КЛАССИФИКАЦИЯ ПРОЦЕДУР АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

Приступая к исследованию и представлению достаточно сложного, а главное — разнообразно реализующегося события, как ученые, так и практики рано или поздно сталкиваются с необходимостью классификации состава и содержания его проявлений. Постановка и разрешение этой задачи представляются устойчивой последовательностью привычных операций: перечисление состава — определение критериев — оценка — группировка. Их проведение позволяет на основе имеющихся теоретических обобщений и практических разработок наглядно, системно и комплексно отразить любое множество.

Такая систематизация состава и содержания исследуемого объекта или разнообразия его проявлений становится необходимой и конструктивной основой для решения задач поиска, хранения, востребования, освоения и применения его ресурсов. Целенаправленная постановка и адаптированное решение этих задач являются обязательными первичными составляющими организации и проведения таких основных функций администрирования, как формализация, идентификация, регламентация и т. п. Это объективно делает классификацию одной из фундаментальных составляющих комплексного инструментария разработки и осуществления администрирования современной организации.

Вместе с тем, при обосновании и постановке исследования процедур администрирования выясняется, что, казалось бы, тривиальная в любом рассмотрении и представлении задача классификации совершенно неожиданно сталкивается с непреодолимой проблемой. Она проявляется в исключительно широком разнообразии, если не неповторимости, реально применяемых в администрировании процедур. Даже после унификации, типизации или приведения их к общему стандарту представления, перечисление категорий такого множества не имеет реального предела. Более того, как выясняется в процессе исследования, целый ряд из выделяемых процедурами «шагов» изначально формировался, позиционировался и использовался с целью обеспечения ее инвариантности, приспособления и, в конечном счете, уникальности.

Исключительное разнообразие и прикладная ориентация реально разрабатываемых, адаптируемых и применяемых процедур обусловливают также серьезные проблемы в сопоставлении объектов, условий и других внешних факторов их построения. Это определило отказ от проведения тотальной унификации представления процедур администрирования и переориентацию на освоение общей критериальной основы, адекватной системы идентификации, методически единого подхода к оценке эффективности. Привлечение и использование административного подхода в решении этой задачи принесло достаточно существенные результаты, послужившие основой становления относительного подхода к классификации процедур практического администрирования.

Основным принципом данного подхода стало позиционирование инструментария классификации относительно и применительно к конкретному объекту, в котором рассматриваемые процедуры используются. Так выделились пакеты процедур формирования, функционирования, развития, стабилизации, свертывания и ликвидации по стадиям жизненного цикла организации. Они определялись и систематизировались непосредственно для условий прикладного администрирования функционирования конкретной организации.

Постановка, освоение и расширение сфер применение процедуры в качестве основного инструмента прикладного администрирования процесса функционирования организации, подразделений и персонала обусловили спонтанный рост их числа и разнообразия. В ряде случаев это приводило к чрезмерной формализации и очевидной избыточности администрирования, но в подавляющем большинстве сфер практического применения процедура обоснованно и устойчиво заняла одно из центральных мест в комплексе организационно-методического обеспечения функционирования организации.

Сегодня каждый сотрудник любого подразделения абсолютно всех организаций постоянно осуществляет, участвует, так или иначе соотносится с десятками, если не сотнями параллельно, последовательно и сложносочиненно исполняемых процедур. Чтобы убедиться в этом, достаточно представить минимальный свод штатных процедур, с которыми каждый из нас постоянно имеет дело (табл. 3.3.3.1).

Таблица 3.3.3.1

КЛАССИФИКАЦИЯ ОБЪЕКТНО-ЦЕЛЕВОЙ АДАПТАЦИИ ШТАТНЫХ ПРОЦЕДУР АДМИНИСТРИРОВАНИЯ

Объекты/

Цели

Технологические

Производственные

Управленческие

Подготовка к функционированию

Последовательность подготовки к работе

Руководство по безопасности

Процедура

регистрации

Приведение в рабочий режим

Порядок приведения в рабочее положение

Руководство по эксплуатации

Протокольные

процедуры

Организация

функционирования

Процедура

экспертизы

Регламент

оформления допуска

Процедура

согласования

Осуществление

процесса

Технология

обработки

материалов

Программа проведения работ

Порядок проведения мероприятия

Оформление

документов

Технологическая

карта

Паспорт

обслуживания

Порядок

оформления

Соблюдение

стандартов

Стандарт оценки качества продукции

Регламент испытаний проверки и контроля

Порядок принятия и оформления решения

Регламентация

функционирования

Инструкция по применению

Процедура

остановки

производства

Последовательность

документооборота

Завершение цикла программы

Требования по утилизации

Режим обеспечения охраны

Инструкция по составлению отчета

Представленная в таблице классификация штатных процедур администрирования отражает только незначительную часть «айсберга процедурного администрирования», реальный состав и содержание которого невозможно представить полностью. Дело в том, что по конфигурации, аналогичной построению цепной реакции, состав и содержание процедур лавинообразно нарастает по мере расширения условий, режимов, сфер деятельности человека.

Понятно, что в связи с этим процедуры администрирования могут разрабатываться и позиционироваться разными организациями, по разным поводам и в разных условиях. Каждому из нас так или иначе все равно приходится встречаться с относительно большим или меньшим их числом, причем перманентно и в режиме реального времени. Естественно, что такое положение обусловливает необходимость значительно более пространной и развернутой, а главное — универсальной системы критериев классификации процедур администрирования, их взаимосвязи, развития и применения в реальных условиях функционирования организации.

Выше уже не раз приводились наиболее часто выделяемые административные процедуры, представляющие исключительно широкий и разнообразный спектр реально осуществляющихся процессов. Они определяются использованием далеко не полного перечня реально применяемых учеными и практиками состава критериев классификации всего спектра возможных процедур. Применение дифференцированных подходов к систематизации такого многообразия и их инвариантность не случайны, а совершенно необходимы. Только они могут обеспечить четкую идентификацию, последовательное взаимодействие и систематизированное представление состава и содержания осуществляющихся административных процедур.

Разнообразие применяемых в их определении критериев и характеристик изначально обусловлено двойственностью природы процедуры. Дело в том, что эффективность применения административных процедур в целом и конкретной процедуры в частности во многом определяется взвешенным сочетанием и учетом объективных и субъективных начал процесса. Это обусловливает необходимость не только учета всех сторон и факторов, влияющих на разработку процедур, но и формирования основы их конструктивного сочетания на всем протяжении предстоящих процессов. Определяющим здесь является то, что в сложившиеся представления неизбежно возвращается примат процесса над системой, в том числе и процедур. Ни в коем случае, не утверждая и не насаждая «процессную данность» как объективную функцию он выделяет те составляющие, без учета которых невозможно эффективное процедурное проектирование.

Первоначальное выделение таких составляющих во всем комплексе процедурных разработок и преобразований представляется понятным и органичным. Помимо зависимости от реальных условий функционирования организации, выделяется два уровня так или иначе заданных позиций. К внешнему уровню относятся: территориальные, ведомственные, маркетинговые, логистические, инфраструктурные и некоторые иные факторы. К внутреннему уровню чаще всего относят сложность информационной, коммуникационной и других систем организации, всю совокупность профессионально-квалификационных, деловых и личных характеристик персонала.

В ходе такого детерминирования процедурных разработок происходит неизбежное смешение, дублирование и, возможно, даже подмена сущности и содержания определяемых и применяемых характеристик. Решение этой задачи, как правило, осуществляется параллельно с выделением специфики той или иной процедуры администрирования и введением соответствующего ей термина. Именно так детерминировалось практически все многообразие преобразований организационного проектирования, похожие подходы используются при классификации собственно процессов организации. Вместе с тем, подобные методики опять-таки опираются преимущественно на субъективный подход, теперь уже с доминированием целевой ориентации выделения и представления интересующих конкретного исследователя составляющих.

Преодолевая последствия такого субъективизма, современные подходы к классификации процедур администрирования все шире и разнообразнее основываются на эволюционности и последовательности выделения и представления, обусловливаемых ими преобразований. Но если естественность основ такого выделения действительно конструктивна, что проявляется в последовательности и преемственности, то степень его детерминирования снова провоцирует слишком широкий спектр позиций.

В этом плане все зависит от степени детализации выделяемой и представляемой последовательности, которая в этом случае определяется не менее субъективно. Причем здесь уже субъективность становится не нежелательным следствием, а изначально применяется в качестве способа адаптации выделения и детализации административных процедур к реальным условиям и факторам.

Применительно к конкретной организации такие субъекты, как разработчик или исследователь, в конечном счете определяют то, каким образом детерминировать, например, процедуру определения и установления. Первый, скорее всего, ограничится последовательностью таких укрупненных этапов, как разделение — специализация — координация — кооперация — закрепление. Второй же, почти наверняка, добавит к ним такие практически ориентированные стадии, как детализация, апробация, перераспределение, адаптация и т. д. Причем они, скорее всего, вклинятся в разработанную последовательность, возможно, повторяясь и пересекаясь в ней неоднократно.

Данное различие в составе, содержании и, что особенно важно, во взаимодействии различных процедур, казалось бы, окончательно утверждает неизбежность приоритета субъективного фактора. Это обусловливает направление усилий не на ограничение, пусть порой необоснованного, но, по всей видимости, необходимого детерминирования преобразований. Главной задачей становится поиск принципиально новых инструментов классификации административной процедуры.

Решение подобной задачи требует офсетных подходов, обеспечивающих группировку уже так или иначе выделенных составляющих на основе их взаимоувязки и интеграции. В качестве основы построения таких конфигураций необходимо принимается жизненный цикл организации. Объективный характер классического позиционирования его стадий в любой организации, с одной стороны, и необходимость комплексного учета естественных факторов разработки административной процедуры, с другой — убеждают в обоснованности такого выбора. Чаще всего такая классификация осуществляется:

  • • концептуально — по целевой ориентации действий;
  • • преемственно — по логике развития преобразований;
  • • прагматически — по складывающейся кооперации;
  • • эмпирически — по фактически вырабатывающимся сочетаниям;
  • • субъективно — по профессионально востребованным ассоциациям;
  • • адекватно — по объектно-определяемым критериям и т. д.

При этом складываются достаточно устойчивые универсальные

сочетания, из которых наиболее часто и широко применяются такие, как:

  • • прогнозирование и моделирование;
  • • проектирование и конструирование;
  • • разработка, построение и применение;
  • • формирование, функционирование и развитие;
  • • реорганизация и совершенствование и т. д.

Классификация процедур жизненного цикла организации может продолжаться и расширяться на различной, в том числе и достаточно конструктивной, основе. Но с каждой новой позицией собственно выделение разновидностей и тем более их обоснование будут последовательно и существенно усложняться, что сделает их рано или поздно просто невозможными к применению. Вот почему, опираясь на приведенные выше положения, следует ограничиться выделением только спектра базовых процедур (табл. 3.3.3.2).

Приведенное в таблице выделение базовых административных процедур проецировано на два уровня: стадий жизненного цикла организации и фаз формирования и модернизации жизненного цикла функционирования организации. Это позволяет отразить действительно базовую классификацию административных процедур, универсально представляющую оба аспекта их разработки и применения. На уровне стадий жизненного цикла организации данная классификация характеризует частоту востребования наиболее значимых типов процедур. На уровне фаз формирования и модернизации она распределяет наиболее характерные типы применяемых административных процедур по унифицированному жизненному циклу функционирования организации, представляющему базовую последовательность постановки и решения любой задачи.

Частота и разнообразие применения типов процедур по фазам формирования и модернизации имеют существенное значение для определения средств обеспечения содержания преобразований. Они также достаточно полно и достоверно отражают универсальность и широту представления состава и содержания базовых конфигураций построения соответствующих административных процедур. Наконец, именно формирование и модернизация как нельзя более точно определяют сущность соответствующих преобразований, происходящих на протяжении фаз жизненного цикла функционирования организации.

Проведенное в данной главе рассмотрение реального спектра процедур, наиболее полно представляющих состав, содержание и последовательность осуществления функциональной деятельности в организации, позволяет перейти к описанию всего спектра форм их административного закрепления в следующем разделе.

БАЗОВАЯ КЛАССИФИКАЦИЯ УКРУПНЕННО ВЫДЕЛЕННЫХ ГРУПП АДМИНИСТРАТИВНЫХ ПРОЦЕДУР ПО СТАДИЯМ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ОРГАНИЗАЦИИ И ФАЗАМ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

СТАДИИ ЖИЗНЕННОГО ЦИКЛА ОРГАНИЗАЦИИ

Возникновение

Становление

Развитие

Стагнация

Разложение

Ликвидация

Прогнозирования

Корреспонденции

Коммутации

Применения

Дифференцирования

Реструктуризации

Проектирования

Структур ирования

Структуризации

Стабилизации

Разделения

Упразднения

Моделирования

Конструирования

Координации

Закрепления

Деформации

Отмены

Разработки

Позиционирования

Кооперации

Реорганизации

Дезинтеграции

Согласования

Выделения

Использования

Реализации

Принятия

Оформления

Совершенствования

Утверждения

Функционирования

Существования

ФОРМИРОВАНИЕ

МОДЕРНИЗАЦИЯ

ФАЗЫ ЦИКЛА ФУНКЦИОНИРОВАНИЯ ОРГАНИЗАЦИИ

 
Посмотреть оригинал
< Пред   СОДЕРЖАНИЕ   ОРИГИНАЛ     След >