Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

Требования к изготовлению документов

Управленческие документы изготавливаются на пишущих машинах или компьютерах. Существуют определенные правила изготовления документов на печатающих устройствах, выполнение которых обеспечивает рациональное размещение всех реквизитов, а также придает документам официальный характер, обеспечивает их качество.

Немногие внутренние документы (заявления, докладные записки, объяснительные записки) пишутся от руки.

Основной способ изготовления служебных документов в организациях — использование персональных компьютеров.

При подготовке документов рекомендуется применять текстовый редактор Word for Windows с использованием шрифтов Times New Roman Суг размером № 12 (для оформления табличных материалов), 13, 14, 15, Times DL размером 12, 13, 14, через 1—2 интервала. При оформлении таблиц могут использоваться шрифты меньших размеров.

Все реквизиты документов, которые состоят из нескольких строк (кроме текста), печатают через один межстрочный интервал. Составные части реквизитов отделяют друг от друга 1,5—2 интервалами. Реквизиты отделяют друг от друга 2—3 интервазами. Максимальная длина строки каждого отдельного реквизита (кроме текста) — 28 знаков. Заголовок к тексту допускается продлевать до границы правого поля или переносить на следующую строку, если его длина превышает 150 знаков. Точку в конце заголовка не ставят.

Текст документа печатают, отступив 2—4 интервала от реквизита «Заголовок к тексту»: на бланках А4 — через полтора межстрочных интервала; на бланках А5 — через один межстрочный интервал. В текстах документов не рекомендуется применять подчеркивание, а также иные способы выделения слов, фраз или абзацев.

Допускается печатать текст документа на двух сторонах листа бумаги.

В документах, составленных на двух и более страницах, вторая и последующая страницы нумеруются. Номер страницы проставляется посередине верхнего поля арабскими цифрами без кавычек, дефисов и слова страница (стр.).

При печатании реквизитов служебных документов рекомендуется соблюдать следующие отступы от границы левого поля (количество печатных знаков):

  • • 0 (от границы левого поля) — для печатания реквизитов «Заголовок к тексту», «Текст» (без абзацев), «Отметка о наличии приложения», «Отметка об исполнителе», «Отметка об исполнении документа и направлении его в дело», наименования должности в реквизитах «Подпись», «Гриф согласования документа», заверительной надписи «Верно». Так же печатаются слова «ПРИКАЗЫВАЮ», «ПРЕДЛАГАЮ» в приказах и распоряжениях; «СЛУШАЛИ», «ВЫСТУПИЛИ», «ПОСТАНОВИЛИ», «РЕШИЛИ» в протоколах. Кроме того, от границы левого поля печатаются слова «Примечание» и «Основание», если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию;
  • • 5 — для начала абзацев в тексте;
  • • 32 — для реквизита «Адресат»;
  • • 40 — для реквизита «Гриф утверждения документа»;
  • • 48 — для проставления инициалов и фамилии должностного лица в реквизите «Подпись»[1].
КОНТРОЛЬНЫЕ ВОПРОСЫ
  • 1. Что такое «Документирование управленческой деятельности»?
  • 2. Что включает понятие «юридическая сила документа»
  • 3. Какие виды бланков рекомендованы ГОСТ Р 6.30-2003 в качестве обязательных?
  • 4. Назовите состав реквизитов бланка письма.
  • 5. Назовите состав реквизитов общего бланка.
  • 6. Перечислите реквизиты документа, определяющие его юридическую силу.
  • 7. Определите назначение делопроизводственных отметок на документах.
  • 8. Какие реквизиты проставляются на входящем документе во время его движения в организации?
  • 9. Какие реквизиты проставляются на исходящих и внутренних документах в процессе их оформления и движения в организации?

  • [1] См.: Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов: Метод, рекомендации по внедрению ГОСТ Р 6.30-2003. М„ 2003.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >
 

Популярные страницы