Особенности корпоративных информационных систем

Современные корпоративные информационные системы и их задачи

Успешное руководство бизнесом невозможно сегодня без постоянной, объективной и всесторонней информации. Для повышения эффективности и минимизации издержек управления (временных, ресурсных и финансовых) разрабатываются и применяются корпоративные информационные системы (КИС), которые помогают осуществлять контроль за бюджетными процессами, рабочим временем сотрудников, выполненными ими работами, ходом реализации проектов, документооборотом и другими управленческими функциями. Доступ к подобного рода данным может быть осуществлен как в локальной сети, так и через Интернет.

В настоящее время интерес к корпоративным информационным системам постоянно растет. Если вчера КИСы привлекали внимание довольно узкого круга руководителей, то сейчас вопросы автоматизации деятельности компаний стали актуальными практически для всех. Обусловлено это не только положительной динамикой развития экономики, но и тем, что на сегодняшний день рациональный выбор необходимых информационных технологий, грамотное их использование позволяет существенно повысить конкурентоспособность продукции и предприятия в целом, снизить трудоемкость рутинных работ, ускорить процессы получения информации, необходимой для принятия управленческого решения.

Сегодня информационные системы обеспечивают коммуникационные и аналитические возможности, которые необходимы фирмам для обеспечения торговли и управления бизнесом в крупном масштабе.

Затраты на внедрение информационных технологий не только окупаются, но и приносят значительную прибыль. Крупные западные корпорации тратят на информационные системы от 1,5 до 4% своего годового оборота, т. е. в пересчете на одного работающего от 3 до 12 тыс.долл. Прибыль от инвестиций в информационные технологии доходит до 81% на каждый вложенный доллар [14].

Управление современным предприятием в условиях рыночной экономики представляет собой достаточно сложный процесс, включающий выбор и реализацию определенного набора управленческих воздействий с целью решения стратегической задачи обеспечения его устойчивого финансового и социально- экономического развития.

Информационные технологии, достигшие в последнее десятилетие нового качественного уровня, позволяют расширить возможности эффективного управления, поскольку предоставляют в распоряжение менеджеров, финансистов, маркетологов, руководителей производства всех рангов новейшие методы обработки и анализа экономической информации, необходимой для принятия решений. Потребность в получении своевременной качественной информации и в оптимизации механизмов ее использования в постоянно меняющихся условиях рынка становится ключевой для таких сложных структур, как корпорация.

Предприятия, отделения и административные офисы, входящие в корпорацию, как правило, расположены на достаточном удалении друг от друга. Их информационная связь друг с другом и образует коммуникационную структуру корпорации, основой которой является информационная система.

Информация (лат. informatio — разъяснение, изложение, осведомленность) — это отчужденное знание (сведение о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах независимо от формы их представления), которое может быть записано на материальный носитель для того, чтобы быть доступным кому- либо [21].

Информационная система (ИС) — это вся инфраструктура предприятия, задействованная в процессе управления всеми информационно-документальными потоками [10].

Основой информационной системы является информационная модель, представляющая собой совокупность правил и алгоритмов функционирования ИС. Она включает в себя все формы документов и описывает существующие на предприятии информационные потоки, правила обработки и алгоритмы маршрутизации элементов информационного поля в соответствии со сложившимися или проектируемыми организационными коммуникациями.

В составе любой информационной системы можно выделить две группы подсистем: функциональные и обеспечивающие.

Функциональная подсистема представляет собой совокупность задач, объединенных общей информационной базой, с помощью которых автоматизируется выполнение функций управления в конкретных подразделениях предприятия. Принято выделять типовые функциональные подсистемы для каждого вида систем: перспективного развития и прогнозирования; текущего планирования; оперативного управления производством; управления финансами; бухгалтерского учета; материально-технического снабжения; маркетинга; реализации и сбыта и др.

Обеспечивающие подсистемы включают в свой состав документацию проектных решений, разработанных проектировщиками для предприятий-заказчиков с целью реализации каждой функциональной подсистемы в следующем составе:

  • - экономическое обеспечение (ЭО), включающее состав экономических показателей, рассчитываемых в каждой задаче, и методы их расчета;
  • - математическое обеспечение (МО), состоящее из экономико-математических моделей, методов, алгоритмов их реализации;
  • - программное обеспечение (ПО), включающее общее ПО (операционную систему, СУБД, трансляторы с языков программирования) и специализированное ПО (функциональные пакеты прикладных программ (ППП), профессионально-ориентиро- ванные ППП, прикладные программы). Именно программное обеспечение является основным двигателем и, одновременно, механизмом управления любой ИС;
  • - информационное обеспечение (ИО), включающее внема- шинное ИО (документы, классификаторы) и внутримашинное ИО (базы данных, электронные архивы);
  • - техническое обеспечение (ТО): ЭВМ, средства связи;
  • - технологическое обеспечение (Техн. О), представляющее собой совокупность инструкций и методических указаний, по которым работает пользователь на своем рабочем месте при решении своих задач [20].

Кроме того, в состав ИС включают подсистемы, имеющие общесистемное назначение: организационное обеспечение (ОО), определяющее организационную структуру ИС (например отдел программирования) и правовое обеспечение (Пр. О), состоящее из правовых инструкций для работников предприятия в условиях выполняемых ими функций.

Большие межрегиональные распределенные ИС, охватывающие подразделения предприятия, находящиеся на большом расстоянии друг от друга, но имеющие общую базу данных и объединенные глобальной вычислительной сетью, относят к числу корпоративных информационных систем.

Одни из самых авторитетных специалистов в области КИС Е. Монахова и И. Альтшулер дают следующую формулировку: корпоративная информационная система (КИС) — это управленческая идеология, объединяющая бизнес-стратегию предприятия и передовые информационные технологии.

“Корпоративность” в термине КИС характеризует соответствие системы нуждам крупной фирмы, имеющей сложную территориальную структуру.

Отличиями таких ИС являются масштабируемость, т. е. обеспечение возможности наращивания системы без потери показателей надежности и производительности; иерархичность организационной структуры (централизованная обработка данных и единое управление ресурсами ИС на верхнем уровне сочетается с распределенной обработкой на нижнем уровне) и организация параллельных вычислений и распределенная обработка транзакций (единичных обращений к базе данных) на нескольких серверах с использованием параллельных процессов. А обеспечение поддержки в системе международных стандартов по обработке и передаче информации обуславливает открытость системы для включения новых технических и программных средств, возможной доработки и интеграции с другими системами.

В более узком смысле под корпоративными информационными системами подразумеваются интегрированные системы управления территориально распределенной корпорацией, основанные на углубленном анализе данных, широком использовании систем информационной поддержки принятия решений, электронных документообороте и делопроизводстве [28].

В связи с тем, что не существует единой общепринятой формулировки, определяющей КИС, под корпоративной будем понимать такую информационную систему организации, которая отвечает следующему минимальному перечню требований:

  • Функциональная полнота системы, т. е. система должна обеспечивать выполнение международных стандартов управленческого учета MRP II, ERP; автоматизацию решения задач планирования, бюджетирования, прогнозирования, оперативного (управленческого) учета, бухгалтерского учета, статистического учета и финансового-экономического анализа. Формирование и ведение учета должно вестись одновременно по российским и международным стандартам, а количество однократно учитываемых параметров деятельности организации составлять от 200 до 1000, а количество формируемых таблиц баз данных — от 800 до 3000.
  • Надежная система защиты информации, обеспечивающая наличие парольной системы разграничения доступа к данным и реализуемым функциям управления и предусматривающая многоуровневую систему защиты данных (средства авторизации вводимой и корректируемой информации, регистрация времени ввода и модификации данных.
  • Наличие инструментальных средств адаптации и сопровождения системы: генератора стандартных форм, генератора произвольных отчетов, генератора сложных хозяйственных операций, возможность изменения информационного пространства, интерфейсов ввода, просмотра и корректировки информации, а также изменение структуры и функций бизнес-процессов, организационного и функционального наполнения рабочего места пользователя.
  • Реализация удаленного доступа и работы в распределенных сетях. Архитектура системы должна поддерживать взаимодействие с удаленными пользователями, а распределенные площадки должны объединяться самыми разнообразными по скорости и качеству каналами связи.
  • Обеспечение обмена данными между разработанными информационными системами и другими программными продуктами, функционирующими в организации.
  • Возможность консолидации информации на уровне организации — объединение информации филиалов, холдингов, дочерних компаний и т. д. На уровне отдельных задач —- планирования, учета, контроля и т. д. На уровне временных периодов — для выполнения анализа финансово-экономических показателей за период, превышающий отчетный.
  • Наличие специальных средств анализа состояния системы в процессе эксплуатации. В качестве таких средств выступают: журнал выполненных операций, анализ архитектуры баз данных, анализ алгоритмов, анализ статистики количества обработанной информации, список работающих станций серверов, анализ внутрисистемной почты.

Такие современные КИС призваны объединить стратегию управления предприятием и передовые информационные технологии. В настоящее время они имеют в основном экономическую и производственную направленность. Наиболее развитые из них предназначены для автоматизации всех функций управления корпорацией: от научно-технической и маркетинговой подготовки ее деятельности до реализации ее продукции и услуг, в том числе и управление продажами в различных формах, например продажа в кредит, разнообразные бизнес-процессы, связанные с планированием, закупками, производством, хранением, персоналом.

Допустим, если система управления компании включает три основные подсистемы, первая из которых — это планирование продаж, представляющее собой общий план функционирования предприятия, устанавливающий объемы изготовления готовой продукции и определяющий, какие изделия, в каком количестве и в какие сроки нужно произвести; вторая — детальное планирование необходимых ресурсов (материалов, производственных мощностей, трудовых ресурсов), т. е. план, определяющий время и объем заказов для всех материалов и комплектующих, необходимых для реализации основного производственного плана; а третья подсистема — непосредственное управление исполнением планов в процессе производства и закупок (снабжения), то все эти подсистемы могут быть реализованы на основе корпоративных информационных систем.

Глобальная задача КИС заключается в эффективном управлении всеми ресурсами предприятия (материально-техническими, финансовыми, технологическими и интеллектуальными) для получения максимальной прибыли и удовлетворения материальных и профессиональных потребностей всех сотрудников предприятия.

Внедрение корпоративной информационной системы в перспективе дает такие преимущества, как получение достоверной и оперативной информации о деятельности всех подразделений компании, сокращение затрат рабочего времени на выполнение рабочих операций, повышение эффективности управления компанией, повышение общей результативности работы за счет более рациональной ее организации.

По своему составу КИС можно представить в виде совокупности различных программно-аппаратных платформ, универсальных и специализированных приложений различных разработчиков, интегрированных в единую информационно однородную систему, которая наилучшим образом решает конкретную задачу. При построении такой системы должны соблюдаться принципы интеграции, системности и комплексности.

Принцип интеграции (однократного хранения информации) заключается в том, что обрабатываемые данные вводятся в систему только один раз и затем многократно используются для решения возможно большего числа задач.

Принцип системности заключается в обработке данных в различных разрезах, чтобы получить информацию, необходимую для принятия решений на всех уровнях и во всех функциональных подсистемах и подразделениях корпорации.

Принцип комплексности подразумевает автоматизацию процедур преобразования данных на всех стадиях продвижения продуктов корпорации.

Таким образом, КИС можно представить как человеко-машинную систему и инструмент поддержки интеллектуальной деятельности человека, которая под его воздействием должна:

  • • накапливать определенный опыт и формализованные знания;
  • • постоянно совершенствоваться и развиваться;
  • • быстро адаптироваться к изменяющимся условиям внешней среды и новым потребностям предприятия.

Перевод в плоскость компьютерных технологий всех основных деловых процессов организации и использование специальных программных средств, обеспечивающих информационную поддержку бизнес-процессов, в качестве основы КИС представляется наиболее оправданным и эффективным.

Среди основных выгод для бизнеса можно отметить управляемость, прозрачность, возможность предоставления информации финансового и нефинансового характера, которая характеризует потенциал компании, ее конкурентные преимущества, позицию на рынке, позволяет точнее оценить стоимость компании. Мониторинг показателей обеспечит своевременную поставку данных, необходимых для оперативного реагирования, а значит, успешного воплощения стратегии компании в жизнь. Обеспечивается согласованность целей и задач подразделений со стратегией компании.

Современные системы управления деловыми процессами позволяют интегрировать вокруг себя различное программное обеспечение, формируя единую информационную систему. Тем самым решаются проблемы координации деятельности сотрудников и подразделений, обеспечения их необходимой информацией и контроля исполнительской дисциплины, а руководство получает своевременный доступ к достоверным данным о ходе производственного процесса и имеет средства для оперативного принятия и воплощения в жизнь своих решений. И, что самое главное, полученный автоматизированный комплекс представляет собой гибкую открытую структуру, которую можно перестраивать на лету, дополняя при необходимости внешним программным обеспечением.

Повышение внутренней управляемости, гибкости и устойчивости к внешним воздействиям увеличивает эффективность компании, ее конкурентоспособность и, в конечном счете, — прибыльность. Вследствие внедрения КИС увеличиваются объемы продаж, снижается себестоимость, уменьшаются складские запасы, сокращаются сроки выполнения заказов, улучшается взаимодействие с поставщиками.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >