ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ УПРАВЛЕНЧЕСКИХ (ОРГАНИЗАЦИОННО-РАСПОРЯДИТЕЛЬНЫХ) ДОКУМЕНТОВ

Документы состоят из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum — требуемое, необходимое). Совокупность реквизитов документа отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта РФ от 3 марта 2003 г. № 65-ст принят и введен в действие с 1 июля 2003 г. ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированная система организационно-распорядительной документации». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правила их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учету бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

В данном государственном стандарте определено 30 реквизитов (расположение их показано на схемах в прил. 1.1 и 1.2).

Документ имеет юридическую силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, необходимые реквизиты для письма — наименование организации, почтовый адрес, основной государственный регистрационный номер (ОГРН), идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП), адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т.д.

Следует отметить, что часто документы оформляются на бланках трех видов: бланке служебного письма, бланке для конкретного вида документа и общем бланке для всех других документов. Эти бланки имеют установленный комплекс постоянных реквизитов с продольным или угловым расположением. Изготавливаются они, как правило, на бумаге двух форматов: А4 (210 х 297 мм) и А5 (148 х х 210 мм).

Документы, составленные от имени двух или более организаций, оформляются без бланка.

Перечень реквизитов

  • 01. Государственный герб Российской Федерации
  • 02. Герб субъекта Российской Федерации
  • 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)
  • 04. Код организации — автора документа
  • 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
  • 06. Идентификационный номер налогоплателыцика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
  • 07. Код формы документа
  • 08. Наименование организации — автора документа
  • 09. Справочные данные об организации — авторе документа
  • 10. Наименование вида документа
  • 11. Дата документа
  • 12. Регистрационный номер документа
  • 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
  • 14. Место составления или издания документа
  • 15. Адресат
  • 16. Гриф утверждения документа
  • 17. Резолюция
  • 18. Заголовок к тексту
  • 19. Отметка о контроле
  • 20. Текст документа
  • 21. Отметка о наличии приложения
  • 22. Подпись
  • 23. Гриф согласования документа
  • 24. Визы согласования документа
  • 25. Оттиск печати
  • 26. Отметка о заверении копии документа
  • 27. Отметка об исполнителе
  • 28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело
  • 29. Отметка о поступлении документа в организацию
  • 30. Идентификатор электронной копии документа

Оформление реквизитов документов

  • 01. Изображение Государственного герба Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с Положением о Государственном гербе Российской Федерации.
  • 02. Изображение герба субъекта Российской Федерации помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации.
  • 03. Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания) размещается в левом верхнем углу или по центру верхней части документа. Эмблема не воспроизводится на бланке, если на нем помещен герб РФ или герб субъекта РФ. Эмблема организации (или товарный знак) должна быть зарегистрирована в установленном законом порядке. Рекомендуется эмблему фирмы делать размером не более 2,5 х 2,5 см.
  • 04. Код организации по Общероссийскому классификатору предприятий и организаций (ОКПО) проставляют в верхней части документа. Например, 44465533 (включает восемь знаков).
  • 05. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
  • 06. Идентификационный номер налогоплатильщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП) проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
  • 07. Код формы документа по Общероссийскому классификатору управленческой документации (ОКУД) проставляют в верхней части документа. Общероссийский классификатор управленческой документации принят и введен в действие постановлением Госстандарта РФ от 30.12.1993 № 299. Код унифицированной формы документа состоит из семи цифровых десятичных знаков и контрольного числа (КЧ).

Например:

Код КЧ Наименование документа

  • 0200000 2 Унифицированная система организационнораспорядительной документации
  • 0211231 2 Устав
  • (каждый документ имеет свой код).
  • 08. Наименование организации, являющейся автором документа, должно соответствовать наименованию, закрепленному в ее учредительных документах. Его также помещают в верхней части документа.

Над наименованием организации указывают сокращенное, а при его отсутствии — полное наименование вышестоящей организации.

Наименования организаций субъектов Российской Федерации, где в качестве государственных языков используются и русский, и национальный, печатают на двух языках — русском и национальном.

Сокращенное наименование организации приводят в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование (в скобках) помещают ниже полного.

Наименование на иностранном языке воспроизводят в тех случаях, когда оно закреплено в уставе (в положении об организации). Наименование на иностранном языке располагают ниже наименования на русском языке.

Наименование филиала, территориального отделения, представительства, структурного подразделения организации указывают в том случае, если эта структура является автором документа, и располагают ниже наименования организации.

Автором документа может быть должностное лицо, представляющее организацию.

  • 09. Справочные данные об организации включают почтовый адрес, номера телефонов и другие сведения по усмотрению организации (номера факсов, телексов, счетов в банке, адрес электронной почты и др.).
  • 10. Наименование вида документа, составленного или изданного организацией, регламентируется уставом (положением об организации) и должно соответствовать видам документов, предусмотренным Унифицированной системой организационно-распорядительных документов и ОКУД (класс 0200000). В письме наименование вида документа не указывают.
  • 11. Датой документа считается дата его подписания или утверждения, для протокола — дата заседания (принятия решения), для акта — дата события. Если авторами документа являются несколько организаций, то датой документа будет наиболее поздняя дата подписания.

Дату документа оформляют арабскими цифрами в следующей последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца, месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точками, год — четырьмя арабскими цифрами. Например, 10 июня 2004 года следует оформлять: 10.06.2004. Допускается словесно-цифровой способ оформления даты. Например, 10 июня 2004 г. Эту дату можно оформить в следующей последовательности: 2004.06.10.

  • 12. Регистрационный номер документа состоит из его порядкового номера, который можно дополнять по усмотрению организации индексом дела по номенклатуре дел, информацией о корреспонденте, исполнителях и др. Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя и более организациями, состоит из регистрационных номеров, присваиваемых документу каждой из этих организаций. Эти номера проставляются через косую черту в порядке указания авторов в документе.
  • 13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа

включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ.

  • 14. Место составления или издания документа указывают в том случае, если затруднено их определение по реквизитам наименование организации и справочные данные об организации. Место составления или издания указывают с учетом принятого административно-территориального отделения, и оно включает только общепринятые сокращения.
  • 15. В качестве адресата могут выступать организации, их структурные подразделения, должностные или физические лица. Наименование организации и ее структурного подразделения указывают в именительном падеже.

Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление

Должность лица, которому адресован документ, указывают в дательном падеже, инициалы указывают перед фамилией.

Например:

Администрация Новосибирской области Контрольно-правовое управление Главному специалисту А.С. Сидорову

или

Президенту АОЗТ «Сиблитмаш»

И.И. Иванову

Если документ отправляют в несколько однородных организаций или в несколько структурных подразделений одной организации, то их следует указывать обобщенно.

Например:

Администрации районов, городов Новосибирской области

В состав реквизита адресат при необходимости может включаться почтовый адрес. Элементы адреса указывают в последовательности, установленной Почтовыми правилами.

Документ не должен содержать более четырех адресатов. Слово «Копия» перед вторым, третьим, четвертым адресатами не указывают. При большем количестве адресатов составляют список рассылки документа.

Если письмо адресуется организации, указывают ее наименование, затем почтовый адрес.

Например:

Редакция журнала «Новый мир»

Малый Путенковский переулок, 1/2,

ГСП, Москва, 103806

При адресовании документа физическому лицу указывают фамилию и инициалы получателя, затем почтовый адрес.

Например:

Гуляеву А.Н.

ул. Мира, д. 11, кв. 12,

Новосибирск, 630102

Допускается центрировать каждую строку реквизита адресат по отношению к самой длинной строке.

Например:

Председателю ЗАО «Сиблитмаш»

В.А. Григорьеву

16. Гриф утверждения документа. Документ утверждается должностным лицом (должностными лицами) или специально издаваемым документом. При утверждении документа должностным лицом гриф утверждения документа должен состоять из слова УТВЕРЖДАЮ (без кавычек), наименования должности лица, утверждающего документ, его подписи, инициалов, фамилии и даты утверждения.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Зам. главы администрации Личная подпись А.А. Иванов 12.02.2007

При утверждении документа несколькими должностными лицами их подписи располагают на одном уровне.

При утверждении документа постановлением, решением, приказом, протоколом гриф утверждения состоит из слова УТВЕРЖДЕН (УТВЕРЖДЕНА, УТВЕРЖДЕНО или УТВЕРЖДЕНЫ) без кавычек, наименования утверждающего документа в творительном падеже, его даты и номера.

Например:

УТВЕРЖДЕН Протоколом общего собрания акционеров от 15.03.2007 № 12

или

УТВЕРЖДЕНО Приказом Председателя Правления банка от 30.06.2007 № 82

Гриф утверждения документа располагают в правом верхнем углу первой страницы документа. Допускается в реквизите гриф утверждения документа центрировать элементы относительно самой длинной строки.

Например:

УТВЕРЖДАЮ Генеральный директор ЗАО «Сибстальконструкция»

Личная подпись В.И. Петров

  • 10.06.2007
  • 17. Резолюция. В резолюции даются указания по исполнению решения, постановления и т.п., зафиксированного в документе. Резолюция пишется на документе соответствующим должностным лицом и включает фамилии исполнителей, содержание поручения, срок исполнения, подпись и дату.

Зайцевой А.В.

Никитину П.С.

Прошу подготовить проект генерального соглашения с фирмой «ХИТЭК» k21.02.2007 Личная подпись 10.02.2007

При наличии в резолюции нескольких фамилий указывается ответственный исполнитель, а если таких указаний нет, лицо, названное в резолюции первым, является исполнителем. На документах, не требующих дополнительных указаний по исполнению, в резолюции указывается исполнитель, ставятся подпись автора резолюции и дата.

18. Заголовок к тексту. Краткое изложение содержания документа указывают в заголовке к тексту. Он должен быть максимально кратким и емким, точно передавать смысл текста. Заголовок должен грамматически согласовываться с названием документа. Например: Приказ (о чем?) «Об итогах работы за первое полугодие 2007 года»; Протокол (чего?) заседания педагогического совета.

Допускается не давать заголовок к тексту на документах формата А5.

  • 19. Отметка о контроле. Срок исполнения документа указывается в резолюции руководителя. Если срок контрольного документа не указан, то он определяется в один месяц или как указано в документе. Отмечается буквой «К» или штампом «Контроль».
  • 20. Текст документа пишут на русском языке при направлении его: а) в федеральные органы государственной власти, органы государственной власти субъектов Российской Федерации; б) на предприятия, в организации и их объединения, не находящиеся в ведении данного субъекта Российской Федерации или расположенные на территории других субъектов Российской Федерации.

Текст документа может оформляться в виде анкеты, таблицы, связного текста или в виде их комбинации. При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего либо прошедшего времени («имеете», «владеете», «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны согласовываться с наименованиями признаков.

Например:

Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблица печатается более чем на одной странице, графы таблицы нумеруются и на следующих страницах печатаются только номера этих граф.

Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй, заключительной, — решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать только заключительную часть (например, приказы — распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления — просьбу без пояснения; справки, докладные записки — оценку фактов, выводы).

В тексте документа, подготовленного на основании документов других организаций или ранее изданных документов, указывают их реквизиты: наименование документа, наименование организации — автора документа, дату документа, его регистрационный номер, заголовок к тексту.

Если текст содержит несколько решений, выводов и т.д., то его следует разбивать на разделы, подразделы, пункты, которые нумеруют арабскими цифрами.

В распорядительных документах (приказах, распоряжениях и т.д.) организаций, действующих на принципах единоначалия, а также в документах, адресованных руководству организации, принято изложение текста от первого лица единственного числа («приказываю», «предлагаю», «прошу»). В распорядительных документах коллегиальных органов текст излагают от третьего лица единственного числа («постановляет», «решил»). В совместных распорядительных документах текст излагают от первого лица множественного числа («приказываем», «решили»).

Текст протокола излагают от третьего лица множественного числа («слушали», «выступили», «постановили»),

В документах, устанавливающих права и обязанности организаций и их структурных подразделений (в положениях, инструкциях), а также содержащих описание, оценку фактов или выводы (в актах, справках), используют форму изложения текста от третьего лица единственного либо множественного числа («отдел осуществляет функции», «в состав объединения входят», «комиссия установила»).

В письмах используют следующие формы изложения: от первого лица множественного числа («просим направить», «направляем на рассмотрение»); от первого лица единственного числа («прошу выделить», «считаю необходимым»); от третьего лица единственного числа («министерство не возражает», «ВНИИДАД считает возможным»).

21. Отметка о наличии приложения. Если документ имеет приложения, названные в тексте, отметка о них делается в следующей форме:

Приложение: на 10 л. в 3 экз.

Если приложения в тексте не названы, необходимо перечислить их названия, количество листов и экземпляров каждого.

Например:

Приложение: 1. Штатное расписание на 4 л. в 3 экз.

2. Смета расходов на 3 л. в 3 экз.

На приложении к распорядительному документу в правом верхнем углу следует сделать отметку с указанием названия распорядительного документа, его даты и номера.

Например:

Приложение № 1 к постановлению главы администрации области от 10.01.2007 №30

Допускается выражение Приложение печатать прописными буквами и центрировать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки.

Например:

ПРИЛОЖЕНИЕ № 2 к приказу директора Института от 16.05.2007 № 10

22. Подпись. В состав этого реквизита входят наименование должности лица, подписывающего документ (полное, если документ оформлен не на бланке, и сокращенное на документе, оформленном на бланке), личная подпись и ее расшифровка.

Например:

Директор Проектно-конструкторского и технологического института автоматизированных систем

управления Личная подпись И.А.Сергеев

или

Директор института Личная подпись И.А.Сергеев

При подписании документа несколькими должностными лицами их подписи располагают одну под другой в последовательности, соответствующей занимаемой должности.

Например:

Директор завода Личная подпись В.В. Волков

Главный бухгалтер Личная подпись В.М. Семенова

При подписании документа несколькими лицами равных должностей их подписи располагают на одном уровне.

Например:

Заместитель министра транспорта РФ

Заместитель министра сельского хозяйства РФ

Личная подпись А.А.Петров

Личная подпись А.В. Смирнов

В документах, составленных комиссией, указывают не должности лиц, подписывающих документ, а их обязанности в составе комиссии в соответствии с распределением.

Например:

Председатель комиссии

Личная подпись Н.В. Куликов

Члены комиссии

Личная подпись К.М. Артемьева

Личная подпись С.П. Матвеев

Личная подпись В.А. Филатов

Допускается в реквизите подпись центрировать наименование должности лица, подписавшего документ, относительно самой длинной строки.

Например:

Исполнительный директор

ЗАО «Сибиряк» Личная подпись И.И. Петров

23. Гриф согласования документа состоит из слова СОГЛАСОВАНО, наименования должности лица, с которым согласовывается документ (включая наименование организации), личной подписи, ее расшифровки и даты.

Например:

СОГЛАСОВАНО Зам. губернатора края

Личная подпись И.И. Петров 12.03.2007

Если согласование производится коллегиальным органом или посредством письма, гриф согласования оформляют следующим образом:

СОГЛАСОВАНО Протокол заседания педагогического совета ПУ 45 от 10.02.2007 № 5

или

СОГЛАСОВАНО Письмо Главархива РФ от 10.02.2007 №01-4/270

Грифы согласования располагают ниже реквизита подпись или на отдельном листе согласования.

Примечание. В реквизитах подпись, гриф утверждения и гриф согласования должна указываться фактическая должность лица, утвердившего или согласовавшего документ, его инициалы, фамилия. Не допускается ставить предлог «За», надпись от руки «Зам.» или косую черту перед наименованием должности.

24. Согласование документа оформляется визой, включающей должность и подпись визирующего документ, расшифровку подписи (инициалы, фамилию) и дату подписания.

Например:

Начальник экономического отдела Личная подпись А.И. Ващук

20.06.2007

При наличии замечаний к документу визу оформляют следующим образом:

Замечания прилагаются.

Начальник экономического отдела Личная подпись А.И. Ващук

20.06.2007

Замечания излагаются на отдельном листе, подписываются и прилагаются к документу.

Для документа, подлинник которого остается в организации, визы проставляются в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа.

Возможно оформление виз документа на отдельном листе согласования. Допускается, по усмотрению организации, полистное визирование документа и его приложения.

На копии отправляемого документа визы проставляются в нижней части лицевой стороны.

25. Оттиск печати. На документах, удостоверяющих права должностных лиц, фиксирующих факт расходования денежных средств и материальных ценностей, а также специально предусмотренных правовыми актами, подпись ответственного лица должна быть заверена печатью (гербовой, круглой). Оттиск печати рекомендуется проставлять таким образом, чтобы он захватывал часть наименования должности лица, подписавшего документ.

Например:

Начальник управления Печать Личная подпись Г.В. Сидоров

26. Отметка о заверении копии документа. При заверении копии документа ниже реквизита подпись проставляют заверитель- ную надпись «Верно», наименование должности лица, заверившего копию, его личную подпись, ее расшифровку и дату заверения.

Например:

Верно

Инспектор отдела кадров Личная подпись А.С. Смирнов 10.02.2007

При пересылке копии документов в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью.

27. Фамилия исполнителя (составителя) и номер его телефона располагаются на лицевой стороне или, при отсутствии места, на оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.

Например:

В.А. Аксенов 22-50-32

28. Отметка об исполнении документа и о направлении его в дело должна включать следующие данные: а) краткие сведения об исполнении или, при наличии соответствующего документа, ссылку на его дату и номер; б) слова «В дело»; в) номер дела, в котором будет храниться документ.

Отметка об исполнении документа и направлении его в дело должна быть подписана и датирована исполнителем документа или руководителем структурного подразделения, в котором исполнен документ.

29. Отметка о поступлении документа в организацию

располагается в нижней части первого листа документа и включает сокращенное наименование организации — получателя документа, дату поступления документа, его индекс.

30. Идентификатором электронной копии документа является отметка (колонтитул), проставляемая в левом нижнем углу каждой страницы документа и содержащая наименование файла на машинном носителе, дату и другие поисковые данные, устанавливаемые в организации.

Требования к изготовлению документов.

Оформление документов с помощью персонального компьютера

Подготовка документов в настоящее время чаще всего ведется на компьютере, который повсеместно вытеснил пишущую машину из делопроизводства и стал основным средством редактирования и печатания документов.

Внедрение компьютерной техники позволяет выявлять и изучать большой объем информации при подготовке текста документа, сократив при этом время по сбору необходимых данных, исключать многократную перепечатку в процессе подготовки документов и поднять культуру их внешнего оформления.

В памяти компьютера должны быть формы документов, которые разрабатываются в соответствии с нормативами. Если создаются документы, на которые нет утвержденных форм, то самими сотрудниками организации могут быть разработаны свои трафаретные тексты или типовые «шаблоны».

Шаблон может быть не заполненным текстом, содержащим лишь некоторые параметры оформления документа (размер бумаги, поля, шрифты и т.п.). Набор шаблонов позволяет значительно сократить время на подготовку документов, улучшить их оформление, унификацию, а значит, и облегчить восприятие документов. Но шаблоны надо сначала создать и заложить в память компьютера.

При создании шаблона важно правильно разместить реквизиты каждого вида документов.

В зависимости от назначения документа трафаретные тексты создаются как на чистом листе бумаги (для внутренней документации), так и на базе спроектированных бланков организации.

Как правило, типовой текст уже имеет заранее заданное оформление (форматирование). Шаблон может также иметь и другие заранее выстроенные параметры оформления документа, расположения реквизитов.

Например:

Направляем справку (место для заголовка)

Приложение: на_л. в_экз.

