Программа для управления проектами Microsoft Project

На первый взгляд программа Microsoft Project кажется еще одним приложением семейства Microsoft Office с панелью инструментов, как в Word, таблицами и графиками, как в Excel.

Одно из ключевых отличий состоит в узкой области применения программы. Программа Microsoft Project предназначена исключительно для управления проектами. Другое важное отличие состоит в том, что с программой Microsoft Project невозможно работать без знания теории управления проектами и особенностей этой программы.

Рабочая область программы требует подробного рассмотрения, поскольку методы работы с ней специфичны для Microsoft Project. Она состоит из панели представлений и собственно представлений проектных данных (рис. 4.6).

0 Microsoft Project - Project!

J A -J -? ІЩ -- Ф No Croup • ft ? > V - Show*

Arial

Type a question fo» help

- Є - B I

file |dt View Insert Format Took Project ?olaborate Sandow Неф

іа 3 z=] 4P "-Ч & ^

*1

Д Tasks - Resources -

Track - Report - _

j betting Started • x

Microsoft Office Online

o

0

Task Name

Duration

24 Jan 05

31 Jen'05

07 Feb 05

14 Feto 05

4

F S S

M T W T F |S S

M T W T F S S

M T W T F s|s

W T W T I s s

  • • Connect to Microsoft Office Onlne
  • • Get the latest ne*vs about usng Project
  • • Automatically update ch» l« from the web

More...

Search for:

a

Example: Trint more than one copy*

Open

Jj Open...

i_) Create a new project...

Recurring lack Information

*J

lash Name: |

Recurrence pattern Г Daly (• Weekly

C Mont?y Г” Sunday P Monday Г- Tuesday Г” Wednesday

r Yearly f- Thursday Г Eridary Г~ Saturday

Range of recurrence Start: [Fri 28.01.05

Cvabon: f?d ^

every

weekon:

Г End after :

a End by: I Fri 28.01.05

occurrences

Calendar for schedulng this task CafeQdar: |None

Н*в I

OK

J

Cancel

* ? Ш* * « > %

[ext

I CAPS

NUM

|SCRL |OVR

л ««»і j л ta и © & p "

(_JpFO3ECT2003 j _v Учебижпособие АИС | іЗ] Управление проект«,., | [ |f/] Microsoft Project

rj"

J3 « І >0=«

Рис. 4.6. Интерфейсное окно Microsoft Project

Представление — это способ отображения проектных данных для просмотра и редактирования, который может сочетать как таблицы, диаграммы и формы, так и их комбинации.

В проектном файле все данные хранятся в виде двух таблиц, одна из которых содержит информацию о задачах, а вторая — о ресурсах проекта, т. е. задействованных в выполнении задач людях и материальных ценностях. Эти две внутренние таблицы состоят из множества полей, большинство из которых созданы «про запас» и обычно не используются. Некоторые из них могут быть задействованы при программировании, в тонких настройках, функциях анализа проекта и т. д., но не нужны при стандартном использовании программы Microsoft Project.

Во время работы над проектом, как правило, требуются вполне определенные срезы информации. Например, данные о стоимости проекта, загруженности тех или иных ресурсов, сроках окончания работ по текущим задачам, т. е. в каждый конкретный момент времени требуется иметь только необходимую информацию. Это позволяет сконцентрироваться на ней и работать более эффективно.

Файл проекта состоит из двух больших «внутренних» таблиц с множеством столбцов, из которых только некоторые отображаются в таблицах, встроенных в представления. Работая в программе Microsoft Project, мы имеем дело только с маленькими «внешними» таблицами. В программе Microsoft Project заложен набор определенных таблиц, предназначенных для работы с небольшим объемом проектной информации. Каждая из этих таблиц содержит лишь несколько полей одной из «внутренних» таблиц проектного файла. Соответственно «внешние» таблицы (как и «внутренние») содержат информацию либо о задачах, либо о ресурсах.

Можно сортировать данные для того, чтобы расположить строки в таблице в удобном порядке, можно использовать средства фильтрации, позволяющие отбирать для отображения в таблице только нужные данные, можно применять режим автофильтра.

Диаграмма Ганта — это одно из наиболее популярных средств графического представления плана проекта, применяемое во многих программах для управления проектами. Диаграммы являются графическим средством отображения содержащейся в проектном файле информации. Из диаграмм можно получить визуальное представление о последовательности задач, их относительной длительности и длительности проекта в целом. Не случайно первые диаграммы для представления хода работ по проекту появились уже в XIX в. и с тех пор остаются распространенным средством для представления проектных данных. С помощью диаграмм можно вводить новые данные и редактировать существующие.

Диаграмма Ганта (Gantt Chart) названа в честь Генри Ганта (1861 — 1919), соратника «отца научного менеджмента» Фредерика Тейлора (1856—1915). Гант изучал менеджмент на примере постройки кораблей во время Первой мировой войны и предложил свою диаграмму, состоящую из отрезков (задач) и точек (завершающих задач, или вех), как средство для представления длительности и последовательности задач в проекте. Диаграмма Ганта оказалась таким мощным аналитическим инструментом, что в течение почти ста лет не претерпевала изменений. И лишь в начале 1990-х гг. в нее были добавлены линии связи между задачами для более подробного описания взаимосвязей.

Все элементы диаграммы Ганта в программе Microsoft Project являются настраиваемыми отрезками, каждый из которых может состоять из трех элементов: точки начала, точки окончания и промежуточной части (при этом любой из элементов может отсутствовать).

В программе Microsoft Project диаграмма Ганта является основным средством визуализации плана проекта. Эта диаграмма представляет собой график, на котором по горизонтали размещена шкала времени, а по вертикали — список задач. При этом длина отрезков, обозначающих задачи, пропорциональна длительности задач. При наведении указателя мыши на любой элемент диаграммы отображается всплывающая подсказка.

На диаграмме Ганта рядом с отрезками может отображаться дополнительная информация (рис. 4.7).

Диаграмма Ганта

Рис. 4.7. Диаграмма Ганта

Сетевой график, или блок-схема, — не менее популярное средство визуализации плана проекта, чем диаграмма Ганта. В программе Microsoft Project имеются три вида сетевых графиков:

  • • Network Diagram (сетевой график);
  • • Descriptive Network Diagram (сетевой график с описанием);
  • • Relationship Diagram (схема данных).

Отличие сетевого графика с описанием от стандартного сетевого графика заключается только в повышенной информативности блоков: по умолчанию на них отображается больше информации. Принцип построения и внешний вид схемы данных отличаются от первых двух графиков. Разница состоит в том, что на первых двух графиках можно сразу просматривать информацию обо всем плане проекта, а на схемах данных — только об одной задаче из этого плана[1].

Календарь — одна из основных диаграмм, которой можно пользоваться при работе с Microsoft Project. С его помощью можно представить план работ в привычном для большинства сотрудников виде. Календарь отображает информацию о плане проекта в виде таблицы с семью или пятью колонками, соответствующими дням недели, и множеством рядов, соответствующих неделям. Задачи на календаре обозначаются отрезками, которые возникают в день начала работ над задачей и заканчиваются в день их окончания. На календаре удобно редактировать план проекта, применяя те же приемы, что и на диаграмме Ганта (рис. 4.8).

На диаграмме Resourse Graph (график ресурсов) представлена информация о различных аспектах участия ресурсов в проекте: выполняемой работе, процентной загрузке, возможности выполнять другие задачи помимо тех, на которые они уже выделены, и стоимости. С помощью этой диаграммы можно сравнивать участие в проекте нескольких ресурсов или ресурса и группы ресурсов, что делает ее мощным аналитическим инструментом.

Группа ресурсов отбирается путем фильтрации, и по умолчанию в качестве группы выступают все ресурсы проекта. Изменив условия фильтрации, можно изменить и состав группы. Данные можно просматривать как для группы в целом, так и для любого ресурса внутри группы.

Microsoft Project - Project 1

чД ДМ

&

М ~Л Т <а No Group

Ч 4 & Ь z

у* - »row-

Arial » 8

Rle Ё.ЛГ Insert Format Tods Project ?olaborate window неф

:J|?U 44 A ?

[я 3 a=l € ‘-Ч & э -Jk -

І Л1

Tasks

Resources *

Track *

Report • jg

Getting Started

- X

tesK Nam?

Microsoft Office Online

Connect to Microsoft Office

Ontne

  • • Get the latest news about usng Project
  • • Automatically update this 1st from the web

More...

Search for:

Example: “Print more than one copy'

Open

_j Open...

J Create a new project...

Help I

New... j Pet ions..?

OX

Cancel

I .JffJxJ

Type a question for help ? & x

1 U

Change Working lime

Duration

F S S

24 Jen 05 31 Jar '05 07 Feb 05 114 Feb 05

m[t w t f|s s mtwtfssmtwtfssmtwtfss

d

Fjr: | Standard (Project Calendar)

5et working time for selected dote(s)

Legend: Select Date(s):

On this calendar:

Edts to a the week

L

3

January 2005

  • ? Working j
  • 1 Nonworhng

! :........

j } Edted working hours

[У] Edts to a day of

„ Edts to an ?L indvidualday

M

T

W

Th

F

s

S

1

2

3

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16

17

18

19

20

21

Tl"

22

23

24

25

26

27

29

30

31

J

Z]

*J

Set selected date(s) to:

(• Use default Г tjonworking time C Nondefadt working time

Erom

I«:

13:00

112.00

113:00

117:00

1

1

l

-U JJ-J

l

L

l .1U

ІІЙШ

EXT |c?K mum I .:p 0.“

_j Учебное пособие MZ I jfl] Управпение проектами... jfi

2 10:«

Рис. 4.8. Интерфейсное окно Microsoft Project. Календарь

Диаграммы использования задач и ресурсов в большей степени, чем остальные применяются для ввода повременных данных в файл проекта. Знать возможности этих диаграмм и уметь работать с ними очень важно, поскольку без их помощи невозможно ввести в план проекта повременные данные, например указать, что в первый день работы над задачей сотрудник работает только 1 ч, а во второй день — 2 ч.

Диаграмма Task Usage (использование задач) предназначена для анализа участия ресурсов в проектных работах (рис. 4.9). В таблице, размещенной рядом с диаграммой, отображается план проекта, в котором под каждой из задач приведен список задействованных в ней ресурсов. Сама диаграмма представляет собой таблицу, в строках которой размещена информация о фазах, задачах и ресурсах. Внутри строки данные размещены в ячейках в соответствии с датами, к которым они относятся. Таким образом, диаграмма позволяет получать разнообразные данные о работе (объем работы, стоимость, загрузка ресурсов и пр.) за произвольный временной период для проекта в целом, любой

t "-licrosoft Project - Project 1

Rle [rwert Format Tods Project ^elaborate ^jndow неф

ч* ai ч

&

М Il Т- «? No Group

Ч 4 & * g

у* - »row-

Arial » 8

Track) - I Report * _

Resources

-1Д1Х1

Type a question for help ? 9 X

1 U

{? Ъ jgi

Tasks

?)<$Тгаск

Dctad Styles

Track and manage your project a« it progresses by clicking an item below. Clicking an item displays tools and instructions for completing that step.

Save a baseline plan to compare with later versions

О

Task Name-

Wort

- -4

Usage Property

• the^fa«^

AI AsslQrmerrt Rows

[Usage Details Ayalabte Mds:

ъ

Actual Cost

Actual Fixed Cost Actual Chertme Work Actual Overt me Work Protected Actual Work [Actual Work Protected ACWP

All Talk Rows zl

l

Show » '

< < Hde

J

Raid settings for Work

Font: | Anal 8 pt, Regular

Change Eont... |

Cel background: |Q fellow

3

Bittern:

W Show In Qjenu

ШШ

OK

l

EJ

Dctal:

Cancel

NUN I

2 ll:W

Рис. 4.9. Интерфейсное окно Microsoft Project. Диаграмма Task Usage

* I ” _I Учебное пособие MC I jdj Управ пение проектами... If,.//) Microsoft Project - Pr

из его фаз, задач или задействованного в выполнении задачи ресурса. Диаграмма хороша и тем, что с ее помощью можно не только получать детальную информацию о проекте, но и редактировать ее. Тип содержащихся на диаграмме данных и формат их отображения определяются с помощью таких средств форматирования, как цветовое выделение данных, выбор шрифта, настройка временной шкалы и вспомогательных линий.

Программа Microsoft Projcct позволяет открывать несколько окон с разными представлениями одного проектного файла. Таким образом, можно открыть новое окно и просматривать в нем другое представление уже открытого файла. Переключение между открытыми в разных окнах представлениями происходит либо с помощью меню Окно, либо с помощью панели задач.

Форма — это средство отображения и редактирования проектных данных в программе Microsoft Project, которое может быть включено в состав представления. С помощью форм можно просматривать информацию только об одном объекте (ресурсе или задаче), но при этом редактировать почти все его свойства.

Формы вызываются с помощью окна со списком представлений, в котором представлены все доступные формы. Из-за удобства редактирования и неудобства просмотра общей проектной информации формы обычно включаются в нижнюю часть комбинированного представления.

Управление проектами заключается в составлении плана и отслеживании хода ведущихся по нему работ. Соответственно чем лучше план проекта, чем аккуратнее он составлен, тем легче выполнять проектные работы и удачно завершить проект.

Деятельность любой организации состоит из выполнения операций и проектов. И те и другие имеют много общего, например, выполняются людьми и на их выполнение выделяются ограниченные ресурсы.

Главное отличие операций от проектов заключается в том, что операции выполняются постоянно и повторяются, тогда как проекты временны и уникальны. Исходя из этого, проект определяется как временное усилие, предпринятое для создания уникального продукта или услуги. Термин «временное» означает, что каждый проект имеет точно определенные даты начала и окончания. Говоря об уникальности продукта или услуги, предполагается, что они имеют заметные отличия от аналогичных продуктов или услуг.

Уникальность каждого проекта создает сложности при его планировании, поскольку зачастую трудно предположить, как в действительности будут достигаться результаты. Поэтому результатом проектной деятельности является не только продукт или услуга, но и извлеченные уроки, т. е. опыт, который используется при планировании и выполнении следующих проектов.

Проекты принимаются на любых уровнях организации, и в них могут быть вовлечены как несколько человек, так и несколько тысяч. Проекты могут быть разной длительности, некоторые продолжаются менее 100 ч, другие — более 1 млн ч. Проект может вовлекать один отдел организации, а может и выходить за ее пределы, как в случае совместных предприятий и партнерства.

Проекты могут осуществляться в любой области деятельности. Так, проектами могут быть и проектирование транспортного средства, и разработка информационной системы, и проведение предвыборной кампании, и постройка здания, и подготовка номера журнала.

У каждого проекта есть четко определенные начало и конец. Окончание проекта наступает вместе с достижением всех его целей или когда становится ясно, что эти цели не могут быть достигнуты. «Временность» не означает краткосрочность проекта — многие проекты могут продолжаться несколько лет. В любом случае проект конечен и не может состоять из постоянно продолжающихся действий.

Проект принимается для достижения определенного результата в определенные сроки и за определенные деньги. План проекта составляется для того, чтобы установить, с помощью каких работ будет достигаться результат проекта, какие люди и оборудование нужны для выполнения работ и в какое время. Поэтому проектный план содержит три основных элемента: задачи, ресурсы и назначение.

Задачей называется работа, осуществляемая в рамках проекта для достижения определенного результата. Фаза проекта состоит из одной или нескольких задач, в результате выполнения которых достигается один или несколько основных результатов проекта. Таким образом, результаты, достигнутые благодаря выполнению каждой из задач, входящих в фазу, формируют ее ре-зул ьтат.

Если для достижения результатов задачи следует выполнить только ее, то для достижения результата фазы нужно выполнить группу других задач. И в этом отличие фазы от задачи: ее результат суммирует результаты других задач. Именно поэтому в программе Microsoft Project фазы называют суммарной задачей. Фазы могут состоять как из задач, так и из других фаз.

Разбиение проекта на фазы позволяет представить его в виде списка основных результатов и дат, к которым эти результаты должны быть получены. Задачи, в результате исполнения которых достигаются промежуточные пели, называются промежуточными задачами. В программе Microsoft Project они называются вехами.

Длительность задачи — это период рабочего времени, который необходим для того, чтобы ее исполнить. Длительность может не соответствовать трудозатратам занимающегося задачей сотрудника. Задачи в плане проекта взаимосвязаны, например, часто одна задача не может начаться, пока не окончена другая. На плане проекта зависимости обозначаются с помощью связей, и оба эти термина — «зависимость» и «связь» — употребляются в одном и том же значении, обозначая логику, определяющую последовательность работ, проводимых в плане проекта.

Под ресурсами в программе Microsoft Project понимаются сотрудники и оборудование, необходимое для выполнения проектных задач. При составлении списка ресурсов часто используется ролевое планирование.

Важное свойство ресурсов — стоимость их применения в проекте. В программе Microsoft Project есть два типа стоимости ресурсов: повременная ставка и стоимость за использование. Повременная ставка выражается в стоимости использования ресурсов в единицу времени, например, 100 руб. за час или 1000 руб. в день. В таком случае стоимость участия ресурса в проекте составит время, которое он работает в проекте, умноженное на почасовую ставку. Обычно почасовая ставка применяется для учета стоимости нематериальных ресурсов. В области управления проектами термины «стоимость» и «затраты» являются синонимами.

Величина затрат на использование обозначает стоимость использования оборудования или сотрудника в задаче, которая не зависит от того, сколько времени задействован в задаче сотрудник или материальный ресурс. Общие затраты на применение ресурса определяются путем умножения стоимости использования на число задач, в которых он задействован.

Назначение — это связь определенной задачи и ресурсов, необходимых для ее выполнения. При этом на одну задачу может быть назначено несколько ресурсов, причем как материальных, так и нематериальных. Назначения объединяют в плане ресурсы и задачи, делая план целостным. Благодаря назначениям решается целый ряд задач планирования. Во-первых, определяются ответственные за исполнение задач. Во-вторых, когда определены задачи, за которые отвечает ресурс, можно рассчитать общий объем времени, затрачиваемый им на проект, а значит, его стоимость для проекта. В-третьих, определив стоимость участия всех ресурсов в проекте, можно подсчитать его общую стоимость. И наконец, назначая ресурсы на задачи, можно сокращать срок выполнения работ, выделяя на них больше ресурсов и тем самым уменьшая общую длительность проекта.

Большинство проектов имеют определенную дату окончания, бюджет и объем работ. Эти три величины: время, деньги и объем работ часто называют проектным треугольником, поэтому при внесении изменений в один их этих элементов меняются оба других. И хотя для проекта в равной степени важны все три элемента, как правило, только один из них в зависимости от приоритетов имеет наибольшее влияние на другие.

Для создания уникального продукта или услуги (результат проекта) нужно выполнить некоторую последовательность работ, или задач, в терминологии программы Microsoft Project.

Планирование проекта заключается в том, чтобы достаточно точно оценить сроки исполнения и стоимость этих работ. Чем точнее оценка, тем выше качество плана проекта. Для того чтобы дать точную оценку, нужно хорошо представлять состав работ проекта, т. е. знать, какие именно работы следует выполнить для получения результата. Только после того как составлен список проектных работ, оценивается длительность каждой из них и выделяются необходимые ресурсы. И лишь затем можно оценить стоимость и сроки исполнения каждой задачи и в результате сложения общую стоимость и срок исполнения всего проекта. Вот почему определение состава работ является первым шагом при планировании проекта.

Определение состава проектных работ начинается с установления этапов (или фаз) проекта. После того как состав фаз и их результаты определены, нужно установить последовательность этих фаз относительно друг друга и крайние сроки их исполнения. Затем выяснить, из каких работ состоят фазы, в какой последовательности исполняются эти работы и в какие сроки нужно уложиться при их исполнении, т. е. принципы планирования задач внутри фаз повторяют принципы планирования фаз внутри проекта.

После того как определен состав задач, нужно установить, кто эти задачи будет исполнять, и какое оборудование будет использоваться. Для этого следует ввести в план проекта список ресурсов и информацию о них, а затем распределить эти ресурсы между задачами. Планирование ресурсов начинается с определения состава ресурсов, т. е. составления списка людей, оборудования и материалов, необходимых для выполнения проектных работ. Работа со списком ресурсов осуществляется в представлении Лист ресурсов, а наиболее удобной для ввода данных является таблица Ввод.

Заметки и документы. Часто задачу или назначение требуется сопроводить заметкой, каким-то комментарием. Для того чтобы добавить заметки к любому из этих основных элементов плана проекта в программе Microsoft Project, нужно воспользоваться вкладкой Notes (Заметки) диалогового окна сведений о задаче, ресурсе или назначении. В центре вкладки расположено многострочное поле редактора заметок, в которое можно вводить текст и вставлять данные из файлов.

Гиперссылки. Гиперссылки можно указывать для задач, ресурсов, назначений. Использовать гиперссылки удобно тогда, когда документ слишком объемен, чтобы хранить его в плане проекта. В таком случае его нужно сохранить в отдельном файле, а в план поместить ссылку на него. Для связи гиперссылки с задачей, ресурсом или назначением нужно выделить задачу, ресурс или назначение в таблице и воспользоваться командой Hyperlink (Гиперссылка) меню Insert (Вставка) или контекстного меню.

Контактные лица. Для выполнения той или иной задачи иногда требуется привлечь дополнительных специалистов-экспер-тов, представителей заказчика и т. д. Хотя эти люди могут не входить в список ресурсов проекта, информацию о них нужно хранить. Для хранения такой информации в программе Microsoft Project предназначено поле задач Contact (Контактное лицо), в котором для каждой задачи можно указать одно или несколько контактных лиц. В дальнейшем эти адреса могут быть использованы, чтобы автоматизировать обмен информацией внутри проектной команды.

  • [1] См.: Богданов В. В. Управление проектами в Microsoft Project 2003: учебный курс. СПб.: Питер, 2004.
 
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ     След >