СИСТЕМА И ТЕХНОЛОГИИ ПЛАНИРОВАНИЯ ЛИЧНОЙ ДЕЯТЕЛЬНОСТИ МЕНЕДЖЕРА

Планирование личного труда можно представить как закрытую систему, где долгосрочные перспективы конкретизируются в соответствующих средне- и краткосрочных планах [84. С. 8].

Вначале составляется план на несколько лет вперед на основе плана жизни. После этого можно составить план на год, а далее — квартальный план, который служит инструментом контроля за годовым. Учитываемые в месячном плане задачи и цели переносятся из квартального плана истекшего месяца. Декадный и недельный план — это еще более детальный, точный прогноз предстоящего периода. Дневной план представляет собой последнюю и одновременно самую важную ступень в системе планирования времени, конкретное воплощение (реализацию) поставленных целей. Он строится на основе декадного (недельного) плана.

Первым и наиболее общим направлением может стать обзор ближайшего года с учетом основных видов деятельности, направленных на развитие менеджера.

Для этого необходимо составить перечень наиболее важных дел года, а затем установить сроки их начала и окончания. В числе этих дел могут быть такие, которые повторяются из года в год. Некоторые сроки могут быть приблизительными, впоследствии они уточняются в рабочем порядке.

Продолжительность проведения таких дел, сроки начала и окончания определяются на основе опыта прошлых лет. Кроме того, в план войдут новые дела, которыми придется заниматься именно в этом планируемом году.

Бывает, что необходимость работы ясна, но еще нельзя определить сроки ее начала и окончания. Такие дела образуют «тематический» список дел, который надо ежемесячно просматривать, перенося их в календарный план. Во внимание должно быть принято все, что можно учесть и предвидеть (табл. 14.1).

Таблица 14.1

Тематический список важнейших дел на год

Приоритеты года

1.

2.

3.

Работа

Обучение

Внешние

контакты

Дом,

семья

Здоровье,

спорт

Друзья,

увлечения,

отдых

Перспективные

проблемы

Текущие

планы

Саморазвитие

Идеи и планы

1

2

3

4

5

6

7

8

9

Практический прием, который можно рекомендовать менеджеру, — это деление каждой планируемой работы на этапы. Определив количество времени, необходимо оценить соответствие между объемом планируемых дел и вашими реальными возможностями. Если они не совпадают, то нужно пересмотреть перечень планируемых дел.

Второе направление — составление списка дел на месяц (табл. 14.2). Здесь речь идет об основных временных рамках, которые следует устанавливать для планирования проектов и задач развития. Цель данного уровня — предотвращение нестыковок между сроками завершения различных заданий и реалистичность временных рамок, отводимых для решения основных задач [36. С. 41].

Таблица 14.2

Тематический список важнейших дел на месяц

1.

Приоритеты месяца

2.

3.

Работа

Обучение

Внешние

контакты

Дом,

Друзья,

семья

Здоровье, спорт, отдых

Перспективные вопросы

Текущие

планы

Саморазвитие

Идеи и планы

1

2

3

4

5

6

7

8

Третье направление — еженедельный обзор, цель которого заключается в определении степени готовности и необходимой подготовки для решения задач с истекающим сроком исполнения.

Планирование на неделю (табл. 14.3) должно осуществляться в конце предыдущей недели. Здесь уже не нужно расписывать все очень скрупулезно, как при ежедневном планировании, но все же надо стремиться установить общий баланс недели и обеспечить все условия, чтобы не быть застигнутым врасплох. Вы будете думать о том, какая информация вам нужна в понедельник для решения задачи, завершение которой запланировано на пятницу; что вам следует сделать во вторник, чтобы быть готовым к событию, запланированному на среду; какой объем задач должны выполнять ежедневно, чтобы успешно продвигаться к основной долгосрочной цели [36. С. 43].

Регулярное планирование на предстоящую трудовую неделю вечером по субботам — это прекрасная возможность и подвести итоги вашей деятельности, и объективно оценить достижения за минувшую неделю. Не следует поддаваться чувству разочарования по поводу задач, которые вам не удалось завершить, потому что удается достичь всего, что намечаете. Тогда пересмотрите ваши планы и продолжайте движение вперед.

Четвертое направление — детальное ежедневное планирование, обеспечивающее достижение баланса между важными и срочными вопросами и задачами, решение которых вносит вклад в достижение долгосрочных целей.

Таблица 14.3

Распорядок недели

Неделя семестра №

Дни недели

Понедельник

« »

Вторник

« »

Среда

« »

Четверг

« »

Пятница

« »

Суббота

« »

Воскресенье

« »

Основные

задачи

недели

Профиль дня

Работа

Часы

8.00-9.00

11.00-12.00

12.00-13.00

13.00-14.00

Образова-

ниие

17.00-18.00

18.00-19.00

Внешние

контакты

21.00-22.00

Основные дела дня

Дом,

семья

Здоровье,

досуг

Планирование дня надо проводить в конце предыдущего дня, и на следующее утро вы будете избавлены от нерешительности и пустой траты времени. Вы точно знаете, к чему стремитесь, поэтому способны сразу взяться задело. Следует избегать искушений и не быть сверхамбициозным, планируя слишком много дел; не перегружайте свой день, оставьте место для маневра — решения внезапно возникающих задач.

Можно распределять приоритеты между задачами следующим образом:

А — задача обязательно должна быть выполнена сегодня;

В — задача должна быть выполнена сегодня;

С — задачу было бы неплохо выполнить, если позволит время.

Вычеркивая завершенные задачи из списка, вы получаете глубокое моральное удовлетворение и возможность постоянно быть в курсе всех дел; при этом постарайтесь избежать искушения и не включайте в свой список слишком много легких задач только потому, что они просты (имеются в виду незначительные задачи, которые можно вычеркнуть из списка).

Пять стадий планирования рабочего дня по методу «Альпы». Относительно простой метод «Альпы» потребует в среднем не более 10 мин для составления ежедневного плана. Он включает пять стадий планирования:

  • • составление списка дел;
  • • оценка длительности выполнения заданий;
  • • резервирование времени (в соотношении 60:40);
  • • принятие решений по приоритетам;
  • • контроль (учет несделанного).

Основные доводы в пользу данного метода:

  • • лучший настрой на предстоящий день;
  • • четкое представление о задачах дня;
  • • преодоление забывчивости;
  • • концентрация на наиболее существенном;
  • • достижение целей дня;
  • • выделение более важных и менее важных дел;
  • • принятие решений об установлении приоритетов и о том, что можно перепоручить;
  • • сокращение помех и нежелательных перерывов;
  • • снижение нервного напряжения;
  • • появление удовлетворенности и повышение мотивации;
  • • рост личных результатов;
  • • выигрыш во времени за счет методичной организации деятельности;
  • • ощущение успеха в конце рабочего дня.
 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >