Программные средства САДД

Первоначально для автоматизированной поддержки делопроизводства использовались текстовые редакторы, электронные таблицы, СУБД, различные языки запросов пользователя, средства графической обработки информации, средства для организации работы пользователей. С появлением интегрированных пакетов офисных систем все эти средства были объединены под стандартным интерфейсом.

Оптимальным решением для организации электронной обработки и хранения больших массивов документов различных типов на разных носителях является применение интегрированных систем. Они обеспечивают следующее:

  • • соответствие типов документов в предлагаемой технологии их обработки требованиям и стандартам, устанавливаемым в организации;
  • • масштабируемость и модифицируемость системы при изменении требований пользователя в перспективе;
  • • базирование системы на наиболее прогрессивных и проверенных временем решениях в области ПО.

К самым распространенным программным средствам реализации офисных автоматизированных информационных систем относятся:

  • • Lotus Notes (фирма-производитель Lotus Development);
  • • AV Object Office (фирма-производитель Data General);
  • • Prefect Office (фирма-производитель Novell Application Group);
  • • Borland Office (фирма-производитель Borland Word Perfect);
  • • Microsoft Office (фирма-производитель Microsoft);
  • • OCIS (фирма-производитель Office Communication — Information Systems Nixdorf (SNI)).

Электронные таблицы:

  • • Lotus 1-2-3;
  • • Excel;
  • • Quattro Pro 5.0, 6.0 for Windows.

Текстовые процессоры:

  • • MS Word Perfect for Windows;
  • • MS Word for Windows;
  • • Comfo text.

СУБД:

  • • Lotus Approach;
  • • ORACLE, INFORMIX, SYBASE;
  • • Paradox 5.0 for Windows;
  • • Access;
  • • ComfoBase на основе стандарта SQL.

Электронная почта:

  • • Lotus cc-Mail /Notes Mail;
  • • AV on GO Office;
  • • Grup Wise;
  • • Object Echange;
  • • MS Mail for Windows;
  • • Mail X.UnixMail.

Графические системы:

  • • Lotus Free-lance;
  • • AV Image;
  • • AppWare;
  • • Power Point for Windows;
  • • MS Paint-brush, MS Power Point.

Системы документооборота:

  • • Work Flow;
  • • Agent — система рассылки;
  • • публикация документов в сети Envoy;
  • • Work Group Enable Kit;
  • • OnTime.

Создав таблиц

* «art | J 0 И J & &w ^ Информационные техн,.. || db 1 :баавданных(.,

NUM

2D ? « О 20:26

Системы-планировщики:

  • • Lotus Organiser;
  • • InfoCentral for Windows;
  • • Doculive1.

С появлением интегрированных пакетов офисных систем все эти средства были объединены стандартным интерфейсом и стали также использоваться для поддержки делопроизводства. Их преимущества в следующем: общность интерфейса входящих в комплект приложений, высокая степень интеграции программ, низкая цена, менее жесткие за счет использования общих модулей требования к ресурсам. Стандартный базовый набор приложений: текстовый процессор, электронная таблица, СУБД часто расширяется программами презентации, системами электронной почты и т. д.

Российская технология процессов делопроизводства имеет следующие особенности:

  • • четко выраженный вертикальный характер движения документов (руководитель — исполнитель — руководитель) внутри организации;
  • • отслеживание всего комплекса работы с документами в регистрационных журналах или в машинописных картотеках, куда заносятся все сведения о документах, их перемещениях, резолюции начальства, контроль за сроками исполнения, отчеты и т. д.;
  • • ведение регистрационно-контрольных и отчетных форм и журналов. Для обеспечения единого порядка обработки документов предусматривается создание специализированных служб: управлений делами, секретариатов, канцелярий.

Технологии делопроизводства закреплены в государственных стандартах, инструкциях и наставлениях по делопроизводству.

Основная проблема традиционной технологии — централизованное отслеживание движения документов в режиме реального времени, поскольку данная технология требует как получения оперативной информации, так и ведения большого количества различных журналов и картотек. При этом делопроизводство фактически отделено от самих документов: руководители и исполнители работают непосредственно с документами (или их ко-

пиями), а делопроизводственный персонал отслеживает их действия с помощью регистрационных и контрольных карточек. Другая особенность — относительно небольшое разнообразие процессов делопроизводства и документооборота, высокая степень их стандартизации1.

Программные системы, реализующие российскую технологию, ориентированы в первую очередь на использование в государственных учреждениях и сохраняют все традиции и нормы делопроизводства, принятые в конкретной организации. Задача таких систем — обеспечение сопровождения безбумажного документооборота, снижение трудоемкости рутинных операций по обработке документов. К системам автоматизации данной технологии относятся:

  • • Дело-96 (компания «Электронные офисные системы»);
  • • Система Золушка — WIN. Служебная корреспонденция. НТЦ ИРМ, г. Москва.

Западная технология. Традиции западного делопроизводства существенно отличаются от российских и основываются на высокой исполнительской дисциплине работников. Западная технология имеет следующие особенности:

  • • преимущественно горизонтальный характер движения документов, предусматривающий возможность попадания документа сразу к непосредственному исполнителю, минуя руководство;
  • • отсутствие централизованного контроля;
  • • регистрация документов непосредственными исполнителями (поручитель и исполнитель ведут собственные журналы), некоторые виды документов вообще не регистрируются. При этом спсциатизированных подразделений, занимающихся делопроизводством, не создается.

Программные системы данного направления ориентированы на максимально полное использование электронных документов и средств коллективной работы пользователей, отсутствие промежуточных звеньев, что, в свою очередь, предопределяет изменение существующих делопроизводственных процессов в организации, их оптимизацию, разработку новых технологий работы с документами.

Системы характеризуются активным вовлечением в процесс документооборота руководящего звена предприятия и выраженным стремлением к отказу от бумажных носителей информации.

Основной особенностью «западной» технологии является моделирование конкретных реальных процессов документооборота и настройка программных систем на эти модели.

К системам данного направления относятся русифицированные версии популярных западных систем:

  • • DocsOpen (PC DOCS);
  • • LinkWorks (DEC);
  • • Staffware (Staffware P LS);
  • • Lotus Notes (Lotus — IBM).

Программные решения, созданные российскими компаниями на основе западных систем:

  • • система Office Media компании InterTrust, Москва (Lotus Notes);
  • • система Ирида компании IBS, Москва (Lotus Notes);
  • • комплекс программ Делопроизводство фирмы ИнТорКон, Челябинск (Lotus Notes);
  • • система Золушка—Кабинет НТЦ ИРМ, Москва (Lotus Notes);
  • • решения компании АО «Весть», Москва (DocsOpen).
  • • решения компании «Метатехнология», Москва (Staffware и Excalibur);
  • • система Optima-WorkFlow компании АОЗТ «Оптима» (MS Exchange, MS SQL).

Собственные разработки российских компаний:

  • • система Land Docs компании «Ланит»;
  • • система Effect Office компании «Гарант International»;
  • • система Документ2000 компании Telecom Service;
  • • система Крон компании «Анкей»;
  • • система Евфрат компании Cognitive Technologies.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >