ЗНАЧЕНИЕ И ОСНОВНЫЕ ПРЕДПОСЫЛКИ РАЦИОНАЛЬНОЙ ОРГАНИЗАЦИИ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ БУХГАЛТЕРСКОЙ СЛУЖБЫ

Раскрываются особенности построения учетного процесса в организации, формирования бухгалтерской службы, функции и обязанности работников бухгалтерии, права, обязанности и ответственность главного бухгалтера, а также правовые особенности его статуса в организации. Изучив эту главу, вы узнаете:

• • о сущности построения учетного процесса в организации;
• • проектировании оптимального варианта организации деятельности бухгалтерской службы для конкретных хозяйствующих субъектов;
• • о способах расчета штатной численности работников бухгалтерии;
• • формировании положения о бухгалтерии.

ОСОБЕННОСТИ ПОСТРОЕНИЯ УЧЕТНОГО ПРОЦЕССА

Технология учетного процесса как разновидности информационного процесса содержит такие элементы, как:

• • характеристика данных;
• • носители данных и информации;
• • движение носителей и обеспечение процесса.

Эти элементы образуют следующие объекты организации учетного процесса: учетные номенклатуры (характеристика данных), документы (носители данных и информации), документооборот и документопотоки (движение носителей), техническая оснащенность (обеспечение процесса).

Исходный объект организации учетного процесса — учетная номенклатура. В бухгалтерском учете под учетной номенклатурой понимают перечень названий фактов хозяйственной деятельности, которые обычно характеризуют состояние объектов бухгалтерского учета. Состав объектов бухгалтерского учета определяется на каждой стадии учетного процесса. Учитывая многообразие и значительный объем объектов формирования учетных номенклатур, их отбор проводят, как правило, в разрезе разделов бухгалтерского учета (учет материалов, учет денежных средств), в разрезе фактов хозяйственной жизни (поступление, перемещение, выбытие) и т.д. Наличие перечня учетных номенклатур дает возможность определять объем учетных работ и выбирать наиболее подходящие носители учетных данных.

После формирования перечня учетных номенклатур выбираются носители учетных данных и информации. Вся бухгалтерская информация (количественные и качественные характеристики хозяйственных фактов) сначала отражается в первичных документах — носителях данных. Далее все факты хозяйственной жизни из первичных документов переносятся и накапливаются в учетных регистрах, которые становятся носителями учетных данных (информации).

Кроме учетных регистров на данной стадии учетного процесса составляются различного рода расчетные таблицы (например, расчет распределения общепроизводственных расходов), бухгалтерские справки (например, исправление ошибок). Все они также несут учетную информацию. По мере того как осуществляется перенос данных из учетных регистров в отчетные формы, последние оказываются носителями учетной информации. Результаты анализа учетной информации, содержащейся в отчетных формах, включаются в различные аналитические материалы (обзоры и т.п.), являющиеся важными носителями учетной информации. Таким образом, каждой стадии учетного процесса соответствует свой носитель данных.

Часть организации учетного процесса составляет организация отбора носителей учетных данных, который ведется с учетом информационного содержания, удобства составления, обработки и использования носителя данных.

Технология сбора и обработки учетных данных зависит от множества факторов. К их числу можно отнести количество:

• • видов деятельности у организации;
• • фактов хозяйственной жизни, совершаемых организацией за определенный период времени (от этого зависит объем поступающей информации);
• • подразделений организации и их местонахождение. Технология сбора и обработки информации напрямую связана

с выбранной формой счетоводства. К числу основных можно отнести автоматизированную, журнально-ордерную, мемориально-ордерную и упрощенную формы.

Формирование учетных показателей требует, чтобы в учетном процессе присутствовала упорядоченная система движения носителей учетных данных (информации), называемая документооборотом.

В учетном процессе современной организации первичные документы уже редко перемещаются в одиночку; применение информационных технологий позволяет перемещать массивы документов, что превращает документооборот в документопотоки. В учетном процессе циркулируют не только первичные документы, но и учетные регистры, а также отчетные формы. В конечном итоге документы поступают в архив, где должна обеспечиваться их сохранность и быстрота нахождения.

Рациональная организация документооборота предполагает деление его на отдельные стадии. Для этого разрабатываются графики документооборота и обработки учетной информации, а также должностные инструкции, являющиеся составными частями общего плана организации учетного процесса.

Форма графика документооборота не регламентирована. В графике могут указываться как основные показатели движения, так и более конкретизированная информация, они могут составляться на каждый носитель учетной информации (индивидуальные) или на группу однородных носителей (сводные). Графики документооборота позволяют равномерно распределять работу бухгалтеров в учетном процессе и устранять возможность дублирования фактов хозяйственной жизни.

Организация документооборота предполагает также контроль над движением носителей учетной информации и обеспечение их сохранности в процессе движения.

Интенсивность и механизм документооборота изменяются в зависимости от численности персонала организации, направлений ее деятельности, структуры, действующей нормативной базы, учетной политики организации и иных факторов.

Анализ сложившейся в организации системы документации и документооборота может послужить ее оптимизации.

Наиболее целесообразным решением проблемы организации работы с документами является создание электронных архивов. Для этого осуществляется перевод бумажных документов в электронный вид. В результате создаются образы (точные электронные копии) документов, которые подвергаются индексации. В результате создается система электронного учета по различным информационным полям (тип документа и т.п.). По этим полям любой документ может быть легко найден в базе данных электронных образов, которую называют электронным архивом.

Преимущества электронного архива перед бумажным заключаются в следующем:

• • срок хранения электронных документов не ограничен;
• • система электронного архива обеспечивает целостность документации и снижает возможность несанкционированного доступа;
• • повышается эффективность работы сотрудников бухгалтерии с документами.

Следует отметить, что в учетном процессе порой излишние объемы работ приходятся на обработку неиспользуемой информации, это влечет за собой неэффективное использование рабочего времени. Всесторонний анализ сложившейся системы работы с информацией о хозяйственной деятельности и состоянии организации позволит сделать документооборот более эффективным.