р 6.30—2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов». Им следует пользоваться для уточнения правильности оформления реквизитов документов. Таком образом, ГОСТ с требованиями к оформлению документов должен быть под рукой, если выполняется функция, связанная с документированием, т.е. составлением и оформлением документов.

Второй ГОСТ, необходимый сегодня для организации документационного обеспечения управления, — уже рассмотренный выше ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Управление документами. Общие требования». Если в ГОСТ Р 6.30—2003 изложены требования к оформлению документов, то в ГОСТ Р ИСО 15489-1—2007 перечислены все этапы работы с ними и ответственность каждого за работу с документами.

ГОСТ 17914—72 разработан с целью установления требований к оформлению обложки дел постоянного и длительных сроков хранения, его положения используются при подготовке документов к сдаче в архив.

Стандартизация терминологии является общегосударственной формой регулирования языка в научной и технической деятельности. Термин представляет собой форму существования понятия; терминология — это система терминов, соответствующих системе понятий. ГОСТ Р 51141—98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» нормативно закрепляет термины, используемые в делопроизводстве и архивном деле, и их определения. В стандарт включены 140 терминов, называющих общие понятия в делопроизводстве, термины, необходимые при документировании, организации работы с документами. Применение стандартных терминов обязательно во всех видах документации, в том числе при создании или регламентации конкретной делопроизводственной системы, инструкциях, положениях, регламентах, а также в специальной литературе по делопроизводству.

Более полувека действует стандарт на размеры бумаги¹, который установил форматы для производства бумаги, изготовления изделий из нее (папки, конверты и т.п.), подготовки документов. В управленческой практике в нашей стране основным форматом является формат А4 (210 х 297 мм). Международной организацией по стандартизации (/БО) разработан международный стандарт на писчую бумагу, которым формат А4 также установлен как основной.

К нормативным документам, необходимым в практической работе по организации ДОУ, относятся разработки Минтруда России, в которых закрепляются требования к организации труда службы ДОУ. Среди них надо выделить прежде всего Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих^{[1] [2]}, который предназначен для закрепления квалификационных характеристик к общеотраслевым должностям. Справочник утвержден Минтрудом России, сфера его действия распространяется на предприятия, организации и учреждения, находящиеся на бюджетном финансировании. Прямое назначение справочника состоит в регламентации необходимых видов работ, выполняемых служащими разных специальностей, в том числе работниками делопроизводственных служб. Справочник закрепляет наименование должностей в этой отрасли по соответствующим категориям персонала (руководители, специалисты и технические исполнители) и их квалификационные характеристики.

Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих является основой разработки должностных инструкций всех категорий работников организации, в том числе работников службы ДОУ.

К числу нормативных документов в области ДОУ относится и ряд разработок Центрального бюро нормативов по труду Минтруда России. Установлены нормы времени на выполнение машинописных, копировальных работ, на выполнение операций регистрации, справочной работы, контроля за сроками исполнения документов, обработки поступающих и отправляемых документов^[3]. Назначение таких нормативов состоит в их использовании для расчета затрат времени на работы с документами и для определения необходимой численности работников службы делопроизводства, выполняющих эти функции.

Нормы времени предусмотрены как для традиционной (ручной), так и для автоматизированной технологии ДОУ¹. Например, установлены нормы времени на работы по набору текста на персональном компьютере, оформлению документов, документированию деятельности коллегиальных органов, обработке и учету документов, регистрации, справочно-аналитической работе, контролю за исполнением документов, составлению и ведению номенклатуры дел, хранению и поиску документов^{[4] [5] [6]}. Кроме того, нормированы секретарские и референтские работы, в числе которых работы по получению и передаче информации, подготовке документов на компьютере, организации и ведению телефонных переговоров (включая заказ пропусков, вызов участников совещаний, организацию связи руководителя с необходимыми лицами). Нормы времени являются чрезвычайно важным документом для руководителей делопроизводственной службы, так как позволяют решить многие проблемы, связанные с организацией ее работы. Например, они могут быть использованы при аттестации для установления категории специалиста, при определении специализации работников делопроизводственной службы.

Таким образом, существующая нормативно-правовая база современного документационного обеспечения представлена множеством нормативных и нормативно-методических документов федерального и ведомственного уровней, разработками Росархива, Минтруда России, Госстандарта России. Часть названных документов полностью посвящены организации и технологии делопроизводства, другие затрагивают процессы создания и оформления документов, устанавливают их виды или порядок хранения, организацию труда. Документы нормативной базы являются основой создания локальной системы ДОУ организации (учреждения, предприятия).

Единый порядок документирования и оптимальной системы работы с документами создается на основе действующей нормативнометодической базы и закрепляется в организационных документах (таких, как положения о службе ДОУ, должностные инструкции, ин-

струкции по делопроизводству, которые и определяют параметры

системы ДОУ конкретной организации.

КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ

• 1. В каких направлениях развивается законодательная регламентация работы с документами в Российской Федерации?
• 2. Назовите законодательные акты, регулирующие порядок хранения документов.
• 3. Каким законодательным актом закреплена обязательность документирования информации?
• 4. Какими нормативно-методическими документами регламентируется хранение документов?
• 5. Какими нормативно-методическими документами регламентируется технология ДОУ?

В. Какие нормативные документы используются для расчета численности службы ДОУ?

7. В каких нормативных документах закреплены состав, последовательность и методика выполнения обязательных делопроизводственных операций?

• [1] ГОСТ 9327-60. Бумага и изделия из бумаги. Потребительские форматы. М„ 1960.
• [2] Квалификационный справочник должностей руководителей, специалистов и других служащих. Утв. постановлением Минтруда России от 21.08.1998 №37. М., 1998.
• [3] Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работы по докумен-танионному обеспечению управления, утв. постановлением Минтруда России от 25.11.1994 № 72; Единые нормы времени (выработки) на маши-
• [4] нописные работы, утв. постановлением Госкомтруда СССР № 189 и Президиума ВЦСПС № 11-64 от 19.06.1984 г.
• [5] Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления. Утв. постановлением Минтруда России от 10.09.1993 № 152.
• [6] Нормы времени на работы по документационному обеспечению управленческих структур федеральных органов исполнительной власти. Утв. постановлением Минтруда России от 26.03.2002 № 23.