Табличное представление информации в документе

При создании и редактировании различных документов широкое распространение получило табличное представление информации в документе. Табличное представление позволяет упорядочить данные в виде строк и столбцов таблицы. Элементы таблицы называются ячейками. Информация, находящаяся в любой ячейке, может быть не связана с информацией в других ячейках или связана определенными соотношениями (реляциями). Если говорить об определенном представлении (форматировании) информации в ячейках, то в этом понимании ячейки независимы друг от друга, что достаточно удобно при изменении форматирования и размеров ячейки. Ячейки таблицы могут содержать текст, рисунок, другую таблицу и т.д.

В данном разделе рассмотрим операции связанные с преобразованием текста в таблицу, вставки таблицы в текст документа и форматированием текста в ячейках таблицы.

Выполним преобразование текста в таблицу на примере использования нижеприведенного текста. Введем следующий текст, выделенный жирными кавычками.

«Таблица 1» нажмем клавишу [ Enter].

«Драйверы устройств» нажмем клавишу [Tab] и далее введем «Представляемые возможности» нажмем клавишу [Enter].

«ANSI.SYS» нажмем клавишу |Tab] и далее введем «Расширяет возможности по выводу на экран и позволяет переопределить значение клавиш на клавиатуре» нажмем клавишу [Enter].

«DRIVER.SYS» нажмем клавишу [Tab] и далее введем «Позволяет подсоединять к компьютеру дополнительные диски» нажмем клавишу [Enter].

«MOUSE.SYS» нажмем клавишу [Tab] и далее введем «Обеспечивает использование мыши в прикладных программах» нажмем клавишу [Enter].

«SMARTDRV.SYS» нажмем клавишу [Tab] и далее введем «Позволяет создать кэш диска в расширенной или дополнительной памяти» нажмем клавишу [Enter].

«VDISK.SYS» нажмем клавишу [Tab] и далее введем «Позволяет создать электронный диск в расширенной или в дополнительной памяти» нажмем клавишу [Enter].

Выделим строки текста, относящиеся к таблице. В MS Word 2003 выполним команду: [Преобразовать — Текст в таблицу...] в меню «Таблица». В появившемся диалоговом окне «Преобразовать в таблицу» установим параметры, приведенные на рис. 3.30, и нажмем клавишу «О К». Выделим полученную таблицу и отформатируем текст в таблице, выравнивание текста в ячейках таблицы произведем по центру ячеек. Для лучшего оформления таблицы зададим рамки для всей таблицы и для отдельных ячеек с помощью команды: [Автоформат таблицы...] меню «Таблица». В появившемся диалоговом окне «Автоформат таблицы» в поле «Форматы:» установим формат таблицы, например, «Сетка таблицы» и нажмем кнопку «Применить» (рис. 3.31).

Диалоговое окно «Преобразовать в таблицу» MS Word 2003

Рис. 3.30. Диалоговое окно «Преобразовать в таблицу» MS Word 2003

Полученная в результате этих действий таблица будет выглядеть следующим образом:

Некоторые драйверы устройств

Представляемые возможности

ANSI.SYS

Расширяет возможности по выводу на экран и позволяет переопределить значение клавиш на клавиатуре

DRIVER.SYS

Позволяет подсоединять к компьютеру дополнительные диски

M0USE.SYS

Обеспечивает использование мыши в прикладных программах

SMARTDRV.SYS

Позволяет создать кэш диска в расширенной или дополнительной памяти», нажмем клавишу

VDISK.SYS

Позволяет создать электронный диск в расширенной или в дополнительной памяти

Выполним преобразование выше приведенного текста в таблицу в MS Word 2007, учитывая при этом, что команда: [Преобразовать в таблицу...] находится в группе «Таблицы» на вкладке «Вставка». Для заданного оформления таблицы выберем соответствующий стиль таблицы.

Вставку таблицы в текст документа рассмотрим на примере создания таблицы, в которой представлены первые восемь команд микропроцессора INTEL 80586. Перед вставкой таблицы введем «Таблица 2» и название таблицы «Система команд микропроцессора INTEL 80586».

Автоформат таблицы

Категория:

Все стили табли

Стили таблиц:

Создать...

Удалить...

Классическая таблица 3 а

Классическая таблица 4

Объемная таблица 1

Объемная таблица 2

Объемная таблица 3

Обычная таблица

Простая таблица 1

Простая таблица 2

Простая таблица 3_

Сетка таблицы

Сетка таблицы 1 Сетка таблицы 2

Изменить...

По умолчанию...

Образец

Янв

Фев

Мар

Итого

Север

7

7

5

19

Запад

6

4

7

17

Юг

8

1

9

24

Итого

21

18

21

60

Изменить оформление

  • 0 строк заголовка 0 последней строки
  • 0 первого столбца 0 последнего столбца

Отмена

Рис. 3.31. Диалоговое окно «Автоформат таблицы» MS Word 2003

Далее установим курсор в том месте документа, где будет расположена таблица, и выполним в MS Word 2003 команду: [Вставить — Таблица] в меню «Таблица». В появившемся диалоговом окне (рис. 3.32) «Вставка таблицы» в соответствующих полях укажем необходимое число столбцов — 11 и строк — К) и нажмем кнопку «ОК».

Для выделения отдельного столбца таблицы необходимо установить указатель мыши над таблицей, чтобы он принял форму черной стрелки, и произвести щелчок левой кнопкой мыши. Аналогично производится выделение строки, только для этого указатель мыши устанавливается на полосу выделения слева от таблицы и напротив строки, которую необходимо выделить.

Отдельные строки, столбцы и ячейки таблицы можно выделять также с помощью команд: |Выделить — Столбец], |Выделить — Строка], [Выделить — Ячейка] в меню «Таблица». При таком способе выделения курсор мыши должен находиться в соответствующем столбце, строке или ячейке таблицы.

Диалоговое окно «Вставка таблицы» в MS Word 2003

Рис. 3.32. Диалоговое окно «Вставка таблицы» в MS Word 2003

Для подготовки места для заголовка «Флаги» выделим последние девять правых ячеек первой строки и выполним команду: [Объединить ячейки] в меню «Таблица». Аналогичным способом объединим первые и вторые строки первого и второго столбца.

Введем текст в ячейки таблицы и отформатируем содержимое ячеек. При перемещении по таблице используем комбинации клавиш:

[Tab] — перемещение на ячейку вправо;

[Shift + Tab] — перемещение на ячейку влево;

[Alt + Home] — переход в первую ячейку строки;

[Alt + End] — переход в последнюю ячейку строки;

[Alt + PgUp] — переход на верхнюю ячейку столбца;

[Alt + PgDn] — переход на нижнюю ячейку столбца.

Комбинация клавиш, например, [Shift + Tab] означает одновременное нажатие клавиш [Shift] и |ТаЬ].

Для выравнивания содержимого ячейки по вертикали выделим ячейку (например, ячейка, в которой находится слово «Мнемокод») и выполним команду: [Свойства таблицы...] в меню «Таблица». В открывшемся диалоговом окне «Свойства таблицы» выберем вкладку «Ячейка» и осуществим вертикальное выравнивание по центру.

Добавим в таблицу столбец с заголовком «Число байтов». Для этого выделим столбец с заголовком «Формат» таблицы, справа от которого будет вставлен новый столбец, и выполним команду: | Раз-

Система команд микропроцессора INTEL 80586

Мнемокод

Формат

Флаги

OF

OF

IF

TF

SF

ZF

AF

PF

CF

ААА

AAA

?

?

9

Ш

?

  • 9

?

AAD

AAD

?

  • 9

?

ААМ

AAM

?

?fr

  • 9
  • 9

AAS

AAS

  • 9

  • 9
  • 9
  • 9

AND

AND op1, op2

0

*

*

  • 9

*

0

CALL

CALL op

CBW

CBW

CLC

CLC

0

бить ячейки...] в меню «Таблица». В открывшемся диалоговом окне «Разбиение ячеек» установим в поле «Число столбцов:» число, равное 2, и снимем флажок в окне «Объединить перед разбиением» (рис. 3.33). Введем в этот столбец текст.

Разбиение ячеек

Число столбцов:

Число строк:

I , ...........................................................................

]|Объединить перед разбиением

ОК

Отмена

Рис. 3.33. Диалоговое окно «Разбиение ячеек» в MS Word 2003 Введем в этот столбец текст.

Число

байтов

  • 1
  • 1
  • 1
  • 2—6
  • 2—5
  • 1

Добавим следующую строку в конце таблицы:

Для этого установим курсор в последнюю ячейку таблицы, нажмем клавишу [Tab | и введем в пустую строку текст.

Удалим строку, в которой дано описание команды «AAS». Для этого выделим соответствующую строку. Выполним команду: [Удалить — Строки] в меню «Таблица».

Добавим следующие две строки в таблицу перед строкой с описанием команды «AND»:

ADC

ADC op1, op2

2 — 6

Я

я

*

Я

ADD

ADD op1, op2

2 — 6

Я

*

я

я

я

я

Для этого установим курсор в эту строку таблицы, выделим вниз от текущей строки (включая текущую) две строки. Выполним команду: | Вставить — Строки выше] в меню «Таблица» и введем соответствующий текст.

Удалим столбец с заголовком «Формат». Для этого выделим соответствующий столбец и выполним команду: [Удалить — Столбцы] в меню «Таблица». Проведем центрирование текста таблицы и установим окончательно ширину столбцов таблицы. Для установки ширины столбцов таблицы необходимо выделить столбцы таблицы и выполнить команду [Свойства таблицы...] в меню «Таблица». В диалоговом окне «Свойства таблицы» на вкладке «Столбец» можно принудительно установить ширину выделенных столбцов. Можно поступить и другим способом, выполнив команду [Автоподбор — Выровнять ширину столбцов! в меню «Таблица».

С помощью команды [Автоформат таблицы...] в меню «Таблица» зададим рамки для всей таблицы и отдельных ячеек. Для этого в открывшемся диалоговом окне «Автоформат таблицы» в поле «Стили таблиц» выберем «Сетка таблицы 2» и нажмем кнопку «Применить». После проделанных действий таблица будет выглядеть следующим образом:

Система команд микропроцессора INTEL 80586

Мнемо-

Число

Флаги

код

байтов

OF

DF

IF

TF

SF

ZF

AF

PF

CF

AAA

1

  • 9

  • 9
  • 9

Я-

  • 9

я

AAD

2

  • 9

я

я-

9

Я-

  • 9

AAM

1

  • 9

?и-

я-

9

в

я-

  • 9

ADC

ГО

СП

*

я-

я-

я-

я-

я

ADD

2 6

я

я-

я-

я-

я-

я

AND

rv>

СП

0

?

*

0

CALL

2 5

CBW

1

CLC

1

0

CLD

1

0

Выполним вставку таблицы в текст документа и все последующие действия с таблицей в MS Word 2007, учитывая при этом, что вставка таблицы в текст осуществляется с помощью команды: [Вставить таблицу...], находящейся в раскрывающейся кнопке «Таблица» группы «Таблицы» на вкладке «Вставка». Для последующих действий с таблицей необходимо воспользоваться вкладками «Конструктор» и «Макет» .

Текстовый процессор MS Word дает возможность не только представлять числовые данные в ячейках таблицы, но и производить в них вычисления. Рассмотрим выполнение этих действий на нижеследующем примере.

Создадим таблицу, предварительно введя ее название: «Объем реализации компьютеров (в руб.) в 1 квартале 2012 года», используя размер шрифта 14 пт. Для текста внутри таблицы используем размер шрифта 12 пт.

Объем реализации компьютеров (в руб.) в I квартале 2012 г.

Фирма

Месячная реализация

Итого за квартал

В °/о к общей сумме

Январь

Февраль

Март

ГЕ0С

108 000

112 000

131 000

ПРАГМА

85 000

87 000

95 000

П03ИТР0НИКА

97 000

98 000

102 000

КРАФТ-С

74 800

73 000

76 500

Всего

Проведем форматирование столбцов и строк таблицы. Изменим ширину первого столбца таблицы. Для этого выделим первый столбец и выполним команду: [Свойства таблицы...| в меню «Таблица». В открывшемся диалоговом окне «Свойства таблицы» выберем вкладку «Столбец» и установим ширину столбца 2,25 см.

