Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

НОМЕНКЛАТУРА ДЕЛ

Согласно официальному определению номенклатура дел — это систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке[1] [2].

В делопроизводстве организации номенклатура выполняет целый ряд функций:

  • • устанавливает схему систематизации исполненных документов в дела на календарный год;
  • • по окончании года становится учетным документом, содержащим сведения о количестве заведенных в истекшем году дел;
  • • содержит сроки хранения каждого дела, поэтому является основой проведения экспертизы ценности документов;
  • • при регистрации документов в регистрационный индекс часто включают индекс дела по номенклатуре;
  • • служит учетным документом при сдаче в архив дел со сроками хранения до 10 лет включительно.
  • • также является основой для составления описей на дела постоянного срока хранения и дела со сроком хранения свыше 10 лет. В федеральных органах исполнительной власти номенклатура дел

является основой формирования документального фонда, который составляют документы, созданные в федеральном органе и полученные им в результате взаимодействия с другими органами управления, организациями и гражданами[3].

Наиболее значимой функцией считается первая, так как номенклатура дел является справочным инструментом для поиска нужной информации. Так, чтобы определить, где искать необходимый документ, уже подшитый в дело, сначала в номенклатуре находят номер соответствующего дела и затем папку с тем же номером. Когда надо подшить исполненные документы, опять-таки вначале просматривается номенклатура, выбирается дело соответствующего содержания, а уже затем подшиваются документы (по номерам, датам или иным признакам — см. разд. 6.5).

Таким образом, номенклатура дел организации является важнейшим локальным организационным документом и определяет не только хранение документов в течение первых лет после их создания, но и их дальнейшее хранение в архиве. Исходя из значения номенклатуры дел при ее составлении следует учитывать установленные правила.

1. Ряд организаций обязаны использовать при составлении своих номенклатур дел типовые или примерные номенклатуры дел, разработанные для них вышестоящими организациями. Например, Министерство образования создало примерную номенклатуру дел вуза, Сбербанк России разработал типовую номенклатуру дел для своих отделений.

Типовая номенклатура дел является нормативным документом, т.е. установленный в ней состав дел, унифицированные заголовки дел, единая индексация и, разумеется, сроки хранения при составлении индивидуальной номенклатуры дел переносятся без каких-либо изменений. Индивидуальная номенклатура, составленная на основе типовой, содержит только отдельные уточнения, например наименование корреспондентов.

Примерная номенклатура дел носит рекомендательный характер. Примерная номенклатура устанавливает примерный состав дел для организаций, на которые она распространяется. При составлении индивидуальной номенклатуры дел примерная может значительно корректироваться. Из примерной номенклатуры дел выбираются названия тех дел, которые образуются в конкретной организации. При этом некоторые дела, предусмотренные в примерной номенклатуре, могут объединяться или разъединяться в зависимости ог объема документации или специфики работы данной организации.

Таким образом, наличие типовой или примерной номенклатуры значительно облегчает работу по созданию номенклатуры дел конкретной организации.

2. Индивидуальную номенклатуру дел должна иметь каждая организация — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, намеченных к заведению в делопроизводстве одной организации или ее структурного подразделения в предстоящем календарном году.

В небольших организациях, не имеющих четкой структуры, составляется одна номенклатура дел. В крупных учреждениях и организациях номенклатура дел составляется каждым структурным подразделением и передается в службу ДОУ. На основании обобщения и унификации проектов номенклатур дел составляется сводная номенклатура дел уже организации в целом. Составление и оформление номенклатуры дел — это функции службы документационного обеспечения управления организации. Руководитель службы ДОУ подписывает номенклатуру дел, она утверждается руководителем организации. Подлинные экземпляры номенклатуры дел хранятся в отдельной папке в службе ДОУ или у секретаря. Эта папка пополняется ежегодно и включается в номенклатуру дел службы ДОУ.

3. Номенклатура дел на предстоящий календарный год составляется в последнем квартале текущего года и вводится в действие с 1 января следующего календарного года. Если в организации не было изменений структуры, реорганизации, в ходе которой перераспределялись функции и направления деятельности между структурными подразделениями, если не появились в практике работы новые документы и формы, то ежегодно номенклатура дел только уточняется, оформляется заново и после утверждения руководителем организации вводится в действие. В случаях коренного изменения функций и структуры организации номенклатура дел должна быть разработана заново. Для федеральных органов исполнительной власти установлено, что в таких случаях номенклатура дел подлежит переработке и согласованию с экспертно-проверочной комиссией Федерального государственного архива, в который сдаются документы на постоянное хранение[4]. Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти готовится не менее чем в четырех экземплярах: 1-й экземпляр как документ постоянного срока хранения помещается в дело службы делопроизводства, 2-й — используется в службе делопроизводства как рабочий экземпляр, 3-й — применяется в архиве федерального органа исполнительной власти, 4-й — в Федеральном государственном архиве, с которым согласовывалась номенклатура дел. Рабочий экземпляр номенклатуры дел может вестись в службе делопроизводства федерального органа исполнительной власти в электронном виде.

В инструкции по делопроизводству должны быть установлены порядок составления номенклатуры дел, структурные подразделения, которые участвуют в ее составлении, сроки разработки и введения в действие. Кроме того, инструкция должна закрепить порядок расположения разделов в сводной номенклатуре дел, правила индексации дел, составление заголовков дел и последовательность их расположения в разделах номенклатуры дел, порядок установления сроков хранения документов и дел, порядок корректировки номенклатуры дел в течение делопроизводственного года (уточнение заголовков дел, внесение заголовков дел, не предусмотренных при составлении номенклатуры дел, внесение сведений о количестве и крайних датах единиц хранения (томов, частей дела), внесение отметок в графу «Примечание» и др.), составление итоговой записи о количестве и категориях дел, сформированных в делопроизводстве.

  • [1] ГОСТ Р 51141—98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 4
  • [2] См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002.
  • [3] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК).
  • [4] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК)
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >
 

Популярные страницы