Делопроизводство предприятия
Предприятие имеет определенную структуру, внутренние связи, обеспечивающие взаимодействие между руководством и структурными подразделениями, и внешние связи с деловыми партнерами, предприятиями, органами власти. Внешние и внутренние связи можно рассматривать как информационные.
Управление предприятием можно представить как процесс получения информации, ее обработки, принятия решения и доведения его до исполнителя. Для выработки правильного решения требуется полная, оперативная и достоверная информация.
Полноту информации характеризует ее объем, который должен быть достаточен для принятия решения. Информация должна быть оперативной, т. е. такой, чтобы во время ее передачи и обработки состояние дел не изменилось. Достоверность информации определяется степенью соответствия ее содержания объективному состоянию дел.
Часть информации, используемой в управлении предприятием, фиксируется в документах. Документ является носителем информации; это текст или изображение, имеющее информационное значение.
Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации» определяет, что документирование осуществляется в порядке, устанавливаемом органами государственной власти, ответственными за организацию делопроизводства, стандартизацию документов.
Применение государственных стандартов вводит единый порядок документов. Документы, функционирующие в сфере управления, называют организационно-распорядительными документами (ОРД). К ним относятся:
- 1) организационные (уставы, учредительные договоры);
- 2) распорядительные (приказы, распоряжения, решения);
- 3) справочно-информационные (письма, факсы, докладные записки, справки, телефонограммы).
Составной частью управления является делопроизводство. Работники сферы управления (руководители и специалисты) до 75 % рабочего времени тратят на работу с документами.
В основу современного делопроизводства положены следующие принципы:
- • оперативность (быстрая и четкая работа с документами);
- • современное техническое оснащение (компьютеры, факсы, ксероксы, сканеры);
- • целесообразность всех операций с документами (любая работа с документом должна быть необходима для деятельности предприятия, оправдана конкретной конечной целью);
- • умелое сочетание документационного обеспечения управления с бездокуменгационным (составление документов только в том случае, когда это действительно необходимо или установлено государственными нормативными актами).