Начальник управления Г.Д. Петров

Шаблоны могут содержать текстовые поля, которые подсказывают составителю документа, куда и в какой последовательности надо вводить конкретную информацию данного документа. Такие поля могут выполняться скрытым текстом, который не выводится на печать, но виден на экране в режиме просмотра скрытых символов. Особенно удобно это для документов, которые почти полностью формализованы с точки зрения состава данных, но индивидуальны по содержанию.

В кадровой службе должны быть шаблоны приказов по личному составу, например, при составлении приказов по командировкам, об изменении фамилии и т.д. Эти шаблоны выполняются на основе бланка приказа организации.

Использование заранее разработанных типовых текстов и шаблонов значительно ускоряет процесс составления документов и уменьшает количество возможных ошибок.

Создание шаблонов рационально строить в определенной последовательности. Сначала создается шаблон, содержащий наиболее общие параметры: формат бумаги, поля, нумерация страниц и т.п. На его основе строятся бланки документов (общие для письма, отдельных видов документов). А на их основе, в свою очередь, строятся шаблоны конкретных документов. Таким образом, все элементы оформления и содержания документа будут повторяться во всех документах, создаваемых на основе общих шаблонов.

Особенно облегчается при работе с компьютером составление таблиц. Оформление таблиц регламентирует ГОСТ Р. 1.5-92. Государственная система стандартизации Российской Федерации. Общие требования к построению, изложению и содержанию стандартов. П. 4.5.4, Таблицы.

Указанный стандарт называет обязательные элементы таблицы и порядок их графического расположения:

Необходимо обратить внимание, что в стандарте теперь рекомендуется закрытие боковых частей таблицы (вся таблица как бы в рамке): «Таблицы слева, справа и снизу, как правило, ограничивают линиями».

Таблицы в тексте (за исключением таблиц приложений) нумеруются арабскими цифрами сквозной нумерацией.

Таблица каждого приложения обозначается отдельным номером (арабскими цифрами) с добавлением перед номером обозначения приложения.

Таблица может иметь заголовок (название), который кратко, но точно отражает ее содержание. Заголовок пишется над таблицей с прописной буквы жирным шрифтом, в конце заголовка точка не ставится. Головка отделяется линией от остальной части таблицы. В документе таблица помещается сразу под текстом, где она впервые упоминается, или на следующей странице. Можно дать таблицу и в приложениях к основному документу.

Если все строки или графы не помещаются на формате страницы или таблица переносится на другую страницу, то ее можно разделить на части, которые помещаются одна под другой. Над каждой последующей частью пишут «Продолжение таблицы...» или «Окончание таблицы...», повторяют ее головку и боковик. Для размещения таблицы может быть задана альбомная ориентация страницы, на которой эта таблица находится. Для этого надо выделить таблицу и создать ориентацию Альбомная в меню Параметры страницы, закладка Размер бумаги. При этом выделенная часть документа считается отдельным разделом и в начале и в конце выделения будет помещен маркер разрыва раздела. Чтобы избежать накладок в расположении всего документа, рекомендуется оформление таблицы проводить после создания документа. Следует обратить внимание на корректную нумерацию страниц и расположение колонтитулов.

Заголовки граф и строк таблицы следует писать с прописной буквы, а подзаголовки граф — со строчной буквы, если они составляют одно предложение с заголовком, или с прописной, — если они имеют самостоятельное значение. Заголовки, подзаголовки граф указываются в единственном числе, в конце заголовка и подзаголовка таблиц точки не ставятся.

При размещении таблицы на нескольких страницах вверху таблицы повторяются заголовки граф или, если графы пронумерованы, — номера граф. В этом случае головка таблицы копируется в колонтитул и автоматически повторяется на всех страницах раздела. Чтобы головка таблицы не выводилась на первой странице документа,

в Параметрах страницы должна быть установлена опция «Различать колонтитулы первой страницы». Если таблица занимает несколько страниц в середине многостраничного документа, то для того чтобы колонтитул с головкой таблицы располагался только на страницах с таблицей, ее лучше расположить в отдельном разделе документа. Для этого перед таблицей и после нее не вставляется разрыв раздела на текущей странице (команда Разрыв в меню Вставка). Таким образом, головка таблицы будет располагаться только на тех страницах, где это необходимо.

Государственный стандарт не допускает включать в таблицу самостоятельную графу «Номер по порядку». Если есть необходимость пронумеровать показатели, то их порядковые номера ставятся в боковике таблицы непосредственно перед наименованиями показателей (строк).

Перед числовыми значениями величин и обозначениями типов, марок, видов продукции порядковые номера не проставляют.

Нумерация в таблице осуществляется автоматически установкой функции «Нумерованный список» (Команда Список в меню Формат) или нажатием кнопки на панели инструментов Форматирование. При этом открывается дополнительное окно «Нумерация в таблице». Чтобы каждая строка таблицы была пронумерована только один раз, необходимо отметить опцию «Только один номер в ячейке». В противном случае в ячейках, содержащих несколько абзацев, все абзацы будут пронумерованы.

Государственный стандарт подробно описывает порядок обозначения физических величин и их числового значения, поэтому такие данные следует ввести в память компьютера, чтобы всегда иметь под рукой при оформлении подобных таблиц.

Числовые значения показателя должны проставляться на уровне последней строки наименования показателя. Для этого при работе в Word 97 для числовых данных в таблице устанавливается выравнивание по нижнему краю с помощью кнопок линейки инструментов «Таблицы и границы». Еще больше возможностей по оформлению таблиц имеет MS Word 2000.

При отсутствии данных в таблице ставится прочерк (знак тире).

Например:

Наименование

показателя

2002 г.

2003 г.

2004 г.

Пропуск занятий учащихся группы за год

100

120

Необходимо иметь в виду, что если в пределах одной графы текст, состоящий из одного слова, повторяется, а в таблице нет горизонтальных линий, это слово заменяется кавычками.

Например:

Прием учащихся

в учреждения начального

2003 г.

2004 г.

профессионального

образования

От 14 до 15 лет

2500

2600

» 16 лет

20000

21000

Повторяющиеся числа, математические символы и знаки заменять кавычками не допускается; если в таблице строки разделены горизонтальными линиями, то такой элемент повторяется полностью. Часто таблицы с цифровыми показателями создаются в программе «Электронные таблицы», наиболее распространенным примером которой является MS Excel. Создание таблицы в такой программе позволяет оперативно пересчитывать данные при изменении какого-либо показателя или при добавлении в таблицу новых строк или ячеек. Созданную в MS Excel таблицу можно импортировать (вставить) в создаваемый документ Word, сохранив возможность обновления данных в документе в случае их изменения в исходной таблице.

Для лучшего сопоставления текстовой информации ее можно расположить в несколько колонок. Фиксированное расположение на странице частей текста одна относительно другой достигается с помощью таблицы с невидимыми ячейками. При необходимости такую таблицу можно преобразовать в обычный текст.

В программе MS Word 2000 появилась возможность начинать печатать текст с произвольного места на листе, просто следует сделать в таком случае двойной щелчок в требуемом месте. Однако нужно учитывать, что эта возможность достигается автоматическим добавлением необходимого числа знаков таблицы и табуляции.

Значительно улучшает восприятие информации, прежде представленной в числовом выражении, ее графическое оформление — в виде графиков и диаграмм, которые обычно используются при подготовке отчетов, докладов, в материалах для заседаний коллегиальных органов. Поскольку таблицы достаточно сложны для восприятия в ходе публичных выступлений, то в документах, которые планируется проецировать на экран в ходе доклада, выступления, используются цветные диаграммы.

Порядок представления графического материала в документах определен ГОСТ Р. 1.5-92.

Диаграммы, таблицы, рисунки и другие элементы могут автоматически нумероваться (команда Название в меню Вставка). Это позволяет автоматически изменять нумерацию при добавлении нового элемента и вставлять в текст документа ссылки на соответствующие таблицы, диаграммы и другие элементы с автоматическим обновлением как номера элемента, так и номера страницы, на которой этот элемент находится.

Текстовые редакторы представляют значительно больше возможностей для оформления текста, чем пишущая машинка. Использование подзаголовков, абзацных отступов, увеличенных пробелов между строками текста, выделение жирным шрифтом, курсивом, жирным курсивом, обычным и двойным подчеркиванием, изменения размера и типа шрифта — все это позволяет улучшить восприятие содержания самого документа. Однако применение в одном документе большого количества шрифтов различных гарнитур не рекомендуется, так как это отвлекает внимание и затрудняет восприятие содержания. Не следует использовать более двух-трех шрифтов одновременно.

Для того чтобы документы, передаваемые с компьютера на компьютер, везде выглядели одинаково, на всех компьютерах организации должны быть установлены одинаковые русские шрифты. Лучше всего при подготовке документов использовать только входящие в комплект русской версии Windows шрифты Times New Roman, Courier New, Arial, которые имеются во всех версиях Windows — 95, 98, 98SE, NT4, 2000. Эти шрифты в различных сочетаниях с использованием жирного начертания, курсива, разного размера шрифта и подчеркивания могут обеспечить достаточно выразительное оформление документов. При необходимости на компьютеры организации можно установить дополнительно один-два русских шрифта.

Для выделения важных моментов в тексте можно использовать цветовое оформление. Однако следует иметь в виду, что при распечатке на черно-белом принтере некоторые цвета дают слишком темный фон и делают выделенный текст трудночитаемым.

Программа MS Word осуществляет проверку орфографии в фоновом режиме одновременно с созданием документа и подчеркивает красной волнистой линией незнакомые слова, возможно, содержащие ошибки, а в контекстном меню предлагаются варианты замены неправильно набранного слова. Тем не менее рекомендуется по завершении создания документа запустить проверку грамматики с одновременной проверкой орфографии. Грамматические проверки позволяют выявить неправильно расставленные знаки препинания, несогласованность слов и другие ошибки.

При подготовке текста дополнительную помощь оказывают словари синонимов, антонимов, а при подготовке текстов на иностранных языках — англо-русские, русско-английские (или, соответственно, немецкие, французские и др.), позволяющие моментально просмотреть нужную статью словаря.

При оформлении реквизитов документа необходимо знать, что текст документов печатается на бланках формата А4 через полтора межстрочных интервала, а на бланках формата А5 — через один межстрочный интервал. Тексты документов, подготавливаемых к типографскому изданию, допускается печатать через два межстрочных интервала.

Реквизиты (кроме текста), состоящие из нескольких строк, печатаются через один межстрочный интервал. Остальные части реквизитов (адресат, гриф утверждения, отметка о наличии приложения, гриф согласования) отделяют друг от друга полутора- двумя межстрочными интервалами.

Например:

СОГЛАСОВАНО

[1,5]

Руководитель

организации

[1-2]

Л.И. Петров

Реквизиты документа отделяются друг от друга двумя-тремя межстрочными интервалами.

Название вида документа печатают прописными буквами.

Расшифровку подписи в реквизите Личная подпись печатают на уровне последней строки наименования должности без пробела между инициалами и фамилией.

Максимальная длина строки многострочных реквизитов составляет 28 знаков. Если заголовок к тексту превышает 150 знаков (пять строк), его допускается продлевать до границы правого поля. Точку в конце заголовка не ставят.

Сложившиеся правила размещения реквизитов на документе и оформления документа сводятся к следующему:

  • • от границы левого поля печатают реквизиты: заголовок к тексту, текст (без абзацев), отметка о наличии приложения, фамилия исполнителя и номер его телефона, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, наименование должности в реквизитах подпись и гриф согласования, заверительную надпись Верно, а также слова: СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ, ПОСТАНОВИЛИ, ПРИКАЗЫВАЮ, ПРЕДЛАГАЮ;
  • • отступив 5 печатных знаков от границы левого поля, печатают начала абзацев в тексте;
  • • отступают 16 печатных знаков для составления таблиц и трафаретных текстов;
  • • отступив 32 печатных знака, печатают реквизит адресат;
  • • отступив 40 печатных знаков, печатают реквизит гриф утверждения и гриф ограничения доступа к документу,
  • • отступив 48 печатных знаков, печатают расшифровку подписи в реквизите подпись.

При наличии нескольких грифов утверждения и согласования их располагают на одном уровне вертикальными рядами, начиная сразу от левого поля документа и 5-го положения табулятора.

Если в тексте документа имеются примечания или выделенная в самостоятельный абзац ссылка на документ, послуживший основанием к его изданию, слова Примечание и Основание печатают от левого поля документа, а относящийся к ним текст — через один межстрочный интервал.

При оформлении документов на двух и более страницах вторая и последующие страницы должны быть пронумерованы. Номера страниц проставляют посредине верхнего поля листа арабскими цифрами без слова страница {стр.) и знаков препинания.

Требования к бланкам

Состав постоянных реквизитов и порядок их расположения на бланке установлены ГОСТ Р 6.30-2003.

Бланки могут быть трех видов: бланк для писем, бланк конкретного вида документа и общий бланк. Установлено два формата бланков: А4, А5.

Бланки каждого вида изготавливают на основе углового или продольного расположения реквизитов. Как уже отмечалось, расположение реквизитов на бланках и их размеры приведены в прил. 1.1 и 1.2.

Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08. Реквизиты 08, 09, 10, 14, ограничительные отметки для реквизитов 11, 12, 13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают либо центрированным способом (начало и конец каждой строки реквизита равноудалены от границ зоны расположения реквизитов), либо флаговым (каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

Реквизит 06 (наименование организации — полное, сокращенное или аббревиатура, вышестоящих органов, а также структурного подразделения) должен соответствовать наименованиям, установленным соответствующими правовыми актами. Наименование структурного подразделения допускается печатать и типографским, и машинописным способом.

Общий бланк в зависимости от документов организации содержит следующие реквизиты: Государственный герб РФ, наименование организации.

На бланке письма указываются такие реквизиты: 01 (02 или 03), 04, 05,06,08, 09. При необходимости на нем проставляются ограничительные отметки для зон расположения таких реквизитов, как дата документа, его регистрационный номер, ссылка на регистрационный номер и дату документа, адресат, заголовок к тексту.

Бланк конкретного вида документа включает следующие обязательные реквизиты: Государственный герб РФ, код организации, место составления или издания документа. Можно сделать отметки для границ документа, проставления его регистрационного номера, указания места составления или издания документа, заголовка к тексту, отметки о контроле.

Бланки документов должны иметь поля не менее: левое, нижнее и верхнее — 20 мм, правое — 10 мм.

Печатать бланки документов следует на белой бумаге или бумаге светлых тонов красками насыщенного цвета, позволяющими тиражировать документы с помощью средств оперативной полиграфии.

При печатании на бланках трафаретных частей текста основания смежных строк, в которые вносится машинописный текст, должны располагаться на расстоянии, кратном межстрочному интервалу пишущих машинок.

Ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов наносятся на бланк в виде уголков или других обозначений. Допускается наносить на бланки отметки для фальцовки и для пробивки отверстий дыроколами.

При создании документа на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.

Задания

  • 1. Расскажите о единых правилах документирования управленческих действий, которые определены ГСДОУ, УСД.
  • 2. Перечислите виды организационно-распорядительных документов, которые издаются в органах управления, и расскажите, каков общий порядок их оформления.
  • 3. Определите, в чем заключаются общие требования к унификации документов.
  • 4. Назовите все виды документов и укажите, по каким признакам они классифицируются.
  • 5. Раскройте все реквизиты служебных документов согласно ГОСТ Р 6.30-2003. Расскажите об их расположении на документе и оформлении.
  • 6. Какие изменения и дополнения внесены в ГОСТ Р 6.30-2003 по сравнению с ГОСТ Р 6.30-97?
  • 7. Найдите ошибки в оформлении приведенных ниже документов. Добавьте недостающие реквизиты, покажите, как правильно они должны оформляться.

Адрес

Наименование организации Номер телефона Главе администрации

Ф.И.О.

Уважаемый_________________________________

Сибирская инженерно-техническая компания «Сибинтек» (г. Новосибирск) просит Вас ознакомиться с краткой информацией о направлениях деятельности фирмы и оказать содействие в решении вопросов, затрудняющих деятельность фирмы.

Заранее благодарны за оказанную помощь, по поручению дирекции фирмы «Сибинтек», генеральный директор В.Г.Иноземцев

Приложения:

  • 1. Бизнес-план фирмы «Сибинтек», количество листов.
  • 2. Заявление фирмы «Сибинтек» в Министерство экономического развития и торговли РФ о выделении квоты на экспорт на 2004 г.
  • 3. Заявление фирмы «Сибинтек» в Комитет внешнеэкономических связей РФ с просьбой разрешить разовые экспортные операции на 2004 г.

Герб

Директору завода «Спецжелезобетон» Борисову В.А.

копия: главе администрации Петрову К. К.

копия: начальнику ГНИ по Таганскому району Антонову В.Ф.

Текст

Генеральный директор Личная подпись Петруненков А.А.

Печать

Герб

Наименование организации Адрес

Директору предприятия «Адрон» Григорьеву Н.В.

__№___

Текст

Генеральный директор

АО НЗХК Белосохов А.И.

Герб

Наименование организации

Петрову Г.И.

Адрес

__№__

Текст

Директор ООО

«Индивидуал» Личная подпись Гусейнов Г.Г.

Печать

Адрес На 1755/2 В администрацию

от 03.03.2003 Новосибирской области

При этом сообщаем следующее: взаиморасчеты за полученное сырье с Оренбургского комбината хлебопродуктов № 3 производились своевременно. Текущая задолженность на время пробега документов 10.03.2003 составляет 125 млн руб.

Директор И.А. Сидоров

Главный бухгалтер Е.А. Кривошеева

Герб

Адресат

В администрацию Новосибирской области

Текст

Директор Доволенской ИПС Д.С.Мовчан

Наименование организации

ПРИКАЗ

__№__

Об итогах работы комиссии ПРИКАЗЫВАЮ:

  • 1._________
  • 2._____
  • 3._____

Директор Личная подпись Григорьев П.П.

Визы

Наименование организации СПРАВКА

Дана Петрову Геннадию Ивановичу в том, что его месячный оклад составляет 1400 рублей.

Директор Сидоров И.Н.

Герб

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

заседания комиссии по...

Председатель — Смирнов С.С.

Секретарь — Антонова М.И.

Присутствовали: 5 человек

ПОВЕСТКА ДНЯ:

1. О порядке подготовки к конференции.

Доклад Иванова П.И.

1. Слушали:

Иванова П.И. — текст доклада прилагается.

Выступили:

Петров Н.И. — я в своем выступлении...

Председатель Личная подпись Смирнов С.С.

Секретарь Личная подпись Антонова М.И.

Герб

Наименование организации 1. УТВЕРЖДЕНО

АКТ Должность__Инициалы,

__№___ (Подпись) фамилия

(Заголовок акта)

Составлен комиссией:_____

Председатель:_________________________

  • (Должность, фамилия, инициалы)
  • (Текст)

Составлен в 3 экземплярах:

  • 1- й экземпляр:
  • 2- й экземпляр:
  • 3- й экземпляр:

Приложения

Приложение 1.1

Расположение реквизитов и границ бланка (с угловым расположением постоянных реквизитов)

Приложение 1.2

Расположение реквизитов и границы зон на формате А4 продольного бланка по ГОСТ Р 6.30-2003

Приложение 1.3

Расположение реквизитов документов и границ зон на формате А4 углового бланка по ГОСТ Р 6.30-2003

Приложение 1.4

Приложение 1.5

Образец углового бланка письма организации

Приложение 1.6

Образец продольного бланка письма организации

Приложение 1.7

Образец продольного бланка письма должностного лица

Приложение 1.8

Образец бланка конкретного вида документа организации

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >