ФОРМИРОВАНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДЕЛ И ТЕКУЩЕЕ ХРАНЕНИЕ БУХГАЛТЕРСКИХ ДОКУМЕНТОВ

Порядок формирования дел бухгалтерской службы разрабатывается группой бухгалтерского делопроизводства и утверждается главным бухгалтером. При этом делопроизводители руководствуются общим порядком формирования дел, изложенным в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденной приказом Минкультуры России от 8 ноября 2005 г. № 536.

Формирование дел в первую очередь направлено на обеспечение сохранности бухгалтерских документов и оперативный поиск нужного документа в процессе их использования.

Работа по формированию дел включает в себя следующие этапы:

  • • распределение исполненных документов в дела;
  • • расположение документов внутри самого дела;
  • • формирование обложки дела.

Формирование бухгалтерских документов в дела производится по месту их обработки в соответствии с номенклатурой дел бухгалтерской службы.

Номенклатура дел представляет собой систематизированный перечень наименований дел, заводимых в бухгалтерской службе организации, с указанием сроков их хранения.

В каждое дело включаются только исполненные документы, относящиеся к одному вопросу. Документы, имеющие временные и постоянные сроки хранения, помещаются в дела раздельно. В дела включаются документы, относящиеся к одному вопросу, имеющие один срок хранения и относящиеся к одному календарному году (за исключением переходящих дел, например личных дел).

Документы могут быть извлечены из дела только по распоряжению главного бухгалтера и с ведома руководителя организации. При этом вместо выданного документа в дело помещается лист-заменитель.

Количество листов в деле не должно превышать 250, а его толщина не должна превышать 4 см (включая обложку), в противном случае дело делится на тома.

Формирование дел является мероприятием текущего хранения документов в бухгалтерии. По окончании календарного года дела подлежат передаче в архив.

При определении сроков хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской (финансовой) отчетности необходимо исходить из правил организации государственного архивного дела. В то же время необходимо учитывать нормы ст. 29 Федерального закона «О бухгалтерском учете», в которой отмечено, что «первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, бухгалтерская (финансовая) отчетность подлежат хранению экономическим субъектом в течение сроков, устанавливаемых в соответствии с правилами организации государственного архивного дела, но не менее пяти лет после отчетного года. Документы учетной политики, стандарты экономического субъекта, другие документы, связанные с организацией и ведением бухгалтерского учета, в том числе средства, обеспечивающие воспроизведение электронных документов, а также проверку подлинности электронной подписи, подлежат хранению экономическим субъектом не менее пяти лет после года, в котором они использовались для составления бухгалтерской (финансовой) отчетности в последний раз».

Конкретные сроки хранения документов приведены в Перечне типовых управленческих архивных документов, образующихся в деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков хранения, утвержденном Министерством культуры РФ 25.08.2010 г. № 558. Сроки хранения документов, указанные в перечне, распространяются на все организации независимо от того, поступают их документы на хранение в государственные, муниципальные архивы или же не поступают (п. 2.4 Указаний по применению Перечня типовых документов).

Также следует учитывать, что сроки хранения документов акционерных обществ регламентируются Постановлением Федеральной комиссии по рынку ценных бумаг от 16 июля 2003 г. «Об утверждении положения о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ».

При установлении сроков хранения учетных документов необходимо помнить, что хранение документов, необходимых для исчисления и уплаты налогов, а также подтверждающих полученные доходы и произведенные расходы и уплаченные налоги, должно быть обеспечено в течение четырех лет (подп. 8 п. 1 ст. 23 и подп. 5 п. 3 ст. 24 НК РФ). Помимо этого в НК РФ существует положение, которое обязывает организацию хранить соответствующую документацию не менее 10 лет (пп. 2, 4 ст. 283 НК РФ) в случае осуществления переноса убытка на будущее в течение 10 лет, следующих за налоговым периодом, в котором получен этот убыток. В этом случае налогоплательщик обязан хранить документы, подтверждающие объем понесенного убытка в течение всего срока, когда он уменьшает налоговую базу по налогу на прибыль организаций текущего налогового периода на суммы ранее полученных убытков.

Срок хранения документов исчисляется с 1 января года, следующего за годом окончания их делопроизводством.

В случае пропажи или гибели бухгалтерских документов вне зависимости от причины утраты они должны быть восстановлены.

Последовательность действий по восстановлению документов следующая.

Во-первых, если установлено отсутствие каких-либо бухгалтерских документов или их неверное оформление (отсутствие или незаполнение обязательных реквизитов), то руководитель организации должен своим приказом назначить комиссию по расследованию причин пропажи, гибели документов. В необходимых случаях для участия в работе комиссии приглашаются представители следственных органов, охраны и государственного пожарного надзора.

Во-вторых, комиссия должна затребовать письменные объяснения у лиц, которые в соответствии с утвержденным в организации графиком документооборота являются ответственными за создание и хранение отсутствующих документов.

В-третьих, после выяснения причин утраты документа комиссия должна принять меры по его восстановлению.

В-четвертых, результаты работы комиссии оформляются актом, который утверждается руководителем организации.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >