КАК ДОКУМЕНТИРУЕТСЯ ПОДПИСАНИЕ ДОКУМЕНТА?

Процедура подписания используется для придания документу юридической силы. Нормативные правовые акты подписываются руководителем органа власти или лицом, исполняющим его обязанности.

Подписываются (а не утверждаются) следующие нормативные правовые акты: постановления, приказы, распоряжения.

Обычно руководитель подписывает первый экземпляр нормативного правового акта, изготовленный на соответствующем бланке нормативного правового акта.

Для документирования процедуры подписания используется реквизит «Подпись», представляющий собой собственноручную роспись полномочного должностного лица[1].

Реквизит «Подпись» состоит:

  • • из наименования должности лица, подписывающего документ;
  • • его личной росписи;
  • • расшифровки росписи, в которой указываются инициалы и фамилия (инициалы ставятся перед фамилией).

! В документах, изготовленных на бланках, в название должности не входит название государственного органа, органа местного самоуправления.

Как правило, подписи нескольких должностных лиц на документе располагаются одна под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности. При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

! Следует помнить, что наименование должности печатается от левой границы текстового поля без абзацного отступа, инициалы и фамилия — от правой границы текстового поля.

На бланке государственного органа, органа местного самоуправления реквизит «Подпись» может выглядеть следующим образом: Министр (подпись) В. Т. Гайнутдинов

или

Глава (подпись) С. А. Климов

При оформлении проекта нормативного правового акта не на бланке, а на чистом листе бумаги формата А4 в реквизите «подпись» название должности включает наименование государственного органа, органа местного самоуправления.

Например:

Начальник управления сельского хозяйства

Администрации муниципального района (подпись) М.В. Санеев

! Следует помнить, что в случае отсутствия должностного лица, подпись которого заготовлена на документе, если документ подписывает его заместитель или исполняющий обязанности, обязательно указывается фактическая должность подписавшего документ путем внесения исправлений (допечатывается) и указывается его фамилия.

! Следует помнить, что проставление косой черты перед указанием должности или предлога «за» является грубой ошибкой. Не допускается также надпись «зам.» от руки.

В ряде случаев может быть использовано факсимиле. Факсимильная подпись — это механическое воспроизведение собственноручной подписи руководителя. Организация самостоятельно определяет порядок использования факсимильной подписи и виды документов, которыми она заверяется. Правила пользования факсимиле закрепляются либо изданием распорядительного документа, либо инструкцией по делопроизводству. При этом необходимо помнить, что использование факсимильной подписи вместо настоящей не должно противоречить закону или иным правовым актам[2].

  • [1] См. п. 50 ГОСТ 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины иопределения».
  • [2] См.: Андреева В. И. Состав удостоверения документов // Справочник секретаряи офис-менеджера. 2007. № 2. С. 48; Куняев Н.Н., Уралов Д.Н., Фабричное А. Г.Документоведение: учебник для вузов / под ред. Н.Н. Куняева. М., 2008.С.117.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >