ОРГАНИЗАЦИЯ ПЕРВИЧНОГО НАБЛЮДЕНИЯ И ДОКУМЕНТАЦИЯ

ПЕРВИЧНОЕ НАБЛЮДЕНИЕ, БУХГАЛТЕРСКИЕ ДОКУМЕНТЫ И ИХ НАЗНАЧЕНИЕ

Первичное наблюдение — основа функционирования хозяйственного учета. Оно охватывает:

• • оценку и критерии отбора фактов хозяйственной жизни;
• • однозначное объявление объектов и событий, отражаемых в учете;
• • совмещение во времени оформления наблюдения и измерения

фактов хозяйственной жизни;

• способы контроля за наблюдением и передачей фактов хозяйственной жизни для дальнейшей обработки.

По результатам первичного наблюдения приступают к составлению документов. Все хозяйственные операции, проводимые организацией, должны оформляться оправдательными документами, которые и служат первичной учетной информацией, лежащей в основе ведения бухгалтерского учета.

Бухгалтерский документ представляет собой письменное свидетельство, которое подтверждает факт совершения хозяйственных операций, право на их совершение или устанавливает материальную ответственность работников за доверенные им ценности.

Финансово-хозяйственная деятельность организаций сопровождается выполнением многочисленных и разнообразных операций, каждая хозяйственная операция обязательно оформляется учетными документами, содержащими первичные сведения о совершенных хозяйственных операциях или праве на их совершение. Объектами учетных документов являются процессы снабжения, производства и продажи, а также отдельные подразделения организации, различные финансовые, хозяйственные, расчетные отношения внутри и за пределами организации.

Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по унифицированным формам, утвержденным постановлением Государственного Комитета по статистике РФ (Росстат), либо организация может разработать свою форму первичного документа, которая должна быть предусмотрена учетной политикой организации и содержать перечень обязательных реквизитов.

Кроме учетных документов учетная информация может содержаться на машинных носителях информации. Они применяются в вычислительной технике для получения и обработки сведений об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях. Для автоматизированной обработки в бухгалтерских документах введены специальные реквизиты (коды организации, его структурных подразделений и т.д.).

Программы кодирования идентификации и машинной обработки данных документов на машинных носителях должны обладать системой защиты и храниться в организации в течение срока, установленного для хранения первичных учетных документов.

С документами тесно связаны такие понятия, как документация (первичный учет), унификация, стандартизация и документооборот.

Документация — способ оформления имущества, обязательств и хозяйственных операций бухгалтерскими документами. Ни одна операция не может быть отражена в учете без подтверждения ее соответствующими документами. Правильное и своевременное оформление всех хозяйственных операций документами — начальная стадия бухгалтерского учета. Документация представляет собой поток информации о финансово-хозяйственной деятельности организации, поэтому широко используется в управлении организацией для предварительного, текущего и последующего контроля.

Предварительный контроль осуществляется руководителями организации (руководитель, главный бухгалтер, главный инженер, мастер и т.п.) при подписании документов, так как, подписывая документ, они берут на себя персональную ответственность работника, подписавшего документ, за совершенные им действия.

Текущий контроль производится в процессе учета и анализа (оперативного) финансово-хозяйственной деятельности; в целях углубления анализа привлекаются первичные документы.

Последующий контроль осуществляется в основном в форме документальных ревизий, а также путем проверки счетными работниками документов, служащих основанием для оформления хозяйственных операций.

Унификация документов — разработка типовых форм документов для использования их при оформлении однородных операций в различных организациях независимо от формы собственности и ведомственной принадлежности. Унификация способствует упрощению и сокращению документов, а также приспосабливает их к обработке на ЭВМ: замена разовых документов накопительными, ликвидация лишних показателей, имеющихся в документах, объединение нескольких отдельных документов в комбинированные и т. д.

Стандартизация документов — установление одинаковых (стандартных) размеров бланков однотипных документов, которые позволяют более эффективно использовать бумагу при печати документов, уменьшают ее отходы. Кроме того, стандартизация облегчает бухгалтерскую обработку документов, использование электронно-вычислительных машин и хранение документов в архиве.

Документооборот — путь, который совершает документ от момента его составления до сдачи в архив. В каждой организации документооборот разрабатывается главным бухгалтером, утверждается руководителем организации. В нем необходимо предусматривать:

• • наименование отчетов или первичных документов;
• • время составления;
• • лицо, которое составляет, подписывает или ведет запись в документах;
• • сроки и ответственного за представления документа в бухгалтерию;
• • лицо, которое принимает, проверяет и обрабатывает документ, контролирует, как он используется в бухгалтерии и в каком деле хранится в текущем архиве.

Следует иметь в виду, что отсутствие документооборота или нечеткая его организация приводят к запущенности учета.

В качестве примера рассмотрим график документооборота кассового ордера (рис. 7.1).

Рис. 7.1. График документооборота расходного кассового ордера (РКО)