Выделим всю таблицу. С помощью вкладки «Строка» диалогового окна «Свойства таблицы» установим размер строки высотой 1,5 см и «режим:» точно. Пронумеруем строки таблицы. Для этого выделим первый столбец таблицы и выполним команду [Вставить — Столбцы слева] в меню «Таблица». Установим ширину столбца равной 1см. Выделим все ячейки нового первого столбца, кроме ячеек, отведенных подзаголовок, и выполним команду |Список...| в меню Формат.

В раскрывшемся диалоговом окне «Список» установим нумерованный список.

После столбцов с заголовками «Февраль» и «Март» вставим по столбцу такого же формата с заголовками «Относительный рост Февраль — Январь» и «Относительный рост Март — Февраль», используя команду |Разбить ячейки...] в меню «Таблица». Отформатируем всю таблицу, которая должна принять вид представленный на следующей странице.

Для реализации вычислений в соответствующих ячейках в них нужно вставить формулы, используя команду |Формула...] в меню

«Таблица».

Вычисления производятся с помощью исходных данных, взятых из других ячеек. Для этого в формуле используются ссылки на нужные ячейки. Строки обозначаются с помощью цифр, а столбцы — с помощью латинских букв в алфавитном порядке (например, первая ячейка в таблице обозначается А1, т.е. столбец А, строка 1).

Для вычисления суммы и размещения ее, например, в столбце С последней строки помещаем в эту ячейку курсор. Выполнив команду | Формула... | в меню «Таблица», появляется диалоговое окно «Формула» где в поле «Формула:» будет введена формула = 5иМ(АВОУЕ) для указанной ячейки. Это означает сумму содержимого всех ячеек, расположенных над ячейкой, где находится курсор (рис. 3.34). Откроем поле списка «Формат числа:» и выберем строку ###0 для определения точности представления результата вычислений в текущей ячейке.

Диалоговое окно «Формула» в MS Word 2003

Рис. 3.34. Диалоговое окно «Формула» в MS Word 2003

Для определения суммы не всех, а только определенных ячеек в диалоговом окне «Формула» необходимо указать соответствующие ячейки. Например, = В2 + D2 + Е2 вычисляет сумму чисел в указанных ячейках второй строки и помещает ее в выделенную курсором ячейку.

Объем реализации компьютеров в I квартале 2004 г. (руб.)

Ширма

Месячная реализация

Итого за квартал

В% к общей сумме

Январь

Февраль

Относительный рост за февраль — январь

Март

Относительный рост за март- февраль

1

ГЕ0С

10 8000

112 000

131 000

2

ПРАГМА

85 000

87 000

95 000

3

П03ИТР0НИКА

97 000

98 000

102 000

4

КРАФТ-С

74 800

73 000

76 500

5

Всего

Для вычисления значений можно использовать также операторы: «—», «/», «*», означающие соответственно: вычитание, деление и умножение, а также ряд специальных функций, выводимых в поле: «Вставить функцию:».

Введем формулы для определения значений в соответствующие ячейки таблицы. При этом для сокращения записи можно использовать «:» между именами ячеек, означающее интервал от имени первой и последней ячеек.

Расчетными считайте все ячейки, в заголовках которых указано: «Всего», «Итого», «%», а также «Относительный рост».

Выделим всю таблицу и просмотрим формулы во всех ячейках таблицы. Проверим формулы. Окончательно таблица будет выглядеть следующим образом:

Объем реализации компьютеров в I квартале 2011 г. (руб.)

Ширма

Месячная реализация

Итого за квартал

в%

к

общей

сумме

Январь

Февраль

Относительный рост за февраль — январь

Март

Относительный рост за март — февраль

1

ГЕ0С

108 000

112 000

4000

131 000

19 000

351 000

30,81

2

ПРАГМА

85 000

87 000

2000

95 000

8000

267 000

23,44

3

П03ИТР0НИКА

97 000

98 000

1000

102 000

4000

297 000

26,07

4

КРАФТ-С

74 800

73 000

-1800

76 500

3500

224 300

19,69

5

Всего

364 800

370 000

5200

404 500

34 500

113 9300

100

Выполним расчет в ячейках вышеприведенной таблицы с помощью MS Word 2007, учитывая при этом, что расчет в ячейках таблицы осуществляется с помощью кнопки: (Формула), находящейся в группе «Данные» на вкладке «Макет».

Для быстрого создания таблицы в MS Word 2003 можно использовать команду: | Нарисовать таблицу] в меню «Таблица». При выполнении данной команды появится панель инструментов «Таблицы и границы».

Установим в полях «Тип лини», «Толщина линии» и «Цвет границы» нужные параметры. Введем заголовок таблицы «Список предприятий — должников АО «Самараэнерго» по состоянию на 1.10.09». Данный список является условным.

Щелкнем мышью на кнопке «Нарисовать таблицу», при этом указатель мыши превратится в карандаш. Щелкнем мышью в нужном месте документа и, удерживая левую кнопку мыши нажатой, создадим форму для нижеследующей таблицы. Щелкая и перемещая указатель, создадим строки и столбцы таблицы.

Щелкнем мышью повторно на кнопке «Нарисовать таблицу» после завершения работы. Для того чтобы убрать лишние линии, щелкнем на кнопке «Ластик» и протащим указатель по тем линиям, которые нужно стереть.

Щелкнем мышью повторно на кнопке «Ластик», чтобы восстановить нормальное состояние курсора мыши.

Рассчитаем рост задолженности в % к долгу на 1.10.08 и заполним соответствующую колонку. При этом выберем такой формат чисел, чтобы после запятой был один разряд: 0,#%. Подсчитаем общую сумму задолженностей на 1.10.08 и 1.10.09 в соответствующих ячейках таблицы.

Список предприятий — должников АО «Самараэнерго»

по состоянию на 1.10.2009

Наименование

предприятия

Фамилия

руководителя

Задолженность, тыс. руб.

Рост задол-женности,%

на 1.10.08

на 1.10.09

1

Прогресс

Кирилин А.Н.

181Б1

18 761

2

Экран

Тюмин А.А.

9343

9369

3

Салют

Поролло Н.А.

21 829

21 972

4

Алюмиз

Чернов В.П.

12 901

13 042

5

Строммашина

Третьяк В.Е.

5Б84

5710

6

Синтезкаучук

Куликов Е.П.

225 957

237 422

7

Волгоцеммаш

Седыкин Е.Я.

63 459

64 289

8

СВЗХ

Шатский Г.Ю.

42 218

42 568

9

Промсинтез

Любаков П.Н.

6990

7090

10

Самаранефтегаз

Анисимов П.А.

54 31Б

57 566

11

Тольятти ПЗС

Кислицын Б.П.

30111

30 232

Итого:

Аналогичные действия можно произвести в MS Word 2007, учитывая при этом, что рисование таблиц осуществляется с помощью кнопки: [Нарисовать таблицу], находящейся в группе «Нарисовать границы» на вкладке «Конструктор».

В таблицах можно проводить сортировку данных. Проделаем такие действия на примере вышеприведенной таблицы.

Выделим таблицу, исключая строки, относящиеся к заголовкам столбцов и строку «Итого». Выполним MS Word 2003 команду: [Сортировка...] в меню «Таблица». В появившемся диалоговом окне [Сортировка] (рис. 3.35), в разделе «Список» выберем опцию «без строки заголовка».

Установим в окне «Сначала по» опцию «столбцам 2», а в окне «тип:» опцию «Текст». Выберем порядок сортировки «по возрастанию» и щелкнем мышью на кнопке «ОК». Просмотрим содержимое таблицы и убедимся, что названия предприятий отсортированы в алфавитном порядке.

Диалоговое окно «Сортировка» MS Word 2003

Рис. 3.35. Диалоговое окно «Сортировка» MS Word 2003

Проделаем аналогичную операцию для столбца с названием «Задолженность в тыс. руб. на 1.10.08», данный столбец перед сортировкой предварительно выделим. Повторим сортировку для столбца с названием «Рост задолженности в к долгу на 1.10.09.

Аналогичные действия можно произвести в MS Word 2007, учитывая при этом, что сортировка данных в таблице осуществляется с помощью кнопки: [Сортировка], находящейся в группе «Данные» на вкладке «Макет». Диалоговое окно «Сортировка» в MS Word 2007 представлено на рис. 3.36.

Диалоговое окно «Сортировка» MS Word 2007

Рис. 3.36. Диалоговое окно «Сортировка» MS Word 2007

Внедрение в документ объектов из других приложений и форматирование разделов документа

Предварительный просмотр и печать документа

 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >