Меню
Главная
Авторизация/Регистрация
 
Главная arrow Документоведение arrow Документационное обеспечение управления (делопроизводство)

ОСНОВНЫЕ ТРЕБОВАНИЯ К СОСТАВЛЕНИЮ НОМЕНКЛАТУРЫ ДЕЛ

Как уже было отмечено, разработка номенклатуры дел является задачей службы ДОУ. При разработке номенклатуры дел необходимо учесть вопросы, которые будут решаться каждым структурным подразделением в течение года, и, соответственно, состав документов, образующихся в их деятельности. Поэтому в процедуре составления номенклатуры дел изучаются устав организации, положения о структурных подразделениях, структура и штатная численность, штатное расписание и другие организационные документы. В составлении номенклатуры дел должны принимать участие руководители структурных подразделений и ведущие специалисты, которые могут оказать помощь службе ДОУ в решении этих вопросов. Когда номенклатура дел разрабатывается впервые, негосударственные организации могут получить методическую помощь в архивных учреждениях (на договорных началах).

В федеральных органах исполнительной власти номенклатура дел составляется на основе изучения положения об органе исполнительной власти, регламента, положений о структурных подразделениях и других документов, регламентирующих деятельность федерального органа исполнительной власти и порядок ее документирования, а также номенклатур дел за предшествующие годы и документов, образующихся в деятельности федерального органа исполнительной власти[1].

Номенклатура дел организации (сводная) и структурного подразделения составляются по унифицированным формам, которые разработаны архивными органами. Они закреплены в Основных правилах архивов организаций (приложения 32, 33).

В федеральных органах исполнительной власти составляются номенклатуры дел структурных подразделений и номенклатура дел федерального органа исполнительной власти, или сводная номенклатура дел. Номенклатуры дел структурных подразделений составляют работники, ответственные за ведение делопроизводства. Номенклатура дел подразделения согласовывается с архивом федерального органа исполнительной власти, службой делопроизводства, подписывается руководителем подразделения и представляется в службу делопроизводства. Вновь созданное подразделение в месячный срок разрабатывает номенклатуру дел подразделения и представляет ее в службу делопроизводства федерального органа исполнительной власти. Служба делопроизводства из номенклатур дел структурных подразделений составляет номенклатуру дел федерального органа исполнительной власти. Методическую помощь при составлении номенклатуры дел оказывают архив федерального органа исполнительной власти и Центральная экспертная комиссия.

Номенклатура дел федерального органа исполнительной власти один раз в 5 лет согласовывается с экспертно-проверочной комиссией Федерального государственного архива, в который передаются на постоянное хранение документы федерального органа исполнительной власти2.

При составлении номенклатуры дел в ней должны быть заполнены все графы, за исключением графы «Количество единиц хранения». Эта графа заполняется по итогам прошедшего года. Деление дела на тома (и проставление их количества) проводится исходя из объема дела. Поскольку при сдаче в архив дело не должно превышать 250 листов (при толщине 4 см), то заведенное в делопроизводстве дело делят на несколько частей — томов и сведения о количестве томов вносят в третью графу. Не заполняется при составлении номенклатуры и итоговая запись (приложение 33).

Основные требования, которым должна отвечать номенклатура дел организации, следующие:

  • • номенклатура должна охватывать все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года;
  • • заголовок каждого дела должен быть сформулирован конкретно и четко, чтобы полностью отразить состав и содержание документов каждого дела. Обязательными элементами заголовка дела являются: название вида комплекса (дело, переписка) или наименование вида документов (протоколы, договоры и др.). К этим сведениям в зависимости от документов, включенных в дело, добавляют наименование автора документов (наименование организации или структурного подразделения); наименование адресата или корреспондента (наименование организации, куда направлены документы или от кого получены); обобщенное краткое содержание документов дела; указание на месторасположение организаций-корреспондентов (территория, местность); даты, к которым относятся документы дела. Кроме того, к заголовкам дел, в которых подшиты не оригиналы, а копии документов, принято добавлять слово «Копия».

Заголовки должны быть конкретными. Например: «Приказы генерального директора по основной деятельности», «Протоколы заседаний аттестационной комиссии».

При составлении заголовка дела такие формулировки, как «Разные материалы», «Общая переписка», «Переписка входящая», «Факсы» и т.п., не употребляются. При формулировке заголовка применяются вводные слова, фамилии должностных лиц и сложные синтаксические обороты.

Степень конкретизации, детализации заголовка должна определяться для каждого дела, включенного в номенклатуру. При этом исходят из необходимости обеспечить наиболее благоприятные условия для работы управленческого аппарата и службы ДОУ при поиске необходимой информации.

Термин «дело» употребляется в заголовках судебных, следственных, личных, арбитражных и других дел. Они содержат различные по видам документы по решению конкретного вопроса, связанные последовательностью делопроизводства. Например: «Дело об организации детских спортивных школ в Южном административном округе»

В заголовках дел, содержащих документы по одному вопросу, не связанные последовательностью его решения, употребляют термин «документы». В этом случае в конце заголовка в скобках перечисляют основные виды документов, которые должны быть в деле, например: «Документы об открытии счетов и совершении расчетных операций (положения, справки, письма, карточки)».

Этот же термин применяется, если в деле содержатся документы, являющиеся приложением к какому-либо другому документу, например: «Документы к протоколам заседаний Ученого совета института за 2006 год (проекты решений, справки, обзоры, планы)».

Использование терминов «материалы» и «документальные материалы» неправомерно, так как они не предусмотрены государственным терминологическим стандартом[2]. При разработке номенклатуры дел необходимо определить внутреннюю структуру этого документа, наличие разделов и последовательность расположения. Практика выработала два подхода к решению этого вопроса.

