Основы категории «документ»

Документы находятся в постоянном движении, что отражает их принципиальное назначение как носителя информации. Сущность документа - сохранение информации. В широком смысле документ деловая бумага, подтверждающая какой-нибудь факт или право на что-нибудь [30]. В узком смысле документ — некая деловая бумага, удостоверяющая какой-либо факт или право на что-то.

В Федеральном законе «Об информации, информатизации и защите информации» закреплено следующее определение понятия «документ»: документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1]. Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело» [8].

Документы, отобразив информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени.

Все документы имеют свои функции в обществе. Под функцией документа понимается явление, зависящее от другого и изменяющееся по мере изменения этого другого явления. Или внутренне, присущее ему целевое назначение, социально выработанный способ его употребления [30]. Иначе говоря, функции документа предопределены его общественными и практическими целями и задачами, являясь производными от них.

Поскольку документ полифункционален, то можно конкретизировать три глобальных функции, к которым, затем, можно отнести прочие взаимосвязанные с ними функции. К глобальным функциям можно причислить социальную, экономическую, юридическую функции документа.

Ряд документов, обладающих социальной функцией, показывают принадлежность документов к выражению интересов определенного социального слоя, группы. С возможностью закрепления, сохранения и передачи информации, связана необходимость определения вполне конкретных общественных потребностей. Именно эти функции являются важнейшими в документе и присущи всем документам. В процессе реализации этих функции происходит материализация информации, создающая необходимые предпосылки для выполнения документом ряда других функций. Коммуникативная функция предназначена не только для решения задачи трансляции информации в социальном пространстве, но также и для организации, упорядочения и поддержания информационных связей в обществе. Иначе говоря, она является передающей, и социально основополагающей. К социальной функции можно присоединить политическую и идеологическую функции, которые тесно связаны между собой. Поскольку к сфере политики относится в первую очередь деятельность органов государственной власти, политическая функция находит своё выражение в документах, предназначенных для информационного обеспечения внутренней и внешней политики государства. Идеологическая функция фиксирует на материальных носителях религиозные, нравственные, эстетические, философские и иные идеи, взгляды, в которых находят отражение интересы различных социальных слоёв и групп населения. Зафиксированная на материальном носителе информация может быть многократно востребована. Поэтому историческая функция документа является необходимым условием существования общества. Сохранённые документированные исторические документы, постоянно улучшаясь, ведут к неисчерпаемости документа как исторического источника. Одной из важнейших в социальной функции является культурная. Фактически любой документ может рассматриваться как своеобразный культурный феномен, отражающий уровень материальной, научной, технической, языковой культуры, уровень образования, морально-нравственного состояния общества. Значительная часть документов выполняет познавательную функцию, поскольку целью научного познания является получение новой информации. При этом фиксация знаний на материальном носителе производится не ради самого знания, а прежде всего в практических целях для понимания и успешного решения многообразных проблем развития социального общества.

Ко второй глобальной функции - экономической - можно отнести управленческую функцию, которой наделяются почти все документы. Эта функция обеспечивает преобразование закрепленной системы социальных ценностей в систему адекватных ей управленческих решений. Создается значительный массив документов, специально создающихся для целей управления и выступающих в качестве инструмента управленческого труда. Исторически одной из первых была востребована функция учёта, поскольку усложнение социальных связей, развитие экономических отношений вызвало к жизни не только многообразные хозяйственно-экономические задачи, но также и для управления в целом происходящим процессом в обществе. Эта функция находит отражение прежде всего в оперативных документах. К экономической можно отнести справочную и аналитическую функцию документов. Справочная функция содержит факты деятельности организации или подтверждает сведения биографического и служебного характера о ком-либо или о чём-либо. Справочная функция чаще всего представляет из себя документ информационного характера, и содержит констатацию каких-либо фактов, событий без мнения автора по существу излагаемых вопросов.

Аналитическая функция документа заключается в том, что позволяет получить необходимую информацию о полной структуре объекта, либо выделить из общей массы фактов те, которые непосредственно относятся к рассматриваемому вопросу. Последние две функции не только отображают сложившуюся ситуацию, но и дают возможность принимать сложные экономические решения на реальной основе цифр и фактов.

Третья глобальная функция документов - юридическая. Так законодательная функция охватывает нормативно-правовые документы, принимаемые высшим представительным органом государства в особом законодательном порядке. Они обладают высшей юридической силой и регулируют наиболее важные общественные отношения с точки зрения интересов и потребностей населения страны. Такие документы принимаются в особом порядке, обладают большой юридической силой и направлены на регулирование наиболее важных общественных отношений. Сюда относятся правовые акты органов государственной власти.

Рассматривая правовую функцию документа, которая заключается в закреплении правовых норм и правоотношений внутри общества, отметим, что этой функцией обладают, прежде всего, документы, которые устанавливают, закрепляют, изменяют правовые нормы и правоотношения или прекращают их действие между гражданами. К ним можно отнести судебные, прокурорские, нотариальные и арбитражные акты; документы, фиксирующие договорные отношения, а также удостоверительные документы: паспорта, дипломы об образовании, командировочные удостоверения и т.п.

По сути, все функции документов можно дифференцировать по двум особенностям, выделяемым в них при более глубоком рассмотрении (табл. 1.1).

Таблица 1.1.

Особенности документов

На сегодняшний момент характерность документов представляет из себя особенные свойства присущие только данному документу по которым этот документ можно выделить из ряда ему подобных. Они делятся на результативные и оперативные. Вторая особенность - это множественность документов - когда документ охватывает множество функций, действие которых неограниченно во временном периоде. Они делятся на полифункцио- нальные и преемственные.

1.3. Классификация документов

Понятие "классификация” документов (лат. classis - разряд, класс и facio - делаю, раскладываю) - это многоступенчатое деление логического объема понятия (логика) или какой-либо совокупности единиц (эмпирическое социальное знание) на систему соподчиненных понятий или классов [16]. Она отражает закономерности формирования документов, раскрывает связи между и помогает сориентироваться в любом документационном множестве. Классификация документов имеет важное значение для документо- ведения и его практического применения. Для классификации документов их лучше разделить на три больших класса (информативный, технологический, электронный) далее на группы и виды (табл. 1.2).