Основы категории «документ»
Документы находятся в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации. Сущность документа - сохранение информации. В широком смысле документ деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь [30]. В узком смысле документ — некая деловая бумага, удостоверяющая какой-либо факт или право на что-то.
В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1]. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело» [8].
Документы, отобразив информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.
Все документы имеют свои функции в обществе. Под функцией документа понимается явление, зависящее от другого и изменяющееся по мере изменения этого другого явления. Или внутренне, присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления [30]. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественными и практическими целями и задачами, являясь производными от них.
Поскольку документ полифункционален, то можно конкретизировать три глобальных функции, к которым, затем, можно отнести прочие взаимосвязанные с ними функции. К глобальным функциям можно причислить социальную, экономическую, юридическую функции документа.
Ряд документов, обладающих социальной функцией, показывают принадлежность документов к выражению интересов определенного социального слоя, группы. С возможностью закрепления, сохранения и передачи информации, связана необходимость определения вполне конкретных общественных потребностей. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. В процессе реализации этих функции происходит материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она является передающей, и социально основополагающей. К социальной функции можно присоединить политическую и идеологическую функции, которые тесно связаны между собой. Поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти, политическая функция находит своё выражение в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Идеологическая функция фиксирует на материальных носителях религиозные, нравственные, эстетические, философские и иные идеи, взгляды, в которых находят отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому историческая функция документа является необходимым условием существования общества. Сохранённые документированные исторические документы, постоянно улучшаясь, ведут к неисчерпаемости документа как исторического источника. Одной из важнейших в социальной функции является культурная. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях для понимания и успешного решения многообразных проблем развития социального общества.
Ко второй глобальной функции - экономической - можно отнести управленческую функцию, которой наделяются почти все документы. Эта функция обеспечивает преобразование закрепленной системы социальных ценностей в систему адекватных ей управленческих решений. Создается значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни не только многообразные хозяйственно-экономические задачи, но также и для управления в целом происходящим процессом в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в оперативных документах. К экономической можно отнести справочную и аналитическую функцию документов. Справочная функция содержит факты деятельности организации или подтверждает сведения биографического и служебного характера о ком-либо или о чём-либо. Справочная функция чаще всего представляет из себя документ информационного характера, и содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора по существу излагаемых вопросов.
Аналитическая функция документа заключается в том, что позволяет получить необходимую информацию о полной структуре объекта, либо выделить из общей массы фактов те, которые непосредственно относятся к рассматриваемому вопросу. Последние две функции не только отображают сложившуюся ситуацию, но и дают возможность принимать сложные экономические решения на реальной основе цифр и фактов.
Третья глобальная функция документов - юридическая. Так законодательная функция охватывает нормативно-правовые документы, принимаемые высшим представительным органом государства в особом законодательном порядке. Они обладают высшей юридической силой и регулируют наиболее важные общественные отношения с точки зрения интересов и потребностей населения страны. Такие документы принимаются в особом порядке, обладают большой юридической силой и направлены на регулирование наиболее важных общественных отношений. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти.
Рассматривая правовую функцию документа, которая заключается в закреплении правовых норм и правоотношений внутри общества, отметим, что этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие между гражданами. К ним можно отнести судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы: паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.
По сути, все функции документов можно дифференцировать по двум особенностям, выделяемым в них при более глубоком рассмотрении (табл. 1.1).
Таблица 1.1.
Особенности документов
Характерность |
Множественность |
||
Результативность |
Оперативность |
Полифункциональность |
Преемственность |
Изначальные функции характерные документу независимо от воли и желания общества или сознательные функции документа присущие ему в зависимости от конкретных социальных потребностей общества или автора. |
Функции оперативного характера, характерные для документа и присущие ему в зависимости от конкретных обстоятельств время действия которых ограничено. |
Документ обладает одновременно несколькими функциями, переплетёнными между собой. |
Действующие функции, которые обеспечивают преемственность. |
Функции: закрепления, передачи, сохранения информации, коммуникативная, социальная, правовая, управленческая, учёта, историческая, культурная. |
Функции: управленческая, правовая, политическая, идеологическая, функция защиты информации. |
Функции: управленческая и учета, политическая и общественная, идеологическая и передачи. |
Функции: закрепления, передачи, сохранения информации, историческая, культурная. |
На сегодняшний момент характерность документов представляет из себя особенные свойства присущие только данному документу по которым этот документ можно выделить из ряда ему подобных. Они делятся на результативные и оперативные. Вторая особенность - это множественность документов - когда документ охватывает множество функций, действие которых неограниченно во временном периоде. Они делятся на полифункцио- нальные и преемственные.
1.3. Классификация документов
Понятие "классификация” документов (лат. classis - разряд, класс и facio - делаю, раскладываю) - это многоступенчатое деление логического объема понятия (логика) или какой-либо совокупности единиц (эмпирическое социальное знание) на систему соподчиненных понятий или классов [16]. Она отражает закономерности формирования документов, раскрывает связи между и помогает сориентироваться в любом документационном множестве. Классификация документов имеет важное значение для документо- ведения и его практического применения. Для классификации документов их лучше разделить на три больших класса (информативный, технологический, электронный) далее на группы и виды (табл. 1.2).