Организации, в которых разработана организационная структура, обычно закрепляют ее в штатном расписании, где содержатся наименования всех структурных подразделений и их код. При разработке номенклатуры дел количество и наименования ее разделов должны соответствовать наименованию подразделений и их последовательности, установленной в штатном расписании. Код подразделения, присвоенный ему в штатном расписании, указывается перед наименованием каждого раздела и является частью индекса каждого дела. Индекс дела состоит из установленного в штатном расписании цифрового обозначения структурного подразделения (или направления деятельности) и порядкового номера заголовка дела в пределах структурного подразделения. Например, индекс дела 03-02 означает, что дело было сформировано в структурном подразделении, которому присвоен индекс 03, и в номенклатуре дел данного подразделения заголовок дела располагается под номером 2 (02). При обозначении индексов дел используются только арабские цифры.

Небольшие организации, в которых не разработана организационная структура, в качестве разделов своей номенклатуры дел могут использовать перечень типовых управленческих функций. Например: «Финансирование», «Учет», «Кадровое обеспечение» и др.

В пределах каждого раздела номенклатуры дела систематизируются в соответствии со степенью их важности и сроком хранения.

В номенклатуре дел должны быть учтены все документы, которые организация получает или создает в процессе своей деятельности в течение года. Должна учитываться как документация, создаваемая в самой организации, так и документы, получаемые от других организаций и лиц. В номенклатуру включаются не только управленческие документы, но и все регистрационные формы — картотеки, журналы (книги) учета. При ведении дела в электронном виде это указывается при составлении номенклатуры1 в графе «Примечания».

В номенклатуру должны быть внесены также документы временно действующих органов. Они служат правовым основанием для подтверждения полномочий организации или прекращения ее деятельности (например, документы ликвидационной комиссии включаются в номенклатуру дел ликвидируемой организации)[3] [4]. Не включают в номенклатуру печатные издания (справочники, сборники и т.д.).

Порядок расположения заголовков дел внутри разделов номенклатуры определяется степенью важности документов, входящих в состав дел, и их взаимосвязью.

Вначале располагают заголовки дел, включающих организационные документы, которые относятся к деятельности организации в целом (например, устав, штатное расписание и т.д.) или структурного подразделения, если составляется его номенклатура (например, положение и должностные инструкции работников); затем — заголовки дел с организационно-распорядительными документами вышестоящих органов.

Далее располагаются заголовки дел с распорядительной документацией самой организации (приказы, распоряжения и т.п.). Затем следуют заголовки дел, содержащих плановые и отчетные документы, переписку и другую документацию.

Внутри каждой группы дел заголовки также систематизируют с учетом важности документов. Например: вначале перечисляют заголовки дел с годовыми плановыми и отчетными документами, затем — с квартальными и месячными; вначале переписка с вышестоящими органами власти и управления, затем переписка с несоподчиненными организациями, переписка с подведомственными организациями, филиалами или представительствами. Возможна систематизация дел с перепиской по алфавиту географических названий или корреспондентов.

В графе «Срок хранения» против заголовка каждого дела должен быть проставлен срок его хранения со ссылкой на статью того нормативного документа, которым этот срок определен (перечень, закон, примерная номенклатура дел и др.). Различают постоянные и временные сроки хранения; в свою очередь, последние подразделяются на кратковременные (до 10 лет) и долговременные (свыше 10 лет).

Срок хранения документов является основным критерием для их помещения в то или иное дело.

Нужно иметь в виду, что в деле с временным сроком хранения могут содержаться документы с разными сроками хранения (1 год, 3, 5 лет). В этом случае в номенклатуре дел срок хранения всего дела определяется по сроку хранения наиболее ценной документации, т.е. в приведенном примере все дело хранится пять лет.

Сроки хранения устанавливаются в основном по перечням документов с указанием сроков их хранения. В тех случаях, когда в перечнях нет сведений о хранении какого-либо документа (категории документов), срок хранения может быть установлен экспертным путем ведущими специалистами организации.

В графе «Срок хранения» могут быть проставлены и такие отметки, как «До замены новыми» (ДЗН), «До минования надобности» (ДМН), «ЭК» (экспертная комиссия), «ЭПК» (Экспертно-проверочная комиссия). Отметки «ДЗН» и «ДМН» используются для определения длительности хранения дел, содержащих копии документов или инструктивные, нормативные документы, разработанные органами власти и управления и хранящиеся в делах организации временно, — до замены их новыми. Отметки «ЭК» и «ЭПК» означают, что часть документов дела может иметь научное или историческое значение. После окончания срока хранения таких дел они обязательно проходят экспертизу.

Срок хранения исчисляется с 1 января того года, который следует за годом окончания дела. Например, срок хранения дела, законченного делопроизводством в 2006 г., исчисляется с 1 января 2007 г.

В конце года номенклатура закрывается, т.е. заполняется итоговая запись о категориях и количестве заведенных и включенных в номенклатуру дел (приложение 34). Таким образом, номенклатура дел становится учетным документам и содержит данные о фактическом количестве дел, заведенных в истекшем году.

  • [1] См.: Методические рекомендации по разработке инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти. Утв. приказом Росархива от 23.12.2009 № 76. Не нуждается в государственной регистрации (письмо Минюста России от 26.04.2010 № 01/6756-ДК). См.: Там же.
  • [2] См.: ГОСТ Р. 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М.,1998.
  • [3] См.: Правила делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти. Утв. постановлением Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 // СЗ РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
  • [4] См.: Основные правила работы архивов организаций. Одобрены решением коллегии Росархива от 06.02.2002. М.: Росархив, 2002. См.: ГОСТ Р 51141—98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998. С. 7.
 
Если Вы заметили ошибку в тексте выделите слово и нажмите Shift + Enter
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   След >
 

Популярные страницы