Основные функциональные подсистемы современной системы автоматизации делопроизводства и документооборота СЛДД

Потребность в повышении качества управления, в ускорении делопроизводства и документооборота, в подготовке принятия управленческих решений является ключевой для развития современных информационных систем. Конечной целью информатизации предприятия является создание единого информационного пространства путем объединения совместимых между собой функционально специализированных программных продуктов.

Рассмотрим основные функциональные подсистемы современной системы автоматизации делопроизводства и документооборота.

  • 1. Ввод документов обеспечивается достаточными по мощности текстовыми процессорами. В некоторых офисных системах наряду с вводом информации вручную предусмотрен ввод посредством оптического сканирования печатных или рукописных текстов с использованием программных средств распознавания символов. Развиваются технологии акустического ввода и распознавания текстов.
  • 2. Регистрация и учет документов могут быть реализованы средствами СУБД. Для этого необходимо определить перечень и формат представления информации, характеризующий документ (вид документа, дата поступления, входящий — исходящий номера, наименование, имя отправителя — получателя, краткое содержание и т. п.). Для дальнейшего поиска требуется определить поисковые критерии и ключевые слова для контекстного поиска.
  • 3. Распределение документов по исполнителям и разграничение доступа осуществляются либо с помощью систем электронной почты, либо средствами информационной системы, в том числе сетевой или СУБД с коллективным доступом. Администратор системы ведет списки исполнителей, объединенных в рабочие группы, с указанием их адресов в локальной сети, номеров телефонов для модемной связи, номеров почтовых ящиков на почтовом сервере. Администратор назначает уровни доступа к информации каждому исполнителю или рабочей группе.

Документы ограниченного доступа могут подвергаться шифровке. В некоторых офисных системах применяется программа «публикации в сети», позволяющая санкционированным пользователям просматривать и аннотировать документ.

  • 4. Контроль за исполнением и поиск документов осуществляются на основе информации, внесенной в процессе регистрации и учета документов в БД. Возможно применение генераторов запросов, позволяющего проектировать структуру запроса.
  • 5. Архивирование информации, ведение фондов, а также поиск документов осуществляются либо средствами локальных СУБД, либо с использованием мощных распределенных баз данных (на архивных магнитных или оптических дисках).
  • 6. Формирование и выдача статистических данных осуществляются на основе информации с использованием текстовых процессоров, электронных таблиц, графических пакетов и настольных издательских систем.
  • 7. Подготовка и оформление документов реализуются с использованием текстовых процессоров, электронных таблиц, графических пакетов и настольных издательских систем.
  • 8. Обмен документами осуществляется модулями с внешними (удаленными) пользователями электронной почты. Почтовые системы, кроме рассылки документов в своей среде, предоставляют возможность пересылать информацию пользователям других систем электронной почты.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >