ХРАНЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ДЕЛОПРОИЗВОДСТВЕ ОРГАНИЗАЦИЙ

ЗАКОНОДАТЕЛЬНАЯ И НОРМАТИВНАЯ ОСНОВА ХРАНЕНИЯ ДОКУМЕНТОВ

Основополагающим законом в вопросах хранения документов является Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации»¹, который регулирует отношения в сфере организации хранения, комплектования, учета и использования документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов независимо от их форм собственности, а также отношения в сфере управления архивным делом в Российской Федерации в интересах граждан, общества и государства.

Закон содержит определения ряда понятий, с которыми связано хранение документов в делопроизводстве и архиве. В числе этих понятий дано определение архивного документа, временного и постоянного хранения документов, архива организации, муниципального и государственного архивов, депозитарного хранения и др. Закон определил полномочия Российской Федерации и субъектов Федерации в области архивного дела, состав Архивного фонда Российской Федерации, порядок отнесения архивных документов к государственной, муниципальной и частной собственности.

Статьей 14 Федерального закона «Об архивном деле в Российской Федерации» установлено, что в целях обеспечения единых принципов организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов все организации, независимо от организационно-правовой формы, руководствуются в работе с архивными документами законодательством Российской Федерации (в том числе правилами, установленными специально уполномоченным Правительством Российской Федерации федеральным органом исполнительной власти), законодательством субъектов Российской Федерации и муниципальными правовыми актами. Правила и методика хранения документов, а также сроки хранения установлены разработками Федерального агентства по архивам^{[1] [2]}.

Кроме того, в Российской Федерации действуют законодательные акты, регламентирующие порядок хранения документов в организациях различных организационно-правовых форм. Например, ст. 89 Федерального закона «Об акционерных обществах», ст. 50 Федерального закона «Об обществах с ограниченной ответственностью», ст. 28 Федерального закона «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях»¹ устанавливают, что названные юридические лица обязаны сохранить свои документы по месту нахождения их исполнительного органа.

Для хранения документов акционерных обществ, принципиальным является «Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ», утвержденное постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг^{[3] [4] [5]}. В этом документе установлены обязательные нормы хранения документов до их сдачи в архив, порядок оформления перед сдачей в архив и порядок уничтожения документов с истекшими сроками хранения.

Названные законодательные акты устанавливают, что юридическое лицо несет ответственность за упорядочение документов, обязано проводить работу по их сохранности в соответствии с указаниями и рекомендациями архивных органов РФ.

Основным документом, содержащим методику хранения документов в делопроизводстве, являются в настоящее время Основные правила работы архивов организаций. Правила устанавливают порядок формирования дел, подготовки номенклатуры дел, ее согласования и утверждения. Правила содержат основные положения организации и проведения экспертизы ценности документов в делопроизводстве, порядок подготовки документов к сдаче в архив. Кроме того, в Основные правила включены формы всех документов, которыми оформляется хранение документов и их сдача в архив (описи, акты и др.). Поэтому во всех случаях, связанных с организацией хранения документов, а также их передачей в архив, следует руководствоваться методикой, установленной Основными правилами. Кроме того, архивными учреждениями разработаны и методические пособия непосредственно по составлению номенклатуры дел.

Перечень типовых управленческих документов, образующихся в деятельности организаций, с указанием сроков хранения, введенный в действие в 2010 г., является основным нормативным документом для определения сроков хранения и отбора на хранение и уничтожение документов, общих для большинства организаций, включая негосударственные. Нормативный характер этого документа означает, что срок хранения соответствующих перечню документов (дел) переносится в номенклатуру дел без изменений. Запрещается уменьшать нормативные сроки хранения. В то же время в отдельных случаях сроки хранения могут быть увеличены самой организацией, если это вызвано спецификой ее деятельности.

На этапе делопроизводственного хранения типовой перечень используется не только для определения сроков хранения дел, но и при проведении экспертизы ценности документов при их передаче на архивное хранение.

Типовые перечни не могут охватить всю документацию различных отраслей. Поэтому на базе типовых перечней министерствами и ведомствами разрабатываются ведомственные перечни со сроками хранения¹, определяющие сроки хранения специфичной для данного ведомства документации.

При определении сроков хранения документации прежде всего пользуются ведомственным перечнем, а при его отсутствии — типовыми перечнями.

Таким образом, хранение документов относится к той части делопроизводства, которая в наибольшей степени регламентирована и законодательными, и нормативно-методическими документами межотраслевого действия.

Следует иметь в ввиду, что законодательно установлена и ответственность должностных и юридических лиц за нарушение правил хранения, комплектования, учета, использования архивных документов. Статья 13.20 Кодекса Российской Федерации об административных правонарушениях^{[6] [7]} к числу правонарушений относит несоблюдение установленных правил хранения документов. Административная ответственность при этом может выражаться в вынесении предупреждения или наложении штрафа на граждан в размере от одного до трех минимальных размеров оплаты труда; на должностных лиц — от трех до пяти минимальных размеров оплаты груда.

• [1] Федеральный закон от 01.10.2004 № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» // СЗ РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.
• [2] См.: Основные правила работы архивов организаций. М., Росархив. 2002; Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного са-
• [3] моуправления и организаций, с указанием сроков хранения. Утв. приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558.
• [4] Федеральный закон от 26.12.1995 № 208-ФЗ «Об акционерных обществах» // СЗ РФ. 1996. № 1. Ст. 1; Федеральный закон от 08.02.1998 № 14-ФЗ «Об обществах с ограниченной ответственностью» // СЗ РФ. 1998; Федеральный закон от 14.11.2002 № 161-ФЗ «О государственных и муниципальных унитарных предприятиях» // СЗ РФ. 2002. № 48. Ст. 4746.
• [5] Положение о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ. Утв. постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16.07.2003 № 03-33/пс// РГ. 2003. 26 авг.
• [6] См.: Перечень документов, образующихся в деятельности Центрального банка Российской Федерации, с указанием сроков хранения. 2-е изд. М.: Центробанк, 2005; Перечень документов со сроками хранения, образующихся в деятельности Сберегательного банка Российской Федерации. М.: Сбербанк, 2005; Перечень документов, образующихся в деятельности Государственной Думы Федерального собрания РФ. М., 1999; Перечень документов федеральных судов общей юрисдикции с указанием сроков хранения. М., 1999.
• [7] Кодекс Российской Федерации об административных правонарушениях от 30.12.2001 № 196-ФЗ // СЗ РФ. 2002. № I. С т. 1.