Классификация документов

Таблица 1.2.

Первый информативный класс, основывается на содержании информации в документе.

Обобщающая группа делит документы на виды - первичные (документ содержит информацию, которая является изложением результатов исследования, разработок и оригинальна по своему характеру) и вторичные (документ является результатом аналитической переработки первичных документов);

Группа распространенности выделяет следующие виды документов: опубликованный (документ для широкого и многократного использования, имеющий тираж, а также выходные данные), неопубликованный (документ содержит информацию, не предназначенную для широкого распространения, он не тиражируется и существует в ограниченном числе машинописных экземпляров (диссертация, депонированная рукопись) и непубликуемый документ (документ однократного использования, необходимый для принятия конкретных управленческих решений);

Группа по происхождению различает документы по следующему виду: национальный документ (вышедший в масштабах страны), местный документ (в пределах одной компании или региона), зарубежный документ (напечатанный за рубежом);

Группа регулярности выхода в свет выделяет следующие виды документов: периодические (выходят через определенные промежутки времени) и непериодические документы (документы выходящие в свет однократно и не имеющие продолжения);

Группа по воспроизведению во внешней среде различает следующие виды документов: подлинник, оригинал (синоним подлинника), копия документа (воспроизводит информацию другого документа и все его внешние признаки), дубликат (это копия официального документа, имеющая юридическую силу подлинника);

Группа по восприятию знаков в документе, предполагает различать виды по восприятию записи содержания, различают: визуальный документ (восприятие зрением), тактильный (через прикосновение), аудиальный (звуковой или слышимый документ) и аудиовизуальный документ (воспринимается одновременно зрением и слухом);

Второй технологический класс подразумевает деление документов по особенностям знаковых средств фиксирования, передачи и восприятия человеком информации.

Группа по типам используемых знаков в документе подразумевает виды, различающие текстовые документы и нетекстовые (оформленные в виде записи с помощью прочих неречевых знаков). Понятие "текстовой документ" может применяться не только к письменным, но и к фонодокументам, содержащим речь;

Группа по мерности записи классифицирует документы по предназначенности документов в целях восприятия человеком предполагает виды документов на: одномерные (азбука Морзе), двухмерные (имеющие размер - формат и объем - количество страниц) и трехмерные (голограммы) объемные документы;

Группа по субъекту восприятия, предполагает деление документов зафиксированных с помощью определенных знаковых средств, на следующие виды: на человекочитаемые и машиночитаемые (воспроизведение информации с помощью магнитофона, телевизора, принтера, дисплея и т.д.);

Группа по способу записи, предусматривает деление документов по видам: рукописный, печатный документ (изготовленный полиграфическим способом, копировально-множительной техникой), механический (информация записывается путем вырезания резцом канавки на поверхности движущегося носителя или путем пробивки отверстий с помощью перфоратора), магнитный (изменение поверхности носителя под влиянием магнитного поля), фотографический, лазерный (оптический диск, CD-ROM, компакт-диск, голограмма);

Группа по свойствам материального носителям документированной информации, предполагает деление по видам: естественные (дерево, камень, береста и пр.), или искусственные (гибкие плёнки, пластинки).

Группа по внешнему состоянию документа предполагает деление на виды: по листовой (листы любого формата без их скрепления (листовка, газета, плакат, географическая карта)), кодексовый (скрепление между собой по одному краю листов - страниц (книжный блок, альбом, журнал)), карточный (документ, состоящий из совокупности карточек или перфокарт установленного формата (почтовая, игральная карты, открытка и пр.)), ленточный документ (представляет собой непрерывную полосу материала с записью информации), дисковый документ (носитель записи информации в форме диска, т.е. скрученный в спираль последовательный ряд знаков (пластинка, дискета, компакт-диск, CD-ROM, видеодиск)), комбинированный документ (соединяет в себе две или более формы носителей информации).

Третий класс документов: электронный документ - документ с записью звука и/или информации для ЭВМ. К единственной группе можно отнести способ представления информации: здесь первый вид экранность, основанный на временном потоке экранных изображений (электронная книга, электронный журнал, диск), а второй вид это представление изображения, т.е. изображение на экране дисплея или в виде текстовой распечатки.

Рассматривая классификацию документов в документоведение, нельзя не остановиться на документообороте и делопроизводстве, как базовых составляющих для этой науки.