КРАТКИЙ СЛОВАРЬ ТЕРМИНОВ ИЗ ОБЛАСТИ ДЕЛОПРОИЗВОДСТВА

Наиболее часто применяемые термины, получившие отражение в государственных стандартах, рекомендациях международной организации по стандартизации, нормативно-технических разработках

А

Автобиография — описание своей жизни, включающее обучение и трудовую деятельность.

Автоматизированная информационная система — информационная система, реализуется с использованием средств вычислительной техники и связи.

Автор документа — лицо или организация, создавшее документ. Документ может быть составлен несколькими авторами.

Адресант — отправитель документа.

Адресат — получатель документа.

Адресование документа — указание получателя документа проставлением реквизита адресат в правом верхнем углу листа.

Акт — документ, составленный несколькими лицами и подтверждающий установленные факты или действия.

Акцепт — согласие на предложение вступить в сделку, заключить договор на условиях, указанных в предложении.

Анкета — документ, представляющий собой трафаретный текст, содержащий вопросы по определенной теме и место для ответов (или ответы) на них.

Аннотация — краткое изложение первоисточника.

Архивная выписка — дословное воспроизведение части текста документа, хранящегося в архиве, заверенное в установленном порядке.

Архивная справка — справка об имеющихся в архиве документальных материалах по определенному вопросу, теме, предмету или биографических сведениях, заверенная в установленном порядке.

Аспект — точка зрения, с которой производится поиск документа или извлечение из него необходимых сведений.

Б

Баланс предприятия — финансовый документ, отражающий состояние денежных и материальных средств предприятия (расходов и доходов).

Бланк документа — стандартный лист бумаги с частично напечатанным текстом и пробелами, которые заполняются актуальной информацией (например, анкетный Б.).

Бухгалтерские документы — документы, необходимые для ведения бухгалтерского учета, являющиеся письменным доказательством совершения финансовых, хозяйственных операций.

В

Ведомость — перечень каких-либо данных (сведений), расположенных в определенном порядке (платежная В., оборотная В. и т.п.).

Виза документа — подпись, подтверждающая факт ознакомления должностного лица с документом.

Внешний документ — документ, отправленный другим организациям (лицам) или полученный от них (исходящий или входящий).

Внутренний документ — документ, предназначенный для использования тем учреждением, в котором он создан.

Внутренняя опись — учетный документ, содержащий список документов, вошедших в дело, с указанием порядкового номера, названия (заголовка), даты и номера листа дела.

Входящий документ — документ, поступивший в учреждение.

Выписка из документа — заверенная копия части документа.

Г

График — текстовой документ, отражающий, как правило, план работы с точными показателями норм и времени выполнения.

Гриф — пометка, указывающая на особый характер или особый способ пересылки деловой корреспонденции (секретно, срочно, не подлежит оглашению, лично).

д

Дата — число, месяц и год составления или подписания документа, указанные на нем арабскими цифрами.

Дело — единица хранения в архиве письменных документов, помещенных в отдельную папку.

Деловое письмо — документ, применяемый для связи, передачи информации на расстояние между двумя корреспондентами, которыми могут быть и юридические, и физические лица.

Делопроизводство — ведение канцелярских дел, совокупность работ по документированию деятельности учреждений и по организации документов в них.

Директивный документ — документ, содержащий обязательные к исполнению указания вышестоящих органов.

Доверенность — документ, дающий полномочия его предъявителю на выполнение каких-либо действий от имени доверителя.

Договор — документ, фиксирующий соглашение двух или нескольких сторон.

Докладная записка — адресованный руководству документ, в котором излагается какой-либо вопрос с выводами и предложениями составителя.

Документ — информация на материальном носителе, имеющая юридическую силу.

Документация — оформленная по единым правилам совокупность документов.

Документирование управленческой деятельности — процесс записи (фиксации) и оформления на различных носителях информации по установленным правилам.

Документированная информация (документ) — зафиксированная на материальном носителе информация с определенными реквизитами, имеющая юридическую силу.

Документированное обеспечение управления (ДОУ) — процесс производства, передачи и переработки документированной информации, необходимой для управления предприятием.

Документооборот — движение документов в организации с момента создания или получения до отправки или передачи на хранение.

Документы постоянного хранения — документы, которым установлено бессрочное (вечное) хранение.

Досье — документы, относящиеся к какому-либо делу

Дубликат — экземпляр документа, составленный взамен отсутствующего подлинника и имеющий одинаковую с ним юридическую силу.

Заголовок дела — краткое обозначение сведений о составе и содержании документов, находящихся в деле.

Заголовочная часть документа — совокупность реквизитов: эмблема организации, наименование организации, справочные данные об организации, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату документа, заголовок к тексту.

Заявление — документ, содержащий просьбу или предложение лица (лиц) к учреждению или должностному лицу (например, 3. о приеме на работу, 3. о предоставлении отпуска и т.д.).

И

Извещение — документ, информирующий о предстоящем мероприятии (заседании, собрании, конференции) и приглашающий принять участие.

Индекс — условное обозначение, присваиваемое документу в процессе учета (регистрации) и исполнения.

Индексация — проставление индекса.

Индекс дела — порядковый номер дела по номенклатуре и условное обозначение структурной части учреждения, проставляемые на обложке дела.

Инициативный документ — документ, послуживший началом рассмотрения определенного вопроса.

Инструкция по документационному обеспечению деятельности предприятия (по делопроизводству) — документ, регламентирующий правила, приемы и процессы создания документов и порядок работы с ними на предприятии.

Информационная система — организационно упорядоченная совокупность документов (массивов документов) и информационных технологий.

Исковое заявление — заявление в суд, арбитраж о претензиях к физическому или юридическому лицу, составленное по определенной форме.

Исходящий документ — документ, отправленный из учреждения.

К

Карта-заместитель — документ, помещаемый на место выданного дела и содержащий сведения о том, кому и когда оно выдано.

Квитанция — расписка, выданная организацией и подтверждающая получение денег или материальных ценностей.

КЗоТ РФ — Кодекс законов о груде Российской Федерации, регулирующий трудовые правоотношения.

Классификационный индекс — условное обозначение (цифровое, буквенное, смешанное), проставляемое на карточках систематического и других каталогов, может проставляться и на документах, и на делах.

Коммерческая тайна — производственная, научно-техническая, управленческая, финансовая и иная информация, используемая для достижения коммерческих целей (получение прибыли, предотвращение ущерба, получение добросовестного преимущества над конкурентами), которую предприниматель относит к конфиденциальной.

Коммерческий акт — документ о нарушениях (недостаче, порче, хищении), допущенных при транспортировке грузов; служит основанием получателю груза для претензии о возмещении убытков стороне, допустившей порчу груза.

Консервация документа — предохранение документ а от разрушающего действия внешней среды.

Контрагент — одна из сторон контракта, договора.

Контракт — см. договор.

Контрольный лист — талон для индивидуальной регистрации документов, включающий резолюцию и тему письма.

Конфиденциальная информация — документированная информация, доступ к которой ограничивается в соответствии с законодательством РФ.

Корреспондент — учреждение или отдельное лицо, с которым ведется переписка.

Л

Лимит — документ, определяющий предельный размер ассигнованных денежных средств, отпуска материалов и т.д. из государственных фондов.

Лицевой счет — бухгалтерский документ, отражающий передачу какого- либо конкретного вида средств (материалов, инструментов, продукции, зданий и т.д.) определенной организации или лицу и содержащий денежные расчеты с ним.

Личная карточка — документ, составляемый на работника и содержащий краткие о нем сведения (образование, трудовой стаж, семейное положение, трудовая деятельность и т.д.).

Личное дело — дело, включающее документы о каком-либо лице (о его биографии, образовании, трудовой или общественной деятельности).

Н

Накладная — документ, содержащий сведения о грузе и гарантиях его доставки.

Наряд — документ, содержащий сведения о распределении работ между рабочими-сделыциками, учет выработки и расчет причитающейся им зарплаты.

Наряд-заказ —плановое задание руководителя учреждения подчиненному или руководителя предприятия цеху о выполнении определенной работы.

Номенклатура — перечень наименований.

Номенклатура дел — систематизированный перечень или список наименований дел, заводимых в делопроизводстве учреждения.

Номер входящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый адресатом.

Номер исходящего письма — регистрационный номер документа, проставляемый отправителем.

Нормативные документы — документы, в которых устанавливаются какие- либо правила, нормы.

Нормативы — документы, содержащие показатели затрат времени, материальных или денежных ресурсов, показатели изготовляемой продукции, приходящиеся на какую-либо единицу (изделие, операцию и т.д.).

Нормы — документ, содержащий сведения об установленных величинах чего-либо (Н. выработки, Н. выдачи чего-либо).

О

Объяснительная записка — 1) документ, поясняющий содержание отдельных положений основного документа (плана, отчета, проекта); 2) сообщение должностного лица, поясняющее какое- либо действие, событие и представляемое вышестоящему должностному лицу.

Опись — юридически оформленный перечень документов.

Организационно-распорядительные документы (ОРД) — документы, в которых фиксируются вопросы управления, взаимодействия, обеспечения и регулирования органов власти и управления учреждений, предприятий, их подразделений и должностных лиц.

Оригинал документа — 1) первоначальный экземпляр документа; 2) экземпляр документа, являющийся исходным материалом для копирования.

Особые отметки — отметки о степени секретности и срочности исполнения документов.

Отметка о поступлении документа — отметка, проставляемая на нижнем поле входящего документа, состоящая из порядкового номера и даты поступления.

Отчет — документ, содержащий сведения о подготовке и проведении работ, об итогах выполнения планов, заданий, командировок и других мероприятий, представляемый вышестоящему учреждению или должностному лицу.

Оферта см. предложение.

Официальные документы — документы, составленные учреждением или должностным лицом и оформленные в установленном порядке.

П

Персональные данные — сведения о фактах, событиях и обстоятельствах жизни гражданина.

Печать — элемент удостоверения подлинности подписи должностного лица на документах, предусмотренных нормативными актами, удостоверяющих права лиц, фиксирующих факты, связанные с финансовыми средствами.

Письменные доказательства — документы (акты, контракты, письма делового или личного характера), содержащие сведения об обстоятельствах дела.

Письмо — обобщенное наименование различных по содержанию документов, служащих средством общения между учреждениями, частными лицами.

Повестка — официальное сообщение частному лицу с предложением куда- либо прийти или учреждению — выслать своего представителя.

Подлинник документа — 1) документ официального происхождения в окончательной редакции, удостоверенный соответствующим образом; 2) рукопись.

Подлинный документ — документ, информация в котором, а также дата, номер, подпись и другие реквизиты соответствуют действительности.

Подпись на документе — подпись должностного лица или автора документа, удостоверяющего его подлинность или заверяющего копию документа.

Положение — 1) правовой акт, устанавливающий основные правила организации и деятельности государственных органов, структурных подразделений органа, а также нижестоящих учреждений, организаций и предприятий; 2) свод правил, регулирующих определенную сферу государственного управления, политической, общественной, культурной или хозяйственной жизни.

Пользователь информации — субъект, обращающийся к информационной системе или посреднику за получением необходимой ему информации и пользующийся ею.

Право подписи — полномочие должностного лица на подписание документов.

Предложение — письменное заявление от имени предприятия, адресованное другому предприятию, о готовности заключить с ним договор на определенных условиях; см. оферта.

Предметный каталог — каталог документальных материалов, содержащий сведения о предметах (фактах, событиях, географических наименованиях) и лицах, которые упоминаются в документах, расположенных в алфавитном порядке.

Предметный указатель — указатель основных предметных (тематических) обозначений, расположенных в алфавитном порядке.

Представление — документ, содержащий предложение о назначении, перемещении и поощрении личного состава, а также рекомендацию определенных действий и мероприятий по вопросам деятельности учреждения.

Прейскурант — перечень видов работ, услуг, продукции, товаров и т.д. с указанием цен.

Претензионное письмо — письмо, отправленное виновной стороной в случае невыполнения ею заключенных ранее различных договоров и разного вида обязательств.

Приказ — 1) правовой акт, издаваемый руководителем органа государственного управления (его структурного подразделения), действующий на основе единоначалия, в целях разрешения основных и оперативных задач, стоящих перед данным органом. В отдельных случаях может касаться широкого круга организаций и должностных лиц независимо от подчиненности; 2) документ, выдаваемый органами государственного и ведомственного арбитража на обязательное исполнение его решения.

Программа — документ, излагающий основные направления работы учреждения или предприятия на определенный период времени (производственная П.) или этапы и сроки осуществления крупных работ, испытаний.

Проект документа — предварительный вариант документа, предназначенный для рассмотрения.

Протокол — документ, содержащий последовательную запись хода обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.

Р

Расписание — объявление о времени, месте и последовательности совершения чего-либо.

Распорядительные документы — документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов.

Распоряжение — правовой акт, издаваемый единолично руководителем, главным образом коллегиального органа государственного управления, в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга должностных лиц и граждан.

Регистрационная карточка — карточка, предназначенная для регистрации документов в делопроизводстве учреждения.

Регистрационный номер документа — порядковый номер, присваиваемый входящему или исходящему документу при его регистрации, являющийся частью делопроизводственного индекса или заменяющий его.

Регистрационный штамп — штамп, содержащий название учреждения, дату регистрации, регистрационный индекс, номер дела, в которое будет помещен документ.

Регистрация документов — запись в учетных формах (журналах, карточках и т.п.) кратких сведений о документе и проставление на документе делопроизводственного индекса и даты регистрации.

Реестр — перечень (список) чего-либо, применяемый в бухгалтерском учете и делопроизводстве (например, Р. описей).

Резолюция — решение, принятое совещанием, съездом, конференцией и т.п. по обсуждаемому вопросу.

Резолюция на документе — письменное указание руководителя исполнителю о характере и сроках исполнения документов.

Реквизит документа — обязательный информационный элемент (автор, дата и т.п.), присущий тому или иному виду документа.

Рекламационное письмо — заявление об обнаружении недостачи, дефектов в полученной продукции или в выполненной работе.

Реферат — краткое письменное изложение первоисточника.

Решение — документ, принимаемый коллегиальным органом в целях разрешения производственных задач, вопросов.

С

Свободное предложение — предложение без обязательств. Если заказчик примет условия такого предложения, сделка считается заключенной.

Сдаточная опись — опись документальных материалов, составленная учреждением при передаче дел в архив.

Система документирования — принятый в учреждении порядок создания, оформления и исполнения документов.

Сканер — устройство ввода в персональный компьютер, способное воспринимать печатный, рукописный текст непосредственно с листа.

Служба делопроизводства — подразделения в учреждении: секретариат, канцелярия, управление делами, общий отдел, отдел документационного обеспечения и др., основной функцией которых является работа с документами.

Служебная записка — записка о выполнении какой-либо работы, направленная должностным лицом другому должностному лицу.

Служебный документ — документ с необходимыми реквизитами, созданный или полученный организацией в связи с осуществлением служебных функций.

Согласование документа — обсуждение, оценка проекта документа должностными лицами организации.

Состав удостоверений — подпись и печать.

Список — перечисление лиц или предметов в определенном порядке, составленное в целях информации или регистрации.

Справка — документ, содержащий описание или подтверждение тех или иных фактов, событий.

Стандарт — нормативно-технический документ, устанавливающий требования к группам однородной продукции и в необходимых случаях требования к конкретной продукции, правила, обеспечивающие ее разработку, производство и применение, а также требования к иным объектам стандартизации, устанавливаемые Госстандартом РФ. Стандартизация документов, применяемых в организационном и экономическом управлении, проводится на основе специальных постановлений Правительства РФ.

Стенограмма — дословная запись докладов, речей и других выступлений на собраниях, совещаниях и заседаниях коллегиальных органов, осуществленная методом стенографии.

Счет — документ, в котором указана причитающаяся за что- либо денежная сумма.

т

Табель — перечень каких-либо показателей, составленный в определенном порядке (например, Т. отчетности, Т. успеваемости).

Таблица — документ, содержащий текстовые или цифровые сведения, размещенные по графам.

Табуляграмма — таблица, составленная табулятором на основе автоматического восприятия данных с перфокарт, перфолент и т.д.

Тайна переписки — конституционное право, обеспечивающее неприкосновенность всех видов почтовых отправлений, телефонных переговоров и других сообщений, запрет на вскрытие корреспонденции (сообщения), знакомство с нею и оглашение ее содержания.

Талон обратной связи — документ, уведомляющий о получении чего-либо (информации, материальных ценностей, документов).

Твердое предложение — предложение, оформляемое лишь для одного возможного заказчика (покупателя) с указанием срока, в течение которого поставщик связан с этим предложением.

Тезаурус — словарь-справочник, в котором перечисляются все лексические единицы информационно-поискового языка с их связями, а также синонимические де скрипторы и ключевые слова и словосочетания естественного языка.

Тезисы — краткое изложение текста документа или выступления.

Текстовой документ — документ, содержание которого изложено посредством любого вида письма.

Телеграмма — обобщенное название различных по содержанию документов, переданных по телеграфу.

Телекс — телеграмма, посланная по телетайпу.

Телетайп — телеграфный аппарат с клавиатурой типа пишущей машинки.

Техническая документация — обобщенное название документов, отражающих результат строительного и технологического проектирования, конструирования, инженерных изысканий и других работ по строительству зданий и сооружений и изготовления изделий промышленного производства.

Технологическая документация — обобщенное название документов (чертежей, карт, инструкций и т.д.), предназначенных для описания и оформления технологических процессов.

Типовые документы — 1) документы, отражающие однородные вопросы и составляемые по одинаковым образцам; 2) нормативные и распорядительные документы, определяющие порядок работы учреждений (Т. устав, Т. структура) или отдельных ее сторон (Т. договор), и являющиеся образцами для составления в учреждении одноименных документов с учетом специфики деятельности.

Товарный знак — условное обозначение, зарегистрированное государством, предназначенное для отличия товаров одних юридических и физических лиц от однородных товаров других.

Трафаретный документ — документ, имеющий заранее отпечатанный стандартный текст (часть текста) и дополняющее его конкретное содержание.

У

Указание — 1) правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по информационно- методическим вопросам, а также по вопросам, связанным с организацией исполнения приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления; 2) документ, содержащий требования и необходимые разъяснения по отдельным вопросам проектирования и строительства.

Указатель — систематизированное перечисление наименований, имен, предметов со справочными данными о них.

Утверждение документа — заполнение реквизита гриф утверждения документа должностным лицом, как правило, руководителем.

Ф

Файл — совокупность данных, записанных на машинном носителе под определенным именем.

Факсимиле — 1) воспроизведение техническими средствами точного изображения подписи, текста, сделанного от руки, копия документов, получаемых по факсу; 2) клише, печатка, позволяющая многократно воспроизводить собственную подпись на документах.

Физическое лицо — гражданин, являющийся участником гражданских правоотношений (носителем гражданских прав и обязанностей).

Фирма — предприятие, компания, организация в производственной, транспортной, торговой, банковской и других сферах, обладающая правами юридического лица и преследующая коммерческие цели.

Формирование дел — группировка документов по делам в соответствии с номенклатурой и их упорядочение внутри дела.

Формуляр документа — совокупность расположенных в установленной последовательности реквизитов документа {автор, адрес, дата, заголовок, содержание и т.п.).

Формуляр-образец — совокупность реквизитов документов, расположенных в установленной стандартом (ГОСТ Р 6.30-97) последовательности.

Ц

Циркулярное письмо — деловое письмо, направленное из одного источника в несколько адресов.

Э

Экспедиция — специальный аппарат учреждения по приему и рассылке документов.

Экспертиза научной и практической ценности документов — научно-техническая обработка документов с целью определения сроков их хранения.

Экспертная комиссия — комиссия, состоящая из квалифицированных работников, созданная для проведения ежегодного отбора документов для дальнейшего хранения и выделения к уничтожению.

Ю

Юридическая сила документа — свойство документа быть подлинным доказательством фактов, событий, действий. Документ имеет юридическую силу при наличии даты и подписи, а в необходимых случаях — печати, грифа утверждения, нотариального удостоверения и иных реквизитов, определенных соответствующими нормативными актами.

Юридическое лицо — учреждение, предприятие или организация, выступающее в качестве самостоятельного носителя гражданских прав и обязанностей.

Я

Языковая формула (документа) — слово, словосочетание, предложение или сверхфразовое единство, организующее основной текст (документа) и закрепленное за конкретным видом документа. Например, языковой формулой гарантийного письма служит конструкция: «Оплата гарантируется. Наш расчетный счет№... в... отделении...банка»; сопроводительного — «Направляю ...», «Высылаю...» и т.д.

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >